Tổng quan về Quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp là gì? 

Quản lý nhà cung cấp là quá trình quản lý và điều hành mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tác cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là một phần quan trọng của hoạt động quản lý chuỗi cung ứng (supply chain management) và quản lý mua hàng trong doanh nghiệp, vì vậy, quy trình quản lý nhà cung cấp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra bộ tiêu chí chọn lựa đơn vị phù hợp, tổ chức đàm phán, thiết lập hợp đồng, và duy trì một mối quan hệ đối tác hiệu quả với các nhà cung cấp.

Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các hoạt động như đánh giá nhà cung cấp, đặt hàng, quản lý tài liệu hợp đồng, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng. Tất cả những hạng mục công việc trên đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp như mua hàng, tài chính, và quản lý chuỗi cung ứng.

Mục tiêu chính của quản lý nhà cung cấp là đảm bảo sự cung cấp đầy đủ và đúng hẹn của hàng hóa và dịch vụ, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của tổ chức. Quản lý nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, tính nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn của hàng hóa và dịch vụ được cung cấp. Đồng thời, việc xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và bền vững cũng là một phần quan trọng của quản lý nhà cung cấp, giúp tạo ra giá trị kéo dài cho cả hai bên trong mối quan hệ kinh doanh.

Tầm quan trọng của việc quản lý nhà cung cấp trong hoạt động quản lý mua hàng sản xuất

Mục tiêu chính của quản lý nhà cung cấp là giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cung ứng đầy đủ và đúng hẹn của hàng hóa phục vụ cho mục đích sản xuất và kinh doanh của mình, đồng thời tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, quản lý nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, tính nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn của hàng hóa và dịch vụ được cung cấp. Đồng thời, việc xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và bền vững cũng là một phần quan trọng của quản lý nhà cung cấp, giúp tạo ra giá trị kéo dài cho cả hai bên trong mối quan hệ kinh doanh.

3 vấn đề phổ biến của hoạt động Quản lý nhà cung cấp hiện nay

Gián đoạn chuỗi cung ứng

Sự phụ thuộc quá mức vào một nhà cung cấp duy nhất, hoặc thậm chí là việc sử dụng nhà cung cấp không đáng tin cậy đang là vấn đề khá phổ biến hiện nay gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Khi một nhà cung cấp chính gặp vấn đề, tổ chức có thể đối mặt với sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, gây ra thiệt hại cho quá trình sản xuất, dẫn tới trễ hẹn giao hàng. Để giảm thiểu rủi ro này, các doanh nghiệp cần phát triển một mạng lưới nhà cung cấp đa dạng, đánh giá và kiểm soát rủi ro một cách có chủ đích, cũng như có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xấu nhất xảy ra.

Quản lý chi phí 

Chi phí là một yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý nhà cung cấp, đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ và đánh giá liên tục từ các doanh nghiệp. Chi phí sản phẩm, chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ và chi phí xử lý đều cần được xem xét cẩn thận để tối ưu hóa hiệu quả về mặt tài chính. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện đàm phán hiệu quả với nhà cung cấp để đạt được giá cả cạnh tranh, cũng như liên tục tìm kiếm cơ hội để giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả trong quá trình mua hàng.

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp

Mối quan hệ với nhà cung cấp thường gặp phải vấn đề về sự sai sót, thiếu minh bạch và tin cậy. Nguyên nhân cho điều này phần lớn bắt nguồn từ việc những thông tin như loại hình mặt hàng, giá cả và điều kiện giao hàng từ phía nhà cung cấp không được tổng hợp một cách đầy đủ và quản lý một cách rõ ràng, gây ra sự bất lợi cho tổ chức trong quá trình làm việc giữa 2 bên cũng như giám sát cập nhật tình trạng trong quá trình mua hàng.

Quy trình quản lý nhà cung cấp chuẩn hiệu quả 

Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Để thực hiện quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả, quy trình bắt đầu bằng việc xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải xác định và đánh giá các yếu tố quan trọng liên quan đến nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm mà họ đang tìm kiếm từ nhà cung cấp. Điều này bao gồm việc xác định các đặc điểm cụ thể và yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm để đảm bảo phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Tiếp theo, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như nhóm khách hàng mục tiêu và hình thức kinh doanh của sản phẩm. Việc này giúp định hình chiến lược và mục tiêu thị trường để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp nhất.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí cơ bản như chất lượng sản phẩm, chi phí và thời gian vận chuyển. Chất lượng sản phẩm được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn, chính sách bảo hành và cam kết của nhà cung cấp. Chi phí sản phẩm và các chi phí phát sinh khác cũng được so sánh để đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả. Thời gian vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng để đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp.

Tổng hợp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng

Dựa vào bộ tiêu chí mà doanh nghiệp đã xác định ở bước trên, tổ chức sẽ tiến hành tìm kiếm và tổng hợp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng đáp ứng với các tiêu chí đề ra. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc này đặc biệt quan trọng vì sự lựa chọn đúng đắn về nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Quá trình này đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về các thông tin và thông tin của từng nhà cung cấp, bao gồm lịch sử hoạt động, kinh nghiệm, khả năng sản xuất và cung cấp, cũng như danh tiếng và phản hồi từ khách hàng trước. Một yếu tố quan trọng trong quá trình này là đảm bảo tính đa dạng của danh sách nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn các lựa chọn dự phòng khi cần thiết, giúp giảm thiểu rủi ro và giữ cho quá trình mua hàng luôn thuận lợi và không bị gián đoạn.

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp 

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành việc đánh giá và so sánh các nhà cung cấp dựa trên thông tin đã thu thập và bộ các tiêu chí đã được xây dựng trước đó. Mục tiêu là lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

Việc lựa chọn nhà cung ứng không chỉ đảm bảo được việc thực hiện các tiêu chí và yêu cầu đã đề ra mà còn phải phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung cấp được chọn lựa cần đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy, khả năng cung ứng, và các yếu tố khác mà doanh nghiệp đặt ra.

Ứng dụng các công cụ theo dõi và quản lý 

Để quy trình quản lý nhà cung cấp trở nên hiệu quả, các doanh nghiệp cần kết hợp sử dụng các công cụ theo dõi để kiểm soát dữ liệu và hoạt động cung ứng của đơn vị cung cấp một cách chính xác và hiệu quả nhất. Một số công cụ được sử dụng phổ biến có thể kể đến như sổ sách truyền thống, Excel, …

Tuy nhiên theo thời gian, việc sử dụng các công cụ và phương pháp truyền thống như trên đang dần thiếu đi tính hiệu quả, để lại nhiều vấn đề bất cập. Trước tốc độ phát triển như vũ bão của thời đại công nghệ số 4.0, hàng loạt giải pháp công nghệ thông minh được ra đời và trở thành xu thế được ưa chuộng của hầu hết các doanh nghiệp ngày nay, điển hình là việc ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng trong sản xuất được tích hợp tính năng quản lý nhà cung cấp nhằm giải quyết bài toán trên cho doanh nghiệp.

Nắm bắt được nhu cầu thực tiễn này của hầu hết các doanh nghiệp, Phần mềm Quản lý mua hàng thông minh PMS-X ra đời như một giải pháp giải quyết triệt để mọi khía cạnh trong hoạt động quản lý nhà cung cấp của doanh nghiệp.

PMS-X là hệ thống phần mềm quản lý mua hàng thông minh hàng đầu hiện nay được phát triển bởi VTI Solutions với tính năng Quản lý & đánh giá nhà cung cấp/bạn hàng toàn diện:

• Quản lý về tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
• Quản lý giám sát hoạt động đấu thầu (Bidding) của các nhà cung cấp 
• Quản lý yêu cầu báo giá, 
• Quản lý báo giá và lựa chọn nhà cung cấp, 
• Quản lý hợp đồng cung ứng

Với phần mềm PMS-X của VTI Solutions, hoạt động quản lý nhà cung cấp của bạn sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết với khả năng giải quyết các vấn đề như:

Ghi nhận các giao dịch: Hệ thống cung cấp các công cụ theo dõi cho phép ghi nhận toàn bộ các giao dịch phát sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, và các thanh toán liên quan.

Theo dõi hoạt động với nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các hoạt động với nhà cung cấp như đơn đặt hàng, nhận hàng, và thanh toán. PMS-X mang đến cái nhìn tổng quan về mối quan hệ với nhà cung cấp và xác định được những điểm mạnh và yếu của mỗi nhà cung cấp.

Nắm rõ tình hình công nợ: Hệ thống cho phép doanh nghiệp nắm rõ tình hình công nợ của các nhà cung cấp, bao gồm các khoản thanh toán đã và chưa thanh toán. Nhờ đó, các doanh nghiệp của bạn có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả và tránh tình trạng nợ nần kéo dài.

Nhìn chung, việc ứng dụng giải pháp PMS-X vào hoạt động quản lý nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì một hệ thống thông tin đầy đủ và chính xác về các hoạt động cung ứng, mà còn giúp bạn nắm bắt được cơ hội và rủi ro, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý nhà cung cấp và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý mua hàng thông minh hàng đầu Việt Nam!