Trang chủ » Ứng dụng AI tại văn phòng làm việc – tại sao không?

Ứng dụng AI tại văn phòng làm việc – tại sao không?

ứng dụng ai tại văn phòng

Khi nghĩ đến trí tuệ nhân tạo nhân tạo AI, chúng ta có lẽ nghĩ đến các công nghệ hiện đại và tinh vi phục vụ cho các công ty lớn trong các ngành như sản xuất, bán lẻ, khoa học công nghệ… Tuy nhiên, AI ngày càng phổ biến với đa số mọi người, đồng hành cùng chúng ta trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Ngay cả văn phòng làm việc cũng có thể áp dụng công nghệ AI để hỗ trợ hoạt động làm việc của nhân viên.

Sự hiện diện của “nhân viên trợ lý văn phòng” AI

Nghiên cứu mới được công bố gần đây bởi SnapLogic , nhà cung cấp các nền tảng tích hợp thông minh hàng đầu, đã phát hiện ra rằng 81% nhân viên tin rằng Trí tuệ nhân tạo AI cải thiện hiệu suất tổng thể của họ trong công việc. Do đó, hơn 2/3 (68%) đang kêu gọi các công ty triển khai nhiều công nghệ dựa trên AI hơn để giúp họ thực hiện công việc hàng ngày tốt hơn và nhanh hơn.

Với khả năng thu thập, phân tích và học hỏi từ các mẫu dữ liệu, trí tuệ nhân tạo có thể  chuyển chúng thành công nghệ hữu ích, phục vụ cho nhiều mục đích và yêu cầu làm việc khác nhau. Đối với doanh nghiệp, việc có một trợ lý ảo cũng giúp quản lý công việc và phân tích hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và tối ưu hơn.

Đối với nhân viên, khi nghe đến tự động hóa và trí tuệ nhân tạo, điều dễ dàng nghĩ đến là “robot hóa” nơi làm việc, thậm chí lo ngại chúng sẽ thay thế các lao động thủ công. Tuy vậy, ứng dụng cải tiến của AI trong những năm gần đây đang dần chứng minh chúng hoàn toàn có thể đóng vai trò là một trợ lý của từng nhân viên, hỗ trợ đảm nhận một số nhiệm vụ văn phòng và thậm chí cung cấp các giải pháp giảm căng thẳng tại văn phòng làm việc của nhân viên. 

Xem thêm: TOP 10 ỨNG DỤNG AI THU HÚT CẢ THẾ GIỚI

công ty sử dụng ai
Sử dụng trí tuệ nhân tạo AI tại văn phòng làm việc – xu thế mới tiềm năng

Ứng dụng của AI tại văn phòng làm việc

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Một số công việc văn phòng thường đặc trưng bởi sự lặp đi lặp lại hàng ngày, ví dụ như điền báo cáo, trả lời email, hỗ trợ khách hàng… Các công việc tuy lặp lại nhưng vẫn khá tốn thời gian và công sức, thậm chí khiến nhân viên cảm giác nhàm chán. Với trí tuệ nhân tạo, các công việc đó có thể được tự động hoàn thành khi được cung cấp các mẫu phản hồi cho từng trường hợp, qua đó giúp giảm bớt đáng kể khối lượng cho nhân viên, cho họ thêm thời gian hoàn thành các công việc khác.

Ví dụ: các bot đàm thoại dịch vụ khách hàng có thể tương tác độc lập với khách hàng và trả lời chính xác hơn 80% các truy vấn của họ. Điều này làm giảm khối lượng công việc cho các đại lý dịch vụ khách hàng.

Tuy nhiên, liệu việc tự động hóa các quy trình lặp lại bởi AI có thay thế các giá trị tổng thể mà những nhân viên tay nghề cao có thể đóng góp? Câu trả lời một cách đơn giản, AI làm tăng giá trị đóng góp của nhân viên bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc lặp đi lặp lại và cho phép họ dành nhiều thời gian hơn nữa cho các hoạt động có thể đem lại các giá trị mới cho công ty.

Ví dụ, nhờ việc tự động phản hồi và thu thập dữ liệu từ trí tuệ AI, nhân viên có thêm thời gian để nghiên cứu các insight mới của khách hàng, từ đó giúp công ty hoàn thiện các chiến lược kinh doanh của mình hơn.

Thu thập và xử lý các dữ liệu

Trong thời đại 4.0, dữ liệu đóng vai trò quyết định đối với các hoạt động kinh doanh và sản xuất, đặc biệt là Big Data. Các doanh nghiệp sử dụng phân tích Big Data để cải thiện hoạt động tiếp thị, bán hàng và truyền thông, và thường yêu cầu các nhân viên liên tục thu thập và phân tích các nguồn dữ liệu quan trọng

Điều đáng nói là AI và Big Data vẫn phụ thuộc vào nhau. AI yêu cầu lượng lớn dữ liệu để đào tạo thuật toán trong khi Big Data cần AI để xử lý thông tin đơn giản và phân tích nâng cao. Việc xử lý Dữ liệu lớn chủ yếu dựa vào nhận dạng mẫu (pattern). AI xác định các mẫu có ý nghĩa bằng phương pháp học máy Machine Learning, do đó có thể cung cấp phân tích dự đoán dựa trên các điều kiện đã biết trước.

Trí tuệ nhân tạo chuyển đổi hoàn toàn việc xử lý, tìm kiếm, cá nhân hóa và phân tích dữ liệu sang tự động hóa, qua đó giảm bớt các công việc thủ công truyền thống trước đây. Nhân viên chỉ cần xem xét các kết quả thu thập được và hoàn thành bài báo cáo của mình.

Nhận biết cảm xúc và cảm biến căng thẳng

Một ứng dụng mới mẻ của công nghệ AI tại nơi làm việc, với một số công cụ sáng tạo được thiết kế để theo dõi và cải thiện sức khỏe và thể trạng của nhân viên.

Ví dụ: các công cụ hỗ trợ AI, được xây dựng với các mô hình Machine Learning, nhận dạng giọng nói và hình ảnh cũng như xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể phân tích và theo dõi hành vi và cảm xúc của nhân viên. Điều này giúp xác định những nhân viên đang gặp căng thẳng tại nơi làm việc, qua đó đưa ra các lời khuyên hoặc hành động phù hợp

Ví dụ, Cognito, một công ty phần mềm có trụ sở tại Boston đã xây dựng một nền tảng có thể lắng nghe các giao tiếp dịch vụ khách hàng để xác định các đại lý dịch vụ khách hàng đang bị căng thẳng.

Các công cụ này được xây dựng với các thuật toán học máy và nhận dạng giọng nói có thể nhận dạng giọng điệu và tốc độ nói để theo dõi mức độ căng thẳng của nhà tuyển dụng.

Affectiva, một công ty phần mềm khác có trụ sở tại Boston, gần đây cũng đã công bố các ứng dụng dựa trên AI cho các dịch vụ thuê xe như Uber. Các công cụ này phân tích nét mặt của người lái xe để tìm dấu hiệu kiệt sức và gửi thông báo cho người lái xe về cách giảm mức độ căng thẳng của họ.  

Một nhóm các nhà nghiên cứu tại MIT cũng đã thiết kế một chiếc đồng hồ đeo tay với cảm biến AI theo dõi căng thẳng qua da.  

Sử dụng phân tích dữ liệu từ tâm trạng, chuyển động và mẫu giọng nói của nhân viên, các công cụ AI được tích hợp sẵn này cũng có thể đưa ra các đề xuất về thời điểm người lao động có thể nghỉ giải lao hoặc khi nào họ đang áp dụng các mô hình làm việc không hiệu quả và ảnh hưởng sức khỏe.

Trợ lý ảo AI

Trợ lý ảo, còn được gọi là trợ lý AI hoặc trợ lý kỹ thuật số, là một chương trình ứng dụng mà có khả năng tiếp nhận các lệnh bằng giọng nói và hoàn thành nhiệm vụ cho người sử dụng. 

Xem thêm: Giải pháp Chuyển đổi giọng nói thành văn bản Voice To Text 

Tại nơi làm việc, trợ lý ảo AI thường thực hiện các công việc đơn giản chẳng hạn như thực hiện cuộc gọi, soạn tin nhắn, email, thêm nhiệm vụ vào lịch; cung cấp thông tin bằng cách tìm kiếm trong trình duyệt web; hoặc kiểm soát và kiểm tra trạng thái làm việc của bản thân nhân viên hoặc những người khác tại công ty.

Với các thế hệ AI mới hiện đại, các trợ lý ảo cũng ngày càng được nâng cấp thêm các tính năng giúp người dùng hoạt động hiệu quả hơn tại nơi làm việc. Ví dụ, nếu như trước đây, khi các công ty tuyển dụng các nhân viên mới, họ sẽ phân bố các mentor (người hướng dẫn) riêng để hướng dẫn, giới thiệu và phân công các công việc. Với trợ lý ảo AI, các nhân viên mới hoàn toàn có thể được tương tác hướng dẫn tự động, qua đó tiết kiệm thời gian và công việc cho các nhân viên.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp AI văn phòng hiệu quả, Hệ thống Quản lý ra vào văn phòng không tiếp xúc của VTI Solutions có thể là một sự lựa chọn tuyệt vời!

Gartner dự đoán rằng, vào năm 2025, 50% nhân viên sẽ sử dụng trợ lý ảo hàng ngày, tăng từ 2% vào năm 2019. Đến năm 2023, Gartner dự đoán rằng 25% tương tác của nhân viên sẽ là giao tiếp dựa trên giọng nói.

AI Quản lý nhân viên

Sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của từng nhân viên một cách chi tiết và chính xác cao. AI có thể được sử dụng để đánh giá khách quan hiệu suất của nhân viên trên nhiều điểm dữ liệu và giúp họ xác định các cách để cải thiện sự đóng góp của mình cho công ty 

Đánh giá hiệu suất dựa trên AI cũng có thể giúp các nhóm nhân sự đưa ra đánh giá cho nhân viên một cách công bằng hơn. Nhờ đó, nhân viên sẽ có động lực hơn để cải thiện và đóng góp cho tổ chức.

Một chức năng khác của AI trong quản lý nhân viên là chấm công tự động. Với khả năng nhận diện khuôn mặt của mình cùng các cảm biến khác, công nghệ trí tuệ nhân tạo có khả năng theo dõi thông tin ra vào trong thời gian thực cũng như quản lý theo dõi tổng thời gian làm việc của từng nhân viên một cách tự động

Xem thêm: Giải pháp quản lý chấm công FaceX của VTI Solutions

nhân viên sử dụng ai văn phòng
Sử dụng AI, công ty không chỉ đơn giản và nâng cao năng suất mà còn cải thiện tinh thần của nhân viên

Lựa chọn VTI Solutions cho các giải pháp AI văn phòng

Các công việc văn phòng ngày nay hoàn toàn có thể được hỗ trợ hay thậm chí tự thực hiện với sự giúp đỡ từ trí tuệ nhân tạo AI. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể hưởng lợi từ điều này, từ việc đơn giản và hiệu quả hóa các công việc, cho đến nâng cao tinh thần của nhân viên, qua đó càng khẳng định bản thân trên thị trường.

Để việc sử dụng AI như một trợ lý ảo hiệu quả tại văn phòng đòi hỏi cần có các giải pháp công nghệ phù hợp. Hiểu được điều này, VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời cho các giải pháp AI văn phòng. Là một nhà cung cấp đến từ Nhật Bản, VTI Solutions đã khẳng định khả năng của mình như là một trong những sự lựa chọn các giải pháp công nghệ hàng đầu.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn các giải pháp phù hợp và hiệu quả.