Trong thời đại bùng nổ Cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp dần coi trọng việc quản lý nhà kho – trái tim của hoạt động sản xuất hiện đại. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về việc tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng trong nhà máy để nâng cao năng suất nhưng giảm thiểu chi phí — nhiều doanh nghiệp đang dần áp dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS.

Vậy WMS là gì và vì sao nó giúp hoạt động quản lý kho hàng trở nên hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giải đáp những thắc mắc về hệ thống quản lý nhà kho thế hệ mới này.

WMS là gì – Hệ thống quản lý kho hàng 4.0?

WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được WMS mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác.

Các công ty sản xuất đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho WMS như là một phần của việc áp dụng Mô hình Nhà máy thông minh Smart Factory, với mục tiêu đạt được độ chính xác và hiệu quả cần thiết với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn mà không gia tăng chi phí. 

WMS thường được tích hợp với các phần mềm kinh doanh khác như ERP, CRM, … cũng như trực tiếp với các thiết bị khác trong kho, bao gồm cả máy móc tự động hóa và robot. Những tích hợp này có thể giúp WMS theo dõi hàng tồn kho và tiến độ thực hiện đơn hàng trong thời gian thực và tối ưu hóa hơn nữa quy trình kho hàng.

Các chức năng chính của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Tùy vào thiết kế hệ thống WMS mà nó có những chức năng riêng, tuy nhiên dưới đây là những chức năng chính:

Quản lý hoạt động xuất – nhập kho thời gian thực trong nhà máy sản xuất

• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Các đơn hàng sẽ được WMS tự động tiếp nhận, sau đó hệ thống hỗ trợ bạn lập kế hoạch, giám sát và tối ưu hóa quy trình làm việc. 
• Chuẩn bị nguyên vật liệu: WMS sẽ liệt kê các nguyên vật liệu dùng để sản xuất, sau đó sẽ giám sát hoạt động đặt hàng và tiếp nhận vật liệu.
• Theo dõi hàng tồn kho: WMS thu thập thông tin theo thời gian thực, chẳng hạn như hàng hóa thuộc lô nào, ngày hết hạn, trọng lượng, thông số, số sê-ri,v.v …để có cái nhìn toàn diện về tình trạng hiện tại của kho và nhu cầu bổ sung hàng trong kho.
• Sản xuất / lắp ráp: Sau khi có đầy đủ thông tin dữ liệu về nguyên vật liệu cũng như số lượng hàng tồn kho, WMS sẽ bắt đầu vận hành và giám sát việc sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm.
• Chuyển kho: WMS cho phép thực hiện chuyển kho theo lệnh chuyển kho một bước (chuyển kho nội bộ) và chuyển kho hai bước (chuyển kho ngoài nhà máy, yêu cầu thông tin giấy tờ và thủ tục riêng).
• Xử lý và đóng gói WMS lựa chọn và đóng gói hàng hóa , bao gồm chọn theo khu vực, chọn sóng (Wave picking) và chọn hàng loạt (Batch picking). Nhân viên kho cũng có thể sử dụng các chức năng phân vùng theo lô và thiết kế nhiệm vụ để tùy chỉnh công việc lựa chọn và đóng gói một cách hiệu quả nhất.
• Vận chuyển: cho phép WMS gửi vận đơn trước chuyến hàng, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn cho lô hàng và gửi thông báo về lô hàng trước cho người nhận.

Quản lý các công đoạn sản xuất trong kho hàng nhà máy

Giám sát hoạt động sản xuất

Hệ thống WMS thu thập thông tin dữ liệu từ các đơn hàng cũng như quy trình và kế hoạch sản xuất, phiếu sản xuất cũng như yêu cầu của nhà quản lý. Hệ thống cũng liên tục cập nhật sản lượng đầu vào, số lượng sản phẩm bán được sản xuất qua từng công đoạn. Với những thông tin này, WMS có thể giám sát quy trình sản xuất, đảm bảo nhà máy vận hành đúng tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời hạn.

Gắn nhãn hàng hóa

Hệ thống quản lý thông minh này có thể tạo mã vạch Barcode hoặc QR Code cho tất cả các container và hàng hóa được lưu trữ. Việc đọc các mã này giúp doanh nghiệp bạn có thể xác định chính xác tất cả các quy trình và hoạt động được thực hiện trong kho. Điều này giúp bạn tránh được những nhầm lẫn và sai sót có thể xảy ra khi xử lý hàng hóa.

Mã vạch cũng có thể được sử dụng để dán nhãn cho tất cả các mặt hàng riêng lẻ được tiếp nhận, để các quá trình giao hàng có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn sau này.

Quản lý lao động

Thông qua hệ thống WMS, quản lý kho có thể giám sát hiệu quả công việc của công nhân bằng cách sử dụng các chỉ số như Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cho biết công nhân đã làm việc trên hay dưới tiêu chuẩn, qua đó thông báo, nhắc nhở để cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả.

Báo cáo & Phân tích

Phần mềm quản lý kho WMS cung cấp vô số thông tin kinh doanh hữu ích có thể được thu thập thành các báo cáo và phân tích qua đó đề xuất các cải tiến trong tương lai. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó để dự báo, lập kế hoạch cụ thể, cân nhắc các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định liên quan đến toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

Điều quan trọng khi doanh nghiệp bạn đầu tư vào một WMS là nó phải phù hợp với mô hình kinh doanh, văn hóa cũng như phù hợp với các khả năng và yêu cầu hoạt động sản xuất của bạn.

Một WMS cho phép các nhà quản lý kho thực hiện các chức năng quản lý một cách hiệu quả, với năng suất cao hơn và giảm thiểu sự can thiệp của nhân viên. Sau đây là những lợi ích chính khi áp dụng giải pháp quản lý kho Công nghệ 4.0 này:

Các quy trình được tối ưu hóa

Giải pháp quản lý nhà kho thông minh WMS giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa các quy trình của mình trong kho hàng một cách liền mạch. Điều này không chỉ tìm ra các quy trình phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp mà còn đáp ứng các quy trình phù hợp với các loại nguyên vật liệu mà bạn quản lý.

Ngoài ra, tự động hóa quy trình giúp bạn giảm bớt gánh nặng cho các lô hàng gửi đi, cho phép các nhà quản lý giải quyết các vấn đề trong quản lý nhà kho, kiểm soát chuỗi cung ứng cũng như giải quyết các khó khăn nội bộ có thể xảy ra.

Chuỗi cung ứng được tối ưu hóa

Ngoài việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ của kho, WMS có thể mở rộng sang chuỗi cung ứng rộng lớn hơn. Trong nhà kho, một WMS hợp lý hóa toàn bộ quy trình kho hàng từ biên nhận trong nước đến giao hàng đi, cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. N

hân viên kho kiểm soát các lô hàng nhanh chóng và chính xác bằng cách cắt giảm hoặc loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những khoản tiết kiệm về thời gian và chi phí này cùng với các quy trình và thông tin được cải tiến sau đó có thể được chuyển cho các đối tác bên trong và bên ngoài để họ cải thiện hoạt động của chính mình.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực một cách chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp bạn ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, hoặc gây khó khăn cho chuỗi cung ứng. 

Mặt khác, với thông tin chính xác về hiệu quả hoạt động của một số sản phẩm nhất định hiển thị trên phần mềm, các nhà hoạch định có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy cho công ty về việc điều chỉnh sản phẩm nào để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu tổn thất.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng đã là mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp đang cố gắng mang đến trải nghiệm liền mạch nhưng vẫn cá nhân hóa cho từng khách hàng bằng cách tối ưu hóa quy trình của sản xuất.

WMS đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với khách hàng hiện tại đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng mới và dần lôi kéo họ thành khách hàng trung thành.

Bảo mật hệ thống

Một hệ thống WMS sẽ yêu cầu nhân viên nhập các giao dịch bằng tài khoản duy nhất của công ty cung cấp. Điều này giúp dễ dàng truy vết hoặc kiểm tra ràng buộc các giao dịch của bất kỳ nhân viên nào. Các thông tin này có thể được truy cứu rõ ràng, qua đó giúp doanh nghiệp bạn  giảm nạn ăn cắp vặt và các hình thức tư lợi cá nhân khác.

Phần mềm WMS Cho phép chuyển đổi kỹ thuật số

Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh này để hiện đại hóa các hoạt động sản xuất một cách toàn diện, tuy nhiên nên triển khai các công nghệ 4.0 theo từng giai đoạn. Ví dụ: Nếu nhận thấy quá trình làm việc của WMS mang lại hiệu quả nhất định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích hợp nó với các công nghệ khác, chẳng hạn như hệ thống ERP hoặc hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu MRP, hệ thống điều hành sản xuất MES, để nó có thể chia sẻ dữ liệu, cho phép công ty tùy chỉnh hoạt động kho hàng của mình tốt hơn, qua đó nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất.

Xem thêm: MES là gì? 5 phút hiểu về Hệ thống Điều hành Sản xuất cho nhà máy MES (Manufacturing Execution System)

Thực trạng và tương lai của hệ thống WMS trong các nhà máy tại Việt Nam

Ở Việt Nam, các mô hình quản lý nhà kho WMS không phải quá mới mẻ, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình này vào hoạt động sản xuất của mình. Tuy nhiên, việc áp dụng có phần chưa được tối ưu, mà đáng nói là khá ít các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống WMS, dẫn đến tính hiệu quả trong việc quản lý kho hàng chưa được cao. 

Theo Báo cáo Công nghiệp Thường niên của MHIA năm 2023, hiện chỉ có khoảng 15% doanh nghiệp áp dụng hoàn toàn mô hình tự động hóa vào trong quản lý kho hàng trong nhà máy. Tuy nhiên, tin tốt là hơn 83% công ty có kế hoạch đầu tư mở rộng và ứng dụng những tiến bộ KH-CN vào hoạt động sản xuất của mình trong 5 năm tới.

Như vậy có thể thấy, một hệ thống quản lý kho hiệu quả như WMS có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn trong vấn đề quản lý kho hàng. Để tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình và bắt kịp xu hướng thời đại, doanh nghiệp bạn nên bắt tay ngay vào nghiên cứu để đảm bảo rằng bạn đang nhận được phần mềm phù hợp nhất có thể tích hợp trong doanh nghiệp của mình, qua đó tạo nên một yếu tố sự khác biệt mang về lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn – đặc biệt là trong cuộc chạy đua khốc liệt của thời đại công nghiệp 4.0.

Hiểu được vấn đề này, VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn phù hợp của bạn trong tư vấn các giải pháp phần mềm WMS hiệu quả. Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất. 

Hệ thống Quản lý Kho hàng toàn diện WMS-X – Giải pháp Quản lý Kho thông minh hàng đầu Việt Nam

Giải pháp quản lý kho thông minh WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

Phần mềm WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

5432105/5 - (26 bình chọn)