Trong thời đại ngày nay, một trong những thách thức lớn đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để kiểm soát và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để đảm bảo rằng sản phẩm của họ đáp ứng được yêu cầu về chất lượng trong một thị trường ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi chất lượng ngày càng cao từ khách hàng. Một trong những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp phải là khó khăn trong việc quản lý chất lượng. Chính vì vậy, nhu cầu tìm kiếm một phương pháp quản lý chất lượng mới để phát triển doanh nghiệp đang trở nên lớn hơn bao giờ hết, và chu trình PDCA là một giải pháp cho bài toán trên.

Chu Trình PDCA Là Gì?

Chu trình PDCA đại diện cho một phương pháp quản lý quan trọng trong việc cải thiện và duy trì chất lượng, hiệu suất và hiệu quả trong các tổ chức và doanh nghiệp. Thuật ngữ PDCA là viết tắt của cụm từ “Plan-Do-Check-Act,” nghĩa là “Lập kế hoạch – Thực Hiện – Kiểm Tra – Điều chỉnh. Đây là một quy trình liên tục được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các tổ chức sản xuất nhằm tối ưu hóa các quy trình và sản phẩm.

Chu trình PDCA được Tiến sĩ Deming giới thiệu lần đầu cho người Nhật trong những năm 1950. Ban đầu, chu trình PDCA được tiến sĩ đặt tên là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối thập niên 30. Tuy nhiên sau này, Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Với hình ảnh tượng trưng là một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ cho thấy bản chất của chu trình PDCA – quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Ngoài ra, chu trình PDCA cũng được xem là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001, điều này đồng nghĩa với việc khi một tổ chức thực hiện tốt chu trình PDCA thì cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất

4 Giai Đoạn Chính Trong Chu Trình PDCA 

Có bốn giai đoạn chính trong chu trình PDCA, mỗi giai đoạn đóng một vai trò quan trọng khác nhau để đảm bảo quá trình quản lý chất lượng liên tục được cải thiện:

Plan (Lên kế hoạch): Bước đầu tiên của chu trình PDCA là lên kế hoạch. Giai đoạn này đòi hỏi tổ chức phải định rõ mục tiêu và chiến lược của họ. Thông qua việc xác định mục tiêu chất lượng và hiệu suất, tổ chức có thể xác định các quy trình và hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu này. Điều quan trọng ở đây là thiết lập kế hoạch chi tiết về thiết kế quy trình sản xuất, phân phối nguồn lực, và định rõ vai trò của từng cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức.

Do (Thực hiện): Bước thứ 2 sau khi đã thiết lập kế hoạch, giai đoạn này yêu cầu tổ chức thực hiện kế hoạch một cách cẩn thận. Các hoạt động và quy trình được triển khai theo kế hoạch đã xác định. Các công việc bao gồm đào tạo nhân viên để đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc cung cấp theo quy trình đã thiết kế.

Check (Kiểm tra): Giai đoạn này tổ chức doanh nghiệp cần tập trung vào đánh giá và kiểm tra hiệu suất. Tổ chức thực hiện kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra. Dữ liệu được thu thập và so sánh với mục tiêu chất lượng và hiệu suất. Nếu có bất kỳ sai sót hoặc không khớp nào, chúng sẽ được xác định và ghi nhận để làm sáng tỏ các vấn đề cần giải quyết.

Act (Hành động): Dựa trên kết quả kiểm tra, tổ chức tiến hành các biện pháp cần thiết để cải thiện hoạt động. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh và sửa đổi quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên về cách cải thiện chất lượng, hoặc thay đổi kế hoạch ban đầu. Giai đoạn này cũng đòi hỏi tổ chức phải học hỏi từ các sai sót và cải tiến liên tục để đảm bảo sự phát triển và cải thiện liên tục trong quản lý chất lượng và hiệu suất.

Lợi Ích Của Việc Ứng Dụng Chu Trình PDCA Trong Sản Xuất 

Việc ứng dụng chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) vào trong lĩnh vực quản lý sản xuất mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một phân tích chi tiết về những lợi ích chính của việc sử dụng chu trình PDCA trong lĩnh vực sản xuất:

Cải thiện Chất Lượng Sản Phẩm: Chu trình PDCA giúp tổ chức xác định và theo dõi tiêu chuẩn chất lượng, từ đó đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Việc kiểm tra và đánh giá trong giai đoạn “Check” cho phép phát hiện và sửa chữa các lỗi và sai sót ngay từ đầu, từ đó giảm thiểu sản phẩm loại bỏ và tái làm.

Tăng Hiệu Suất Sản Xuất: Dựa trên việc lên kế hoạch chi tiết và đặt ra mục tiêu rõ ràng trong giai đoạn “Plan,” tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng hiệu suất. Điều này giúp giảm thời gian sản xuất, tăng năng suất lao động, và giảm lãng phí, dẫn đến sự hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực.

Linh Hoạt Trong Việc Thích Ứng Thay Đổi: Chu trình PDCA khuyến khích việc học hỏi từ kết quả kiểm tra trong giai đoạn “Check” và hành động trong giai đoạn “Act.” Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể dễ dàng thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, công nghệ mới, hoặc yêu cầu của khách hàng mà không cần thay đổi toàn bộ quy trình sản xuất.

Tăng Tính Chính Xác và Đáng Tin Cậy: Chu trình PDCA thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu và thông tin để đưa ra quyết định. Điều này làm tăng tính chính xác và đáng tin cậy trong quản lý sản xuất và dự đoán hiệu suất. Việc theo dõi liên tục cũng giúp đảm bảo rằng các tiến bộ không bị giảm đi theo thời gian.

Giảm Chi Phí: Bằng cách giảm lãng phí, loại bỏ sản phẩm không đạt chất lượng, và tối ưu hóa quy trình sản xuất, chu trình PDCA có thể giúp tổ chức giảm chi phí sản xuất. Điều này có ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận và cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tăng Tính Cạnh Tranh: Chất lượng sản phẩm và khả năng thích nghi với sự thay đổi là yếu tố quan trọng trong việc duy trì và tăng cường vị thế cạnh tranh trong thị trường. Chu trình PDCA giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tổ chức luôn nằm trong tình trạng sẵn sàng để cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Chi Tiết Các Bước Ứng Dụng Chu Trình PDCA Trong Cải Tiến Chất Lượng Sản Xuất 

Plan (Lên kế hoạch)

• Xác định Mục tiêu Chất Lượng: Bước đầu tiên là xác định mục tiêu chất lượng cụ thể cho sản phẩm hoặc quy trình sản xuất. Điều này có thể bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng, hiệu suất, và yêu cầu của khách hàng.
• Thiết Lập Kế Hoạch Cải Tiến: Sau khi xác định mục tiêu, tổ chức phải lập kế hoạch về cách cải tiến chất lượng để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể bao gồm việc đề xuất các thay đổi trong quy trình sản xuất, công nghệ mới, hoặc đào tạo nhân viên.

Do (Thực hiện)

• Triển Khai Kế Hoạch: Trong giai đoạn này, tổ chức triển khai kế hoạch đã xác định trong bước “Plan.” Điều này có thể bao gồm việc thực hiện các thay đổi trong quy trình sản xuất, cung cấp đào tạo cho nhân viên, hoặc thực hiện công nghệ mới.
• Thu Thập Dữ Liệu: Khi thực hiện kế hoạch, tổ chức cần thu thập dữ liệu liên quan đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Dữ liệu này sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến.

Check (Kiểm tra)

• So Sánh Dữ Liệu: Trong giai đoạn này, dữ liệu thu thập được so sánh với các tiêu chuẩn và mục tiêu đã đặt ra trong bước “Plan.” Điều này giúp xác định xem liệu sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu chất lượng hay không.
• Xác Định Sai Sót và Khả Năng Cải Tiến: Nếu có sai sót hoặc không đạt được các tiêu chuẩn, tổ chức cần xác định nguyên nhân và tiềm năng cải tiến. Điều này bao gồm việc xác định các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất các biện pháp cải tiến cụ thể.

Act (Hành động)

• Thực Hiện Biện Pháp Cải Tiến: Dựa trên kết quả kiểm tra, tổ chức thực hiện các biện pháp cải tiến cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc sửa đổi quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên về kỹ thuật mới, hoặc thay đổi tiêu chuẩn chất lượng.
• Lặp Lại Chu Trình: Quá trình PDCA là một chu trình liên tục. Sau khi đã thực hiện các biện pháp cải tiến, tổ chức quay lại bước “Plan” để lên kế hoạch cho các cải tiến tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng quá trình cải tiến chất lượng là một quá trình không ngừng, liên tục cải thiện.

Xem thêm: TQM là gì? Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện trong sản xuất

Xây dựng hiệu quả chu trình PDCA với giải pháp quản lý chất lượng sản xuất toàn diện QMS-X đến từ VTI Solutions

QMS-X là hệ thống quản lý chất lượng chuẩn hóa, tối ưu nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:

• Quản lý chất lượng iQC, pQC, oQC
• Nắm bắt “gốc rễ” nguyên nhân lỗi, thông báo cải tiến chất lượng
• Hiển thị trực quan tiến độ và kết quả QC theo thời gian thực

Phần mềm QMS-X mang tới cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất toàn diện thông minh, tích hợp tối ưu, không giấy tờ với những ưu điểm về tính năng như:

• Thiết lập master data theo đặc thù sản xuất của doanh nghiệp: Quản lý người dùng phân quyền, thiết lập cơ sở dữ liệu chung, thiết lập cơ sở dữ liệu về chất lượng

• Kế hoạch QC: Lập và quản lý kế hoạch QC đầu ra đầu vào và trong quá trình sản xuất
• Thực hiện và cập nhật tiến độ QC theo thời gian thực: Cho phép cập nhật tiến độ QC tự động ( QR code, công nghệ AI), và nhập dữ liệu trực tiếp theo thời gian thực thông qua số lỗi/đạt theo từng danh sách kiểm tra lỗi.
• Cải tiến chất lượng sản xuất: Cho phép theo dõi, quản lý và hỗ trợ việc khắc phục lỗi dễ dàng, không ngừng cải thiện chất lượng. Tạo và quản lý các phiếu báo cáo lỗi cho từng đợt QC có cho phép cập nhật loại lỗi, nguyên nhân lỗi, loại đối sách. Cho phép thống kê, phân tích các loại lỗi, các loại nguyên nhân lỗi, loại đối sách để nhà quản lý đưa ra các đối sách kịp thời. Hỗ trợ việc tạo và quản lý các thông báo cải tiến chất lượng.
• Báo cáo và thống kê: Hiển thị trực quan mức độ hiệu quả của hoạt động QC thông qua các báo cáo thống kê

Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ trong việc ứng dụng giải pháp quản lý chất lượng toàn diện cho doanh nghiệp của mình cùng giải pháp QMS-X đến từ VTI Solutions!

Chu Trình PDCA

5432105/5 - (5 bình chọn)