English
日本語
Share
Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp quản lý công việc và sản xuất đơn giản và hiệu quả, có nguồn gốc xuất phát từ Nhật Bản. Từ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng biểu” hoặc “biểu đồ”. Phương pháp này đã được phát triển bởi Toyota trong những năm 1940 và sau đó được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ khác.
Kanban tập trung vào việc quản lý quy trình làm việc bằng cách sử dụng bảng có các thẻ (sticky note) biểu thị các công việc, và chúng di chuyển qua các giai đoạn khác nhau trên bảng để chỉ ra tiến độ và hiện trạng của dự án. Bảng thường được chia thành các cột đại diện cho trạng thái khác nhau của công việc, như “Đang chờ xử lý,” “Đang tiến hành,” và “Đã hoàn thành.” Các công việc sẽ di chuyển từ cột này sang cột khác khi tiến trình của chúng thay đổi.
Mục tiêu chính của Kanban là tối đa hóa hiệu suất làm việc và tối thiểu hóa thời gian chờ đợi và lãng phí. Nó giúp cải thiện quy trình làm việc bằng cách làm rõ quy trình, tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng và giảm tồn kho công việc chưa xử lý.
Trên thực tế, Kanban không chỉ giới hạn ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn được sử dụng trong quản lý dự án, phát triển phần mềm, marketing, quản lý công việc cá nhân và nhiều lĩnh vực khác. Điều này làm cho Kanban trở thành một công cụ hữu ích giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng tính linh hoạt trong các tổ chức và nhóm làm việc.
Nguyên Tắc Của Phương Pháp Kanban
Phương pháp Kanban dựa trên một số nguyên tắc cơ bản giúp cho doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả và thành công trong việc quản lý công việc và quy trình sản xuất:
1. Hình thành quy trình rõ ràng
Nguyên tắc đầu tiên của phương pháp Kanban là hình thành một quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết từng bước trong quy trình đó. Quy trình này nên được thể hiện dưới dạng các cột trên bảng Kanban, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn hoặc trạng thái khác nhau của công việc.
2. Hạn chế công việc đồng thời
Phương pháp Kanban sẽ giúp giới hạn số lượng các công việc đang được thực hiện đồng thời cùng một lúc có trong mỗi giai đoạn của quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp tránh gặp phải tình trạng quá tải công việc và giữ cho quy trình diễn ra một cách suôn sẻ. Khi một công việc hoàn thành, công việc mới có thể được thêm vào giai đoạn tiếp theo.
3. Quản lý luồng công việc
Nguyên tắc này trong phương pháp Kanban nhấn mạnh vào việc duy trì sự liên tục của luồng công việc. Các công việc nên được di chuyển qua các giai đoạn một cách liên tục, tránh tình trạng đứt quãng hoặc chờ đợi lâu dài. Bên cạnh đó, việc theo dõi luồng công việc qua một hệ thống cho phép doanh nghiệp có thể xác định những vấn đề đang gặp phải và đưa ra các phương án thay đổi dựa trên tình trạng của công việc, quy trình đó.
4. Dựa trên thông tin thực tế
Phương pháp Kanban đề cao việc sử dụng dữ liệu và thông tin thực tế để quản lý công việc. Thông qua việc theo dõi và đánh giá tiến độ của các công việc trên bảng Kanban, các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể ra quyết định và điều chỉnh quy trình một cách hiệu quả.
5. Cải tiến liên tục
Phương pháp Kanban đề cao tinh thần cải tiến liên tục và linh hoạt. Nguyên tắc này khuyến khích việc thử nghiệm và áp dụng những cải tiến nhỏ trong quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc cho doanh nghiệp.
Phân Loại Kanban Trong Sản Xuất
Kanban được phân loại thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể trong quy trình sản xuất và quản lý công việc:
1. Production Kanban (Kanban sản xuất)
Production Kanban là phương thức sử dụng các thẻ kanban để theo dõi và điều chỉnh việc sản xuất hàng hóa, giúp đảm bảo quy trình sản xuất linh hoạt và hiệu quả. Khi một công đoạn (giai đoạn) sản xuất trong dây chuyền hoàn thành, trên mỗi sản phẩm sẽ được gắn một thẻ Production Kanban. Thẻ này sẽ đi cùng với sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Khi nhu cầu sản phẩm tăng cao, thẻ Production Kanban sẽ được trả lại giai đoạn sản xuất đầu tiên, đóng vai trò như một tín hiệu cần thêm sản phẩm mới.
VD: Giả sử trong một nhà máy sản xuất ô tô, mỗi chiếc ô tô đang trong quá trình lắp ráp đều được gắn một Production Kanban. Khi lắp ráp hoàn tất, Production Kanban được gửi cùng với chiếc ô tô đến giai đoạn kiểm tra và thử nghiệm. Sau đó, khi chiếc ô tô đã qua kiểm tra và thử nghiệm, Production Kanban sẽ được trả lại giai đoạn lắp ráp để yêu cầu sản xuất thêm chiếc ô tô tiếp theo.
2. Transport Kanban (Kanban vận chuyển)
Loại Kanban này được sử dụng để quản lý vận chuyển và di chuyển hàng hóa trong quy trình sản xuất. Khi một giai đoạn sản xuất hoàn thành và sản phẩm cần được chuyển đến giai đoạn tiếp theo, Transport Kanban được sử dụng để yêu cầu và hướng dẫn việc vận chuyển sản phẩm đó. Kanban này sẽ đi kèm với sản phẩm cho đến khi nó đến đúng địa điểm và sau đó được trả lại để chỉ dẫn vận chuyển tiếp theo.
VD: Trong quy trình sản xuất nồi cơm điện, khi phần lò nấu hoàn thành, Transport Kanban được gắn vào sản phẩm này để yêu cầu vận chuyển đến giai đoạn lắp ráp kế tiếp. Kanban này sẽ đi cùng với sản phẩm qua các giai đoạn cho đến khi nồi cơm điện đến đúng địa điểm và sau đó trả lại giai đoạn lò nấu để chỉ dẫn vận chuyển sản phẩm tiếp theo.
3. Supplier Kanban (Kanban cung ứng)
Loại Kanban này được sử dụng để quản lý việc cung cấp vật liệu và thành phẩm từ nhà cung cấp bên ngoài. Khi lượng hàng tồn kho cần được thay thế, Supplier Kanban được gửi đến nhà cung cấp, yêu cầu cung cấp thêm hàng hoá. Tương tự quy trình như 2 loại kanban trên, khi hàng hóa được cung cấp, Supplier Kanban sẽ được trả lại để chỉ dẫn việc cung cấp tiếp theo.
VD: Trong công ty sản xuất xe đạp, khi số lượng bánh xe đã lắp ráp sẽ cạn kiệt, một Supplier Kanban sẽ được gửi đến nhà cung cấp lốp xe yêu cầu cung cấp thêm lốp. Sau khi nhà cung cấp đã cung cấp lốp xe, Supplier Kanban sẽ được trả lại nhà cung cấp để phục vụ cho những yêu cầu cung cấp lốp xe lần tiếp theo.
4. Temporary Kanban (Kanban tạm thời)
Temporary Kanban được sử dụng trong tình huống đột xuất hoặc tạm thời như hỏng hóc, thiếu hàng… Nó có thể được sử dụng để điều chỉnh quy trình sản xuất tạm thời hoặc để giải quyết các vấn đề đột xuất trong quy trình làm việc. Temporary Kanban có thể được loại bỏ sau khi mục tiêu tạm thời đã được hoàn thành.
VD: Giả sử trong một dây chuyền sản xuất điện thoại di động, nếu máy kiểm tra chất lượng bị hỏng đột xuất trong quá trình sản xuất, một Temporary Kanban sẽ được sử dụng để yêu cầu một máy kiểm tra thay thế trong thời gian máy hỏng đang được sửa chữa.
5. Signal Kanban (Kanban tín hiệu)
Đây là loại Kanban được sử dụng để thông báo và đánh giá tiến độ công việc. Khi một công việc hay một quy trình nào đó cần thêm nguồn lực hoặc có vấn đề cần giải quyết, Signal Kanban được sử dụng để báo hiệu và yêu cầu sự hỗ trợ. Loại Kanban này sẽ chỉ dẫn cho nhóm hoặc người liên quan để giải quyết tình huống.
VD: Đối với một công ty phát triển phần mềm, nếu một công việc gặp khó khăn vượt quá khả năng giải quyết của bộ phận phát triển, một Signal Kanban có thể được sử dụng để thông báo vấn đề trên đến các nhà quản lý. Loại Kanban này sẽ chỉ dẫn và cung cấp tín hiệu cho người quản lý để xem xét tình huống và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho công việc hay quy trình đó.
Lợi Ích Của Phương Pháp Kanban Trong Sản Xuất
1. Mang đến cái nhìn trực quan rõ ràng về công việc và trạng thái của chúng
Phương pháp Kanban cung cấp một hình ảnh tổng quan rõ ràng và trực quan về quy trình sản xuất. Bảng Kanban, với các thẻ biểu thị công việc và trạng thái của chúng, cho phép doanh nghiệp dễ dàng quan sát, theo dõi và đánh giá tiến độ sản xuất. Khi các hoạt động được hiển thị một cách rõ ràng, nhóm làm việc và nhà quản lý có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề phát sinh, như là công việc bị kẹt hoặc thời gian sản xuất kéo dài, từ đó, có thể giải quyết kịp thời để đảm bảo quy trình sản xuất luôn được suôn sẻ và hiệu quả.
2. Rút ngắn thời gian làm việc
Thời gian trong sản xuất là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu suất của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng Kanban, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cải tiến chu kỳ sản xuất (Cycle time) – thời gian từ lúc bắt đầu đến hoàn thành một công việc. Từ việc giám sát và đo lường thời gian thực hiện các công đoạn, doanh nghiệp có thể tìm hiểu những khâu chậm chạp và không hiệu quả, sau đó tối ưu hóa chúng để giảm thiểu thời gian làm việc và tăng năng suất.
3. Ngăn ngừa tình trạng quá tải công việc
Thông thường, các doanh nghiệp có xu hướng tập trung vào quá nhiều công việc cùng một lúc, dẫn đến quá tải cho nguồn lực và nhân viên. Việc áp dụng phương pháp Kanban sẽ giúp giới hạn số lượng công việc đang thực hiện dựa trên tài nguyên và năng lực hiện có. Bằng cách giữ cho lượng công việc được kiểm soát trong giới hạn, doanh nghiệp có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng và thực hiện chúng một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong sản xuất.
4. Tối ưu quy trình quản lý quy trình làm việc
Kanban cung cấp một cách tiếp cận khoa học và phân tích để quản lý quy trình sản xuất. Bằng việc sử dụng bảng Kanban, người quản lý dự án có thể đảm bảo tối ưu hóa nguồn vật liệu trong dây chuyền sản xuất, đảm bảo độ chính xác và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất sản phẩm. Hơn nữa, Kanban cũng giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lao động, từ đó tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc có được cái nhìn tổng thể và dễ dàng theo dõi tiến độ giúp các quyết định quản lý trở nên chính xác hơn và hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu sản xuất một cách hiệu quả và nhanh chóng.
5. Cải thiện hiệu quả và tăng năng suất công việc
Thông qua việc theo dõi thời gian chu kỳ và tiến độ sản xuất, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hiệu quả của các công đoạn và tìm cách tối ưu hóa chúng. Bằng việc xác định và loại bỏ các rào cản và lãng phí trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình làm việc, tăng năng suất và giảm thiểu thời gian hoàn thành công việc. Đồng thời, việc ứng dụng phương pháp Kanban cũng thúc đẩy tinh thần cạnh tranh và đổi mới trong văn hoá doanh nghiệp, giúp tổ chức không ngừng tìm cách cải thiện và phát triển quy trình sản xuất hiệu quả hơn theo thời gian.
Các Bước Thiết Lập Hệ Thống Kanban
Bước 1: Xác định quy trình sản xuất hiện tại
Bước đầu tiên để thiết lập hệ thống Kanban trong sản xuất là xác định rõ ràng quy trình sản xuất hiện tại. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ chi tiết và ghi lại các bước và giai đoạn của quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành sản phẩm. Việc xác định quy trình hiện tại là điều cần thiết để có được cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất, từ đó tiến hành các cải tiến sau cho giai đoạn này.
Bước 2: Xác định các công việc cần thực hiện
Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định các công việc cụ thể cần thực hiện trong quy trình sản xuất. Các công việc này có thể xác định trong mỗi giai đoạn sản xuất cụ thể (VD: các bước kiểm tra chất lượng, vận chuyển sản phẩm và các công việc khác liên quan). Việc xác định các công việc sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về công đoạn cũng như những nhiệm vụ cần được thực hiện, từ đó sắp xếp và quản lý chúng một cách hiệu quả trên bảng Kanban.
Bước 3: Thiết lập bảng Kanban
Sau khi có được cái nhìn tổng quan về quy trình sản xuất và các công việc, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập bảng Kanban. Bảng Kanban có thể là một bảng vật lý với các thẻ dán biểu thị công việc hoặc một hệ thống Kanban trực tuyến. Bảng Kanban thường được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất, chẳng hạn như “Đang chờ”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành” và “Kiểm tra chất lượng”. Mỗi thẻ Kanban sẽ được di chuyển qua các cột này theo trạng thái của công việc tương ứng. Bằng cách sắp xếp thẻ Kanban trong bảng, quy trình sản xuất sẽ trở nên trực quan và dễ quản lý.
Bước 4: Xác định giới hạn WIP (Work In Progress)
Một yếu tố quan trọng của Kanban là xác định giới hạn Work In Progress (WIP) – số lượng công việc tối đa được phép tồn tại trong mỗi giai đoạn hoặc trạng thái của quy trình. Giới hạn WIP giúp doanh nghiệp tránh tình trạng quá tải công việc và đảm bảo tập trung vào hoàn thành các công việc trước khi di chuyển đến các công việc tiếp theo. Nếu có quá nhiều công việc trong giai đoạn WIP, điều này có thể gây ra lãng phí và chậm trễ trong sản xuất.
Bước 5: Quản lý Các Luồng Công Việc
Kanban là một hệ thống quản lý công việc phụ thuộc vào sự chuyển động của các thẻ trên bảng. Do đó, quản lý các luồng công việc là một phần quan trọng của quy trình Kanban. Điều này bao gồm việc theo dõi tiến độ của các công việc, đảm bảo các công việc được di chuyển đúng cách và đúng thời gian giữa các giai đoạn, và giải quyết mọi vấn đề xảy ra để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Bước 6: Liên tục cải tiến và tối ưu hóa
Phương pháp Kanban là một quy trình liên tục, không ngừng cải tiến và tối ưu hóa. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần duy trì sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong quy trình sản xuất và môi trường kinh doanh. Điều này bao gồm việc liên tục đánh giá hiệu quả của hệ thống Kanban, nghiên cứu tìm tòi phương án cải thiện quy trình làm việc, và áp dụng những học hỏi từ các vòng lặp trước để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất cho nhà máy.
Giải Pháp Quản Lý Sản Xuất Thông Minh Toàn Diện MES-X Của VTI Solutions
MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group. Với khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện trên từng công đoạn sản xuất.
- Quản lý quy trình sản xuất: MES-X giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất trên từng công đoạn. Cung cấp công cụ để định nghĩa và theo dõi các bước trong quy trình sản xuất, đảm bảo tính tuần tự, đúng thứ tự và đúng quy trình của từng công đoạn.
- Quản lý nguyên liệu và linh kiện: MES-X giúp quản lý nguồn cung cấp nguyên liệu và linh kiện cho từng công đoạn sản xuất. Cung cấp thông tin về lượng tồn kho, đặt hàng, theo dõi nguồn cung cấp và cảnh báo khi nguồn cung cấp không đủ hoặc gặp sự cố.
- Theo dõi hiệu suất sản xuất: MES-X cho phép theo dõi hiệu suất sản xuất trên từng công đoạn. Chúng tự động thu thập dữ liệu về tốc độ sản xuất, thời gian chờ, thời gian chế biến và các chỉ số hiệu suất khác để phân tích và đánh giá hiệu suất của từng công đoạn.
- Quản lý nhân công: MES-X hỗ trợ quản lý nhân công trong quy trình sản xuất. Nó giúp theo dõi số lượng và kỹ năng của nhân viên, quản lý lịch làm việc, phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên trên từng công đoạn.
- Quản lý chất lượng: MES-X giúp quản lý quá trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm tra và tiêu chuẩn chất lượng. Nó cung cấp các công cụ để ghi lại kết quả kiểm tra, theo dõi lỗi và hỗ trợ quy trình kiểm tra lại và sửa chữa khi cần thiết.
- Trao đổi thông tin: MES-X cho phép trao đổi thông tin tự động giữa các công đoạn sản xuất và các hệ thống khác trong nhà máy như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition), hệ thống PDM (Product Data Management) và hệ thống QMS (Quality Management System).
Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự thay đổi toàn diện về quy trình quản lý sản xuất thông minh cho nhà máy của bạn!
