Để quản lý hiệu quả kho hàng trong thời đại kỹ thuật 4.0 ngày nay, việc theo dõi và phân tích các chỉ số đo lường KPI quản lý kho đóng một vai trò quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của hoạt động, đưa ra các phương án phù hợp, xác định cơ hội cải tiến mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 

Có rất nhiều KPI quản lý kho cần quan tâm, tùy thuộc vào nhu cầu theo dõi, chiến lược quản lý và khả năng thu thập của tổ chức. Tuy vậy, dưới đây là 5 KPI quản lý kho quan trọng mà mọi tổ chức cần quan tâm để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

1. KPI tiếp nhận hàng hóa (Receiving KPIs)

Tất cả hoạt động của một kho hàng đều bắt đầu với việc tiếp nhận nhận đơn đặt hàng. Cũng chính từ “bước khởi đầu” này mà rất nhiều vấn đề cần được quan tâm theo dõi, ví dụ có thể kể đến như độ hiệu quả, tốc độ và độ chính xác của quy trình nhận hàng, cũng như kế hoạch phân công và các chi phí liên quan khác.

Để nâng cao hiệu quả, tốc độ và độ chính xác của quy trình nhận hàng, dưới đây là một vài KPI quan trọng cần quan tâm:

• Hiệu quả tiếp nhận (Receiving Efficiency): xác định tổng thể hoạt động nhận hoạt động tốt như thế nào – chỉ số càng thấp có nghĩa là nhân viên thực hiện đang gặp các vấn đề, gây ảnh hưởng đến tốc độ và độ chính xác
• Thời gian chu kỳ nhận (Receiving Cycle Time): khoảng thời gian cần thiết để xử lý một đơn hàng – chỉ số càng cao có nghĩa là quy trình xử lý mất nhiều thời gian hơn

2. KPI Put-Away

Trong quy trình Put-Away (Cất hàng), nhân viên kho vận chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu kho thích hợp. Nếu không xác định rõ các lộ trình và các bước liên quan đến hoạt động cất giữ có thể ảnh hưởng lớn đến việc quản lý hàng tồn kho, gây kém hiệu quả và tạo nên các chi phí không cần thiết.

Một số KPI Put-Away giúp cải thiện các vấn đề lưu kho có thể kể đến như:

• Hiệu quả Put-Away (Put-Away Efficiency): Còn được gọi là năng suất chuyển kho, đây là thước đo lượng hàng dự trữ được di dời so với thời gian và công sức bỏ ra
• Thời gian chu kỳ Put-Away (Put-Away Cycle Time): khoảng thời gian trung bình cần để thực hiện quy trình cất giữ hàng hóa

3. KPI lấy hàng (Picking KPIs)

Lấy hàng (chọn hàng) là quy trình thu thập các mặt hàng cụ thể đang được lưu kho để hoàn thành đơn đặt hàng theo yêu cầu, diễn ra trước quá trình đóng gói và vận chuyển. 

Quy trình lấy hàng cũng là hoạt động dễ xảy ra sai sót do lỗi thủ công nhất, qua đó dẫn đến sự kém hiệu quả và gây nên nhiều chi phí. Vì việc lấy hàng tại kho ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng, uy tín kinh doanh và lợi nhuận, nên việc cải thiện hoạt động này là ưu tiên hàng đầu của các công ty trên toàn thế giới.

Nghiên cứu từ đại học Chicago cho thấy, quy trình lấy hàng tại kho chiếm tới 55% chi phí hoạt động của một trung tâm phân phối điển hình

Một số KPI lấy hàng có thể kể đến như:

• Độ chính xác của việc lấy hàng (Picking Accuracy): Tỷ lệ đơn đặt hàng được chọn và đóng gói đạt yêu cầu mà không xảy ra sai sót
• Thời gian chu kỳ lấy hàng (Picking Cycle Time): Thời gian thực hiện để chọn từng đơn đặt hàng. Nếu KPI này cao, doanh nghiệp có thể xem xét lại quy trình lấy hàng hiện tại và cân nhắc lựa chọn áp dụng các kỹ thuật lấy hàng hiệu quả hơn
• Chi phí lấy hàng và đóng gói (Picking & Packing Cost): Đi cùng với thời gian lấy hàng là chi phí, một KPI khác cần được quan tâm để đánh giá độ hiệu quả của quy trình lấy hàng hiện tại

Đối với các nhà kho đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp hợp lý các quy trình lấy hàng, Pick to light là giải pháp vô cùng phù hợp khi bảo đảm tính hiệu quả cao. Trên thực tế, đây là hệ thống lấy hàng dựa trên người vận hành đơn giản và nhanh chóng đang tồn tại, vì vậy nếu mục tiêu của doanh nghiệp là cải thiện năng suất thì Pick to light là một lựa chọn hợp lý.

4. KPI thực hiện đơn hàng (Fulfilment KPIs)

Các chỉ số đo lường này sẽ giúp theo dõi hiệu suất của các quy trình hoạt động trong kho, cũng như giúp nhà quản lý kết nối các yêu cầu của các đơn đặt hàng với tình trạng hàng tồn trong kho. Các KPI có thể kể đến như: 

• Thời gian chu kỳ đặt hàng (Order Cycle Time): thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng theo yêu cầu, từ khi đặt hàng cho đến khi giao hàng. Nhà quản lý có thể dựa vào KPI này để đưa ra các phương án phù hợp để đáp ứng khách hàng tốt hơn
• Tỷ lệ chính xác của đơn hàng (Order Accuracy Rate): thể hiện hiệu quả tổng thể của các hoạt động thực hiện đơn đặt hàng. Nếu tỷ lệ phần trăm độ chính xác này giảm xuống, thì doanh nghiệp có thể gặp vấn đề với hàng tồn kho, thời gian vận chuyển, hàng trả lại,..
• Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate): tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng “di chuyển” trong quá trình thực hiện mà không có lỗi hoặc sai lệch – bao gồm việc nhận đơn đặt hàng một cách chính xác, phân bổ hàng tồn kho ngay lập tức, cung cấp các sản phẩm không bị hư hại đúng thời hạn
• Tỷ lệ đặt hàng lại (Back Order Rate): Tỷ lệ có đơn đặt hàng đối với các mặt hàng đã hết. Tỷ lệ này càng cao chứng tỏ hoạt động lên kế hoạch và dự báo hàng tồn do của tổ chức đang gặp vấn đề

5. KPI lưu trữ hàng tồn kho (Inventory Storage KPIs)

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt, quyết định không chỉ đến năng suất của kho hàng mà còn cả lợi nhuận cho tổ chức. Tuy vậy, việc quản lý hàng tồn kho là một thử thách không hề nhỏ đối với các doanh nghiệp, đặc biệt nếu không có các quy trình hiệu quả sẽ lãng phí rất nhiều tài nguyên và ngân sách của tổ chức.

Theo nghiên cứu từ Forbes, các doanh nghiệp chi trung bình từ 25% đến 35% ngân sách cho chi phí hàng tồn kho

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên quan tâm các chỉ số đo lường sau:

• Độ chính xác hàng tồn kho (Inventory Accuracy): đo lường hàng tồn thực tế hiện có trong nhà kho và so sánh với dữ liệu lưu trữ trên hệ thống – độ chính xác càng cao chứng tỏ hoạt động quản lý hàng tồn đang vận hành hiệu quả
• Số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover): cho biết số lần hàng tồn kho đã được bán và thay thế trong một khoảng thời gian cụ thể. Để hoạt động hiệu quả, tổ chức nên giữ cho KPI này ở mức cao, vì lúc này việc di chuyển kho càng nhanh thì càng ít tốn chi phí lưu kho hơn
• Giá vốn hàng tồn kho (Carrying Cost of Inventory): Chi phí lưu kho (chi phí tồn kho, chi phí vốn, chi phí dịch vụ, chi phí hư hỏng) trong một khoảng thời gian cụ thể. Hàng tồn trong kho càng lâu thì chi phí này càng cao
• Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng (Inventory-to-Sales Ratio): đo lường số lượng hàng tồn kho đang thực hiện so với các đơn đặt hàng đã lên kế hoạch. KPI này giúp các nhà quản lý xác định được lượng hàng tồn kho tăng lên hàng tháng so với việc giảm doanh số bán hàng

WMS-X – sự lựa chọn tuyệt vời để theo dõi và phân tích các KPI quản lý kho hiệu quả

Theo dõi và phân tích các KPI quản lý kho là một phương pháp phù hợp để giám sát mức độ hiệu quả và tối ưu của các quy trình hoạt động trong kho hàng, qua đó giúp đặt ra các mục tiêu và đưa ra các chiến lược phù hợp để cải thiện hiệu quả hoạt động kho hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu theo dõi, chiến lược quản lý và khả năng thu thập của tổ chức mà bạn có thể cân nhắc theo dõi từng KPI cụ thể, qua đó vừa tối ưu hoạt động cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

Hiểu được nhu cầu tìm kiếm các giải pháp theo dõi và phân tích các KPI quản lý kho, VTI Solutions – VTI Group tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời với hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X. Giải pháp của chúng tôi hỗ trợ quản lý các hoạt động kho hàng, từ xuất-nhập kho, giám sát hàng tồn kho đến thống kê và cung cấp báo cáo trực quan dữ liệu quản lý theo thời gian thực. Bên cạnh đó, VTI Solutions hỗ trợ cài đặt, quản lý cơ sở dữ liệu trong trường hợp nhà máy chưa thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý.  

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất.

Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!