1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho được định nghĩa là một chuỗi các bước được thực hiện để điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng của một doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được xuất nhập, lưu trữ, xử lý và phân phối một cách hiệu quả.

Mục tiêu cơ bản của việc thiết lập quy trình quản lý kho:

• Giảm sai lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách, tránh thất thoát
• Hạn chế thời gian xử lý đơn hàng, giảm chi phí lưu kho và nhân lực
• Dễ tìm kiếm, truy xuất nhanh, hỗ trợ quy trình nhập/xuất hiệu quả
• Dễ dàng kiểm kê, thống kê hàng hóa theo thời gian thực
• Hạn chế rủi ro mất mát, hư hỏng, kiểm soát quyền truy cập kho
• Dễ dàng nâng cấp, tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, ERP…

2. Các bước xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn cho doanh nghiệp

Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, kiểm soát tốt hàng tồn kho mà còn giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu suất hoạt động. Dưới đây là 04 bước cơ bản giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và bài bản.

2.1 Bước 1: Thực hiện quy trình nhập kho

Trong bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo toàn bộ quá trình nhập kho được thực hiện chính xác và kiểm soát chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót.

• Nhận kho: Khi hàng được giao đến kho, nhân viên kho cần đối chiếu thông tin đơn hàng như số lượng, mã sản phẩm, chủng loại và các yêu cầu đặc biệt để đảm bảo độ chính xác với hóa đơn giao nhận.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa (iQC) : Sau khi xác nhận số lượng, tiến hành kiểm tra hình thức, tính nguyên vẹn, và chức năng của sản phẩm (nếu có). Bất kỳ vấn đề nào về chất lượng cần được ghi nhận và phản hồi kịp thời tới nhà cung cấp để xử lý.

2.2 Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp kho hàng

Để tối ưu quản lý kho, hàng hóa cần được phân loại, lưu trữ và định danh rõ ràng, giúp nâng cao hiệu quả truy xuất và kiểm soát tồn kho.

• Phân loại hàng hóa: Sắp xếp hàng theo chủng loại, kích thước, đặc điểm, hoặc các tiêu chí phù hợp với hoạt động kinh doanh, giúp tối ưu không gian và quy trình vận hành.
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Xác định khu vực riêng biệt cho từng loại hàng, ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng cần kiểm soát độ ẩm, hoặc hàng tuân thủ phương pháp FIFO (First-In, First-Out),…). 
• Đánh số vị trí lưu trữ: Mỗi vị trí trong kho cần được đánh số hoặc mã hóa, giúp xác định chính xác vị trí của từng sản phẩm, hỗ trợ nhanh chóng trong tìm kiếm và kiểm kê.
• Sắp xếp hàng hóa: Áp dụng các nguyên tắc như phân loại ABC (theo giá trị hàng hóa), hoặc tích hợp mã vạch/QR code để nâng cao tốc độ xử lý và giảm lỗi thủ công.
• Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng cần được gắn nhãn rõ ràng với thông tin gồm tên hàng, mã hàng, ngày nhập và vị trí lưu trữ, giúp kiểm soát chính xác và nhanh chóng trong mọi hoạt động kho. 

2.3 Bước 3: Thực hiện quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho bao gồm việc xác nhận và ghi nhận yêu cầu xuất kho, chọn hàng hóa, kiểm tra lại chất lượng, số lượng, và thực hiện vận chuyển hàng hoá. 

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Doanh nghiệp cần xác thực đề xuất xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền, bao gồm thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng, địa điểm và thời gian giao hàng..
• Kiểm tra số lượng hàng trong kho:Trước khi xuất, cần đối chiếu số lượng hàng tồn để đảm bảo khả năng đáp ứng. Nếu số lượng không đủ hoặc không phù hợp, phải thông báo cho bộ phận liên quan để điều chỉnh kế hoạch.
• Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: Lập đơn hàng chi tiết với thông tin sản phẩm, khách hàng, địa điểm giao hàng và các yêu cầu đặc biệt.
• Xuất kho đơn hàng: Lấy hàng từ vị trí lưu trữ, đóng gói theo yêu cầu, và chuẩn bị đầy đủ chứng từ đi kèm như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển chính xác và đúng tiến độ.

2.4 Bước 4: Thiết lập quy trình kiểm kê kho

Quy trình kiểm kê kho là các hoạt động để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót, thất thoát hàng hoá. 

• Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê có thể được lựa chọn theo định kỳ, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. 
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Lập danh sách chi tiết gồm tên hàng, mã hàng, số lượng tồn kho theo sổ sách và vị trí lưu trữ nhằm đảm bảo kiểm kê không bỏ sót.
• Kiểm tra số lượng thực tế: Đối chiếu số lượng hàng thực tế trong kho với số liệu hệ thống. Mọi chênh lệch (thiếu hoặc thừa) cần được ghi nhận đầy đủ.
• Kiểm tra chất lượng & trạng thái hàng hóa: Kiểm tra tình trạng hàng hóa – bao gồm bao bì, độ nguyên vẹn, hạn sử dụng hoặc lỗi sản phẩm – để xử lý kịp thời nếu phát hiện hư hỏng.
• Phân tích và xử lý sai sót: Phân tích nguyên nhân gây sai lệch, từ lỗi nhập liệu đến mất mát thực tế, và đề xuất biện pháp phòng ngừa, cải tiến quy trình kiểm kê.

2.5 Bước 5: Xử lý hàng hoàn trả và hàng lỗi

Trong quá trình kinh doanh, không tránh khỏi các trường hợp hàng bị trả về từ khách hàng hoặc phát hiện lỗi trong kho. Việc xử lý hàng hóa này cần được quy chuẩn để đảm bảo không ảnh hưởng tới tồn kho và chất lượng dịch vụ.

• Tiếp nhận và phân loại hàng hoàn: Ghi nhận lý do hoàn trả (lỗi sản phẩm, giao sai, đổi size, v.v.), phân loại tình trạng hàng (còn sử dụng được, cần sửa chữa, hoặc loại bỏ).
• Cập nhật kho và hệ thống: Sau khi phân loại, cập nhật vào hệ thống quản lý kho để điều chỉnh tồn kho cho phù hợp.
• Ra quyết định xử lý: Hàng còn sử dụng được có thể tái phân phối, chuyển qua khu vực bán thanh lý, hoặc đưa vào quy trình tái chế/hủy nếu không còn khả năng sử dụng.

Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng hàng hóa trong kho và giảm thiểu rủi ro tồn hàng lỗi.

3. Tham khảo một số mẫu quy trình quản lý kho chi tiết 

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, giảm thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Để hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống kho bài bản và chuyên nghiệp, dưới đây là mẫu quy trình quản lý kho chi tiết mà bạn có thể tham khảo và áp dụng linh hoạt theo từng mô hình kinh doanh.

3.1. Sơ đồ quy trình xuất kho

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho

Khi cần xuất hàng, nhân viên phụ trách sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho, ghi rõ tên hàng, số lượng và mục đích sử dụng. Tùy từng loại hàng hóa, bộ phận liên quan sẽ đảm nhiệm việc lập yêu cầu — ví dụ: nếu là hàng bán ra, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Sau khi tiếp nhận phiếu đề nghị, cấp có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt. Bước này nhằm đảm bảo việc xuất kho được kiểm soát chặt chẽ và có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Nếu phát hiện điểm bất hợp lý, Ban Giám đốc có thể điều chỉnh kịp thời.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho hiện tại, đối chiếu với yêu cầu để xác định khả năng đáp ứng. Nếu số lượng không đủ, bộ phận liên quan sẽ được thông báo để xử lý hoặc điều chỉnh kế hoạch xuất hàng.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho và chứng từ liên quan

Khi được phê duyệt, kế toán lập phiếu xuất kho, thường gồm hai liên: một gửi thủ kho để thực hiện xuất hàng, một lưu tại bộ phận kế toán. Số lượng liên có thể thay đổi theo quy định nội bộ của từng doanh nghiệp.

Bước 5: Tiến hành xuất kho

Thủ kho nhận phiếu, chuẩn bị và bàn giao hàng hóa đúng theo yêu cầu. Người nhận hàng cần ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận lại một liên để đối chiếu.

Bước 6: Cập nhật dữ liệu xuất kho

Sau khi hoàn tất, kế toán cập nhật thông tin xuất hàng lên hệ thống quản lý kho. Việc này giúp theo dõi chính xác lượng hàng xuất – nhập – tồn, hỗ trợ quản lý và lập báo cáo định kỳ.

3.2. Sơ đồ quy trình nhập kho

Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho

Khi các bộ phận có nhu cầu nhập hàng, cần gửi yêu cầu cho bộ phận kho kèm theo thông tin chi tiết: loại hàng, số lượng, thời gian giao hàng… để kho chuẩn bị nhân sự, phương tiện và không gian lưu trữ phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị vị trí lưu trữ

Dựa trên thông tin nhận được, thủ kho tiến hành dọn dẹp, bố trí lại khu vực lưu kho. Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc quản lý hàng tồn như FIFO (nhập trước – xuất trước), LIFO… để sắp xếp hàng hóa hiệu quả.

Bước 3: Kiểm tra hàng khi nhập kho

Khi hàng được giao đến, thủ kho phối hợp với người mua hoặc bên giao hàng để kiểm tra thực tế dựa trên đơn đặt hàng. Nếu có sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, cần lập biên bản và báo cáo Ban Giám đốc để xử lý.

Bước 4: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Sau khi hàng đạt yêu cầu, bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ, kiểm tra thông tin lần cuối và tiến hành lập phiếu nhập kho chính thức.

Bước 5: Hoàn tất nhập kho và cập nhật hệ thống

Hàng hóa được sắp xếp đúng vị trí đã quy định. Cuối cùng, thủ kho cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý kho để đồng bộ thông tin tồn kho toàn hệ thống.

4. 4 yếu tố quan trọng giúp quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả

4.1 Xác định mục tiêu và chiến lược quản lý kho

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược quản lý kho hàng của mình. Mục tiêu này có thể là giảm chi phí tồn kho, tăng cường sự đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng, hay cải thiện hiệu suất sử dụng không gian lưu trữ. Việc định hình được chiến lược quản lý kho sẽ giúp xác định các phương pháp và quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

4.2 Quản lý chuỗi cung ứng

Quy trình quản lý kho hiệu quả có mối liên hệ chặt chẽ với việc quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình để theo dõi và điều phối hoạt động nhập, xuất, và vận chuyển hàng hóa bao gồm việc xác định và giám sát nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, và tối ưu hóa thời gian và quy trình vận chuyển.

4.3 Đào tạo nghiệp vụ quản lý kho

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của nhà máy để xây dựng được một quy trình quản lý kho hiệu quả. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên của mình, trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. 

4.4 Ứng dụng các giải pháp công nghệ và phần mềm quản lý kho thông minh để xây dựng quy trình quản lý kho

Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý kho hiệu quả. Các giải pháp công nghệ 4.0 như hệ thống quản lý kho tự động (WMS), hệ thống mã vạch, và phần mềm quản lý dữ liệu có thể là lời giải cho bài toán tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho, từ việc xác định số lượng hàng tồn kho cho đến quản lý vận chuyển và theo dõi hàng hóa cho doanh nghiệp. 

5. Phần mềm quản lý kho thông minh WMS-X

WMS-X là một phần mềm quản lý kho thông minh, là một module nằm trong hệ thống MES-X (Hệ thống điều hành sản xuất) của VTI Solutions. Nó giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, từ nhập kho, xuất kho, quản lý tồn kho, đến vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất. WMS-X sử dụng công nghệ QR code để theo dõi hàng hóa, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm, giúp tối ưu hóa quy trình kho vận.

Các tính năng nổi bật bao gồm:​

• Quản lý kho theo thời gian thực: Cập nhật liên tục tình trạng nhập – xuất – tồn kho thông qua mã QR và RFID, giúp theo dõi chính xác vị trí và số lượng hàng hóa.​
• Thiết kế sơ đồ kho trực quan: Cho phép thiết kế bố cục kho bằng giao diện kéo – thả, hỗ trợ phân bổ không gian lưu trữ hiệu quả.​
• Tích hợp hệ thống điều hành sản xuất MES-X: Đồng bộ dữ liệu giữa kho và sản xuất, nâng cao hiệu suất vận hành.​
• Hỗ trợ quản lý đa kho: Quản lý nhiều kho hàng cùng lúc với các quy trình nhập – xuất linh hoạt.​
• Tự động hóa quy trình đóng gói: Định nghĩa quy cách đóng gói, in nhãn mã QR, và quản lý quá trình đóng gói sản phẩm.​

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

Nhận tư vấn miễn phí

Kết luận

Một quy trình quản lý kho tối ưu không chỉ là chìa khóa để vận hành trơn tru mà còn là động lực thúc đẩy doanh nghiệp vươn xa, tiết kiệm chi phí và chinh phục lòng tin khách hàng. Hãy biến kho hàng của bạn thành trái tim nhịp nhàng của chuỗi cung ứng, nơi mọi hoạt động đều chính xác, hiệu quả và thông minh. Bắt đầu hành trình nâng tầm quy trình quản lý kho ngay hôm nay, kết hợp công nghệ tiên tiến và giải pháp sáng tạo để viết nên câu chuyện thành công của riêng bạn!

5432104.6/5 - (21 bình chọn)