1. Định nghĩa Kanban là gì?

1.1 Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc và sản xuất đơn giản và hiệu quả, có nguồn gốc xuất phát từ Nhật Bản. Từ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng biểu” hoặc “biểu đồ”. Phương pháp này đã được phát triển bởi Toyota trong những năm 1940 và sau đó được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ khác.

Kanban tập trung vào việc quản lý quy trình làm việc bằng cách sử dụng bảng có các thẻ (sticky note) biểu thị các công việc, và chúng di chuyển qua các giai đoạn khác nhau trên bảng để chỉ ra tiến độ và hiện trạng của dự án.

Bảng thường được chia thành các cột đại diện cho trạng thái khác nhau của công việc, như “Đang chờ xử lý,” “Đang tiến hành,” và “Đã hoàn thành.” Các công việc sẽ di chuyển từ cột này sang cột khác khi tiến trình của chúng thay đổi.

Mục tiêu chính của Kanban là tối đa hóa hiệu suất làm việc và tối thiểu hóa thời gian chờ đợi và lãng phí. Nó giúp cải thiện quy trình làm việc bằng cách làm rõ quy trình, tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng và giảm tồn kho công việc chưa xử lý.

Trên thực tế, Kanban không chỉ giới hạn ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn được sử dụng trong quản lý dự án, phát triển phần mềm, marketing, quản lý công việc cá nhân và nhiều lĩnh vực khác. Điều này làm cho Kanban trở thành một công cụ hữu ích giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng tính linh hoạt trong các tổ chức và nhóm làm việc.

1.2. Lịch sử ra đời Kanban

Vào cuối những năm 1940, Toyota đang phải đối mặt với khủng hoảng lớn do sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cả trong và ngoài nước. Để vượt qua khó khăn này, kỹ sư Taiichi Ohno đã đề xuất một giải pháp tập trung vào việc cải tiến và tối ưu hóa hệ thống sản xuất của công ty. Phương pháp này ban đầu được gọi là Just-in-time, với mục tiêu đồng bộ hóa tiến độ sản xuất theo nhu cầu thực tế của khách hàng và xác định các điểm thiếu hụt nguyên liệu trong quy trình.

Đội ngũ đã áp dụng các tấm thẻ Kanban nhiều màu sắc để ghi lại thông tin và chuyển chúng qua các trạm công việc trên dây chuyền sản xuất. Mỗi tấm thẻ này có thể là phiếu đặt hàng tại một trạm, và khi di chuyển đến trạm tiếp theo, nó trở thành phiếu vận chuyển.

Trong quá trình triển khai, Toyota đã tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Thông tin luôn được chuyển từ công đoạn trước sang công đoạn sau.

2. Không bắt đầu sản xuất khi không có thẻ Kanban.

3. Mỗi thùng hàng trên dây chuyền cần phải có thẻ Kanban ghi rõ chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng.

4. Mỗi thùng, mỗi khay hàng phải chứa đúng số lượng yêu cầu, không thiếu hoặc thừa.

5. Không giao chi tiết hoặc phế phẩm cho công đoạn sau.

6. Khoảng thời gian giao hàng và số lượng Kanban phải được giảm thiểu.

Kết quả là, việc sử dụng thẻ Kanban đã giúp Toyota kiểm soát chặt chẽ từng công đoạn trong quy trình sản xuất, với mỗi thẻ thể hiện mối liên kết rõ ràng với công đoạn trước và chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

Sau này, chính Taiichi Ohno và Toyota nhận ra rằng nguyên lý Kanban không chỉ áp dụng cho sản xuất mà còn có thể mở rộng ra bất kỳ quy trình hay tổ chức nào khác. Đây chính là nền tảng cho phương pháp quản lý Kanban hiện đại ngày nay.

Tham khảo ngay bài viết: Lean Manufacturing là gì? Nguyên tắc mô hình sản xuất tinh gọn

2. Nguyên tắc của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban dựa trên một số nguyên tắc cơ bản giúp cho doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả và thành công trong việc quản lý công việc và quy trình sản xuất:

2.1. Hình thành quy trình rõ ràng

Nguyên tắc đầu tiên của phương pháp Kanban là hình thành một quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết từng bước trong quy trình đó. Quy trình này nên được thể hiện dưới dạng các cột trên bảng Kanban, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn hoặc trạng thái khác nhau của công việc.

2.2. Hạn chế công việc đồng thời 

Phương pháp Kanban sẽ giúp giới hạn số lượng các công việc đang được thực hiện đồng thời cùng một lúc có trong mỗi giai đoạn của quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp tránh gặp phải tình trạng quá tải công việc và giữ cho quy trình diễn ra một cách suôn sẻ. Khi một công việc hoàn thành, công việc mới có thể được thêm vào giai đoạn tiếp theo. 

2.3. Quản lý luồng công việc

Nguyên tắc này trong phương pháp Kanban nhấn mạnh vào việc duy trì sự liên tục của luồng công việc. Các công việc nên được di chuyển qua các giai đoạn một cách liên tục, tránh tình trạng đứt quãng hoặc chờ đợi lâu dài. Bên cạnh đó, việc theo dõi luồng công việc qua một hệ thống cho phép doanh nghiệp có thể xác định những vấn đề đang gặp phải và đưa ra các phương án thay đổi dựa trên tình trạng của công việc, quy trình đó. 

2.4. Dựa trên thông tin thực tế

Phương pháp Kanban đề cao việc sử dụng dữ liệu và thông tin thực tế để quản lý công việc. Thông qua việc theo dõi và đánh giá tiến độ của các công việc trên bảng Kanban, các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể ra quyết định và điều chỉnh quy trình một cách hiệu quả.

2.5. Cải tiến liên tục

Phương pháp Kanban đề cao tinh thần cải tiến liên tục và linh hoạt. Nguyên tắc này khuyến khích việc thử nghiệm và áp dụng những cải tiến nhỏ trong quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc cho doanh nghiệp. 

Có thể bạn nên đọc: Lean Manufacturing là gì? Nguyên tắc mô hình sản xuất tinh gọn

3. Các khái niệm chính trong mô hình Kanban

Mô hình Kanban là một phương pháp quản lý công việc và quy trình rất hiệu quả, đặc biệt trong các môi trường sản xuất và phát triển phần mềm. Ba khái niệm chủ đạo trong mô hình Kanban bao gồm:

3.1. Bảng công việc (Kanban Board)

Bảng công việc là công cụ trực quan giúp nhóm theo dõi tiến độ của các công việc trong quy trình. Bảng này thường được chia thành các cột thể hiện các trạng thái khác nhau của công việc (ví dụ: “Chưa bắt đầu”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”). Bảng công việc có thể được tạo trên giấy hoặc phần mềm (như Trello, Jira, Asana), giúp dễ dàng theo dõi các công việc và quản lý tiến độ.

3.2. Cột danh sách công việc (Work Columns)

Các cột trên bảng công việc biểu thị các giai đoạn hoặc trạng thái trong quy trình làm việc. Mỗi cột phản ánh một bước trong quy trình công việc, ví dụ:

• To-Do (Chưa bắt đầu): Danh sách các công việc chưa được bắt đầu.

• In Progress (Đang thực hiện): Các công việc đang được tiến hành.

• Done (Đã hoàn thành): Các công việc đã hoàn tất.

Các cột này giúp nhóm dễ dàng theo dõi và quản lý công việc ở từng giai đoạn, cũng như nhận diện được các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình.

3.3. Thẻ công việc (Work Items or Kanban Cards)

Thẻ công việc là các phần tử cơ bản trên bảng công việc, mỗi thẻ đại diện cho một công việc cụ thể cần thực hiện. Thẻ công việc thường chứa thông tin về mô tả công việc, người chịu trách nhiệm, thời gian dự kiến hoàn thành và các chi tiết quan trọng khác. Các thẻ này di chuyển qua các cột từ trái sang phải, phản ánh tiến độ công việc từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.

Những khái niệm này giúp nhóm làm việc rõ ràng, tránh quá tải công việc và đảm bảo rằng quy trình sản xuất hoặc phát triển được tối ưu hóa.

Tối ưu luồng công việc với Kanban, bứt phá năng suất toàn diện cùng MES-X — giải pháp quản lý sản xuất thông minh cho nhà máy hiện đại

Xem giải pháp

4. Cách triển khai Kanban trong quản lý công việc nhà máy

Để quản lý công việc trong nhà máy hiệu quả, không chỉ cần kế hoạch chi tiết mà còn phải đảm bảo dòng công việc được kiểm soát và minh bạch ở từng bước. Phương pháp Kanban chính là “bản đồ trực quan” giúp tất cả bộ phận — từ sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói đến kho vận — nắm rõ tiến độ và phối hợp nhịp nhàng.

Khi triển khai Kanban, nhà máy sẽ tránh được tình trạng sản xuất dư thừa, giảm tồn kho không cần thiết và kịp thời phát hiện điểm tắc nghẽn để xử lý ngay. Tuy nhiên, để phương pháp này thực sự phát huy hiệu quả, cần có cách tiếp cận bài bản, từng bước và phù hợp với đặc thù vận hành của mỗi nhà máy.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước triển khai Kanban cụ thể, thực tế, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng ngay vào hoạt động quản lý sản xuất hằng ngày.

Bước 1: Vẽ sơ đồ luồng công việc (Value Stream Mapping)

• Trước khi có bảng Kanban, cần hiểu rõ luồng di chuyển của sản phẩm hoặc công việc trong nhà máy.

• Xác định từng giai đoạn chính, ví dụ:

  • Chuẩn bị nguyên liệu

  • Gia công thô

  • Gia công tinh

  • Kiểm tra chất lượng

  • Lắp ráp, hoàn thiện

  • Đóng gói

  • Lưu kho

• Vẽ sơ đồ dòng chảy → Giúp thấy rõ nút thắt, điểm chờ, thời gian lãng phí.

Bước 2: Thiết kế bảng Kanban phù hợp với nhà máy

• Bảng Kanban có thể là bảng treo trên tường, bảng từ, hoặc dùng màn hình TV hiển thị điện tử (nếu áp dụng phần mềm).

• Cấu trúc cơ bản thường gồm các cột:

  1. To Do (Cần làm): Lệnh sản xuất mới, kế hoạch sắp tới.

  2. In Process (Đang làm): Đang gia công hoặc lắp ráp.

  3. QA/Waiting (Chờ kiểm tra / chờ xử lý): Các sản phẩm đã xong bước chính, chờ kiểm tra hoặc chờ đóng gói.

  4. Done (Hoàn thành): Đã đóng gói, sẵn sàng xuất kho.

• Mỗi khu vực sản xuất có thể có bảng riêng, hoặc dùng chung toàn nhà máy.

Bước 3: Tạo và chuẩn hóa thẻ Kanban

• Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một lô sản xuất hoặc một công việc cụ thể.

• Nội dung thẻ cần có:

  • Mã đơn sản xuất hoặc mã sản phẩm.

  • Số lượng (ví dụ: 500 cái, 20 bộ…).

  • Hạn hoàn thành.

  • Người phụ trách.

  • Ghi chú đặc biệt (ví dụ: yêu cầu kiểm tra 100% hoặc đóng gói riêng).

• Thẻ có thể là thẻ giấy kẹp vào sản phẩm, hoặc dùng QR code dán trên lô hàng (scan để cập nhật trạng thái trên bảng điện tử).

Bước 4: Xác định và giới hạn WIP (Work In Progress)

• WIP là số lượng công việc đang xử lý tại mỗi bước, ví dụ:

  • Gia công: tối đa 5 lệnh sản xuất cùng lúc.

  • Kiểm tra chất lượng: tối đa 2 lô hàng.

• Việc giới hạn WIP giúp:

  • Giảm tồn kho giữa các công đoạn.

  • Không “ứ” sản phẩm tại các trạm.

  • Ép bộ phận sau làm nhanh, bộ phận trước không sản xuất dư thừa.

• Khi vượt WIP, không nhận thêm lệnh mới → Tập trung hoàn thành để đẩy đi.

Bước 5: Luân chuyển thẻ và kiểm soát trực quan

• Mỗi khi một công việc hoàn thành giai đoạn, thẻ được di chuyển sang cột kế tiếp.

• Khi nhìn bảng Kanban, mọi người đều thấy:

  • Giai đoạn nào đang bị “tắc”.

  • Đơn hàng nào sắp trễ.

• Ví dụ: Nếu cột QA có 5 thẻ, biết ngay đang tồn kiểm tra, cần điều người xử lý.

Bước 6: Tổ chức họp nhanh (Daily/Shift Meeting)

• Mỗi ca sản xuất có thể họp 5–10 phút ngay trước bảng Kanban.

• Mục tiêu:

  • Xem công việc hôm nay.

  • Ai làm gì, có điểm tắc chỗ nào.

  • Điều phối nhân lực linh hoạt.

• Đây chính là tinh thần Kaizen, cải tiến liên tục và phối hợp chặt chẽ.

Bước 7: Đánh giá và cải tiến định kỳ

• Cuối tuần hoặc cuối tháng, thống kê số thẻ chậm, nguyên nhân tắc nghẽn.

• Điều chỉnh lại quy trình hoặc giới hạn WIP nếu cần.

• Cập nhật thêm tiêu chuẩn hoặc bổ sung cột nếu phát sinh thêm bước mới.

Tặng bạn ebook miễn phí: Lean Manufacturing là gì? Nguyên tắc mô hình sản xuất tinh gọn

5. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

5.1. Ưu điểm của phương pháp Kanban

Trực quan hóa công việc:

• Minh bạch cao: Bảng Kanban (vật lý hoặc phần mềm) giúp tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng nhìn thấy toàn bộ quy trình làm việc, trạng thái của từng nhiệm vụ và ai đang phụ trách việc gì.
• Phát hiện tắc nghẽn: Việc trực quan hóa giúp nhanh chóng nhận diện các “nút thắt cổ chai” (bottlenecks) hoặc các công việc bị đình trệ, từ đó có thể giải quyết kịp thời.

Linh hoạt và dễ thích nghi:

• Thay đổi dễ dàng: Kanban cho phép thêm, xóa, hoặc thay đổi ưu tiên các thẻ công việc một cách linh hoạt, phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên.
• Không yêu cầu thay đổi đột ngột: Có thể áp dụng Kanban từ quy trình hiện tại và cải tiến dần dần, không cần một sự thay đổi mang tính cách mạng.

Tăng hiệu suất và năng suất:

• Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP Limit): Bằng cách giới hạn số lượng công việc đang tiến hành, Kanban giúp nhóm tập trung hoàn thành các nhiệm vụ hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới, giảm thiểu lãng phí do chuyển đổi ngữ cảnh và tăng năng suất.
• Rút ngắn thời gian chu kỳ: Tập trung vào luồng công việc và giảm tắc nghẽn giúp công việc được hoàn thành nhanh hơn, rút ngắn thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một nhiệm vụ.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp tiết kiệm nguyên vật liệu, tối ưu hóa nguồn lao động và giảm hàng tồn kho.

5.2. Hạn chế của Kanban

Khó khăn trong việc ước lượng thời gian:

• Kanban tập trung vào luồng công việc liên tục mà không đặt ra nhiều giới hạn về thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này có thể gây khó khăn trong việc lập kế hoạch thời gian hoàn thành tổng thể của một dự án hoặc ước lượng deadline cho các tác vụ.

Yêu cầu cập nhật liên tục:

• Hiệu quả của Kanban phụ thuộc vào việc các thành viên liên tục cập nhật trạng thái của các thẻ công việc. Nếu không được cập nhật thường xuyên, thông tin trên bảng có thể không chính xác, làm giảm tính trực quan và hiệu quả quản lý.

Thách thức khi áp dụng ở quy mô lớn hoặc quy trình phức tạp:

• Trong các quy trình có quá nhiều nhiệm vụ, hoạt động liên quan hoặc yêu cầu chuyển giao thường xuyên giữa các giai đoạn, bảng Kanban có thể trở nên rối rắm và khó theo dõi.
• Việc quản lý nhiều phụ thuộc giữa các tác vụ có thể phức tạp hơn so với các phương pháp khác.

Kết quả đầu ra không đảm bảo hoàn toàn:

• Kanban tập trung vào việc di chuyển các thẻ công việc qua các giai đoạn, nhưng việc hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc kết quả cuối cùng đạt được giá trị tổng thể như mong đợi. Có thể có nguy cơ tập trung quá mức vào các tác vụ đơn lẻ mà bỏ qua bức tranh lớn hơn.

Tóm lại, Kanban là một phương pháp mạnh mẽ để cải thiện luồng công việc, tăng tính minh bạch và thúc đẩy cải tiến liên tục. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự kỷ luật, cập nhật thường xuyên và có thể không phải là lựa chọn tối ưu cho mọi loại dự án, đặc biệt là những dự án yêu cầu ước lượng thời gian chính xác hoặc có quy mô rất lớn và phức tạp.

6. Giải pháp quản lý sản xuất thông minh toàn diện MES-X của VTI Solutions

Nếu như Kanban giúp tối ưu dòng công việc và trực quan hóa quy trình sản xuất, thì MES-X của VTI Solutions chính là bước tiến vượt bậc, đưa quản lý sản xuất lên một tầm cao mới bằng công nghệ thông minh, toàn diện và kết nối dữ liệu thời gian thực.

MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group. Với khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện trên từng công đoạn sản xuất.

MES-X không chỉ hỗ trợ kiểm soát luồng sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm mà còn tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý chất lượng, bảo trì, truy xuất nguồn gốc, quản lý tồn kho và tối ưu năng suất thiết bị (OEE).

Nhờ khả năng kết nối trực tiếp với máy móc, thiết bị và hệ thống ERP, MES-X giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi chính xác tiến độ sản xuất theo thời gian thực.

• Giảm lãng phí, tồn kho và chi phí vận hành.

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng nhất, đáp ứng tiêu chuẩn cao.

• Nâng cao năng lực quản lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Với MES-X, mọi thông tin đều được số hóa, minh bạch và trực quan như một “bảng Kanban kỹ thuật số khổng lồ”, nhưng mạnh mẽ hơn rất nhiều. Đây chính là giải pháp toàn diện giúp nhà máy chuyển mình mạnh mẽ theo hướng Sản xuất thông minh — Smart Manufacturing, bắt kịp xu thế chuyển đổi số và cạnh tranh toàn cầu.

Nhận demo miễn phí