Quản lý chất lượng là gì? Nguyên tắc và quy trình quản lý chất lượng

1. Quản lý chất lượng là gì?

Quản lý chất lượng (Quality Management) là hệ thống các hoạt động được thiết kế nhằm lập kế hoạch, tổ chức và giám sát để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ hay quy trình luôn đạt tiêu chuẩn đề ra và thỏa mãn mong đợi của khách hàng. Đây là một chiến lược toàn diện, bao gồm từ chính sách chất lượng, hoạch định, kiểm soát chất lượng (QC) đến đảm bảo chất lượng (QA), không chỉ tập trung vào kết quả đầu ra mà còn hướng đến việc cải tiến liên tục toàn bộ quy trình.

Thực hiện quản lý chất lượng hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, tối ưu chi phí và phát triển bền vững.

Quản lý chất lượng thể hiện rõ qua việc Toyota kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất ô tô, các trường mầm non dùng phần mềm quản lý để hạn chế sai sót trong thu học phí, hay chuỗi cà phê duy trì hương vị đồng nhất nhờ kiểm soát nguyên liệu đầu vào.

2. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành.

Tiêu chuẩn này đưa ra bộ nguyên tắc, yêu cầu và khung quản lý nhằm giúp doanh nghiệp/tổ chức đảm bảo sản phẩm, dịch vụ cung cấp ổn định, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tuân thủ pháp luật. ISO 9001:2015 nhấn mạnh vào:

• Tư duy dựa trên rủi ro (Risk-based thinking) để phòng ngừa sai lỗi.
• Tiếp cận theo quá trình (Process approach), coi doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất.
• Cải tiến liên tục (Continuous improvement) để nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Lấy khách hàng làm trung tâm (Customer focus) nhằm gia tăng sự hài lòng và lòng tin.

3. Nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để duy trì chất lượng và phát triển bền vững, nhiều tổ chức trên thế giới đang áp dụng những nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Những nguyên tắc này giống như kim chỉ nam giúp ban lãnh đạo định hướng hoạt động, cải thiện hiệu quả và mang lại giá trị thực sự cho khách hàng. Cùng điểm qua từng nguyên tắc nhé:

Nguyên tắc	Chi tiết
Tập trung vào khách hàng	Luôn lắng nghe, thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong đợi của khách hàng để nâng cao sự hài lòng.
Lãnh đạo rõ ràng, dẫn dắt tốt	Ban lãnh đạo đưa ra tầm nhìn, định hướng và truyền cảm hứng để toàn bộ tổ chức cùng thực hiện mục tiêu chất lượng.
Tất cả mọi người đều góp phần vào chất lượng	Mỗi nhân viên, ở mọi vị trí, đều có vai trò trong việc duy trì và cải tiến chất lượng.
Quản lý công việc theo quy trình rõ ràng	Hoạt động được tổ chức thành các quy trình logic, dễ kiểm soát, giúp nâng cao hiệu quả và giảm sai sót.
Luôn luôn cải tiến	Liên tục tìm cách tối ưu hóa, đổi mới để nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu, không theo cảm tính	Mọi quyết định quản lý được đưa ra dựa trên phân tích dữ liệu, bằng chứng thực tế thay vì trực giác.
Xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác	Thiết lập quan hệ tin cậy, hợp tác lâu dài với nhà cung cấp và các bên liên quan để cùng phát triển.

4. Vai trò của việc quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng không chỉ giúp “làm ra sản phẩm/dịch vụ tốt” mà còn góp phần tăng trưởng bền vững, tiết kiệm chi phí và khẳng định uy tín doanh nghiệp.

• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng: Giúp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu, mong đợi, từ đó tạo lòng tin và giữ chân khách hàng.
• Nâng cao uy tín và thương hiệu: Chất lượng ổn định, ít sai sót giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng khả năng cạnh tranh.
• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Kiểm soát chất lượng từ đầu giúp hạn chế lỗi, giảm chi phí sửa chữa, loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả.
• Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động: Quy trình làm việc rõ ràng, khoa học giúp nhân viên phối hợp tốt hơn, nâng cao hiệu suất.
• Thúc đẩy cải tiến liên tục: Quản lý chất lượng tạo nền tảng để tổ chức thường xuyên cải tiến, đổi mới và thích ứng với thay đổi của thị trường.
• Tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng quy định, đáp ứng các yêu cầu về an toàn, môi trường, ISO, v.v.

5. Các phương pháp quản lý chất lượng

5.1. Kiểm tra chất lượng (QC – Quality Control)

QC là phương pháp truyền thống, tập trung vào việc kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi đã hoàn thành, nhằm phát hiện lỗi trước khi đưa ra thị trường. Các công cụ như đo lường, kiểm tra vật lý, và thử nghiệm thường được sử dụng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Phát hiện lỗi kịp thời trước khi đến tay khách hàng Dễ áp dụng, phù hợp với quy trình sản xuất ổn định Giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn	Không ngăn ngừa lỗi từ đầu quy trình Tốn chi phí và nguồn lực nếu lỗi xảy ra nhiều Không cải thiện quy trình hoặc hiệu suất nội bộ

5.2. Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC – Total Quality Control)

TQC mở rộng phạm vi kiểm soát từ nguyên liệu đầu vào đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Phương pháp này nhấn mạnh việc theo dõi và điều chỉnh quy trình sản xuất liên tục.

Ưu điểm	Nhược điểm
Giảm lỗi trong toàn bộ chuỗi sản xuất Cải thiện năng suất và hiệu quả sản xuất Nâng cao sự ổn định và đồng đều của sản phẩm	Cần đầu tư công cụ kiểm soát và đào tạo nhân lực Quy trình thực hiện phức tạp nếu tổ chức chưa có hệ thống rõ ràng Quy trình thực hiện phức tạp nếu tổ chức chưa có hệ thống rõ ràng

5.3. Quản lý chất lượng toàn diện (TQM – Total Quality Management)

TQM là một triết lý quản lý nhấn mạnh sự tham gia của toàn bộ nhân sự và cải tiến liên tục. Mọi bộ phận, từ lãnh đạo đến nhân viên đều cùng nhau nâng cao chất lượng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tạo văn hóa chất lượng đồng nhất toàn doanh nghiệp Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và sáng tạo Cải tiến liên tục giúp thích nghi với thay đổi	Yêu cầu sự cam kết cao từ lãnh đạo và nhân viên Quá trình chuyển đổi tổ chức theo TQM có thể mất nhiều thời gian Cần áp dụng đồng bộ công cụ như Kaizen, 5S… để hiệu quả

5.4. Lean Six Sigma

Là phương pháp hiện đại kết hợp giữa Lean (loại bỏ lãng phí) và Six Sigma (giảm sai sót). Phương pháp này sử dụng quy trình DMAIC để xác định – đo lường – phân tích – cải tiến – kiểm soát quy trình.

Ưu điểm	Nhược điểm
Giúp doanh nghiệp vừa tối ưu chi phí, vừa giảm lỗi Cải thiện hiệu quả và hiệu suất vận hành Dễ đo lường, quản lý hiệu quả bằng dữ liệu	Cần đội ngũ chuyên sâu (Green Belt, Black Belt) được đào tạo bài bản Phức tạp khi triển khai lần đầu, khó áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ Tốn thời gian để thiết lập quy trình và đo lường ban đầu

6. Quy trình quản lý chất lượng tại nhà máy

Quy trình quản lý chất lượng không chỉ là công cụ kiểm soát, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, cải tiến liên tục và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Cùng tìm hiểu chi tiết từng bước trong quy trình này.

6.1. Lập kế hoạch chất lượng

Xác định mục tiêu chất lượng, tiêu chuẩn cần đạt và xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ trong nhà máy.

Những việc cần làm:

• Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn nội bộ hoặc ISO (nếu có).
• Phân tích yêu cầu khách hàng, tiêu chuẩn ngành.
• Thiết kế quy trình sản xuất có lồng ghép các điểm kiểm soát chất lượng.
• Lập kế hoạch kiểm tra và tài liệu hóa toàn bộ kế hoạch chất lượng.

Lưu ý trong bước 1 lập kế hoạch chất lượng phải đảm bảo có sự tham gia của các bộ phận: kỹ thuật, sản xuất, QA/QC, kho vận và kế hoạch phải rõ ràng, có khả năng đo lường và thực hiện.

6.2. Kiểm soát đầu vào

Đảm bảo nguyên vật liệu, linh kiện, hàng hóa đầu vào đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất.

Những việc cần làm:

• Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra hồ sơ chứng nhận (CO, CQ nếu có).
• Lấy mẫu nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn AQL để kiểm tra.
• Kiểm tra các thông số: kích thước, màu sắc, độ bền, hóa chất,…
• Ghi nhận kết quả kiểm tra, phân loại đạt/không đạt và xử lý theo quy trình.

Tại bức này thì cần lưu ý phải có quy định rõ ràng về tần suất và tiêu chí lấy mẫu, đồng thời tránh bỏ qua bước này vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất nếu nguyên liệu lỗi.

6.3. Kiểm soát trong quá trình

Giám sát và kiểm tra chất lượng ngay trong quá trình sản xuất, nhằm phát hiện lỗi sớm và hạn chế việc phải sửa lại sau cùng.

Những việc cần làm:

• Đặt các điểm kiểm tra chất lượng tại từng công đoạn (IPQC).
• Thực hiện đo đạc, kiểm tra ngoại quan, kỹ thuật, chức năng định kỳ trong ca.
• Theo dõi sự ổn định của máy móc, thông số vận hành.
• Ghi lại dữ liệu kiểm tra, báo cáo lỗi và khắc phục ngay tại công đoạn.

Có 3 lưu ý quan trọng trong bước này gồm: Nhân viên kiểm tra cần được đào tạo về sản phẩm và tiêu chuẩn, giao tiếp tốt với tổ sản xuất để ngăn lỗi lặp lại, các lỗi phát hiện cần có phương án phản hồi nhanh và hành động khắc phục kịp thời.

6.4. Kiểm tra đầu ra

Đây là bước kiểm tra toàn bộ sản phẩm hoàn chỉnh trước khi xuất xưởng, đảm bảo đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật và yêu cầu khách hàng.

Những việc cần làm:

• Lấy mẫu theo tỷ lệ để kiểm tra ngoại quan, chức năng, độ an toàn…
• Kiểm tra đóng gói, tem nhãn, mã lô sản xuất.
• Đánh giá tổng thể chất lượng sản phẩm so với tiêu chuẩn ban đầu.
• Lập biên bản nghiệm thu, phân loại đạt/chưa đạt và lưu trữ hồ sơ.

Lưu ý không nên bỏ qua bước này kể cả khi đã kiểm tra trong quá trình. Việc kiểm tra đầu ra không thay thế cho các bước trước – nó chỉ là lớp chắn cuối cùng và nhớ lưu hồ sơ để phục vụ truy xuất nguồn gốc khi có khiếu nại.

6.5. Phân tích và cải tiến

Dựa vào dữ liệu lỗi, phản hồi của khách hàng và hiệu suất quy trình, thực hiện phân tích nguyên nhân và cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng.

Những việc cần làm:

• Thu thập dữ liệu từ IQC, PQC, FQC, bảo hành, khiếu nại.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ theo mô hình (5 Why, Ishikawa…).
• Họp nhóm cải tiến chất lượng (QCC, Kaizen).
• Đề xuất hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Đánh giá lại hiệu quả sau cải tiến.

Có 2 việc vô cùng quan trọng chính là cần có sự tham gia của đa bộ phận (sản xuất, kỹ thuật, QA), hành động cải tiến phải cụ thể, có thời hạn, người chịu trách nhiệm và chỉ số đo lường.

6.6. Đánh giá nội bộ và quản lý hồ sơ chất lượng

Kiểm tra định kỳ hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tài liệu – hồ sơ được quản lý bài bản, phục vụ truy xuất và cải tiến lâu dài.

Những việc cần làm:

• Lập kế hoạch đánh giá chất lượng định kỳ (ISO, nội bộ…).
• Rà soát quy trình, hồ sơ, nhật ký sản xuất, biên bản kiểm tra.
• Ghi nhận sai lệch (nếu có) và đề xuất hành động khắc phục.
• Tổ chức đào tạo định kỳ và cập nhật quy trình khi có thay đổi.

Tại bước cuối cùng này thì cần lưu ý: Việc đánh giá phải có bằng chứng rõ ràng, không mang tính hình thức và quản lý hồ sơ điện tử hoặc giấy tờ phải đảm bảo truy xuất dễ dàng khi cần.

7. Giải pháp QMSX: Tối ưu quản lý chất lượng theo ISO cùng VTI Solutions

Chất lượng không còn là lợi thế cạnh tranh, mà là điều kiện bắt buộc. Khi thị trường ngày càng khắt khe, khách hàng đòi hỏi cao và tiêu chuẩn quốc tế trở thành “mốc chuẩn”, việc kiểm soát chất lượng theo cách thủ công truyền thống đã không còn phù hợp.

Đó là lý do QMSX ra đời – một giải pháp quản lý chất lượng toàn diện được phát triển bởi VTI Solutions, nằm trong hệ sinh thái MESX, giúp doanh nghiệp tự động hóa, trực quan hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình kiểm tra chất lượng.

QMSX không chỉ hỗ trợ quản lý đầy đủ các quy trình kiểm tra chất lượng như iQC (đầu vào), pQC (trong quá trình), oQC (đầu ra), mà còn giúp doanh nghiệp truy vết gốc rễ nguyên nhân lỗi, chủ động cảnh báo và đề xuất cải tiến chất lượng kịp thời. Toàn bộ tiến độ và kết quả kiểm tra chất lượng đều được hiển thị trực quan theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và ra quyết định nhanh chóng.

Một số tính năng nổi bật của QMSX bao gồm:

• Thiết lập master data linh hoạt theo đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch và quản lý hoạt động QC một cách hệ thống.
• Thực hiện, cập nhật và giám sát tiến độ kiểm tra trực tiếp theo thời gian thực.
• Tự động hóa quá trình phân tích dữ liệu, cảnh báo sai lệch, thúc đẩy cải tiến chất lượng.
• Cung cấp các báo cáo thống kê trực quan, thể hiện rõ mức độ hiệu quả của các hoạt động kiểm soát chất lượng.

Với QMSX, quản lý chất lượng không còn là bài toán khó, mà trở thành lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn ISO, GMP, IATF, HACCP… giảm thiểu sai sót, và tối ưu vận hành sản xuất từ gốc.

Đừng để chất lượng là rào cản tăng trưởng – liên hệ ngay VTI Solutions để được tư vấn miễn phí về giải pháp QMSX và khám phá cách tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng cho doanh nghiệp của bạn!

Nhận tư vấn miễn phí

8. Xu hướng quản lý chất lượng trong thời kỳ chuyển đổi số

Trong năm 2025, quản lý chất lượng đang chịu tác động mạnh mẽ từ chuyển đổi số với nhiều xu hướng nổi bật. Doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điện tử (eQMS) và phần mềm QMS trên nền tảng đám mây, giúp làm việc từ xa, cộng tác hiệu quả và truy cập dữ liệu tức thì. Cùng với đó, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) hỗ trợ phân tích dự đoán, tự động hóa kiểm soát và phát hiện rủi ro sớm.

Bên cạnh đó, IoT được triển khai để giám sát dữ liệu thời gian thực, nâng cao độ chính xác và minh bạch trong toàn bộ quy trình. Xu hướng ESG (Môi trường – Xã hội – Quản trị) cũng được lồng ghép, nhấn mạnh rằng chất lượng không chỉ đảm bảo kỹ thuật mà còn hướng tới bền vững, trách nhiệm và đạo đức kinh doanh.

Ngoài ra, an ninh mạng trở thành yếu tố cốt lõi trong quản lý chất lượng, khi dữ liệu ngày càng được số hóa và lưu trữ trên đám mây. Kiểm toán từ xa (remote audits) được áp dụng rộng rãi để tiết kiệm chi phí, linh hoạt hơn, đồng thời quản lý chất lượng ngày nay còn tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm khách hàng, gắn liền với phản hồi thực tế để cải tiến liên tục.

Ngoài ra một số xu hướng quản lý chất lượng được quan tâm đến như: Quản lý chất lượng lấy khách hàng làm trung tâm, VR và AR trong kiểm toán và đào tạo, không rác thải và nền kinh tế tuần hoàn…

 

5432100/5 - (0 bình chọn)