WIP là gì? 05 cách giảm WIP trong sản xuất

1. WIP là gì?

WIP (Work In Progress) là thuật ngữ dùng để chỉ các sản phẩm, bán thành phẩm hoặc công việc đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn tất. Nói cách khác, WIP bao gồm tất cả những gì nằm giữa nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm cuối cùng, từ khâu chế biến, lắp ráp cho đến kiểm tra chất lượng.

Việc quản lý WIP có ý nghĩa quan trọng vì nó phản ánh trực tiếp hiệu suất sản xuất. Nếu WIP quá nhiều, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng tồn đọng, lãng phí nguồn lực và tăng chi phí lưu kho. Ngược lại, kiểm soát WIP hợp lý sẽ giúp tối ưu dòng chảy sản xuất, giảm thời gian chu kỳ và nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận.

Ví dụ: Một nhà máy may mặc nhập vải về để sản xuất áo sơ mi. Khi vải được cắt thành từng mảnh nhưng chưa may thành áo, hoặc áo đã may xong phần thân nhưng chưa gắn cúc và đóng gói, tất cả những sản phẩm dở dang đó đều được tính là WIP. Chúng chưa phải nguyên liệu thô, cũng chưa phải thành phẩm hoàn chỉnh, mà nằm trong giai đoạn trung gian của quá trình sản xuất.

2. Nguyên nhân gây ra WIP

Trong quá trình sản xuất, việc phát sinh WIP (sản phẩm dở dang) là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu lượng WIP quá nhiều sẽ phản ánh sự kém hiệu quả trong quản lý và vận hành. Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến WIP gồm:

• Mất cân bằng giữa cung và cầu: Khi cung – cầu mất cân bằng, cung lớn hơn cầu, doanh nghiệp sẽ sản xuất quá nhiều hàng hóa hoặc dịch vụ so với nhu cầu thực tế trên thị trường, dẫn đến tình trạng sản phẩm bị tồn kho.
• Quy trình sản xuất không được thiết kế tối ưu: Quy trình sản xuất không hợp lý và các lệnh sản xuất bị chồng chéo có thể dẫn đến gián đoạn dây chuyền sản xuất, từ đó làm tăng WIP.
• Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi: Khi sản phẩm đã hoàn thành nhưng bị lỗi hoặc hỏng sẽ phải được tái sản xuất. Điều này cũng khiến WIP tăng lên do tình trạng tích trữ sản phẩm dang dở. 
• Thiếu tài nguyên: Quá trình sản xuất bị gián đoạn do quy trình quản lý kho thiếu chính xác, doanh nghiệp không đủ nguyên vật liệu cần thiết.
• Quy trình sản xuất không linh hoạt: Khi quy trình sản xuất không linh hoạt, doanh nghiệp sẽ khó có thể đáp ứng các thay đổi trong nhu cầu sản xuất, dẫn đến tình trạng sản xuất dư thừa và gia tăng số lượng sản phẩm dang dở.

3. Tầm quan trọng của việc ứng dụng Work in Progress trong sản xuất

Việc theo dõi và ứng dụng chỉ số WIP trong sản xuất có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi nó phản ánh trực tiếp hiệu quả của cả dây chuyền vận hành. Khi doanh nghiệp quản lý tốt WIP, không chỉ tối ưu được nguồn lực mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể:

• Kiểm soát hiệu suất sản xuất: WIP giúp doanh nghiệp nhận biết công đoạn nào đang tắc nghẽn, từ đó kịp thời điều chỉnh.

• Tối ưu chi phí vận hành: Giảm thiểu tồn đọng sản phẩm dở dang giúp hạn chế lãng phí nguyên liệu, nhân công và chi phí lưu kho.

• Rút ngắn thời gian chu kỳ: WIP được quản lý chặt chẽ sẽ tạo ra dòng chảy sản xuất liên tục, rút ngắn thời gian từ nguyên liệu đến thành phẩm.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Kiểm soát được WIP đồng nghĩa doanh nghiệp có thể giám sát sát sao từng công đoạn, hạn chế lỗi phát sinh.

• Tăng khả năng đáp ứng đơn hàng: WIP hợp lý giúp doanh nghiệp linh hoạt trước các yêu cầu thay đổi hoặc đơn hàng gấp từ khách hàng.

4. 6 cách giảm WIP trong doanh nghiệp sản xuất

Để hạn chế tình trạng tồn đọng sản phẩm dở dang và nâng cao hiệu quả vận hành, doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý WIP hợp lý. Thay vì để WIP trở thành “nút thắt cổ chai” trong dây chuyền, nhà quản lý có thể áp dụng những giải pháp thực tiễn sau để kiểm soát và giảm thiểu WIP hiệu quả.

4.1. Sản xuất Just in time

Sản xuất Just in time tập trung vào việc sản xuất đúng số lượng sản phẩm cần thiết vào đúng thời điểm. Điều này giúp giảm thiểu hàng tồn kho và cải thiện hiệu quả sản xuất. Hơn nữa, JIT cung cấp một phương pháp thiết thực để sản xuất nhiều loại hàng hóa trên một dây chuyền khi cần thiết và tránh gặp phải các vấn đề lớn.

JIT là một phương pháp sản xuất hiệu quả giúp giảm WIP bằng cách giảm sự chậm trễ, cung cấp linh hoạt, đưa ra mục tiêu cụ thể, loại bỏ các hoạt động không cần thiết và giảm thời gian chờ đợi.

4.2. Nhận biết máy móc bị lỗi

Một trong những chìa khóa để giảm chi phí WIP trong sản xuất là xác định điểm gây tắc nghẽn về kỹ thuật và thiết bị. Độ tin cậy của thiết bị là một vấn đề khác thường bị bỏ qua.

Trong quá trình sản xuất, nếu sản phẩm bị lỗi hoặc tiến độ sản xuất gặp trục trặc, doanh nghiệp cần kiểm tra các lỗi hỏng của bộ phận và linh kiện. Nếu sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi trong quá trình sản xuất, nó sẽ cần phải được sản xuất lại. Điều này dẫn đến tích trữ sản phẩm dang dở và gia tăng WIP. 

Các doanh nghiệp hiện nay có thể sử dụng hệ thống quản lý bảo trì bảo dưỡng (MMS-X) để chủ động hơn trong việc theo dõi hiệu suất và quản lý, bảo trì thiết bị. MMS-X giúp số hóa toàn bộ thông tin về việc vận hành của thiết bị, bao gồm dữ liệu từ các cảm biến, máy đo, hệ thống giám sát… Các dữ liệu này sẽ được phân tích và đánh giá theo thời gian thực, giúp người dùng dễ dàng phát hiện lỗi hỏng hóc kịp thời và lên kế hoạch bảo trì phù hợp.

4.3. Lập kế hoạch sản xuất khoa học sẵn sàng đáp ứng nhu cầu

Doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất chi tiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, có thể dựa vào hệ thống điều hành sản xuất MES-X. Kế hoạch sản xuất cần đề cập đến tất cả các trường hợp có thể phát sinh nhu cầu sản xuất, bao gồm nhu cầu của khách hàng, nhu cầu dự trữ, nhu cầu thay thế… Ngoài ra, kế hoạch sản xuất cũng cần tính đến khả năng phát sinh đơn hàng tại từng thời điểm.

Khi đã xác định được thời gian cao điểm của nhu cầu đặt hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu sản xuất phù hợp trước khi thời gian cao điểm đến nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lên kế hoạch sản xuất trước vào các khoảng thời gian nhàn rỗi hoặc khi không có yêu cầu đặt hàng. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu quả sản xuất.

4.4. Điều phối nhân lực

Để cải thiện hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi nhân viên đều tập trung vào cùng một mục tiêu và hiểu rõ vai trò của mình trong quy trình sản xuất. Điều này sẽ giúp họ chuyên môn hóa sâu hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu WIP.

Ngoài ra, các bộ phận như kế hoạch hóa sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý kho cũng cần tương tác chặt chẽ với nhau để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng cách và đúng thời điểm. Các bộ phận này cần có một mức độ kiểm soát và điều phối cao đối với các công đoạn trong quy trình sản xuất.

4.5. Nâng cấp thiết bị và đào tạo nhân lực

Một số phương pháp tốt nhất để giảm WIP trong doanh nghiệp sản xuất có thể kể đến việc nâng cấp thiết bị và đào tạo nhân lực.

Doanh nghiệp cần phát triển các khóa đào tạo chuyên sâu và hướng dẫn cách hoàn thành công việc dành cho các nhân viên. Tuy nhiên, những nhân viên có tay nghề cao, thành thạo công việc nhưng năng suất của họ cũng có thể bị hạn chế bởi tốc độ của các thiết bị, công cụ. Vì thế, nâng cấp thiết bị cũng là khía cạnh quan trọng nhất để giảm WIP.

4.6. Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là một phương pháp sản xuất hiệu quả giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, tăng cường chất lượng sản phẩm và giảm lãng phí.

Lean Manufacturing tập trung vào việc tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng và loại bỏ mọi hoạt động không cần thiết và tình trạng lãng phí, từ đó giảm WIP hiệu quả.

5. Các quy tắc khi báo cáo WIP cần chú ý

Khi báo cáo Work in Progress (WIP), doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc quan trọng sau:

• Đảm bảo tính chính xác của thông số trong WIP: Các số liệu về số lượng sản phẩm dở dang, mức độ hoàn thành và chi phí phát sinh cần được ghi nhận minh bạch, rõ ràng. Sự sai lệch nhỏ trong khâu tính toán cũng có thể dẫn đến báo cáo tài chính thiếu tin cậy, ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả sản xuất.

• Xác định thời gian kết toán chi phí nội bộ một cách chính xác: Doanh nghiệp phải thống nhất chu kỳ kết toán (theo tuần, tháng hoặc quý) để đảm bảo dữ liệu WIP luôn phản ánh đúng tình trạng sản xuất thực tế. Việc xác định sai thời điểm ghi nhận sẽ khiến số liệu bị lệch, gây khó khăn cho phân tích chi phí và ra quyết định quản lý.

• Bảo quản hồ sơ chi phí với độ chính xác cao: Tất cả chứng từ, sổ sách và dữ liệu liên quan đến chi phí sản xuất cần được lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ tra cứu. Đây là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra khi có sự chênh lệch trong báo cáo, đồng thời giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trước cơ quan kiểm toán hoặc đối tác.

6. Hệ thống quản lý thực thi sản xuất MEScore giúp ích gì trong việc kiểm soát WIP?

Hệ thống quản lý thực thi sản xuất MEScore đóng vai trò như “trợ lý số” giúp doanh nghiệp kiểm soát WIP một cách chủ động và chính xác. Thay vì quản lý thủ công dễ sai sót, MEScore cung cấp khả năng theo dõi trực tuyến từng công đoạn sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm hoàn thiện.

Những tính năng nổi bật của hệ thống quản lý thực thi sản xuất MEScore:

• Lập kế hoạch sản xuất ngay cả khi không có ERP
• Thiết lập master data theo đặc thù sản xuất của doanh nghiệp
• Cập nhật và quản lý tiến độ sản xuất theo thời gian thực
• Chuyển giao công đoạn nhanh chóng
• Theo dõi lịch sử giao dịch sản xuất minh bạch
• Báo cáo tiến độ sản xuất (kế hoạch/thực tế) trực quan

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất.

Liên hệ với VTI Solutions để được nhận được tư vấn cho bộ giải pháp bảo trì bảo dưỡng giúp nâng cao hiệu suất cho nhà máy của bạn! 

Nhận tư vấn miễn phí

5432104/5 - (1 bình chọn)