Bạn có bao giờ thắc mắc làm sao để doanh nghiệp của mình có thể quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận? FIFO, viết tắt của “First In, First Out”, chính là câu trả lời đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả cho vấn đề này.

Vậy, phương pháp FIFO thực sự hoạt động như thế nào? Tại sao lại được các doanh nghiệp ưa chuộng trong việc kiểm soát dòng chảy hàng hóa? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết và khám phá những lợi ích nổi bật mà FIFO mang lại cho công ty bạn trong bài viết dưới đây.

1. FIFO là gì? Nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” trong quản trị doanh nghiệp

FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, nghĩa là hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất ra hoặc sử dụng trước. Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng chảy hàng hóa diễn ra trơn tru, đặc biệt hiệu quả với các sản phẩm có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm hay mỹ phẩm.

Chẳng hạn, nếu bạn nhập 100 hộp sữa ngày 1 và 100 hộp sữa khác ngày 5, thì theo FIFO, bạn sẽ ưu tiên bán lô hàng ngày 1 trước. Cách làm này giúp tránh tồn kho hàng cũ, hạn chế tình trạng hàng hết hạn hay lỗi thời.

Nguyên tắc FIFO thường được thực hiện bằng cách đặt các thiết bị hỗ trợ chất hàng (pallet hoặc thùng chứa) trên giá từ một bên và tháo chúng ra từ bên kia, qua đó tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra và xuất hàng.

Trong lĩnh vực kế toán, FIFO còn được dùng để tính giá vốn hàng bán (COGS) – phản ánh sát với thực tế chi phí nhập hàng, đặc biệt trong bối cảnh giá cả biến động. FIFO cũng góp phần quản trị kho hiệu quả, tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu tổn thất do hao hụt.

Xem thêm bài viết: Top 5 hệ thống phần mềm quản lý kho WMS phổ biến nhất 2025

2. Ứng dụng của FIFO trong thực tế

Hãy tưởng tượng bạn là chủ tiệm bánh mì. Mỗi sáng, bạn làm ra 100 ổ bánh mới toanh, thơm phức. Nhưng nếu khách hôm nay lại được phục vụ bằng… bánh hôm qua còn sót lại trong góc tủ, thì chuyện gì xảy ra? 👉 Khách nhăn mặt, bạn mất uy tín!

Đó chính là lúc FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) phát huy sức mạnh:

Bánh nào làm trước thì bán trước, nguyên liệu nào nhập trước thì dùng trước – đảm bảo luôn tươi mới, không lo hết hạn hay “vật vờ” trong kho.

Trong thực tế, FIFO ứng dụng như thế nào?

• Siêu thị: Sữa, trứng, rau củ được sắp xếp sao cho khách lấy hàng mới nhất, nhưng thực chất là hàng đã được nhập lâu hơn. Nhờ FIFO, sữa không kịp… hết hạn trên kệ.
• Nhà máy: Nguyên liệu sản xuất được dùng đúng thứ tự. Không ai muốn xài bột mỳ nhập từ Tết năm ngoái đúng không?
• Kế toán: Khi tính giá vốn, FIFO giúp bạn lấy chi phí gần với thực tế nhất, không “ảo” như trên giấy.
• Quản lý kho: Hạn chế hàng tồn đọng, tiết kiệm diện tích và tránh cảnh lục tung kho tìm lô hàng nhập năm ngoái để xử lý.

FIFO như một quản gia thông minh giúp doanh nghiệp giữ mọi thứ tươi mới, gọn gàng và chính xác. Và tin vui là: Không cần học siêu toán mới hiểu được FIFO, chỉ cần… đừng để bánh cũ lên kệ trước bánh mới là được rồi!

Xem thêm bài viết: Xây dựng mô hình nhà kho thông minh tầm nhìn 2025

3. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO là gì?

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp FIFO là tính tương thích cao với việc bảo quản hàng hóa bị hao mòn giá trị theo thời gian (yếu tố chiếm một phần rất lớn trong đa phần các loại hàng hóa tồn kho). Có thể điểm qua những ưu điểm dễ thấy nhất của phương pháp FIFO như:

• Phản ánh đúng giá trị tồn kho: FIFO sử dụng giá trị của lô hàng cũ nhất làm giá vốn, nên tồn kho còn lại sẽ gần với giá thị trường hiện tại – đặc biệt có lợi trong thời kỳ lạm phát.
• Hạn chế hàng tồn cũ, lỗi thời: Nhập trước – xuất trước giúp tránh để hàng tồn kho lâu ngày, giảm nguy cơ hư hỏng, hết hạn hoặc lỗi mốt (với hàng thời trang, công nghệ…).
• Tăng tính minh bạch và dễ kiểm soát: Phương pháp này dễ áp dụng và theo dõi trong thực tế, đặc biệt với các doanh nghiệp có luồng hàng hóa lớn như siêu thị, kho bán lẻ, nhà máy sản xuất.
• Phù hợp với hàng hóa có thời hạn sử dụng: FIFO là lựa chọn gần như bắt buộc với thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm… – những ngành cần ưu tiên hàng cũ ra trước để đảm bảo an toàn và chất lượng.

Tuy vậy, để có thể sử dụng phương pháp FIFO, các giá đỡ (kệ hàng) cần được bố trí để thuận tiện cho việc lấy hàng. Do đó, bố trí nhà kho phải được thiết kế sao cho có lối đi ở hai bên giá kệ. Đây là nhược điểm tiềm ẩn chính của phương pháp này, vì trong một số trường hợp, việc sử dụng nó có thể dẫn đến mất không gian lưu trữ của kho hàng. FIFO còn một số hạn chế như:

• Giá vốn có thể thấp hơn thực tế khi lạm phát cao: Trong môi trường giá cả leo thang, FIFO tính giá vốn theo hàng cũ (rẻ hơn), làm cho lợi nhuận kế toán bị “thổi phồng”, có thể dẫn đến thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn.
• Không phản ánh chi phí thay thế hiện tại: Do sử dụng giá cũ để tính giá vốn, phương pháp này không phản ánh được chi phí nhập hàng hiện tại – điều này có thể gây khó khăn trong việc ra quyết định giá bán mới.
• Tốn công theo dõi nếu không có phần mềm: Với hàng hóa đa dạng và nhiều lô nhập khác nhau, việc quản lý thủ công theo FIFO dễ gây sai sót hoặc nhầm lẫn, đặc biệt trong doanh nghiệp nhỏ chưa có hệ thống ERP.

Bên cạnh đó, khi kho hàng của doanh nghiệp quy mô lớn với hàng nghìn mặt hàng ở nhiều địa điểm cần quản lý, thì việc đầu tư vào một hệ thống theo dõi tốt thường trở nên cần thiết, ví dụ có thể kể đến như Pick To Light, hệ thống quản lý kho hàng WMS,…

Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập / xuất kho, kiểm đếm

Xem giải pháp

4. So sánh FIFO và LIFO

Khi quản lý hàng tồn kho và tính giá vốn hàng bán, hai phương pháp phổ biến nhất là FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) và LIFO (Last In, First Out – Nhập sau, Xuất trước). Mỗi phương pháp có đặc điểm và ảnh hưởng khác nhau đến kế toán, tài chính và vận hành của doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa hai phương pháp này:

5. Cách triển khai phương pháp FIFO đúng cách

Tuy FIFO là một phương pháp quản lý hàng tồn kho đơn giản nhưng lại mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, từ việc giảm thiểu hàng tồn đọng cũ, tăng tính minh bạch trong kế toán, đến việc giảm rủi ro hao hụt hàng hóa. Tuy nhiên, để triển khai FIFO thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ càng từ quy trình kiểm soát hàng hóa đến việc theo dõi báo cáo tài chính.

Bước 1: Đánh giá và chuẩn bị cơ sở hạ tầng kho hàng

Mục tiêu: Đảm bảo không gian kho hàng phù hợp để dễ dàng thực hiện FIFO.

Checklist công việc:

• Kiểm tra không gian kho: Đảm bảo có đủ không gian để phân loại và sắp xếp hàng hóa theo thứ tự nhập kho.
• Sắp xếp kho theo thứ tự thời gian nhập hàng: Đánh dấu rõ ràng ngày nhập kho của từng lô hàng và phân chia khu vực cho từng nhóm sản phẩm.
• Thiết kế quy trình xuất hàng: Đảm bảo lô hàng nhập trước sẽ được xuất ra trước, ưu tiên các sản phẩm có hạn sử dụng gần.

Bước 2: Dán nhãn sản phẩm rõ ràng

Mục tiêu: Đảm bảo mỗi sản phẩm trong kho đều được dán nhãn rõ ràng để việc theo dõi FIFO trở nên chính xác.

Checklist công việc:

• Dán nhãn ngày nhập kho: Mỗi lô hàng cần có nhãn ghi ngày nhập kho rõ ràng, giúp phân biệt và dễ dàng xuất kho đúng theo thứ tự nhập.
• Dán mã QR hoặc mã vạch: Gắn mã QR hoặc mã vạch cho sản phẩm để giúp việc quét và theo dõi hàng hóa trở nên chính xác và nhanh chóng.
• Đảm bảo thông tin rõ ràng và dễ đọc: Mỗi nhãn sản phẩm phải có đầy đủ thông tin, bao gồm ngày nhập kho, hạn sử dụng và các thông tin khác (nếu có).

Bước 3: Cập nhật phần mềm quản lý kho và kế toán

Mục tiêu: Sử dụng phần mềm để tự động hóa quá trình theo dõi và tính toán FIFO.

Checklist công việc:

• Cài đặt phần mềm quản lý kho phù hợp: Đảm bảo phần mềm hỗ trợ chức năng FIFO để theo dõi dòng chảy hàng hóa tự động.
• Cập nhật phần mềm kế toán: Đảm bảo phần mềm kế toán có thể tính toán giá vốn hàng bán (COGS) theo FIFO và phản ánh chính xác chi phí nhập kho.
• Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm để theo dõi hàng hóa theo phương pháp FIFO.

Để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai FIFO và tối ưu hóa quy trình quản lý kho, Hệ thống Quản lý Kho Thông Minh WMS-X của VTI-solutions là giải pháp lý tưởng. WMS-X giúp doanh nghiệp quản lý kho một cách chính xác, tự động và tiết kiệm thời gian, đặc biệt là trong việc áp dụng phương pháp FIFO.

Lợi ích của WMS-X trong việc triển khai FIFO:

• Theo dõi hàng hóa nhập kho tự động: WMS-X giúp theo dõi lô hàng nhập kho và tự động xử lý xuất kho theo phương pháp FIFO. Hệ thống giúp tránh việc xuất hàng cũ trước, đảm bảo việc bán hàng hóa đúng theo thứ tự nhập kho.
• Sử dụng QR Code để quản lý hàng hóa: Mỗi sản phẩm trong kho đều được gắn QR Code riêng biệt, giúp dễ dàng theo dõi thông tin chi tiết như ngày nhập kho, hạn sử dụng và vị trí trong kho.
• Cập nhật chính xác thông tin kho: WMS-X tự động cập nhật dữ liệu về giá vốn hàng bán (COGS) theo FIFO, giúp báo cáo tài chính luôn chính xác và kịp thời.
• Dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán: WMS-X dễ dàng kết nối với phần mềm kế toán, giúp đảm bảo tính toán giá vốn hàng bán đúng theo phương pháp FIFO.

Bước 4: Dịch chuyển hàng tồn kho

Mục tiêu: Đảm bảo hàng hóa cũ luôn được xuất kho trước, tránh tình trạng hàng tồn lâu ngày.

Checklist công việc:

• Kiểm tra hàng hóa tồn kho định kỳ: Xác định và dịch chuyển các sản phẩm nhập kho lâu nhất ra phía trước để dễ dàng xuất ra.
• Đảm bảo quy trình FIFO trong tất cả các khu vực kho: Các lô hàng mới nhập sẽ được sắp xếp phía sau các sản phẩm đã nhập trước đó.
• Xử lý hàng tồn đọng: Thực hiện các biện pháp xử lý đối với hàng tồn kho lâu ngày, chẳng hạn như giảm giá, khuyến mãi hoặc thanh lý, để tránh tình trạng hàng bị hư hỏng hoặc hết hạn.

Bước 5: Xây dựng quy trình kiểm kê và xuất kho

Mục tiêu: Thiết lập quy trình kiểm kê và xuất kho rõ ràng, tuân thủ FIFO.

Checklist công việc:

• Xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ: Kiểm tra thường xuyên tình trạng hàng tồn kho, đảm bảo FIFO được áp dụng đúng.
• Thực hiện kiểm kê hàng hóa khi nhập và xuất: Ghi nhận chính xác ngày nhập kho và ngày xuất hàng để tuân thủ FIFO.
• Xác nhận xuất kho theo lô nhập: Đảm bảo nhân viên xuất kho đúng theo lô hàng nhập trước, đặc biệt đối với các sản phẩm có hạn sử dụng.

Việc triển khai FIFO không phải là một công việc phức tạp, nhưng yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ quy trình quản lý kho đến phần mềm kế toán. Bằng cách làm theo những bước trên và sử dụng checklist công việc cần làm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện phương pháp FIFO một cách hiệu quả, đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho, báo cáo tài chính và quy trình xuất kho được tối ưu.

6. Làm thế nào để lựa chọn đúng giữa FIFO và LIFO?

Lựa chọn giữa FIFO và LIFO là một trong những quyết định cơ bản khi thiết kế và tổ chức nhà kho. Điều quan trọng là bạn phải quyết định một nguyên tắc lưu trữ phù hợp với các quy trình hoạt động dự kiến cũng như yêu cầu mong muốn ​​của mình.

Nếu thời hạn lưu kho của từng hàng hóa đóng vai trò quyết định do hết hạn sử dụng hoặc có khả năng mất giá trị, thì việc áp dụng nguyên tắc FIFO được khuyến nghị trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, ngược, nguyên tắc LIFO có thể được ưu tiên hơn do tiết kiệm không gian hoặc chi phí.

Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô của nhà kho, cả hai nguyên tắc lưu trữ cũng có thể được sử dụng song song. Tất cả những gì tổ chức cần phải làm là đặt các loại kệ khác nhau ở các khu vực khác nhau của nhà kho. Cũng có thể kết hợp giá đỡ LIFO hoặc FIFO với giá kệ pallet thông thường để cho phép truy cập trực tiếp vào tất cả các mặt hàng của một loại mặt hàng cụ thể.

Ngoài ra để nâng cao năng lực quản lý nhà kho, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh tự động, từ các hệ thống quét mã vạch tự động như QR Code/ RFID, giải pháp lấy hàng thông minh Pick To Light, và đặc biệt là hệ thống quản lý kho hàng WMSX.

7. Giải pháp Quản lý kho hàng thông minh toàn diện WMS-X hàng đầu Việt Nam

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Nhận tư vấn miễn phí

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!