Trong hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất, việc lập kế hoạch sản xuất đóng vai trò then chốt giúp kiểm soát dòng nguyên vật liệu, đảm bảo tiến độ giao hàng và tối ưu hiệu suất sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng đúng loại kế hoạch phù hợp với mô hình hoạt động của mình. Tùy vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại kế hoạch khác nhau để cân bằng giữa năng lực sản xuất và nhu cầu thị trường. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại kế hoạch sản xuất phổ biến và cách vận dụng chúng hiệu quả trong thực tế.

1. Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là một hệ thống các quyết định, chiến lược và chi tiết hóa các hoạt động sản xuất cần thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoặc tổ chức có khả năng sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả với hiệu suất cao. Kế hoạch sản xuất bao gồm việc xác định mục tiêu sản xuất, quyết định về nguồn lực cần thiết, và lên lịch thực hiện các công việc, công đoạn trong quá trình sản xuất.

Việc lập kế hoạch sản xuất là quá trình tạo ra một bản kế hoạch chi tiết để tổ chức và điều phối các hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng một cách hiệu quả và hiệu suất cao.

Kế hoạch sản xuất thường bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu sản xuất: Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất, chất lượng yêu cầu, và thời gian hoàn thành. Điều này giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng cho hoạt động sản xuất.
• Quy trình sản xuất: Mô tả chi tiết từng bước trong quá trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu đến hoàn thiện sản phẩm cuối cùng. Quy trình này cần được thiết kế để tối ưu hóa hiệu quả và đảm bảo chất lượng.
• Tài nguyên cần thiết: Liệt kê tất cả các tài nguyên cần có, bao gồm nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, nhân lực, và công nghệ. Phần này cũng ước tính chi phí cho từng loại tài nguyên.
• Lịch trình thực hiện: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng giai đoạn sản xuất, giúp điều phối các hoạt động một cách hiệu quả.

Lập kế hoạch sản xuất là hoạt động quản lý nhằm xác định trước những gì cần làm, làm như thế nào, khi nào làm, và ai sẽ làm trong quá trình sản xuất. Đây là một công việc mang tính chiến lược, đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường và tài nguyên có sẵn.

2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất đóng vai trò như một bản đồ chỉ dẫn cho toàn bộ hoạt động sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm, và đáp ứng đúng hạn các đơn hàng. Đồng thời, kế hoạch này cũng là cơ sở để theo dõi, đánh giá hiệu quả sản xuất và điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi trong thị trường hoặc điều kiện sản xuất.

• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên

Việc lập kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp xác định một cách chính xác các nguồn lực cần thiết, bao gồm nguyên liệu, máy móc, và lao động. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí, từ đó tối ưu chi phí sản xuất cho tổ chức.

• Tăng hiệu suất sản xuất cho nhà máy

Kế hoạch sản xuất giúp tăng hiệu suất của quá trình sản xuất bằng cách xác định các quy trình một cách tối ưu nhất, sử dụng hợp lý các thiết bị, máy móc, công nghệ tân tiến, và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn cho nhân lực.

• Đáp ứng nhu cầu thị trường 

Khi đã có được kế hoạch cụ thể cùng các mốc thời gian chi tiết trên từng công đoạn, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm của mình sẽ được sản xuất đúng thời hạn và đáp ứng kịp theo nhu cầu của thị trường. Nhờ đó mà doanh nghiệp có cơ sở để gia tăng sự hài lòng của khách hàng và duy trì hoặc tăng thị phần trên thị trường.

• Quản lý rủi ro trong quá trình sản xuất

Xây dựng kế hoạch sản xuất cũng là cơ sở giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có thể xác định được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất, từ đó có những phương án và biện pháp ngăn chặn hoặc ứng phó với chúng. Điều này giúp đảm bảo tính ổn định xuyên suốt của quá trình sản xuất.

• Tối ưu thời gian và giảm thiểu downtime (thời gian chết) 

Việc nghiên cứu chi tiết có kế hoạch sản xuất, công việc có thể được thực hiện một cách mạch lạc hơn và không cần phải dành nhiều thời gian cho quyết định cấp bách. Bên cạnh đó, kế hoạch sản xuất cung cấp một lịch trình cụ thể cho việc sản xuất sẽ giúp cho máy móc thiết bị trong nhà máy tránh tình trạng quá tải hoặc hoạt động dưới sức chứa của hệ thống.

Ngoài ra, kế hoạch sản xuất cũng phép tổ chức lên lịch các hoạt động bảo dưỡng định kỳ cho máy móc và thiết bị sản xuất. Khi bảo dưỡng được thực hiện đúng lịch trình, máy móc có thể hoạt động ổn định hơn và ít gặp sự cố, giảm thiểu thời gian downtime do sửa chữa không định kỳ.

• Cải tiến liên tục kế hoạch sản xuất

Một lợi ích có giá trị lâu dài cho doanh nghiệp khi lập kế hoạch sản xuất chính là việc tạo ra cơ hội để các nhà quản lý xem xét và không ngừng nỗ lực cải tiến quá trình sản xuất sau mỗi chu kỳ. Điều này tạo tiền đề giúp nâng cao hiệu suất và sự cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời gian dài.

3. Các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả 

Bước 1: Phân tích nhu cầu thị trường và dự báo sản lượng

Bước đầu tiên trong lập kế hoạch sản xuất là xác định được nhu cầu của thị trường và dự báo lượng sản phẩm cần thiết. Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng tiêu dùng hiện tại cũng như các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh.

Cần thực hiện:

• Thu thập số liệu bán hàng các kỳ trước

• Dự báo nhu cầu dựa trên đơn hàng, thị trường

• Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất theo tuần/tháng

Bước 2: Đánh giá năng lực sản xuất hiện tại

Tiếp theo, doanh nghiệp cần hiểu rõ năng lực sản xuất thực tế để xây dựng kế hoạch phù hợp, tránh việc quá tải hệ thống hoặc để máy móc, nhân lực bị lãng phí.

Cần đánh giá:

• Công suất máy móc, thiết bị hiện có

• Nhân công hiện tại và khả năng tăng ca

• Khả năng thuê ngoài nếu quá tải

Bước 3: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu và nhà cung ứng

Việc lập kế hoạch nguyên vật liệu đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Doanh nghiệp cần tính toán lượng nguyên liệu cần thiết dựa vào định mức (BOM) và lên kế hoạch nhập hàng.

Cần đảm bảo:

• Danh sách nguyên vật liệu và định mức tiêu hao

• Tiến độ giao hàng từ nhà cung ứng

• Kiểm tra tồn kho và thời gian đặt hàng tối ưu

Bước 4: Xây dựng lịch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule – MPS)

Dựa trên thông tin nhu cầu và năng lực, doanh nghiệp bắt đầu lập lịch sản xuất tổng thể cho từng loại sản phẩm. Lịch này giúp đảm bảo điều phối sản xuất hợp lý theo từng giai đoạn và thời điểm.

Nội dung cần có:

• Sản lượng theo từng tuần/ngày

• Phân bổ sản phẩm theo dây chuyền, máy móc

• Cân đối giữa các bộ phận: sản xuất – kho – vận hành

Bước 5: Lập kế hoạch sản xuất chi tiết

Từ lịch tổng thể, chuyển sang kế hoạch chi tiết theo từng công đoạn sản xuất, từng tổ/nhóm và từng ca làm việc. Bước này giúp đảm bảo quy trình diễn ra liên tục, giảm thời gian chờ và nâng cao hiệu suất.

Bao gồm:

• Thời gian thực hiện từng công đoạn

• Phân công nhân sự và máy móc cụ thể

• Lồng ghép kế hoạch bảo trì máy móc, nghỉ lễ, đổi ca

Bước 6: Theo dõi, giám sát và điều chỉnh kế hoạch

Trong quá trình sản xuất, cần theo dõi tiến độ thực tế để kịp thời phát hiện và xử lý sự cố hoặc những sai lệch so với kế hoạch ban đầu.

Thực hiện:

• So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch

• Ghi nhận các điểm nghẽn, chậm trễ

• Điều chỉnh kịp thời để đảm bảo giao hàng đúng hạn

Bước 7: Đánh giá hiệu quả và cải tiến kế hoạch

Sau khi kết thúc kỳ sản xuất, cần phân tích hiệu quả thực tế để rút ra bài học và cải tiến cho các kỳ kế tiếp.

Cần phân tích:

• Năng suất lao động, tỷ lệ lỗi, chi phí sản xuất

• Nguyên nhân của sai lệch hoặc thất thoát

• Đề xuất cải tiến quy trình và kế hoạch mới

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý sản xuất MES dễ sử dụng được doanh nghiệp Việt Nam tin dùng

4. Các loại kế hoạch sản xuất phổ biến 

Kế hoạch sản xuất dài hạn: Định hướng chiến lược tổng thể

Kế hoạch sản xuất dài hạn thường được xây dựng cho giai đoạn từ 1 đến 5 năm, nhằm xác định định hướng phát triển của doanh nghiệp. Nội dung chính bao gồm: dự báo nhu cầu thị trường tổng thể, xây dựng kế hoạch đầu tư máy móc – thiết bị, mở rộng nhà xưởng, tuyển dụng và đào tạo nhân sự sản xuất. Đây là loại kế hoạch mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực sớm để đáp ứng quy mô tăng trưởng trong tương lai.

Kế hoạch sản xuất trung hạn: Cầu nối giữa chiến lược và vận hành

Kế hoạch trung hạn thường kéo dài từ 3 đến 12 tháng, đóng vai trò là bước chuyển tiếp giữa kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Mục tiêu của kế hoạch này là điều phối sản xuất theo mùa vụ, cân đối năng lực sản xuất với nhu cầu thị trường, lên lịch nhập nguyên vật liệu, sắp xếp bảo trì máy móc, và bố trí nhân lực phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng linh hoạt với biến động của thị trường mà vẫn đảm bảo hiệu suất sản xuất ổn định.

Kế hoạch sản xuất ngắn hạn: Tối ưu hóa từng ngày vận hành

Kế hoạch sản xuất ngắn hạn tập trung vào hoạt động sản xuất cụ thể trong khoảng thời gian từ vài ngày đến một tháng. Đây là loại kế hoạch chi tiết nhất, được sử dụng để quản lý từng công đoạn sản xuất, phân bổ ca làm việc, nguyên vật liệu và máy móc cho từng dây chuyền. Ngoài ra, kế hoạch ngắn hạn còn giúp theo dõi tiến độ thực tế, kịp thời phát hiện sai lệch và điều chỉnh linh hoạt. Nó đóng vai trò thiết yếu để đảm bảo các đơn hàng được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Kế hoạch sản xuất theo đơn hàng: Cá nhân hóa theo từng yêu cầu khách

Kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (Job Order Production Plan) được xây dựng dựa trên từng đơn đặt hàng cụ thể từ khách hàng.

Thay vì sản xuất hàng loạt, doanh nghiệp chỉ tiến hành sản xuất khi nhận được yêu cầu, giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho và đáp ứng chính xác nhu cầu cá nhân hóa.

Loại kế hoạch này đặc biệt phù hợp với các ngành như in ấn, cơ khí chính xác, nội thất đặt làm theo yêu cầu… nơi mỗi sản phẩm có thể là duy nhất và không lặp lại.

Kế hoạch sản xuất theo dự báo: Chủ động đón đầu nhu cầu thị trường

Trong khi kế hoạch theo đơn hàng chờ khách yêu cầu, thì kế hoạch sản xuất theo dự báo (Forecast-based Production Plan) chủ động sản xuất dựa trên các mô hình dự đoán nhu cầu thị trường.

Doanh nghiệp sẽ phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng tiêu dùng và yếu tố mùa vụ để lập kế hoạch trước cả khi có đơn hàng.

Hình thức này phù hợp với các ngành có biến động cao và cần phản ứng nhanh như thực phẩm, đồ uống, hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).

Kế hoạch sản xuất theo tồn kho: Duy trì mức lưu kho tối ưu

Kế hoạch sản xuất theo tồn kho được xây dựng dựa trên mức tồn kho thực tế của doanh nghiệp.

Khi lượng hàng tồn giảm xuống dưới ngưỡng an toàn, hệ thống sẽ tự động kích hoạt kế hoạch sản xuất nhằm duy trì lượng hàng ổn định.

Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa, đặc biệt hiệu quả với các sản phẩm có vòng đời ổn định và được tiêu thụ thường xuyên như vật tư y tế, linh kiện điện tử hoặc sản phẩm gia dụng.

5. Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch sản xuất

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tiến độ sản xuất – giao hàng:

5.1. Luôn dựa trên dữ liệu thực tế

Kế hoạch sản xuất chỉ chính xác nếu được xây dựng từ dữ liệu đầy đủ và cập nhật, như:

• Đơn hàng thực tế từ khách hàng

• Tồn kho hiện tại (nguyên vật liệu và thành phẩm)

• Năng lực sản xuất thực tế của máy móc và nhân công

• Dự báo nhu cầu dựa trên phân tích thị trường

❗ Sai số nhỏ ở bước này có thể dẫn đến thiếu hàng, tồn kho cao hoặc quá tải sản xuất.

5.2. Đảm bảo tính linh hoạt và phương án dự phòng

Không nên lập kế hoạch theo kiểu “cứng nhắc” vì thực tế sản xuất luôn có thể phát sinh sự cố. Hãy chuẩn bị các phương án thay thế:

• Dự phòng nhân công, máy móc khi có sự cố

• Xây dựng thời gian đệm trong lịch sản xuất

• Có ít nhất 1–2 nhà cung cấp thay thế cho vật tư quan trọng

💡 Tính linh hoạt giúp giảm thiểu gián đoạn và tăng khả năng đáp ứng nhanh thị trường.

5.3. Tính đến các yếu tố sản xuất liên quan

Nhiều kế hoạch thất bại do bỏ sót yếu tố ngoại vi hoặc liên ngành, như:

• Lịch bảo trì máy móc định kỳ

• Thời gian nghỉ lễ, ca kíp của nhân sự

• Lịch xuất – nhập hàng tại kho

📌 Hãy lập kế hoạch sản xuất đồng bộ với các bộ phận khác (nhân sự, kho, vận tải).

5.4. Kết hợp giữa công suất tối đa và hiệu quả thực tế

Không nên lên kế hoạch dựa trên công suất máy móc tối đa 100%, vì:

• Có thể gây quá tải, tăng lỗi sản phẩm

• Không tính đến thời gian bảo trì, vệ sinh, xử lý lỗi

• Dễ tạo áp lực lớn cho công nhân

✔️ Khuyến nghị: sử dụng 85–90% công suất thực tế làm ngưỡng kế hoạch.

5.5. Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý sản xuất

Việc lập kế hoạch thủ công bằng Excel dễ dẫn đến sai sót, khó cập nhật theo thời gian thực. Do đó, doanh nghiệp nên:

• Ứng dụng phần mềm ERP/MRP để lập kế hoạch tự động

• Kết nối giữa bộ phận bán hàng – kho – sản xuất – giao hàng

• Theo dõi tiến độ thực tế và phân tích hiệu quả sau sản xuất

🔧 Ví dụ: Hệ thống điều hành sản xuất thông minh MES-X giúp lập kế hoạch, theo dõi và điều phối tự động toàn bộ quy trình.

6. MES-X – Công cụ lập kế hoạch sản xuất chính xác

Hệ thống điều hành sản xuất MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions.

MES-X cho phép trao đổi thông tin tự động giữa các công đoạn sản xuất và các hệ thống khác trong nhà máy như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition), hệ thống PDM (Product Data Management) và hệ thống QMS (Quality Management System).

MES-X mang lại nhiều lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất và quản lý toàn diện, cụ thể như sau:

• Tăng năng suất sản xuất nhờ giám sát hiệu suất và trạng thái thiết bị theo thời gian thực, giảm thiểu thời gian chết máy và sự cố kỹ thuật.
• Ra quyết định nhanh chóng và chính xác với cái nhìn trực quan, tổng thể về toàn bộ quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch đến theo dõi tiến độ.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách quản lý tuần tự các công đoạn, đảm bảo đúng quy trình và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả, cảnh báo kịp thời khi nguồn cung thiếu hụt hoặc có sự cố.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm thông qua quản lý kiểm soát chất lượng đầu vào, trong quá trình và đầu ra, giảm tỷ lệ lỗi và phế phẩm.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực như máy móc, nhân công và nguyên liệu, giúp giảm lãng phí và chi phí sản xuất.
• Hỗ trợ quản lý bảo trì, bảo dưỡng thiết bị và cảnh báo sự cố kịp thời, nâng cao độ ổn định của dây chuyền sản xuất.
• Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm, đảm bảo minh bạch và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, giúp nâng cao niềm tin khách hàng.
• Tích hợp dữ liệu sản xuất liên tục, tạo dòng chảy thông tin xuyên suốt từ sản xuất đến quản trị kế hoạch kinh doanh, hỗ trợ phân tích và báo cáo chính xác theo thời gian thực.

Liên hệ ngay

MES-X là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp số hóa, tự động hóa và tối ưu hóa hoạt động sản xuất, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Kết luận

Việc lựa chọn đúng loại kế hoạch sản xuất không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề, quy mô và chiến lược phát triển, mỗi doanh nghiệp có thể kết hợp linh hoạt giữa các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn hay theo đơn hàng, tồn kho và dự báo. Điều quan trọng là cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với biến động thực tế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp lập kế hoạch sản xuất bài bản và tự động hóa, việc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất chính là bước đi cần thiết để tăng tốc hiệu quả và kiểm soát toàn diện quy trình.

5432105/5 - (7 bình chọn)