1. Kiểm kê hàng tồn kho

1.1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác minh số lượng và tình trạng thực tế của các mặt hàng đang được lưu giữ trong kho tại một thời điểm nhất định. Nói cách khác, đây là một trong những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho với dữ liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán hoặc hệ thống quản lý kho.

Hoạt động này không chỉ đơn thuần là đếm số lượng mà còn bao gồm việc đánh giá chất lượng hàng hóa như phát hiện hàng bị hư hỏng, quá hạn sử dụng hoặc lỗi, nhằm đảm bảo số liệu trên giấy tờ phản ánh đúng thực trạng trong kho.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho có thể được tiến hành theo định kỳ (hàng tháng, quý, năm) hoặc đột xuất khi có nghi ngờ sai lệch hoặc theo yêu cầu kiểm toán. Mục đích chính của kiểm kê là đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác, hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính, lên kế hoạch sản xuất, mua hàng, dự báo nhu cầu và quản lý doanh thu, chi phí hiệu quả.

1.2 Những sai lầm phổ biến trong phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Dù đã áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót phổ biến khiến việc quản lý không hiệu quả. Dưới đây là những lỗi thường gặp:

• Không tổ chức kho hàng khoa học và rõ ràng
  Việc sắp xếp hàng hóa lộn xộn, thiếu sơ đồ kho hoặc phân khu kiểm kê cụ thể gây khó khăn trong quá trình đếm số lượng, dễ dẫn đến sai sót và bỏ sót hàng tồn.
• Nhân viên kiểm kê thiếu kỹ năng và đào tạo bài bản
  Thiếu kiến thức về quy trình kiểm kê hoặc kỹ năng sử dụng công cụ kiểm kê làm tăng nguy cơ báo cáo sai số liệu, gây thất thoát hàng hóa và sai lệch dữ liệu tồn kho.
• Bỏ qua bước đối chiếu số liệu tồn kho ban đầu
  Không xác minh, so sánh số liệu tồn kho hiện tại với dữ liệu trước đó khiến kết quả kiểm kê không phản ánh chính xác thực trạng kho, ảnh hưởng đến kế hoạch nhập hàng và quản lý tồn kho.
• Chậm trễ xử lý các sai sót trong quá trình kiểm kê
  Việc không giải quyết kịp thời các lỗi phát sinh dù nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và làm giảm hiệu quả kiểm soát kho.
• Không kiểm kê chi tiết theo từng phiên bản sản phẩm
  Thống kê tổng thể mà không phân biệt theo kích thước, màu sắc, hoặc ngày sản xuất sẽ gây khó khăn trong việc quản lý chính xác tồn kho và ra quyết định nhập hàng hợp lý.
• Thiếu quy trình xử lý hàng tồn kho rõ ràng
  Không có phương pháp phân loại và xử lý hàng tồn kho tồn đọng, hàng hết hạn hoặc hàng lỗi làm sai lệch số liệu kiểm kê và gây lãng phí nguồn lực.
• Quản lý vật dụng cá nhân của nhân viên lỏng lẻo
  Thiếu kiểm soát trong việc sử dụng và bảo quản hàng hóa có thể dẫn đến thất thoát trong quá trình kiểm kê.
• Phụ thuộc quá nhiều vào dịch vụ kiểm kê thuê ngoài, thiếu kiểm soát nội bộ
  Khi doanh nghiệp không chủ động giám sát, kết quả kiểm kê có thể không chính xác, thiếu kịp thời, ảnh hưởng đến quyết định quản lý kho.

Nhận diện và khắc phục những sai lầm phổ biến này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho, nâng cao độ chính xác số liệu, giảm thiểu thất thoát và cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng.

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng và giá trị hàng hóa trong kho. Áp dụng đúng phương pháp kiểm kê không chỉ giúp phát hiện nhanh các sai sót, thất thoát mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu quy trình vận hành kho hàng.

2.1. Phương pháp kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho vào một thời điểm cụ thể theo lịch trình đã được xác định trước, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Mục đích của phương pháp này là đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quản lý, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Khác với kiểm kê liên tục, kiểm kê định kỳ không được thực hiện liên tục mà tập trung vào cuối kỳ để xác định giá trị tồn kho thực tế. Dữ liệu kiểm kê cuối kỳ sẽ được dùng làm cơ sở điều chỉnh sổ sách kế toán, giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa tồn kho.

Ưu điểm:

• Thực hiện kiểm kê toàn bộ kho một cách đồng bộ và có hệ thống.
• Dễ dàng áp dụng, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa và số lượng lớn.
• Giảm bớt áp lực công việc kiểm kê thường xuyên.

Nhược điểm:

• Không cập nhật số liệu tồn kho liên tục, có thể dẫn đến sai lệch trong quá trình kinh doanh.
• Khó phát hiện kịp thời các sai sót hoặc thất thoát trong kho.

2.2. Phương pháp kiểm kê thường xuyên (Kiểm kê liên tục)

Kiểm kê thường xuyên, hay còn gọi là kiểm kê liên tục (Perpetual Inventory), là phương pháp kiểm kê ghi nhận và cập nhật số lượng hàng tồn kho ngay khi có các biến động như nhập hàng, xuất hàng hoặc điều chỉnh.

Phương pháp này thường sử dụng các phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP để theo dõi liên tục số lượng hàng hóa, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác và kịp thời về tình hình tồn kho bất kỳ lúc nào.

Ưu điểm:

• Cập nhật số liệu tồn kho liên tục và chính xác.
• Giúp nhà quản lý nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và kinh doanh.
• Phát hiện sai sót và thất thoát kịp thời.

Nhược điểm:

• Yêu cầu hệ thống quản lý và nhân sự vận hành chuyên nghiệp.
• Chi phí đầu tư phần mềm và công nghệ cao hơn so với kiểm kê định kỳ.

2.3. Phương pháp kiểm kê ngẫu nhiên

Kiểm kê ngẫu nhiên là phương pháp lựa chọn một số mặt hàng hoặc khu vực trong kho để kiểm tra một cách bất ngờ, không theo lịch trình cố định hoặc kiểm kê toàn bộ kho. Mục tiêu là đánh giá sơ bộ tình trạng hàng tồn kho và phát hiện các sai lệch có thể xảy ra.

Phương pháp này giúp giảm khối lượng công việc kiểm kê và hạn chế khả năng gian lận hoặc can thiệp vì các mặt hàng được chọn ngẫu nhiên và không được báo trước.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Tăng tính công bằng và minh bạch trong quá trình kiểm kê.
• Phù hợp với doanh nghiệp có kho lớn và nhiều loại hàng hóa.

Nhược điểm:

• Độ chính xác phụ thuộc vào mẫu được chọn, có thể không phản ánh toàn bộ thực trạng kho.
• Cần kết hợp với các phương pháp kiểm kê khác để đạt hiệu quả cao hơn.

2.4. Phương pháp kiểm kê bằng công nghệ (mã vạch, RFID, phần mềm quản lý kho)

Việc áp dụng công nghệ hiện đại trong kiểm kê hàng tồn kho ngày càng phổ biến nhằm nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

• Mã vạch (Barcode) và QR Code: Sử dụng thiết bị quét để nhanh chóng nhận diện, đếm và ghi nhận thông tin hàng hóa, giúp giảm lỗi do con người và tăng tốc độ kiểm kê.
• Công nghệ RFID: Sử dụng thẻ RFID và đầu đọc để tự động thu thập dữ liệu về hàng tồn kho mà không cần tiếp xúc trực tiếp. RFID có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn mã vạch và có thể quét đồng thời nhiều sản phẩm, giúp tự động hóa quy trình nhập xuất và kiểm kê.
• Phần mềm quản lý kho: Hỗ trợ theo dõi, cập nhật số liệu tồn kho theo thời gian thực, lập báo cáo, cảnh báo tồn kho và quản lý vị trí hàng hóa trong kho.

Ưu điểm:

• Nâng cao độ chính xác và hiệu quả kiểm kê.
• Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Hỗ trợ quản lý kho thông minh, nâng cao năng suất vận hành.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu khá cao.
• Cần đào tạo nhân viên và duy trì hệ thống công nghệ.

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chuẩn xác

Việc áp dụng một phương pháp kiểm kê hàng tồn kho bài bản là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đảm bảo dữ liệu chính xác, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là quy trình được chuẩn hóa theo nhiều phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiện nay:

Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê

• Xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian kiểm kê: Định rõ mục đích kiểm kê (kiểm tra chính xác số lượng, đánh giá chất lượng, phục vụ báo cáo tài chính…), phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho hay một phần) và thời gian thực hiện.
• Lập kế hoạch chi tiết: Chuẩn bị nhân sự tham gia, công cụ hỗ trợ (máy quét mã vạch, phần mềm, biểu mẫu kiểm kê), phương pháp kiểm kê phù hợp.
• Phân công nhiệm vụ: Giao trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm kiểm kê để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và tránh chồng chéo.
• Thông báo lịch kiểm kê: Thông báo đến các bộ phận liên quan để phối hợp, tránh nhập xuất hàng hóa trong thời gian kiểm kê.
• Tạm dừng nhập xuất hàng hóa: Để đảm bảo số liệu kiểm kê chính xác, cần ngừng mọi hoạt động nhập, xuất kho trong quá trình kiểm kê.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê thực tế

• Lập bảng kê hàng tồn kho chi tiết: Dựa trên dữ liệu từ phần mềm quản lý hoặc sổ sách hiện có để chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm kê.
• Tổ chức nhóm kiểm kê: Mỗi nhóm ít nhất 2 người để hỗ trợ kiểm tra chéo, đảm bảo tính chính xác.
• Đếm số lượng hàng hóa: Thực hiện đếm theo từng khu vực, loại hàng, vị trí lưu trữ cụ thể.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đánh giá tình trạng bao bì, hạn sử dụng, phân loại hàng hóa thành hàng tốt, hàng hư hỏng hoặc lỗi.
• Ghi chép kết quả: Cập nhật đầy đủ, chính xác kết quả kiểm kê vào biểu mẫu hoặc hệ thống.
• Chụp ảnh, quay video: Nếu cần thiết, ghi lại hình ảnh làm bằng chứng cho kết quả kiểm kê.

Bước 3: Đối chiếu kết quả kiểm kê

• So sánh số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống hoặc sổ sách: Đánh giá sự khác biệt giữa số lượng đếm được và số liệu ghi nhận.
• Đối chiếu chéo giữa các phiếu kiểm kê: Kiểm tra tính nhất quán giữa các nhóm kiểm kê để phát hiện sai lệch.
• Đếm lại khi có chênh lệch: Nếu phát hiện sai số, tiến hành đếm lại để xác nhận kết quả chính xác.

Bước 4: Xử lý chênh lệch và điều chỉnh số liệu

• Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Tìm hiểu lý do gây ra sai lệch như thất thoát, hư hỏng, sai sót trong ghi chép.
• Giải trình và xác nhận: Người quản lý kho hoặc bộ phận liên quan giải thích và xác nhận nguyên nhân chênh lệch.
• Điều chỉnh số liệu: Cập nhật, điều chỉnh số liệu tồn kho trên hệ thống và sổ sách dựa trên kết quả kiểm kê thực tế.

Bước 5: Lập biên bản kiểm kê và hoàn tất quy trình

• Soạn thảo biên bản kiểm kê: Ghi rõ kết quả kiểm kê, các chênh lệch phát hiện và đề xuất phương án xử lý.
• Ký xác nhận: Yêu cầu các bên liên quan ký vào biên bản để làm căn cứ đối chứng.
• Lưu trữ biên bản: Bảo quản biên bản kiểm kê để phục vụ cho việc kiểm tra, đối soát và báo cáo sau này.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến quy trình kiểm kê

• Điều tra nguyên nhân sai sót: Nếu có sai sót hoặc vấn đề phát sinh, tiến hành phân tích và đề xuất biện pháp khắc phục.
• Rút kinh nghiệm: Tổng kết, học hỏi từ quá trình kiểm kê để cải tiến, cập nhật quy trình cho những lần kiểm kê tiếp theo nhằm nâng cao hiệu quả.

Quy trình này giúp đảm bảo kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện một cách bài bản, chính xác, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả và minh bạch hơn.

4. Cách lập bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa hiệu quả

4.1 Xác định dữ liệu cần thiết để lập bảng kê

• Tồn kho đầu kỳ: Số lượng hàng hóa có trong kho tại thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo.
• Số lượng nhập kho trong kỳ: Tổng số hàng hóa nhập vào kho trong kỳ (từ nhà cung cấp hoặc sản xuất nội bộ).
• Số lượng xuất kho trong kỳ: Tổng số hàng hóa xuất ra khỏi kho (bán hàng, sử dụng nội bộ, tiêu hao).
• Tồn kho cuối kỳ: Được tính bằng tồn kho đầu kỳ cộng nhập kho trừ xuất kho.
• Ngoài ra, có thể bổ sung thông tin như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp, giá trị hàng tồn kho để quản lý và báo cáo hiệu quả hơn.

4.2 Thiết kế cấu trúc bảng kê nhập xuất tồn

• Các cột cơ bản cần có gồm:
  | STT | Mã hàng | Tên hàng | Đơn vị tính | Ngày nhập | Số lượng nhập | Ngày xuất | Số lượng xuất | Tồn kho hiện tại |
• Định dạng dữ liệu phù hợp:
  • Cột ngày nhập, ngày xuất định dạng kiểu Date.
  • Cột số lượng định dạng kiểu Number để tránh lỗi nhập liệu.
  • Cột mã hàng, tên hàng định dạng Text để giữ nguyên định dạng mã.
• Áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để cảnh báo tồn kho thấp hoặc âm, giúp quản lý kịp thời.

4.3 Lập bảng kê nhập xuất tồn bằng Excel (hoặc phần mềm quản lý)

• Tạo các sheet riêng biệt cho thông tin doanh nghiệp, nhập xuất kho, danh mục hàng hóa và bảng tổng hợp.
• Sử dụng hàm như SUMIF, VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tổng hợp và liên kết dữ liệu giữa các bảng, giúp tự động hóa và giảm sai sót.
• Cập nhật số liệu nhập xuất hàng ngày hoặc theo kỳ để theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho.
• Lập công thức tính tồn kho hiện tại dựa trên số liệu nhập, xuất và tồn đầu kỳ.

Lưu ý: Dưới đây là tác dụng ngắn gọn của các hàm:

• SUMIF: Tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện cho trước.
• VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị theo cột dọc trong bảng và trả về kết quả tương ứng.
• XLOOKUP: Phiên bản nâng cao của VLOOKUP, tìm kiếm linh hoạt theo hàng hoặc cột, hỗ trợ xử lý lỗi tốt hơn.

4.4 Tổng hợp và báo cáo

• Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng để phục vụ báo cáo định kỳ.
• Theo dõi các chỉ số như tồn kho tối thiểu, tồn kho thực tế để hỗ trợ ra quyết định nhập hàng, sản xuất.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tránh thất thoát mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh luôn diễn ra suôn sẻ, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường. Đó chính là lý do vì sao việc áp dụng công nghệ quản lý kho hiện đại trở thành yếu tố then chốt trong thành công của doanh nghiệp.

WMSX- hệ thống quản lý kho thông minh của VTI Solutions tự động hóa kiểm kê, theo dõi tồn kho thời gian thực và nâng cao độ chính xác, giúp bạn tối ưu nguồn lực và ra quyết định nhanh chóng.Đừng để quản lý kho trở thành gánh nặng! Liên hệ ngay VTI Solutions để trải nghiệm giải pháp WMSX tối ưu cho doanh nghiệp bạn.

Nhận tư vấn miễn phí

5. FAQ – Các câu hỏi thường gặp về phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

5.1  Bao lâu nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho?

Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp. Việc kiểm kê có thể được thực hiện định kỳ theo tháng, quý hoặc năm. Đối với những doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn hoặc sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, việc kiểm kê thường xuyên hơn, như hàng tuần hoặc hàng ngày, sẽ giúp kiểm soát chính xác và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

5.2 Làm thế nào để phát hiện thất thoát trong kho hàng?

Thất thoát trong kho thường xuất phát từ các sai sót trong ghi nhận, hư hỏng sản phẩm, trộm cắp hoặc quản lý kho không hiệu quả. Để phát hiện kịp thời, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất, đồng thời xây dựng quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, tăng cường an ninh kho như lắp đặt camera giám sát, kiểm soát quyền truy cập và đào tạo nhân viên quản lý kho bài bản.

5.3 Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho nào được đánh giá tốt nhất hiện nay?

Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý kho uy tín như WMSX của VTI Solutions, KiotViet, Sapo POS hay Ecount. Các phần mềm này giúp tự động hóa quy trình kiểm kê, quản lý xuất nhập kho chính xác, tích hợp công nghệ mã vạch và cung cấp báo cáo chi tiết, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho và giảm thiểu sai sót hiệu quả.

6. Kết luận

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn xác đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả quản lý kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn lực, giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Việc áp dụng một quy trình kiểm kê hay phương pháp kiểm kê hàng tồn kho  bài bản không chỉ đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho mà còn góp phần cải thiện hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách toàn diện.

Tại VTI Solutions, chúng tôi cam kết đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc xây dựng và triển khai các giải pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, giúp tối ưu hóa quản lý kho và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

Hãy liên hệ với VTI Solutions ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm các giải pháp quản lý kho tiên tiến, phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn.

Nhận tư vấn

5432100/5 - (0 bình chọn)