Trong thời đại bùng nổ Cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp dần coi trọng việc quản lý nhà kho – trái tim của hoạt động sản xuất hiện đại. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về việc tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng trong nhà máy để nâng cao năng suất nhưng giảm thiểu chi phí — nhiều doanh nghiệp đang dần áp dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS.

Vậy WMS là gì và vì sao nó giúp hoạt động quản lý kho hàng trở nên hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giải đáp những thắc mắc về hệ thống quản lý nhà kho thế hệ mới này.

1. WMS là gì?

WMS (Warehouse Management System) hay còn gọi là Hệ thống quản lý kho hàng WMS được hiểu như một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được WMS mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác.

WMS giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình từ khi hàng hóa được nhập kho, lưu trữ, di chuyển nội bộ, cho đến khi xuất kho và giao hàng. Hệ thống này thường được tích hợp với các phần mềm khác như ERP, TMS để đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. 

Lợi ích khi sử dụng WMS có thể kể đến bao gồm:

• Tăng độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho.
• Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và giảm chi phí vận hành.
• Hạn chế thất thoát, nhầm lẫn trong quá trình nhập – xuất kho.
• Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh mà không tăng áp lực vận hành kho.

2. Các chức năng chính của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Tùy vào thiết kế hệ thống WMS mà nó có những chức năng riêng, tuy nhiên dưới đây là những chức năng chính:

2.1. Quản lý hoạt động xuất – nhập kho thời gian thực trong nhà máy sản xuất

• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Các đơn hàng sẽ được WMS tự động tiếp nhận, sau đó hệ thống hỗ trợ bạn lập kế hoạch, giám sát và tối ưu hóa quy trình làm việc. 
• Chuẩn bị nguyên vật liệu: WMS sẽ liệt kê các nguyên vật liệu dùng để sản xuất, sau đó sẽ giám sát hoạt động đặt hàng và tiếp nhận vật liệu.
• Theo dõi hàng tồn kho: WMS thu thập thông tin theo thời gian thực, chẳng hạn như hàng hóa thuộc lô nào, ngày hết hạn, trọng lượng, thông số, số sê-ri,v.v …để có cái nhìn toàn diện về tình trạng hiện tại của kho và nhu cầu bổ sung hàng trong kho.
• Sản xuất / lắp ráp: Sau khi có đầy đủ thông tin dữ liệu về nguyên vật liệu cũng như số lượng hàng tồn kho, WMS sẽ bắt đầu vận hành và giám sát việc sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm.
• Chuyển kho: WMS cho phép thực hiện chuyển kho theo lệnh chuyển kho một bước (chuyển kho nội bộ) và chuyển kho hai bước (chuyển kho ngoài nhà máy, yêu cầu thông tin giấy tờ và thủ tục riêng).
• Xử lý và đóng gói WMS lựa chọn và đóng gói hàng hóa , bao gồm chọn theo khu vực, chọn sóng (Wave picking) và chọn hàng loạt (Batch picking). Nhân viên kho cũng có thể sử dụng các chức năng phân vùng theo lô và thiết kế nhiệm vụ để tùy chỉnh công việc lựa chọn và đóng gói một cách hiệu quả nhất.
• Vận chuyển: cho phép WMS gửi vận đơn trước chuyến hàng, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn cho lô hàng và gửi thông báo về lô hàng trước cho người nhận.

2.2. Quản lý các công đoạn sản xuất trong kho hàng nhà máy

• Giám sát hoạt động sản xuất

Hệ thống WMS thu thập thông tin dữ liệu từ các đơn hàng cũng như quy trình và kế hoạch sản xuất, phiếu sản xuất cũng như yêu cầu của nhà quản lý. Hệ thống cũng liên tục cập nhật sản lượng đầu vào, số lượng sản phẩm bán được sản xuất qua từng công đoạn. Với những thông tin này, WMS có thể giám sát quy trình sản xuất, đảm bảo nhà máy vận hành đúng tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời hạn.

• Gắn nhãn hàng hóa

Hệ thống quản lý thông minh này có thể tạo mã vạch Barcode hoặc QR Code cho tất cả các container và hàng hóa được lưu trữ. Việc đọc các mã này giúp doanh nghiệp bạn có thể xác định chính xác tất cả các quy trình và hoạt động được thực hiện trong kho. Điều này giúp bạn tránh được những nhầm lẫn và sai sót có thể xảy ra khi xử lý hàng hóa.

Mã vạch cũng có thể được sử dụng để dán nhãn cho tất cả các mặt hàng riêng lẻ được tiếp nhận, để các quá trình giao hàng có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn sau này.

• Quản lý lao động

Thông qua hệ thống WMS, quản lý kho có thể giám sát hiệu quả công việc của công nhân bằng cách sử dụng các chỉ số như Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cho biết công nhân đã làm việc trên hay dưới tiêu chuẩn, qua đó thông báo, nhắc nhở để cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả.

• Báo cáo & Phân tích

Phần mềm quản lý kho WMS cung cấp vô số thông tin kinh doanh hữu ích có thể được thu thập thành các báo cáo và phân tích qua đó đề xuất các cải tiến trong tương lai. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó để dự báo, lập kế hoạch cụ thể, cân nhắc các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định liên quan đến toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

3. Các loại WMS phổ biến

3.1. WMS độc lập

Là phần mềm quản lý kho hoạt động độc lập, không tích hợp sâu với các hệ thống khác như ERP hay TMS. Chức năng chính tập trung vào quản lý tồn kho, xuất nhập hàng, và điều phối hoạt động kho.

Đặc điểm

• Triển khai nhanh, dễ sử dụng, chi phí đầu tư thấp hơn so với giải pháp ERP.
• Chỉ tập trung vào quy trình quản lý kho, không quản lý tài chính, kế toán hay mua bán.
• Dữ liệu chủ yếu được xử lý trong nội bộ kho, đôi khi cần thao tác thủ công để đồng bộ với các phần mềm khác.

Phù hợp với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần quản lý kho cơ bản.
• Các kho hàng độc lập, không yêu cầu tích hợp với các hệ thống khác.
• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu số hóa, muốn thử nghiệm WMS trước khi nâng cấp lên hệ thống tích hợp.

3.2. WMS tích hợp ERP

Là một module nằm trong hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), cho phép quản lý kho kết nối trực tiếp với các nghiệp vụ khác như kế toán, mua hàng, bán hàng, quản lý đơn hàng.

Đặc điểm

• Dữ liệu đồng bộ và tập trung, hạn chế sai lệch giữa các phòng ban.
• Hỗ trợ quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ mua nguyên vật liệu, tồn kho, bán hàng, vận chuyển.
• Triển khai phức tạp hơn và yêu cầu doanh nghiệp có đội ngũ IT hỗ trợ.
• Chi phí cao hơn so với WMS độc lập.

Phù hợp với doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, hoạt động đa ngành, đa chi nhánh.
• Doanh nghiệp cần tích hợp chặt chẽ giữa kho và các bộ phận khác để tối ưu quy trình.
• Các công ty sản xuất, thương mại, logistics với nhu cầu quản lý chuỗi cung ứng toàn diện.

3.3. WMS dựa trên đám mây

Là phần mềm WMS vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép truy cập từ bất kỳ đâu qua Internet, không yêu cầu lắp đặt server nội bộ.

Đặc điểm:

• Triển khai nhanh, không tốn chi phí đầu tư phần cứng.
• Hỗ trợ nhiều kho hàng ở nhiều địa điểm khác nhau, dễ quản lý tập trung.
• Có thể mở rộng linh hoạt khi doanh nghiệp phát triển.
• Phụ thuộc vào đường truyền Internet và nhà cung cấp dịch vụ.

Phù hợp với doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp thương mại điện tử, logistics có nhiều kho hàng và đối tác vận chuyển.
• Các công ty vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí, không đầu tư hệ thống máy chủ riêng.
• Doanh nghiệp có nhu cầu quản lý kho mọi lúc, mọi nơi, trên cả thiết bị di động.

3.4. WMS tùy chỉnh

Là hệ thống WMS được thiết kế và lập trình riêng theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, phù hợp với quy trình vận hành đặc biệt mà các giải pháp chuẩn không đáp ứng được.

Đặc điểm:

• Tích hợp linh hoạt với phần mềm nội bộ, thiết bị chuyên dụng hoặc hệ thống quản lý phức tạp.
• Khả năng tự động hóa và cá nhân hóa cao, hỗ trợ các nghiệp vụ riêng biệt.
• Chi phí cao, thời gian triển khai lâu hơn vì phải phát triển theo yêu cầu.
• Yêu cầu đội ngũ IT nội bộ hoặc đối tác phần mềm hỗ trợ lâu dài.

Phù hợp với doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp quy mô lớn, có quy trình kho bãi đặc thù hoặc chuyên ngành đặc biệt (dược phẩm, thực phẩm, kho lạnh, logistics 3PL).
• Công ty cần tích hợp hệ thống WMS với các giải pháp độc quyền hoặc thiết bị IoT, robot tự động.
• Doanh nghiệp muốn khả năng mở rộng không giới hạn và chủ động kiểm soát phần mềm.

4. So sánh WMS với các hệ thống khác

Để giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp, dưới đây là bảng so sánh WMS với các hệ thống phổ biến khác như ERP, TMS và Excel. Bảng này sẽ làm rõ sự khác biệt về mục tiêu sử dụng, phạm vi quản lý, khả năng tự động hóa, chi phí triển khai và loại hình doanh nghiệp phù hợp, giúp bạn dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định đúng đắn.

5. Hệ thống Quản lý Kho hàng toàn diện WMS-X – Giải pháp Quản lý Kho thông minh hàng đầu Việt Nam

Giải pháp quản lý kho thông minh WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

Phần mềm WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp Hệ thống Quản lý Kho hàng toàn diện WMS-X – công nghệ quản lý kho thông minh, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý hàng đầu tại Việt Nam!