Theo một khảo sát của PricewaterhouseCoopers (PwC), có khoảng 46% doanh nghiệp hiện nay không có một hệ thống quy trình quản lý kho chuyên nghiệp mang tính tổ chức, khoảng 58% doanh nghiệp không có quy trình rõ ràng và cụ thể để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho. Thực trạng trên là nguyên nhân dẫn tới những hậu quả tiêu cực ảnh hưởng tới chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy đâu là các bước để xây dựng được một quy trình quản lý kho chuẩn?

Định nghĩa về quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho được định nghĩa là một chuỗi các bước được thực hiện để điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng của một doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được xuất nhập, lưu trữ, xử lý và phân phối một cách hiệu quả.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả 

Việc xây dựng một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả đống một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của kho hàng, tăng cường khả năng đáp ứng khách hàng, và nâng cao hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên: Một quy trình quản lý kho chuẩn giúp cho doanh nghiệp sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên của mình như việc đúng và đủ số lượng hàng hoá, không gian lưu trữ, nguồn nhân lực và thời gian. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa hiệu suất hoạt động của kho hàng.

Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa: Xây dựng một quy trình quản lý kho hiệu quả là nền tảng cho các nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tồn kho dư thừa, giảm thiểu rủi ro mất mát và hư hỏng hàng hóa.

Tăng cường độ chính xác thông tin hàng hóa: Các hoạt động quản lý kho được thực hiện bài bản giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và thông tin về hàng hóa trong kho. Việc cải thiện được độ tin cậy của thông tin sẽ tạo tiền đề để giảm thiểu tối đa các sai sót không đáng có cho tổ chức. 

Nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng: Doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt theo mọi loại nhu cầu của khách hàng. Quy trình quản lý kho chuẩn tạo điều kiện cho việc đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hạn chế tối đa việc gián đoạn sản xuất do thất thoát hoặc thiếu nguyên vật liệu, từ đó đảm bảo tiến độ sản xuất diễn ra đúng kế hoạch. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để hàng hoá luôn được cung cấp đúng thời điểm, địa điểm và số lượng yêu cầu, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

Gia tăng lợi nhuận: Một lợi thế to lớn khác của việc xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả chính là sự tối ưu hoá chi phí vận hành, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả, năng suất nhà kho cho các doanh nghiệp sản xuất. Qua đó tạo bản lề cho sự tăng trưởng về mặt lợi nhuận và cải thiện vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường. Như đã đề cập ở trên, lợi nhuận gia tăng cũng sẽ đến từ việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, giảm chi phí phát sinh do thất thoát hay thiếu hàng hóa, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và tiến độ sản xuất được đảm bảo.

04 bước xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 1: Thực hiện quy trình nhập kho

Ở bước đầu tiên trong quy trình, doanh nghiệp sẽ cần phải đảm bảo rằng các bước như nhận hàng, kiểm tra chất lượng, đánh giá số lượng, và lưu trữ hàng hóa vào kho  được thực hiện đúng quy định và được kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót. 

• Nhận kho: Khi hàng hóa được giao từ nhà cung cấp tới kho, doanh nghiệp cần tiến hành xác nhận lại thông tin đơn hàng bao gồm số lượng, chủng loại, mã sản phẩm và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào đi kèm. Điều này đảm bảo độ chính xác của thông tin trên hóa đơn giao hàng nhằm tránh sai sót trong quá trình giao nhận.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi nhận đủ số lượng hàng hóa từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra chất lượng đầu vào (iQC) của hàng hóa bao gồm kiểm tra hình thức, tính nguyên vẹn, chức năng hoặc bất kỳ yêu cầu chất lượng khác tuỳ thuộc vào loại hàng hoá. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào về chất lượng, cần thông báo cho nhà cung cấp và bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp kho hàng

Để tối ưu hóa không gian kho và tạo ra sự thuận lợi cho việc tìm kiếm cũng như truy xuất hàng hoá sau này, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình lưu trữ và sắp xếp kho hiệu quả.

• Phân loại hàng hóa: Hàng hoá cần được phân loại theo chủng loại, kích thước, đặc điểm hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. 
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Dựa trên thể loại hàng và khối lượng của chúng để thiết kế khu vực lưu trữ phù hợp trong kho (VD: các khu vực riêng cho hàng dễ vỡ, khu vực cho hàng cần giữ ẩm, khu vực cho hàng cần lưu trữ theo phương pháp FIFO (First-In, First-Out),…). 
• Đánh số vị trí lưu trữ: Sau khi hàng hóa được phân loại, doanh nghiệp cần đánh số hoặc định danh các vị trí lưu trữ chúng trong kho để có thể xác định rõ ràng vị trí của từng mặt hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa.
• Sắp xếp hàng hóa: Thiết kế quy trình sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý và tiện lợi để tối ưu hóa thời gian và hiệu suất hoạt động của kho hàng. Một số nguyên tắc sắp xếp hàng hóa hiệu quả có thể kể đến như: nguyên tắc ABC (theo giá trị) hoặc ứng dụng hệ thống mã vạch Barcode & QR code. 
• Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng trong kho cần được nhãn dán đầy đủ thông tin bao gồm tên hàng, mã hàng, ngày nhập kho, và vị trí lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết và theo dõi hàng hóa trong kho một cách chính xác và nhanh chóng. 

Bước 3: Thực hiện quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho bao gồm việc xác nhận và ghi nhận yêu cầu xuất kho, chọn hàng hóa, kiểm tra lại chất lượng, số lượng, và thực hiện vận chuyển hàng hoá. 

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Bước đầu tiên đề cập đến việc xác nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Yêu cầu này bao gồm thông tin về số lượng, loại hàng hóa và các yêu cầu khác như địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng.
• Kiểm tra số lượng hàng trong kho: Trước khi thực hiện xuất kho, doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng hàng hóa sẵn có trong kho để đáp ứng yêu cầu xuất kho. Quá trình này bao gồm kiểm tra số lượng hàng hóa và xác nhận tính khả dụng của chúng. Nếu không đủ hàng hoặc không đạt được yêu cầu, cần thông báo cho bộ phận tiêu dùng hoặc khách hàng để xử lý.
• Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: Tại bước này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn hàng bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa, loại hàng, thông tin khách hàng, địa điểm giao hàng và bất kỳ yêu cầu khác.
• Xuất kho đơn hàng: Quá trình này bao gồm việc lấy hàng từ vị trí lưu trữ, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu cùng với đó là chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hóa đơn, phiếu giao hàng để thực hiện xuất kho.

Bước 4: Thiết lập quy trình kiểm kê kho

Quy trình kiểm kê kho là các hoạt động để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót, thất thoát hàng hoá. 

• Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê có thể được lựa chọn theo định kỳ, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. 
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Danh sách cần chuẩn bị bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, mã hàng, số lượng hiện có, và vị trí lưu trữ. Điều này đảm bảo rằng không có hàng hóa nào bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê.
• Kiểm tra số lượng thực tế: Doanh nghiệp sẽ cần phải kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh đối chiếu chúng với thông tin trong danh sách hàng hóa. Nếu như kết quả hàng hóa thực tế bị thiếu sót hoặc dư thừa thì cần được ghi chú lại để xử lý kịp thời. 
• Kiểm tra chất lượng & trạng thái hàng hóa: Ngoài việc kiểm tra số lượng, việc kiểm kê xem xét kích thước, đóng gói, tình trạng hư hỏng, và các thông số khác liên quan đến chất lượng hàng hóa cũng cần được thực hiện để phát hiện xử lý kịp thời trong trường hợp hàng bị lỗi.
• Phân tích và xử lý sai sót: Bước cuối cùng là phân tích kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân của các sai sót, hoặc lỗi của sản phẩm và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. 

4 yếu tố quan trọng giúp quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả

1. Xác định mục tiêu và chiến lược quản lý kho

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược quản lý kho hàng của mình. Mục tiêu này có thể là giảm chi phí tồn kho, tăng cường sự đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng, hay cải thiện hiệu suất sử dụng không gian lưu trữ. Việc định hình được chiến lược quản lý kho sẽ giúp xác định các phương pháp và quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

2. Quản lý chuỗi cung ứng

Quy trình quản lý kho hiệu quả có mối liên hệ chặt chẽ với việc quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình để theo dõi và điều phối hoạt động nhập, xuất, và vận chuyển hàng hóa bao gồm việc xác định và giám sát nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, và tối ưu hóa thời gian và quy trình vận chuyển.

3. Đào tạo nghiệp vụ quản lý kho

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của nhà máy để xây dựng được một quy trình quản lý kho hiệu quả. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên của mình, trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. 

4. Ứng dụng các giải pháp công nghệ và phần mềm quản lý kho thông minh để xây dựng quy trình quản lý kho

Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý kho hiệu quả. Các giải pháp công nghệ 4.0 như hệ thống quản lý kho tự động (WMS), hệ thống mã vạch, và phần mềm quản lý dữ liệu có thể là lời giải cho bài toán tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho, từ việc xác định số lượng hàng tồn kho cho đến quản lý vận chuyển và theo dõi hàng hóa cho doanh nghiệp. 

Xây dựng quy trình Quản lý kho hiệu quả với Hệ thống quản lý kho hàng thông minh WMS-X hàng đầu Việt Nam

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS Là Gì? 5 Phút hiểu rõ về Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Thông Minh 4.0

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

VTI Group achieves hat-trick of awards in Vietnam Top 10 Digital Technology Companies

5432104.6/5 - (21 bình chọn)