1. Tổng quan về hoạch định sản xuất

1.1 Hoạch định sản xuất là gì?

Hoạch định sản xuất là quá trình tổ chức, phân tích và chuẩn bị chiến lược nhằm cân đối các yếu tố chính trong quy trình sản xuất nhằm đạt được mục tiêu sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong quản lý sản xuất, một trong những mục tiêu quan trọng doanh nghiệp cần hướng tới là sản xuất đúng số lượng đã chỉ định. Tuy nhiên, để đạt mục tiêu đó đòi hỏi nhiều nguồn lực (chẳng hạn như vốn, nguyên liệu thô, nhân công và nhiều loại máy móc, thiết bị) trong khi nguồn lực của doanh nghiệp có hạn.

Do đó, hoạch định sản xuất là yêu cầu cấp thiết cho các doanh nghiệp nhằm tận dụng tối đa nguồn lực, gia tăng hiệu quả hoạt động.Một kế hoạch sản xuất bài bản không chỉ đảm bảo tiến độ giao hàng mà còn giảm thiểu lãng phí, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Theo ASCM (Association for Supply Chain Management), hoạch định sản xuất không chỉ dừng ở việc lập kế hoạch mà còn đòi hỏi đánh giá các ràng buộc như năng lực sản xuất, thời gian giao hàng và chi phí. Đồng thời, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng những biến động từ thị trường hoặc thay đổi nội bộ, đảm bảo quy trình sản xuất luôn trơn tru và hiệu quả.

1.2 Mục tiêu của hoạch định sản xuất

Với năm mục tiêu chính, hoạch định sản xuất không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn kiến tạo nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng dài hạn:

1. Cung cấp năng lực sản xuất cần thiết: Đánh giá chính xác công suất máy móc và hiệu suất làm việc của nhân lực, sau đó cần điều chỉnh để tránh sản xuất thiếu hụt hoặc dư thừa
2. Giảm thời gian sản xuất: Rút ngắn thời gian từ nguyên liệu thô đến thành phẩm bằng cách tối ưu quy trình và lịch trình tổng thể
3. Tận dụng tối đa nguồn lực sản xuất của nhà máy: Đảm bảo nhân lực, máy móc và nguyên liệu được sử dụng hiệu quả
4. Thu thập thông tin: Tổng hợp các dữ liệu, báo cáo phục vụ từ việc lập kế hoạch cho đến việc ra quyết định của ban điều hành
5. Duy trì chi phí sản xuất thấp: Loại bỏ lãng phí bằng các phương pháp như Lean Manufacturing sao cho giá thành cạnh tranh hơn

Xem thêm: Phương Pháp Lean Manufacturing là gì?

Để đạt được những mục tiêu này, hoạch định sản xuất cần được triển khai thành một hệ thống quản lý toàn diện và hiệu quả. 

Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ đang được áp dụng phổ biến hiện nay, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các phần mềm quản lý sản xuất, ví dụ như hệ thống điều hành sản xuất MESX của VTI Solutions, với các lợi ích như:

• Tối ưu hóa lập kế hoạch: Tự động hóa quy trình lập kế hoạch sản xuất, giảm thiểu sai sót và thời gian lập kế hoạch.
• Giám sát thời gian thực: Cung cấp cái nhìn toàn diện, cập nhật tức thì tiến độ sản xuất, giúp phát hiện và xử lý lỗi ngay lập tức.
• Tăng hiệu suất, giảm chi phí: Chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu phân bổ nguồn lực, đảm bảo giao hàng đúng hạn và nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Linh hoạt tùy chỉnh: Hỗ trợ đa ngôn ngữ, tích hợp dễ dàng với ERP, phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp FDI và nội địa.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận demo miễn phí ngay!

1.3 Phân biệt hoạch định sản xuất với lập kế hoạch sản xuất

Hoạch định sản xuất là chiến lược tổng thể, có thể ví như trái tim điều khiển toàn bộ cơ thể. Trong khi đó, lập kế hoạch sản xuất chỉ là một phần của quá trình này, tập trung vào việc chi tiết hóa, giống như một mạch máu cụ thể trong hệ tuần hoàn. 

Sự khác biệt cụ thể giữa hai khái niệm này như sau:

Thời gian và mục tiêu:

• Hoạch định sản xuất mang tầm chiến lược, tập trung vào định hướng phát triển dài hạn (1-5 năm)
• Lập kế hoạch sản xuất thiên về thực thi đảm bảo tiến độ đúng như đã hoạch định

Phạm vi và nội dung:

• Hoạch định bao quát toàn bộ hoạt động tổng thể của doanh nghiệp
• Lập kế hoạch đi vào chi tiết từng công việc cần phải làm

Vai trò trong quản lý:

• Hoạch định do cấp lãnh đạo quyết định, dựa trên phân tích thị trường và năng lực doanh nghiệp
• Lập kế hoạch thuộc trách nhiệm của quản đốc, tổ trưởng, đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru theo kế hoạch chiến lược đã đề ra

Xem thêm: Kế hoạch sản xuất là gì?

2. Các loại hoạch định sản xuất

Có hai cách phân loại hoạt động hoạch định sản xuất là dựa trên tiêu chí về thời gian và về nội dung.

2.1 Phân loại theo thời gian hoạch định

2.1.1 Hoạch định dài hạn (Strategic Planning)

Đây là kế hoạch mang tầm chiến lược, thường kéo dài từ 1 đến 5 năm, tập trung vào định hướng phát triển sản xuất, mở rộng quy mô nhà máy, đầu tư công nghệ mới hoặc thâm nhập thị trường. Mục tiêu chính là đảm bảo doanh nghiệp có lộ trình phát triển bền vững, cân đối giữa năng lực sản xuất và nhu cầu thị trường.

2.1.2 Hoạch định trung hạn (Tactical Planning)

Kế hoạch này có thời gian từ 3 tháng đến 1 năm, nhằm điều chỉnh năng lực sản xuất dựa trên biến động thực tế như nhu cầu khách hàng, nguồn nguyên liệu hoặc nhân lực. Các quyết định thường bao gồm lập kế hoạch nhân sự, dự trữ vật tư hoặc tối ưu dây chuyền sản xuất. Kế hoạch sẽ được điều chỉnh khi thị trường có biến động và có thêm đơn hàng phát sinh.

2.1.3 Hoạch định ngắn hạn (Operational Planning)

Đây là kế hoạch chi tiết ở cấp độ hàng ngày/tuần, tập trung vào lịch trình sản xuất cụ thể, phân công lao động và kiểm soát tiến độ. Mục tiêu là đảm bảo sản xuất đúng tiến độ, giảm thiểu thời gian chết và tối ưu hiệu suất.

2.2 Phân loại theo nội dung hoạch định

2.2.1 Hoạch định nguồn lực sản xuất

Hoạch định nguồn lực là bước chiến lược nhằm đảm bảo rằng mọi yếu tố đầu vào được tổ chức và phân bổ một cách tối ưu để duy trì dòng chảy sản xuất. Không chỉ là việc chuẩn bị tài nguyên, đây còn là nghệ thuật cân bằng giữa nguồn cung nội bộ và nhu cầu thị trường luôn biến động.

Hoạch định nguồn lực giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm chi phí do thiếu hụt hoặc dư thừa tài nguyên, đồng thời đảm bảo khả năng đáp ứng đơn hàng kịp thời.

Xem thêm: Hoạch định nguồn lực sản xuất là gì?

2.2.2 Hoạch định năng lực sản xuất

Là quá trình then chốt, hoạch định năng lực sản xuất giúp cân đối giữa nhu cầu sản xuất và khả năng đáp ứng thực tế của doanh nghiệp. Để đảm bảo kế hoạch sản xuất khả thi, cần xác định chính xác công suất khả dụng của từng đơn vị sản xuất (bao gồm cả năng lực nội bộ và nguồn lực thuê ngoài), đồng thời tính toán nhu cầu công suất cụ thể cho từng giai đoạn.

Khi phát hiện chênh lệch đáng kể giữa khả năng hiện có và yêu cầu sản xuất, doanh nghiệp phải linh hoạt điều chỉnh thông qua các giải pháp như tăng ca, tối ưu hiệu suất máy móc, hoặc sử dụng dịch vụ gia công bên ngoài. Quá trình này đòi hỏi phải xem xét toàn diện các yếu tố ràng buộc từ năng lực nhân lực, thiết bị cho đến chính sách môi trường kinh doanh nhằm tạo ra một kế hoạch sản xuất tối ưu vừa đáp ứng được mục tiêu kinh doanh, vừa phù hợp với giới hạn thực tế của hệ thống sản xuất. 

2.2.3 Hoạch định chi phí

Đây là việc kiểm soát tài chính trong sản xuất, đảm bảo rằng mọi khoản chi được tối ưu hóa để mang lại lợi nhuận cao nhất mà vẫn duy trì chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần làm những việc sau:

• Dự toán ngân sách: Tính toán chi phí nguyên liệu, nhân công, năng lượng và khấu hao thiết bị dựa trên kế hoạch sản xuất. 
• Giám sát và tối ưu: So sánh chi phí thực tế với dự toán, phát hiện các khoản lãng phí như tiêu hao nguyên liệu hoặc thời gian chết của máy móc. 
• Đầu tư thông minh: Đàm phán với nhà cung cấp để giảm giá nguyên liệu hoặc đầu tư vào công nghệ tự động hóa để cắt giảm chi phí dài hạn.

Hoạch định chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận mà còn tạo lợi thế cạnh tranh về giá, đặc biệt trong các ngành có biên lợi nhuận thấp.

Xem thêm: Cách tính chi phí sản xuất

2.2.4 Hoạch định lịch trình sản xuất

Hoạch định lịch trình sản xuất là quá trình xác định khung thời gian tổng thể và chiến lược được ưu tiên để hoạt động sản xuất diễn ra thông suốt. Không giống với lập lịch trình sản xuất – vốn đi sâu vào chi tiết như phân bổ máy móc cụ thể, lịch ca làm việc hay thứ tự công đoạn, hoạch định lịch trình tập trung vào việc quyết định khi nào sản xuất, sản xuất gì và với số lượng bao nhiêu, đảm bảo đồng bộ với các mục tiêu dài hạn và trung hạn.

Hoạch định lịch trình giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ tổng thể, tránh xung đột giữa các đơn hàng và tối ưu hóa nguồn lực, không bị sa lầy vào các chi tiết kỹ thuật của lập kế hoạch sản xuất.

Xem thêm: Lập lịch trình sản xuất hiệu quả với 6 bước đơn giản

3. Quy trình tổng quát để hoạch định sản xuất hiệu quả

Công tác hoạch định sản xuất cho phép doanh nghiệp có thể được thực hiện đa dạng theo từng doanh nghiệp, tuy nhiên dưới đây là quy trình phổ biến được áp dụng bao gồm 4 bước sau:

Tùy vào nhu cầu và tình cụ thể, doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc sắp xếp, thay đổi quy trình trên nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh.

4. Lợi ích của hoạch định sản xuất

Hoạch định sản xuất tốt sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa doanh thu và thị phần: Chủ động đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa sản phẩm
• Kiểm soát chi phí hiệu quả:Giảm thiểu lãng phí trong quản lý tồn kho, tối ưu hóa nguồn nhân lực và hạn chế chi phí phát sinh do gián đoạn sản xuất
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định: Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi và nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc, tăng độ uy tín trong mắt khách hàng và đối tác
• Nâng cao hiệu quả quản trị: Nhờ tích hợp dữ liệu từ các hệ thống quản lý hiện đại (như ERP), nhà quản lý có thể tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng tốc độ phản ứng với biến động thị trường.

Xem thêm: Tổng quan về ERP trong sản xuất

5. Rủi ro và thách thức

Bên cạnh những lợi ích đáng kể, hoạch định sản xuất cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ:

• Rủi ro về nguồn cung ứng: Sai lệch trong dự báo nhu cầu hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc tồn kho quá mức. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ sản xuất mà còn gây áp lực lên dòng tiền và chi phí lưu trữ.
• Bất cập trong lập lịch sản xuất: Một lịch trình không được tối ưu hóa có thể dẫn đến tình trạng quá tải ở một số công đoạn trong khi các khâu khác lại nhàn rỗi. Sự mất cân bằng này làm giảm năng suất tổng thể, tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến khả năng giao hàng đúng hạn.

6. Kết luận

Có thể thấy hoạch định sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru, hiệu quả và đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Một kế hoạch được vạch ra bài bản giúp doanh nghiệp chủ động trước biến động thị trường và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Để hoạch định sản xuất thành công, doanh nghiệp cần kết hợp giữa chiến lược dài hạn, phân tích dữ liệu chính xác và ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại như phần mềm MESX. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa hiệu suất, hướng tới sự phát triển bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý sản xuất tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!