English
日本語
Share
Cải tiến quy trình liên tục là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của một công ty sản xuất trong thời đại 4.0. Trong bài viết này, VTI Solutions sẽ giới thiệu phương pháp Lean Six Sigma, sự kết hợp giữa Lean Manufacturing và Six Sigma, để tạo ra một tổ hợp các phương pháp hiệu quả trong việc giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và xây dựng lực lượng lao động hiệu quả, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho nhà sản xuất.
1. Lean Six Sigma là gì?
Lean Six Sigma là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Điểm đặc biệt của phương pháp này nằm ở việc kết hợp hai triết lý nổi tiếng: Lean (Tinh gọn) và Six Sigma.
Nếu như Lean tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất và dịch vụ, thì Six Sigma hướng đến việc giảm thiểu sai sót, biến động để đảm bảo chất lượng gần như hoàn hảo. Nhờ sự kết hợp này, Lean Six Sigma giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao chất lượng và tốc độ thực hiện công việc.
Lean Six Sigma không chỉ giúp doanh nghiệp “làm đúng việc” như Lean mà còn “làm việc đúng” như Six Sigma. Nói cách khác, doanh nghiệp vừa loại bỏ những phần thừa thãi trong quy trình, vừa giảm thiểu rủi ro sai sót. Kết quả đạt được là hiệu suất tăng cao, chi phí giảm đáng kể và chất lượng sản phẩm, dịch vụ được nâng tầm.
Ví dụ thực tế:
- Trong sản xuất, Lean Six Sigma giúp giảm thời gian dừng máy, giảm phế phẩm và tăng năng suất.
- Trong dịch vụ (ngân hàng, y tế, logistics…), nó giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm sai sót trong giao dịch hoặc hồ sơ.
2. Lịch sử và nguồn gốc của Lean Six Sigma
2.1. Nguồn gốc của Lean
Triết lý Lean có nguồn gốc từ Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) tại Nhật Bản vào những năm 1950. Sau Thế chiến II, Toyota phải đối mặt với nhiều khó khăn: nguồn lực khan hiếm, thị trường trong nước nhỏ và sức ép cạnh tranh từ các hãng xe phương Tây.
Trong bối cảnh đó, các kỹ sư Taiichi Ohno và Eiji Toyoda đã phát triển TPS với mục tiêu loại bỏ tối đa lãng phí trong sản xuất và chỉ tập trung vào những hoạt động thực sự tạo giá trị cho khách hàng. Triết lý này sau đó được phương Tây nghiên cứu và khái quát lại dưới tên gọi “Lean Manufacturing”, rồi dần mở rộng sang các ngành dịch vụ và quản trị.
2.2. Sự ra đời của Six Sigma
Trong khi Lean phát triển mạnh ở Nhật Bản, thì Six Sigma lại ra đời tại Mỹ. Vào giữa những năm 1980, tập đoàn Motorola đối mặt với tỷ lệ sai lỗi sản phẩm rất cao, khiến chi phí chất lượng trở thành gánh nặng lớn. Để giải quyết, kỹ sư Bill Smith của Motorola đã giới thiệu khái niệm Six Sigma, tập trung vào việc giảm biến động trong quy trình sản xuất và đưa tỷ lệ sai lỗi xuống mức cực thấp.
Nhờ Six Sigma, Motorola đã tiết kiệm hàng tỷ USD và phương pháp này nhanh chóng được các tập đoàn lớn khác như General Electric (GE) áp dụng rộng rãi.
3. Các giai đoạn Lean Six Sigma là gì?
5 giai đoạn của Lean Six Sigma cũng chính là 5 giai đoạn của chiến lược DMAIC của Six Sigma, bao gồm:
3.1. Xác định (Define)
Đây là giai đoạn đầu tiên của phương pháp Lean Six Sigma, có nhiệm vụ chuẩn bị và xác định các yêu cầu/vấn đề. Trong giai đoạn này, tổ chức cần thực hiện các nhiệm vụ như xác định vấn đề, xác định các bên liên quan, thành lập nhóm dự án, lập kế hoạch lịch trình, v.v.,..Mục tiêu cuối cùng là xác định các vấn đề ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
3.2. Đo lường (Measure)
Mục tiêu của giai đoạn thứ 2 này là đánh giá hiệu suất của quy trình hiện tại để thu thập dữ liệu về những yếu tố đang gây ra sự cố sản xuất.
Giai đoạn đo lường là rất quan trọng vì bản chất chính là giai đoạn thu thập dữ liệu. Đây cũng là giai đoạn tốn rất nhiều thời gian và công sức nếu tổ chức không áp dụng các công cụ dành riêng cho việc thu thập dữ liệu (thường được gọi là kinh doanh thông minh) như ma trận Ishikawa, hoặc phân tích rủi ro FMECA,…
3.3. Phân tích (Analyze)
Khi tất cả dữ liệu đã được thu thập, mục tiêu sau đó là ưu tiên các điểm cần phân tích, bằng cách nhắm mục tiêu đến các nguyên nhân có tác động đáng kể tạo nên các khiếm khuyết của quy trình. Các nguyên nhân gây ra sự thay đổi nhiều nhất sẽ được ưu tiên giải quyết. Giai đoạn phân tích này bao gồm cả phân tích quy trình và phân tích dữ liệu trước khi thực hiện các giải pháp.
3.4. Cải thiện (Improve)
Khi đã hoàn thành phân tích và tổ chức đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, giai đoạn tiếp theo chính là phát triển các giải pháp. Giai đoạn cải tiến là giai đoạn mà nhóm thực hiện phải suy nghĩ về các giải pháp, thúc đẩy các thay đổi trong quy trình, thực hiện các giải pháp và sau đó thu thập dữ liệu để xác nhận rằng có một cải tiến có thể đo lường được.
3.5. Kiểm tra (Control)
Giai đoạn kiểm soát Lean Six Sigma là giai đoạn mà kết quả của các nghiên cứu cải tiến được đánh giá, kết quả là tạo ra quy trình mới. Trong giai đoạn kiểm soát này, tổ chức phải lập một kế hoạch giám sát để tiếp tục đo lường mức độ thành công của quy trình và phát triển một kế hoạch can thiệp trong trường hợp hiệu suất giảm sút hoặc bất kỳ lỗi nào phát sinh.
4. Các nguyên tắc cốt lõi của Lean Six Sigma
4.1. Đặt khách hàng làm trọng tâm
Trong Lean Six Sigma, mọi hoạt động cải tiến đều phải xuất phát từ nhu cầu của khách hàng. Khách hàng là người quyết định giá trị, vì vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ điều gì mang lại giá trị cho họ và điều gì là lãng phí.
Khi đặt khách hàng làm trung tâm, tổ chức có thể điều chỉnh quy trình để đáp ứng đúng mong đợi, từ chất lượng sản phẩm, dịch vụ cho đến tốc độ cung ứng. Đây là nền tảng đảm bảo mọi cải tiến không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
4.2. Xem trọng dữ liệu và dữ kiện
Lean Six Sigma nhấn mạnh việc đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế chứ không phải cảm tính. Mỗi cải tiến, mỗi thay đổi đều cần được phân tích thông qua dữ liệu thống kê, báo cáo và quan sát cụ thể. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp xác định đúng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệu chứng bề ngoài. Từ đó, giải pháp đưa ra vừa khoa học, vừa bền vững, hạn chế được việc thử sai tốn kém.
4.3. Linh hoạt trong quản lý
Trong một môi trường kinh doanh luôn biến động, sự linh hoạt là yếu tố sống còn. Lean Six Sigma không áp đặt những quy trình cứng nhắc, mà cho phép tùy chỉnh và thích nghi với từng tình huống cụ thể.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng ứng phó với sự thay đổi của thị trường, yêu cầu của khách hàng hay những biến động nội bộ. Linh hoạt trong quản lý còn giúp các nhóm làm việc phát huy tính sáng tạo, tìm ra những giải pháp cải tiến hiệu quả hơn.
4.4. Không có rào cản trong kết nối
Một trong những rào cản lớn nhất trong tổ chức là sự chia cắt giữa các phòng ban. Lean Six Sigma khuyến khích loại bỏ rào cản này để thúc đẩy sự kết nối và hợp tác.
Khi thông tin được chia sẻ minh bạch và dòng công việc liền mạch giữa các bộ phận, quy trình sẽ trở nên trơn tru hơn, hạn chế sai sót và giảm thời gian xử lý. Văn hóa “không rào cản” cũng giúp tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên, tạo môi trường làm việc cởi mở và hiệu quả.
4.5. Không thể tránh khỏi sai lầm
Lean Six Sigma thừa nhận rằng sai lầm là điều tất yếu trong bất kỳ quy trình nào. Thay vì cố gắng phủ nhận hoặc che giấu, phương pháp này khuyến khích doanh nghiệp coi sai lầm như cơ hội để học hỏi và cải tiến.
Bằng cách ghi nhận, phân tích và rút kinh nghiệm từ sai sót, tổ chức có thể cải thiện quy trình và ngăn ngừa lỗi tái diễn trong tương lai. Chính tư duy này giúp Lean Six Sigma trở thành một hệ thống cải tiến liên tục, không ngừng hoàn thiện để tiến gần hơn đến mức tối ưu.
5. Ưu điểm của Lean Six Sigma
Việc thực hiện phương pháp Lean Six Sigma giúp tổ chức đạt được lợi nhuận về tài chính, nhưng trên hết là lợi nhuận vô hình liên quan đến tất cả các tác nhân của dự án: lòng trung thành của khách hàng, niềm tin của cổ đông, sự tham gia và động lực của nhân viên, hình ảnh thương hiệu, v.v. qua đó giúp khẳng định vị thế và gia tăng năng lực cạnh tranh.
Các doanh nghiệp ngày nay luôn phải đối mặt với chi phí và sự cạnh tranh ngày càng tăng. Lean Six Sigma giúp nhà sản xuất khắc phục những vấn đề này và cải thiện hiệu suất kinh doanh theo một số cách:
- Tăng lợi nhuận: Lean Six Sigma giúp hợp lý hóa các quy trình của tổ chức bao gồm sản xuất nhanh hơn và hiệu quả hơn mà không làm giảm chất lượng và tất nhiên không tăng chi phí. Nói một cách đơn giản, với LSS, nhà sản xuất tạo ra những sản phẩm chất lượng với chi phí, nguồn lực và thời gian tối thiểu.
- Giảm chi phí: Lean Six Sigma cho phép công ty liên tục cải tiến các quy trình của mình. Do đó, việc giảm chi phí có thể thực hiện bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ không tạo ra giá trị gia tăng (loại bỏ lãng phí) và bằng cách giải quyết các vấn đề khác nhau cho mỗi quy trình (loại bỏ các khuyết tật trên sản phẩm gây ảnh hưởng cho khách hàng).
- Cải thiện hiệu quả và năng suất: Với LSS, doanh nghiệp tạo ra các quy trình hiệu quả hơn và tối đa hóa nỗ lực của mình để cung cấp một sản phẩm tuyệt vời đến tay từng khách hàng. Vì vậy, công ty sản xuất nhiều sản phẩm hơn và có thể đáp ứng nhiều khách hàng hơn.
- Giảm thiểu sai sót: Nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất của bất kỳ công ty nào, khi có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ công ty. Trong trường hợp giao hàng nguyên vật liệu bị chậm trễ thì toàn bộ chu kỳ sản xuất sẽ bị đình trệ. Một quy trình Lean Six Sigma hiệu quả giúp giảm thiểu tỷ lệ lỗi, qua đó giảm thiểu các sai sót trong quá trình cung ứng và sản xuất
- Cải thiện sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng: Mục tiêu cuối cùng của Lean Six Sigma chính là nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Việc nâng cao năng suất và cả chất lượng sản phẩm sẽ tạo nên các sản phẩm hoàn hảo đến tay khách hàng, qua đó giúp tổ chức xây dựng lòng trung thành và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Trên quy mô cá nhân, phương pháp Lean Six Sigma ảnh hưởng đến nhân viên của công ty theo hướng tích cực bằng cách khuyến khích họ cải thiện khả năng và năng suất làm việc. Bằng cách tham gia thành công vào các dự án LSS, nhân viên sẽ tự củng cố niềm tin vào bản thân và tinh thần cống hiến cho công ty, qua đó góp phần tạo nên một tổ chức vững mạnh.
6. Hãy bắt đầu với Lean Six Sigma cùng hệ thống điều hành sản xuất MESX
Lean Six Sigma không chỉ là một phương pháp của các quy trình riêng lẻ, mà là triết lý của sự cải tiến liên tục nói chung. Do đó, điều quan trọng là Lean Six Sigma được tích hợp như một phần không thể thiếu của chiến lược tổng thể của công ty.
Bắt tay vào thay đổi tổ chức theo hướng cải tiến liên tục có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu sự thay đổi không được chấp nhận trong toàn công ty. Nó đòi hỏi tất cả mọi người và quy trình phải thay đổi. Do đó, bạn cần có sự hiểu biết chung ở mọi cấp độ trong tổ chức của mình về các mục tiêu và các quy tắc cơ bản của hai cách tiếp cận Lean và Six Sigma.
Giải pháp Lean Six Sigma giúp loại bỏ các quy trình lãng phí, các hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao, kiểm soát tốt các vấn đề và hỗ trợ cải tiến liên tục.
Khi kết hợp cùng hệ thống điều hành sản xuất MESX của VTI Solutions, Lean Six Sigma không còn dừng ở lý thuyết mà trở thành công cụ thực tiễn, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ dây chuyền sản xuất theo thời gian thực. MESX cung cấp dữ liệu tức thời, minh bạch, là nền tảng để triển khai các bước phân tích và cải tiến của Six Sigma, đồng thời duy trì sự tinh gọn theo triết lý Lean.
Đặc điểm nổi bật của MESX:
- Loại bỏ lãng phí, tối ưu dòng chảy: MESX quản lý toàn diện quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch đến báo cáo thời gian thực, giúp giảm thao tác thừa và rút ngắn vòng đời sản xuất.
- Dựa trên dữ liệu chính xác: Các module tích hợp (MESCore, WMSX, QMSX, MMSX, TMSX, PMSX) cung cấp dữ liệu tập trung, hỗ trợ phân tích và cải tiến theo phương pháp Six Sigma.
- Linh hoạt, thích nghi nhanh: MESX cho phép lập kế hoạch sản xuất ngay cả khi chưa có ERP, tăng tính chủ động và khả năng phản ứng với biến động thị trường.
- Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình: Ứng dụng IoT, AI, QR code, RFID, Pick to light để giảm sai sót thủ công, đảm bảo chất lượng ổn định và tinh gọn vận hành theo Lean.
- Cải tiến liên tục dựa trên kiểm soát sai lỗi: Báo cáo trực quan và cảnh báo chi tiết thời gian thực giúp phát hiện nguyên nhân gốc rễ và thực hiện cải tiến kịp thời.
Hãy coi giải pháp MES như một sự bổ sung cho sản xuất tinh gọn và sự bổ sung này thậm chí đưa các khía cạnh sản xuất sẵn có ra khỏi giới hạn của nó. Giải pháp hỗ trợ, củng cố và giúp thực hiện các phương pháp tối ưu cho việc tinh giản hóa. Điều quan trọng là nó có dữ liệu đáng tin cậy ; “mỏ vàng” thông lưu trữ trong hệ thống MES giúp cung cấp và thúc đẩy quá trình sản xuất Lean Six Sigma cải tiến liên tục . Đó là lý do tại sao giải pháp MES rất quan trọng.
