Trang chủ » Văn phòng không giấy tờ – Văn phòng số thông minh của tương lai

Văn phòng không giấy tờ – Văn phòng số thông minh của tương lai

Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office) cùng với những ưu điểm vượt trội đã không còn quá xa lạ với mọi người. Nhu cầu xử lý thông tin trên hệ thống điện tử, số hoá tài liệu đang là xu hướng “lên ngôi”, được rất nhiều doanh nghiệp hướng đến và hiện thực hóa để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc. Vậy Văn phòng không giấy tờ mang lại hiệu quả gì cho công việc? Hãy cùng VTI Solutions tìm hiểu những ưu điểm, lợi ích của mô hình Văn phòng không giấy tờ này.

Văn phòng không giấy tờ là gì?

Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office), còn được biết đến Văn phòng điện tử, là một môi trường làm việc hạn chế sử dụng giấy. Thay vào đó, mô hình làm việc này sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud), Trí tuệ nhân tạo AI, Big Data và Robot để chuyển đổi tệp giấy thành tệp điện tử. 

Quá trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử được gọi là số hoá. Số hoá tài liệu giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ vật lý, mở rộng không gian lưu dữ,  sử dụng chủ yếu các tài liệu kỹ thuật số trên hệ thống máy tính. 

Theo một khảo sát của Formstack, 45% giấy in trong các văn phòng bị lãng phí mỗi ngày. Chỉ riêng tại Hoa Kỳ, các công ty chi hơn 120 tỷ đô la mỗi năm cho việc in ấn giấy tờ, hầu hết trong số đó trở nên lỗi thời trong vòng ba tháng và không được tái sử dụng. Đây là khoản chi phí khổng lồ mà nhiều doanh nghiệp phải bỏ ra chỉ để lưu trữ và xử lý dữ liệu hàng ngày mà các công nghệ chắc chắn có khả năng làm tốt hơn. 

Ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc giúp giảm số lượng giấy tờ hành chính văn bản, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, sử dụng tài liệu điện tử tạo ra môi trường làm việc tương tác đa chiều và tức thời nhờ vào tính realtime (thời gian thực) về mặt thông tin.

Tìm hiểu thêm: 5 ứng dụng của AI tại văn phòng làm việc

Lợi ích của mô hình làm việc không giấy tờ

Văn phòng không giấy tờ
6 lợi ích của mô hình văn phòng không giấy tờ

Tiết kiệm chi phí hoạt động và thời gian làm việc

Theo dữ liệu của IDC, với mô hình văn phòng làm việc truyền thống vận hành chủ yếu dựa vào sức lực con người, doanh nghiệp mất đến 30% thời gian cho việc tìm kiếm thông tin. Điều này có nghĩa trong 8 tiếng làm việc hàng ngày, việc tìm kiếm một thông tin sẵn có tại doanh nghiệp tiêu tốn ít nhất 2,5 tiếng đồng hồ làm việc của mỗi nhân viên. Điều này ảnh hưởng rất lớn năng suất cũng như hiệu quả công việc của doanh nghiệp. 

Ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc, loại bỏ phần lớn giấy tờ, giúp cho việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn, tiết kiệm rất nhiều loại chi phí liên quan đến việc in ấn và lưu trữ giấy như:

  • Chi phí lưu trữ: Các tủ lưu trữ hồ sơ, văn bản bằng giấy tờ tốn kém nhiều chi phí sẽ không còn được sử dụng, thay vào đó dữ liệu được lưu trữ điện tử trên hệ thống Cloud.
  • Chi phí sao chép và in ấn: Việc chia sẻ và truy cập thông tin, dữ liệu bằng các hệ sinh thái như Google, Microsoft, Office 365,… được thực hiện dễ dàng.
  • Chi phí quy trình kinh doanh: Chuyển đổi sang quy trình làm việc tự động giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình kinh doanh và tối ưu hoá chi phí. 
  • Chi phí bảo mật và khôi phục dữ liệu: Doanh nghiệp sẽ không cần tốn quá nhiều chi phí cho việc bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu như với hình thức lưu trữ bằng giấy tờ trước đây.

Ngoài ra, số hoá tài liệu bằng văn bản giúp cho giúp cho công việc được xử lý thuận lợi, đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm thời gian, khả năng truy cập các tài liệu nhanh hơn rất nhiều so với quy trình thủ công.

Theo McKinsey Global, 70% Doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đang sử dụng biểu mẫu điện tử và thực hiện tự động hoá các quy trình. Sự thay đổi này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 120 tỷ USD chi phí mỗi năm.

Bảo mật thông tin

Dữ liệu là tài sản chiến lược, nguồn tài nguyên của doanh nghiệp. Dưới sự bùng nổ của Internet và công nghệ, khối lượng dữ liệu càng lớn càng làm tăng yêu cầu về khả năng bảo mật thông tin.  

Công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) ngoài khả năng lưu trữ dữ liệu, thay thế cho hình thức lưu trữ bằng tài liệu giấy. Các tài liệu được lưu trữ dưới dạng số và sao lưu vào Cloud giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro dữ liệu bị đánh cắp và giữ cho các tài liệu quan trọng không bị hư hại hay thất lạc. 

Bên cạnh ứng dụng của Trí tuệ nhân tạo AI trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, bán lẻ, khoa học công nghệ,… AI còn có thể kết hợp với Big Data và ML (Machine Learning) trong việc tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu trên Cloud. 

Quản lý dữ liệu trên nền tảng điện tử có thể phân quyền truy cập đến từng người có liên quan, giám sát vị trí và số lần truy cập vào hệ thống dữ liệu. Hạn chế quyền truy cập của người dùng tránh tình trạng đánh cắp thông tin, chia sẻ thông tin không được phép ra bên ngoài.

Theo khảo sát của McKinsey Global, 56% nhà quản lý cho rằng việc đánh cắp thông tin chỉ diễn ra khi doanh nghiệp sử dụng tài liệu giấy. Tài nguyên dữ liệu được lưu trữ với nhiều cấp độ phân quyền và mức độ bảo mật cao, việc hacker có thể đánh cắp dữ liệu là điều không dễ dàng.

Tăng khả năng lưu trữ

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng mô hình văn phòng làm việc không giấy tờ nhờ vào ưu điểm nổi bật của mô hình làm việc này – lưu trữ dữ liệu bằng công nghệ điện toán đám mây (Cloud). 

Một cuộc khảo sát năm 2020 đã cho thấy 41% khối lượng công việc của doanh nghiệp sẽ được chạy trên các nền tảng điện toán đám mây công cộng.  

Mô hình văn phòng giấy tờ truyền thống với nhiều tủ đựng hồ sơ đã không còn phù hợp trong thời đại công nghệ. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây Cloud cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu với khối lượng lớn, không giới hạn, loại bỏ bộ máy xử lý bằng giấy tờ cồng kềnh, giải phóng không gian làm việc. Đặc biệt là tại những doanh nghiệp đặc thù cần rất nhiều các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính, ngành ngân hàng. 

Tự động hóa quy trình làm việc có tính lặp lại

Một số công việc văn phòng thường đặc trưng bởi sự lặp đi lặp lại hàng ngày như là điền báo cáo, soạn tin nhắn, email, hỗ trợ khách hàng… Các tác vụ này tuy lặp lại nhưng vẫn tiêu tốn khá nhiều thời gian và nhân lực, thậm chí khiến nhân viên cảm giác nhàm chán. 

Bằng việc ứng dụng công nghệ thông minh và trí tuệ nhân tạo, văn phòng không giấy tờ sẽ “giải phóng” nhân viên khỏi công việc lặp đi lặp lại, bởi mọi quy trình đều được tự động hóa. Qua đó giúp giảm bớt đáng kể khối lượng cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. 

Sử dụng các công nghệ hỗ trợ tự động hóa quy trình như trợ lý ảo AI có khả năng tiếp nhận các lệnh bằng giọng nói và hoàn thành nhiệm vụ cho người sử dụng. Ví dụ: với trợ lý ảo AI, các nhân viên mới hoàn toàn có thể được tương tác hướng dẫn tự động, thay vì phải bố trí các mentor (người hướng dẫn) riêng để giới thiệu và phân chia công việc như trước đây. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công việc cho các nhân viên.

Dễ dàng truy cập và trao đổi thông tin

Một ưu điểm nữa tạo nên sự khác biệt của Văn phòng làm việc không giấy tờ đó là dễ dàng truy cập và chuyển giao nhiều loại hình thông tin giữa các nhân sự bằng hình thức đính kèm tệp tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp định dạng .docx, .pdf,… trên máy tính.

Các dữ liệu được số hoá cung cấp tính linh hoạt cao hơn so với giấy in. Các nhân viên không còn mất quá nhiều thời gian để lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp. Số hoá dữ liệu trong văn phòng đảm bảo tất cả các nhân viên đều nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và minh bạch mà không cần thiết phải di chuyển. 

Thân thiện với môi trường

Theo thống kê từ Restore.co.uk, số lượng giấy mà một nhân viên văn phòng trong một năm sử dụng có thể lên đến 10.000 tờ

Tuy nhiên, khoảng 6.800 tờ trong số đó thường không được dùng đến. Hệ thống làm việc dựa trên giấy tờ không chỉ ảnh hưởng đến quy trình làm việc, hiệu quả và năng suất, gây thất thoát lớn cho các doanh nghiệp mà còn tác động xấu đến môi trường, kéo theo nhiều hệ quả tiêu cực lâu dài.

Chuyển đổi mô hình làm việc văn phòng không giấy tờ cho phép doanh nghiệp đóng góp nhiều hơn vào sứ mệnh bảo vệ môi trường sống. Việc tiết kiệm những nguyên liệu giấy, mực in sẽ giảm thiểu lượng tiêu thụ cùng rác thải ra môi trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần tiếp cận gần hơn với quy trình hiện đại, tự động hóa để nâng cao chất lượng công việc trong thời đại mới. 

Làm thế nào để xây dựng mô hình Paperless Office hiệu quả?

Xu hướng chuyển dịch, áp dụng công nghệ 4.0 trong các doanh nghiệp đang ngày càng trở nên cần thiết và phổ biến hơn bao giờ hết. Văn phòng không giấy tờ là bước đầu tiên đối với những doanh nghiệp đang chuẩn bị bước vào cuộc cách mạng này. Số hoá là yếu tố cốt lõi của mô hình văn phòng không giấy tờ với mục tiêu loại bỏ giấy khỏi quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

Dưới đây là 3 bước giúp doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang mô hình làm việc không giấy tờ. 

1. Số hoá quy trình làm việc

Số hoá quy trình làm việc là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi mô hình văn phòng điện tử

Để số hoá quy trình làm việc, các doanh nghiệp cần phải xây dựng các bước của quy trình làm việc số hóa và thiết lập một hệ thống trực tuyến, kho lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số đảm bảo tính bảo mật và phân quyền truy cập. Xây dựng quy trình làm việc số hoá bao gồm:

  • Xác định nhu cầu và mục tiêu: Mỗi doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy tờ – văn phòng điện tử, cần phải xác định rõ yêu cầu của công việc cần xây dựng quy trình như: nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,… 
  • Xác định các bước của quy trình làm việc: Tùy thuộc vào tính chất của công việc, loại hình doanh nghiệp mà sẽ có số bước khác nhau trong quy trình làm việc. Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp 5W-1H-5M (What – Why – When – Where – Who – How & Man – Money – Material – Machine – Method) để phân tích các bước của một quy trình làm việc. 
  • Xác định nội dung chính của quy trình: Đây là bước quan trọng trong khi tiến hành xây dựng quy trình làm việc số hoá. Giai đoạn này giúp nhà quản trị có cơ sở xem xét để đi đúng hướng. 
  • Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc: Các yếu tố cần quan tâm như phương pháp nào là phù hợp, các bước cần thực hiện kiểm tra, tần suất kiểm tra, người thực hiện kiểm tra và điểm trọng yếu cần kiểm tra. Kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
  • Xác định các điểm quy trình có thể tối ưu hoá bằng công nghệ: Trong giai đoạn chuyển đổi từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình làm việc không giấy tờ, nhà quản trị cần xem xét công đoạn hay phần công việc nào đang chiếm nhiều thời gian, công sức mà những điều đó có thể được cải thiện khi áp dụng quy trình số hóa. 
  • Tham khảo công cụ hỗ trợ phù hợp: Để quy trình số hoá diễn ra tối ưu và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, lựa chọn các phần mềm công nghệ cũng rất quan trọng. Vì vậy, tìm hiểu, nghiên cứu và tham khảo thật nhiều phần mềm, hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết.

2. Số hoá cách thức làm việc

Một trong những rào cản lớn nhất để thực hiện mô hình văn phòng không giấy tờ là việc áp dụng vào thực tiễn. Đề ra các chiến lược mới như chuyển đổi phương thức làm việc, thay đổi phương thức đánh giá nhân viên nhằm khuyến khích và thúc đẩy mô hình văn phòng không giấy tờ. 

Tổ chức các hình thức làm việc khác nhau để xây dựng văn phòng không giấy tờ là nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần thực hiện

Tổ chức nhiều hình thức làm việc khác nhau như làm việc từ xa, làm việc tại nhà (WFH) hoặc mô hình kết hợp (Hybrid Model), phê duyệt đề xuất, giám sát công việc, xử lý đơn từ, công văn, tài liệu từ xa là những điều mà doanh nghiệp cần quan tâm và thực hiện trong quá trình chuyển đổi sang mô hình văn phòng làm việc không giấy tờ.

Trong một cuộc khảo sát về tương lai của công việc, 83% trong số 9,000 người lao động cho rằng mô hình làm việc kết hợp là tối ưu trong tương lai.

Triển khai mô hình làm việc từ xa, thay thế cho mô hình làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp với sự hỗ trợ của nhiều công nghệ thông minh như Big Data, Trí tuệ nhân tạo AI, IoT,… cung cấp giờ giấc linh hoạt cho nhân viên, các nhân sự làm việc ở các múi giờ khác nhau có thể đồng thời thực hiện công việc liên tục trong nhiều giờ đồng hồ và doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhiều tài năng từ khắp nơi trên thế giới.

Tìm hiểu thêm: 10 tips quản lý nhân sự từ xa hiệu quả để tăng năng suất công việc

3. Số hoá dữ liệu

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy tờ hay các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số như bit và byte vào máy tính để lưu trữ lâu dài. Tất cả dữ liệu được đưa lên cùng một hệ thống để thuận tiện trong việc lưu trữ, quản lý và triển khai công việc. 

Quá trình số hoá dữ liệu được triển khai tuần tự từ số hoá biểu mẫu, đơn từ, số hoá công việc, công văn giấy tờ, tài sản doanh nghiệp thông qua công nghệ AI được tích hợp trên phần mềm và được lưu trữ bằng điện toán đám mây.  

Theo nghiên cứu của Adobe, doanh nghiệp mất khoảng 61% chi phí biểu mẫu hàng năm bởi sử dụng các biểu mẫu giấy. Số hoá dữ liệu giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề cắt giảm chi phí văn phòng hàng năm nhưng vẫn gia tăng hiệu suất công việc.

Số hóa doanh nghiệp được đánh giá là xu hướng tương lai mà mọi mô hình tổ chức cần hướng tới. Bởi với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng về chi phí, nguồn nhân lực và nhiều gánh nặng khác. 

Hiện nay khoảng 60% doanh nghiệp thế giới đã và đang áp dụng số hoá tại doanh nghiệp. Đó vừa là động lực thúc đẩy các nhà quản trị nhanh chóng bắt tay vào thực hiện công cuộc số hóa văn phòng vừa là cơ hội để kế thừa cách triển khai, kinh nghiệm áp dụng mô hình làm việc không giấy tờ từ các doanh nghiệp đã thành công trên thế giới như Microsoft, Apple, Google, Amazon,…

Tham khảo: formstack, logicmonitor