Hệ thống quản lý kho WMS ngày nay thực sự đã tạo nên một cuộc cách mạng tự động hóa khi giúp các tổ chức nâng cao khả năng quản lý kho hàng. Sự phổ biến nhanh chóng của các hệ thống WMS dẫn đến nhu cầu tìm kiếm các giải pháp quản lý kho tự động ngày càng tăng. Tuy vậy, làm thế nào để lựa chọn giải pháp WMS phù hợp cho doanh nghiệp bạn? 

Câu trả lời còn tùy thuộc vào mục tiêu, yêu cầu và đặc thù của lĩnh vực sản xuất mà doanh nghiệp đang hoạt động. Tuy vậy, dưới đây là 05 yếu tố cơ bản nhưng rất quan trọng khi cân nhắc lựa chọn các giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS.

1. Khả năng tự động hóa quản lý kho

Trong thời đại chuyển đổi số, tự động hóa quản lý kho không còn là một tính năng tùy chọn, mà đã trở thành yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS) hiện đại nào. Mục tiêu chính của tự động hóa là giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót do con người gây ra và nâng cao hiệu suất vận hành kho hàng.

Một phần mềm WMS thông minh cần tích hợp các chức năng tự động hóa sau:

• Tự động nhận diện và cập nhật hàng hóa bằng các công nghệ tiên tiến như mã vạch (barcode), mã QR, RFID và cảm biến IoT, giúp tăng độ chính xác và giảm thời gian kiểm kê.
• Tự động điều phối và phân công công việc, bao gồm sắp xếp vị trí lưu trữ tối ưu, xử lý đơn hàng và phân bổ nhiệm vụ cho nhân sự hoặc thiết bị hỗ trợ như robot di chuyển.
• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cho phép nhà quản lý kiểm soát số lượng hàng hóa một cách tức thời và ra quyết định kịp thời.
• Cảnh báo thông minh, tự động phát hiện và thông báo khi tồn kho chạm ngưỡng tối thiểu, có chênh lệch dữ liệu hoặc phát sinh lỗi trong quy trình.

Mặc dù mỗi phần mềm WMS có thể có những tính năng riêng biệt, nhưng đa số đều hỗ trợ các tác vụ cơ bản như quản lý hàng tồn kho, kiểm soát xuất – nhập kho, xử lý đơn đặt hàng, giám sát hoạt động và phân tích báo cáo.

Tuy nhiên, điểm khác biệt quan trọng nhất giữa các hệ thống WMS chính là mức độ tự động hóa và khả năng cập nhật dữ liệu chính xác theo thời gian thực. Một hệ thống WMS hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp loại bỏ các bước thủ công không cần thiết mà còn đóng vai trò như một trung tâm dữ liệu kho hàng đáng tin cậy – hỗ trợ vận hành linh hoạt, minh bạch và có khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển.

2. Khả năng sử dụng

Đối với các doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu áp dụng chuyển đổi số (đặc biệt các tổ chức quy mô vừa – nhỏ và cả startup), việc “đẩy nhanh” quá trình ứng dụng hệ thống quản lý kho WMS vào hoạt động thực tiễn một cách hiệu quả sẽ giúp rút ngắn khoảng cách trên cuộc đua cạnh tranh 4.0. Do đó, lựa chọn giải pháp WMS phù hợp ngay từ đầu là bước đi chiến lược cần thiết.

Một giải pháp WMS có giao diện thân thiện, trực quan và dễ tiếp cận – đặc biệt với những người chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý – sẽ giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian đào tạo, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.

• Tăng khả năng tiếp cận trong toàn doanh nghiệp, kể cả với các bộ phận không chuyên môn về công nghệ.

• Đảm bảo quy trình đồng bộ, liền mạch, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp.

• Giảm rủi ro khi chuyển đổi hệ thống, giúp triển khai nhanh chóng và không gián đoạn hoạt động.

Khi lựa chọn giải pháp WMS, ngoài yếu tố giao diện dễ sử dụng, doanh nghiệp nên ưu tiên những phần mềm có tài liệu hướng dẫn chi tiết, trung tâm hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng, cũng như khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với mô hình và quy mô hoạt động cụ thể. Việc hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt hoặc các ngôn ngữ bản địa cũng là một điểm cộng lớn, giúp doanh nghiệp không gặp rào cản khi triển khai và sử dụng.

Tóm lại, lựa chọn giải pháp WMS có khả năng sử dụng dễ dàng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai, mà còn là yếu tố quyết định trong việc đảm bảo hệ thống được áp dụng rộng rãi và hiệu quả trong toàn tổ chức – từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng quy mô vận hành trong tương lai.

3. Khả năng tùy chỉnh

Trong bối cảnh mỗi doanh nghiệp có một mô hình hoạt động, quy trình vận hành và định hướng phát triển riêng, việc áp dụng một phần mềm WMS “thiết kế sẵn” theo kiểu one-size-fits-all thường khó đáp ứng trọn vẹn nhu cầu thực tế. Những hệ thống cố định, thiếu linh hoạt có thể gây ra tình trạng vận hành rời rạc, phát sinh lỗi khi tích hợp với quy trình nội bộ và ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của chuỗi cung ứng.

Chính vì vậy, khả năng tùy chỉnh linh hoạt là yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn hệ thống quản lý kho WMS hiện đại. Một giải pháp WMS tốt không chỉ cho phép doanh nghiệp tự do lựa chọn và cấu hình các tính năng phù hợp với mô hình kinh doanh hiện tại, mà còn có khả năng mở rộng và điều chỉnh khi quy mô doanh nghiệp thay đổi — từ quy mô nhỏ, vừa cho đến khi mở rộng nhiều kho vận hoặc vận hành đa kênh.

Ngoài ra, tính tùy chỉnh còn giúp hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như ERP (Enterprise Resource Planning), MES (Manufacturing Execution System), hoặc các nền tảng thương mại điện tử và quản lý bán hàng. Việc này giúp tạo nên một hệ sinh thái quản trị thống nhất, liền mạch từ sản xuất, vận hành đến bán hàng.

Lợi ích nổi bật khi sở hữu hệ thống WMS có khả năng tùy chỉnh bao gồm:

• Phù hợp sát với quy trình nội bộ, không cần thay đổi quá nhiều thói quen vận hành của nhân sự.
• Tối ưu hiệu suất, giảm chi phí đầu tư cho các giải pháp rườm rà không cần thiết.
• Tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với thị trường và công nghệ mới.
  Hạn chế phụ thuộc vào nhà cung cấp, khi doanh nghiệp có thể chủ động thay đổi các cấu hình hệ thống theo nhu cầu.

4. Khả năng tích hợp

Khả năng tích hợp là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi lựa chọn giải pháp WMS, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang hướng tới xây dựng mô hình sản xuất thông minh, nơi mọi hoạt động vận hành và sản xuất được kết nối và diễn ra một cách nhất quán. Một hệ thống WMS lý tưởng cần có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các nền tảng quản lý khác như ERP (Enterprise Resource Planning), MES (Manufacturing Execution System), SCM (Supply Chain Management), cũng như các phần mềm khác trong hệ sinh thái công nghệ của doanh nghiệp.

Khi lựa chọn giải pháp WMS, khả năng tích hợp sẽ giúp chuỗi cung ứng và sản xuất vận hành đồng bộ hơn, thông qua việc chia sẻ dữ liệu liên tục và chính xác giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót trong quản lý dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể, từ quy trình sản xuất đến quản lý tồn kho.

Hơn nữa, một giải pháp WMS có khả năng tích hợp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tập trung hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tạo thành một cơ sở dữ liệu thống nhất. Từ đó, các thông tin như tồn kho, đơn hàng, kế hoạch sản xuất và dữ liệu vận hành khác luôn được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

5. Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hệ thống WMS nào, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh. Một giải pháp WMS không chỉ cần đáp ứng nhu cầu quản lý kho hiện tại mà còn phải có khả năng đáp ứng sự thay đổi và phát triển trong tương lai. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, sẽ phát sinh những yêu cầu mới về tính năng, dữ liệu, và quy mô khách hàng.

Giải pháp WMS cần có khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thêm các tính năng mới, mở rộng kho bãi, tích hợp thêm các nguồn dữ liệu, và quản lý nhiều khách hàng hoặc đối tác hơn mà không gặp phải vấn đề về hiệu suất hay khả năng xử lý. Đặc biệt, việc mở rộng cần phải dễ dàng và tiết kiệm chi phí, tránh gây gián đoạn lớn trong hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu chi phí đầu tư vào các phần mềm mới hay việc đào tạo lại nhân viên.

Chọn một hệ thống WMS có khả năng mở rộng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi có nhu cầu thay đổi trong tương lai, đồng thời đảm bảo rằng hệ thống luôn đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiếp tục duy trì hiệu quả hoạt động, ngay cả khi quy mô và yêu cầu ngày càng phức tạp hơn.

Theo Accenture, trong vòng 5 năm tới việc đầu tư lựa chọn các giải pháp quản lý kho WMS sẽ tăng trưởng 15%.

Lựa chọn hệ thống WMS-X của VTI Solutions cho giải pháp quản lý kho tối ưu

Để tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình và bắt kịp xu hướng thời đại, việc sớm lựa chọn áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh WMS vào hoạt động sản xuất đóng vai trò quan trọng, không chỉ để nâng cao năng suất nhà máy mà qua đó tạo nên một yếu tố sự khác biệt mang về lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Với những yếu tố trên thì VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn phù hợp của bạn trong tư vấn các giải pháp phần mềm quản lý kho hiệu quả với giải pháp Hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X, với các khả năng: 

• Thân thiện với người dùng (bao gồm quản lý và công nhân): WMS-X được thiết kế đa dạng ngôn ngữ (gồm cả Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Nhật) với giao diện đơn giản và hiệu quả, dễ tiếp cận và sử dụng – không chỉ người quản lý mà cả công nhân 
• Khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu: WMS-X có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng mong muốn và đặc thù lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

Xem thêm: Giải pháp quản lý kho WMS cho ngành gỗ và nội thất

• Khả năng tư vấn hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai áp dụng, đặc biệt là giai đoạn đầu các doanh nghiệp Việt Nam cần làm quen với sự tự động hóa mới mẻ này
• Khả năng mở rộng: WMS-X luôn sẵn sàng để mở rộng quy mô tương ứng với nhu cầu phát triển của mỗi doanh nghiệp, duy trì hoặc thậm chí gia tăng hiệu suất ngay cả khi khối lượng dữ liệu tăng lên
• Khả năng tích hợp, ví dụ tích hợp tầng quản trị và lập kế hoạch tổng thể ERP, MES

Đặc biệt với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions có thế mạnh trong việc tư vấn triển khai các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất. 

Liên hệ với chúng tôi để được nhận khảo sát nhà máy miễn phí!