1. Lead time là gì?

Lead time là khoảng thời gian từ lúc bắt đầu một quy trình cho đến khi hoàn thành nó. Nói cách khác, đó là thời gian chờ đợi để nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi đặt hàng hoặc bắt đầu công việc.

Giải thích để bạn dễ hiểu về khái niệm Lead time này như sau:

• Bạn đặt một chiếc áo trên một shop online vào ngày 01/08.
• Shop mất 2 ngày để chuẩn bị hàng, và 3 ngày để vận chuyển.
• Tổng cộng bạn nhận được áo vào ngày 06/08.

👉 Lead time = 5 ngày (từ khi bạn đặt hàng đến khi nhận hàng).

Một số ví dụ khác về Lead time để bạn hiểu rõ nét hơn khái niệm này nhé:

• Trong sản xuất: Một nhà máy cần 10 ngày từ lúc nhận nguyên liệu đến khi tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Lead time = 10 ngày.
• Trong nhà hàng: Bạn gọi món lúc 12:00, nhà hàng bắt đầu chế biến và mang món ra lúc 12:20. Lead time = 20 phút.
• Trong phần mềm: Từ lúc bạn yêu cầu lập trình viên sửa lỗi đến khi bản vá được triển khai mất 2 ngày. Lead time = 2 ngày.

Tặng bạn ebook: Xây dựng mô hình nhà kho thông minh tầm nhìn 2025

2. Tầm quan trọng của Lead time trong kinh doanh

Lead time không chỉ là một con số về thời gian, mà nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, hiệu quả vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng: Khi khách hàng đặt mua sản phẩm, họ luôn mong muốn nhận hàng nhanh nhất có thể. Nếu doanh nghiệp có Lead time ngắn, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng, tin tưởng và có xu hướng quay lại mua hàng nhiều hơn.

Giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn: Trong cùng một thị trường, hai cửa hàng bán sản phẩm giống nhau nhưng một bên giao trong 2 ngày, một bên mất 7 ngày – rõ ràng khách hàng sẽ chọn nơi giao nhanh hơn. Lead time ngắn trở thành lợi thế cạnh tranh.

Giảm rủi ro mất khách: Thời gian chờ đợi quá lâu dễ khiến khách hàng hủy đơn hoặc chuyển sang đối thủ. Điều này đặc biệt đúng trong các ngành thương mại điện tử, dịch vụ ăn uống, và cả sản xuất theo đơn hàng.

Tối ưu dòng tiền và vốn lưu động: Khi hàng hóa được sản xuất và giao nhanh chóng, doanh nghiệp thu tiền sớm hơn, quay vòng vốn nhanh hơn. Ngược lại, Lead time dài khiến vốn bị “giam” lâu, giảm hiệu quả kinh doanh.

Giảm tồn kho và chi phí lưu kho: Doanh nghiệp nắm rõ và tối ưu Lead time sẽ dễ cân đối nhập – xuất hàng hóa, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, từ đó tiết kiệm chi phí lưu trữ.

Tăng độ tin cậy của thương hiệu: Giao hàng đúng hẹn hoặc sớm hơn cam kết giúp xây dựng uy tín, khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn thương hiệu lâu dài.

Xem thêm bài viết: Tiêu chí lựa chọn phần mềm lập kế hoạch sản xuất

3. So sánh Lead time vs Cycle time

Để hiểu rõ hơn cách tối ưu quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần phân biệt rõ Lead time và Cycle time. Đây là hai chỉ số quan trọng nhưng thường bị nhầm lẫn vì đều liên quan đến “thời gian hoàn thành công việc”. Thực tế, chúng phản ánh hai góc nhìn khác nhau trong vận hành: một bên là thời gian khách hàng phải chờ, một bên là thời gian thực sự để hoàn tất một công đoạn. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh và phân biệt hai khái niệm này.

4. Phân loại Lead time trong sản xuất

Lead time trong sản xuất được chia thành 5 loại chính bao gồm:

• Order Lead time: Đây là thời gian từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến khách hàng. Nó bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, thời gian sản xuất và thời gian giao hàng.
• Manufacturing Lead time: Thời gian để sản phẩm được sản xuất từ khi các quy trình sản xuất ban đầu cho đến khi hoàn thành. Nó bao gồm các hoạt động như gia công, lắp ráp và kiểm tra chất lượng,…
• Procurement Lead time: Thời gian mà doanh nghiệp cần để mua nguyên liệu, thành phần hoặc các sản phẩm phụ trợ từ nhà cung cấp. Nó bao gồm thời gian xử lý đặt hàng, thời gian sản xuất hàng hóa (nếu có), thời gian vận chuyển và thời gian kiểm tra chất lượng.
• Delivery Lead time: Đây là thời gian mà sản phẩm được vận chuyển từ nhà máy hoặc kho hàng đến địa điểm giao hàng cuối cùng cho khách hàng. Thời gian được tính dựa trên quá trình vận chuyển và giao nhận.
• Inventory Management Lead time: đây là thời gian cần thiết để tái cung cấp hàng hóa khi mức tồn kho đạt mức tối thiểu hoặc cung cấp cho đơn hàng mới. Nó bao gồm thời gian xử lý đặt hàng, thời gian vận chuyển và thời gian kiểm tra hàng hóa.

5 loại hình Lead time trên đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lập kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp đảm bảo thời gian giao hàng và nhu cầu của khách hàng được đáp ứng đúng hẹn.

Đọc ngay bài viết: Top 5 hệ thống phần mềm quản lý kho WMS phổ biến nhất

5. Cách tính Lead time trong sản xuất

Công thức tính Lead time trong sản xuất:

Lead time = Thời gian xử lý đơn hàng + Thời gian sản xuất + Thời gian vận chuyển

Trong đó:

• Thời gian xử lý đơn hàng là thời gian mà doanh nghiệp cần để xác nhận và tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, thường được tính bằng số ngày hoặc giờ.
• Thời gian sản xuất là thời gian mà doanh nghiệp cần để sản xuất hàng hóa từ khi nhận được đơn hàng. Thời gian này phụ thuộc vào quy trình sản xuất, số lượng hàng hóa và tình trạng công suất của nhà máy, thường được tính bằng số ngày hoặc giờ.
• Thời gian vận chuyển là thời gian mà hàng hóa cần để được vận chuyển từ nhà máy đến tay khách hàng. Thời gian này phụ thuộc vào phương tiện vận chuyển và khoảng cách giữa hai địa điểm, được tính bằng số ngày hoặc giờ.

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất thép có thời gian xử lý đơn hàng là 1 ngày, thời gian sản xuất là 5 ngày và thời gian vận chuyển là 2 ngày, thì cách tính Lead time như sau: 

Lead time = 1 + 5 + 2 = 8 (ngày)

6. Bí quyết giúp tối ưu Lead time hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất 4.0

6.1. Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất

Theo dõi và phân tích quy trình sản xuất hiện tại của nhà máy để có thể xác định được các bước không cần thiết dẫn tới sự trì trệ và các bất cập. Bên cạnh đó, các tổ chức cần kết hợp áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình như Lean Manufacturing hoặc Six Sigma để cải thiện hiệu suất và giảm thời gian sản xuất.

6.2. Quản lý kho hàng thông minh

Theo dõi lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa quá trình đặt hàng và nhận hàng, và đảm bảo rằng vật liệu và thành phẩm sẵn sàng sử dụng khi cần thiết. Áp dụng các phương pháp như JIT (Just-in-Time) hoặc Kanban để đảm bảo nguồn cung cấp được duy trì ổn định và tiết kiệm, tối ưu hoá không gian lưu trữ.

6.3. Tăng cường đào tạo và và nâng cao năng lực nhân viên

Doanh nghiệp cũng cần chú trọng đầu tư cho nguồn nhân lực bằng việc tăng cường đào tạo để nhân viên nắm vững các kỹ năng cần thiết và hiểu rõ quy trình sản xuất. Điều này giúp cải thiện đáng kể năng lực nhân viên cũng như tăng tốc độ và độ chính xác trong công việc, từ đó giảm thiểu lỗi và thời gian sửa chữa. 

6.4. Đánh giá và cải tiến liên tục

Theo dõi và đánh giá thường xuyên các chỉ số về hiệu suất, thời gian chờ đợi và các yếu tố liên quan khác, sử dụng những dữ liệu thu thập được để phân tích và xác định các vấn đề tồn tại và tiềm năng cải thiện để liên tục cải tiến quy trình sản xuất. 

6.5. Tích hợp công nghệ và tự động hóa

Ứng dụng công nghệ và giải pháp tự động hóa 4.0 để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hệ thống quản lý sản xuất (Manufacturing Execution System – MES), thiết bị tự động hóa và robot, IoT (Internet of Things) và AI (Artificial Intelligence) để cải thiện khả năng quản lý và điều phối các hoạt động trong quá trình sản xuất.

7. Giải pháp quản lý sản xuất theo công đoạn MES‑X (VTI Solutions) — rút ngắn Lead time từ đầu đến cuối

MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions.

MES-X cho phép trao đổi thông tin tự động giữa các công đoạn sản xuất và các hệ thống khác trong nhà máy như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition), hệ thống PDM (Product Data Management) và hệ thống QMS (Quality Management System).

MES‑X giúp kết nối đơn hàng – vật tư – máy móc – con người trên xưởng theo thời gian thực. Khi gắn với bài toán Lead time, MES‑X đóng vai trò “bản điều phối” để giảm thời gian chờ, loại bỏ nút thắt, và giao hàng đúng hẹn.

• Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể hoặc theo đơn hàng. Kế hoạch sản xuất chi tiết trên từng công đoạn, máy/ dây chuyền sẽ được tạo tự động. Tự động đề xuất các xưởng, thiết bị sản xuất khi điều độ kế hoạch để tối ưu trong sản xuất, giảm thiểu lãng phí về nguồn lực trong sản xuất.
• Quản lý quy trình sản xuất: MES-X giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất trên từng công đoạn. Cung cấp công cụ để định nghĩa và theo dõi các bước trong quy trình sản xuất, đảm bảo tính tuần tự, đúng thứ tự và đúng quy trình của từng công đoạn.
• Quản lý chất lượng: MES-X giúp quản lý quá trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm tra và tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp các công cụ để ghi lại kết quả kiểm tra, theo dõi lỗi và hỗ trợ quy trình kiểm tra lại và sửa chữa khi cần thiết.
• Cập nhật, quản lý tiến độ sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất realtime (theo thời gian thực). Kiểm soát chặt chẽ và chính xác dữ liệu sản xuất giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát
• Quản lý nhân công: MES-X hỗ trợ quản lý nhân công trong quy trình sản xuất. Hệ thống giúp theo dõi số lượng và kỹ năng của nhân viên, quản lý lịch làm việc, phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên trên từng công đoạn.
• Quản lý năng lực sản xuất: MES-X cung cấp báo cáo so sánh năng suất (chỉ số OEE), hiệu năng giữa các phân xưởng, thiết bị sản xuất theo kế hoạch & thực tế một cách trực quan và chi tiết. Phân tích dữ liệu để đưa ra cải tiến về việc nâng cao năng suất trong sản xuất
• Quản lý tiến độ sản xuất: Hệ thống cung cấp báo cáo tiến độ sản xuất từ tổng quan theo đơn hàng đến chi tiết theo từng đơn vị sản xuất nhỏ nhất như phân xưởng, thiết bị sản xuất. Thống kê theo nhiều góc nhìn đa chiều giúp theo dõi tiến độ một cách realtime
• Quản Lý Chi Phí Sản Xuất: MES-X cung cấp báo cáo chi phí sản xuất chi tiết tự động bao gồm việc tính toán và theo dõi chi phí sản xuất, từ đó giúp quản lý chi phí một cách chính xác và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc rút ngắn Lead time, tối ưu quy trình sản xuất và giao hàng đúng hẹn, MES‑X từ VTI Solutions chính là giải pháp giúp bạn kiểm soát toàn bộ dòng chảy sản xuất theo thời gian thực.

Nhấn ngay nút “Liên hệ” bên dưới để được chuyên gia của VTI tư vấn chi tiết, phân tích bài toán riêng của doanh nghiệp và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.