Quản lý làm việc theo ca là phương pháp quản lý các loại ca làm việc khác nhau và hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp và lên lịch ca làm việc của nhân viên. Dù khác với phương thức truyền thống có khung giờ làm việc cố định, nhưng quản lý ca kíp vẫn hướng đến mục tiêu chính là thống kê ngày làm việc, theo dõi hiệu suất công việc, tính lương hưởng thực tế…  Hình thức này phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhân sự lớn cần phân chia làm việc theo ca hoặc các công ty có mô hình làm việc đặc biệt theo dự án, hay phân ca đêm/ sáng…

Sắp xếp làm việc theo ca giúp giải quyết được vấn đề gì?

Tối ưu hóa nguồn lực

Một trong những thách thức của nhà quản trị chính là làm sao để sắp xếp công việc phù hợp với năng lực của nhân sự và giảm thiểu tình trạng chênh lệch trong lượng công việc phụ trách của từng nhân sự. Việc sắp xếp và quản lý làm việc theo ca sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ khoa học, tối ưu hóa nhiệm vụ cho từng nhân sự.

Kịp tiến độ và đảm bảo hiệu quả

Mỗi công việc thường có những hạng mục nhỏ xen lẫn nhau và có thể phát sinh những nhiệm vụ mới hay sự thay đổi trong kế hoạch. Do đó, việc sắp xếp ca làm việc sẽ giúp phân rõ nhân sự phụ trách từng mảng cùng khoảng thời gian thực hiện để có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ. Nếu nhân viên bám sát một lịch làm việc có kế hoạch thì hiệu suất công việc cũng sẽ được duy trì.

Linh hoạt sắp xếp ca và phân bổ nhân sự

Làm việc theo ca kíp trở nên phổ biến hơn trong bối cảnh sống chung an toàn với đại dịch covid-19. Từng có thời điểm, các doanh nghiệp buộc phải chia nhỏ nhân sự làm việc theo nhiều ca để hạn chế tụ tập đông người. Vì vậy, sắp xếp ca kíp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ linh hoạt nhân sự và xây dựng kế hoạch làm việc thoải mái, tiện lợi cho nhân viên. Hơn nữa, ngay cả khi đã qua đại dịch, làm việc theo ca cũng sẽ giúp thích ứng nhanh chóng và giải quyết các vấn đề phát sinh như nhân sự nghỉ ốm, chạy dự án dài hạn…

Làm thế nào để quản lý làm việc theo ca hiệu quả

Sắp xếp ca làm việc linh hoạt cho nhân sự rõ ràng mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong môi trường làm việc hiện đại. Tuy vậy, để công việc quản lý ca kíp không trở thành gánh nặng cho các nhà quản trị nhân sự và để duy trì hoạt động ổn định, các doanh nghiệp cần lưu tâm 5 yếu tố quan trọng khi lên lịch làm việc cho nhân viên. 

1. Lên kế hoạch làm việc ít nhất trước 1 tháng

Lên kế hoạch trước 1 tháng là thời điểm lý tưởng để chuẩn bị bắt đầu một lịch làm việc mới. Một kế hoạch làm việc được hoàn thành vào phút cuối không chỉ tạo áp lực cho nhà quản trị mà còn gây hoang mang cho nhân sự. Ngược lại, với một lịch làm việc rõ ràng khoa học sẽ giúp nhà quản trị quản lý hiệu quả công việc của nhân sự và nhân viên sẽ chủ động nắm được ca làm việc cũng như sắp xếp kế hoạch riêng như xin nghỉ phép hoặc đổi ca…

2. Hiểu rõ năng lực của nhân sự

Sắp xếp làm việc theo ca sẽ cho thấy mức độ hiểu rõ trình độ năng lực của nhân viên cũng như cách tối ưu hiệu quả nguồn lực của một nhà quản trị. Thông thường các doanh nghiệp sẽ chỉ quan tâm đến làm sao để đảm bảo có đủ người để làm việc nhưng lại không để ý đến làm sao để tận dụng nguồn lực đang có một cách hiệu quả. Mỗi nhân sự sẽ có thế mạnh, điểm hạn chế, khả năng đáp ứng khác nhau nên việc sắp xếp người phù hợp cho từng ca sẽ giúp công việc được diễn ra xuyên suốt hơn và tránh bị gián đoạn bởi những yếu tố cá nhân.

3. Trao quyền cho nhân sự chủ động trong ca làm việc

Ở môi trường làm việc hiện đại, nếu nhân sự được chủ động trong việc đăng ký ca làm việc thì họ sẽ cảm thấy đang được nhà quản lý tin tưởng và trao quyền tự do, cá nhân hóa thời gian làm việc của mình. Tất nhiên, nhà quản trị không phải lúc nào cũng có thể lên lịch theo nhu cầu của từng nhân sự được nhưng họ có thể tạo ra nhiều ca làm việc linh hoạt để nhân sự có thể lựa chọn.

4. Tạo ra khoảng nghỉ cho nhân sự

Theo một nghiên cứu của TeamStage về chủ đề “Lãng phí thời gian trong công việc” (2022), có hơn 53% nhân sự cho rằng họ sẽ làm việc năng suất hơn nếu có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn trong lúc làm việc. Sẽ có những ca làm việc không tuân theo khung giờ hành chính vì vậy doanh nghiệp sẽ cần phải lưu tâm hơn đến khoảng thời gian nghỉ của nhân viên để họ không bị căng thẳng hay kiệt quệ sức lực. Một số cá nhân đặc biệt như lao động nữ cũng sẽ cần có chính sách nghỉ ngơi riêng theo quy định trong Bộ luật lao động.

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý làm việc theo ca thông minh

Đa số các nhà quản trị cho rằng họ tiêu tốn thời gian và cần nhiều con người để có thể quản lý ca kíp cho một lượng lớn nhân sự. Tuy vậy, trong bối cảnh chuyển dịch sang mô hình văn phòng số, nhà quản trị hoàn toàn có thể lựa chọn một giải pháp chấm công giúp quản lý nhân sự theo ca kíp và sắp xếp khoa học ca làm việc cho nhân viên.

Lựa chọn FaceX cho giải pháp quản lý chấm công theo ca kíp hiệu quả

FaceX là hệ thống quản lý chấm công bằng nhận diện khuôn mặt ứng dụng công nghệ AI thông minh được nghiên cứu và phát triển bởi VTI Solutions. Bên cạnh khả năng ghi nhận dữ liệu check-in, check-out theo thời gian thực, thế mạnh của FaceX là khả năng tùy chỉnh để hỗ trợ linh hoạt các HR trong việc quản lý chấm công với mô hình làm việc theo ca. 

Những khó khăn của quản lý làm việc theo ca đều sẽ được FaceX giải quyết dễ dàng, chỉ cần HR thực hiện một vài thao tác trên hệ thống:

✅ Chấm công theo LỊCH LÀM VIỆC CHUNG

Đối với công ty chỉ có một khung giờ làm việc duy nhất, sau khi chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, dữ liệu check-in/ check-out sẽ được tự động đẩy lên hệ thống quản lý chấm công chung. Chỉ với 01 hệ thống, FaceX hoàn toàn có thể quản lý chấm công cho hàng nghìn nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác.

✅ Chấm công theo LỊCH PHÒNG BAN

Hình thức quản lý chấm công này được thiết lập riêng cho từng phòng ban, bộ phận hay đội dự án có ca làm việc khác nhau. Tính năng này của FaceX đặt biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất đang quản lý hàng nghìn nhân công làm việc theo ca kíp.

✅ Chấm công theo LỊCH CÁ NHÂN

Quản lý chấm công tùy chỉnh linh hoạt cho các cá nhân được hưởng chế độ làm việc đặc biệt như làm việc trong thời gian thai kỳ, ngày đèn đỏ, chăm sóc con nhỏ…

Trải nghiệm tính năng quản lý ca kíp của FaceX thông qua buổi demo 1:1 cùng VTI Solutions. Đăng ký tại đây