Hạch toán kho thành phẩm là gì? Quy trình và cách áp dụng

1. Nhập kho thành phẩm 

1.1 Định nghĩa

Nhập kho thành phẩm là quy trình đưa các sản phẩm đã hoàn thành toàn bộ các công đoạn sản xuất, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng, từ bộ phận sản xuất hoặc gia công vào kho để lưu trữ, quản lý và bảo quản. 

Quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm các bước vận chuyển thành phẩm về kho, kiểm đếm số lượng, chất lượng và sắp xếp thành phẩm vào vị trí lưu trữ phù hợp nhằm đảm bảo kiểm soát số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa trước khi xuất kho hoặc bán ra thị trường.

1.2 Vai trò nhập kho thành phẩm trong quản lý sản xuất

• Giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng tồn kho.
• Hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, phân phối và bán hàng hiệu quả.
• Giảm thiểu chi phí tồn kho và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

2. Quy trình nghiệp vụ nhập kho thành phẩm 

Bước 1 – Vận chuyển và tập kết thành phẩm từ sản xuất về kho

Khi một lô sản phẩm hoàn thiện tại phân xưởng, bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm chuyển hàng đến khu tiếp nhận của kho. Thời điểm giao nhận cần có người đại diện sản xuất, người giao nhận (vận chuyển nội bộ) và thủ kho có mặt để kiểm tra sơ bộ về tình trạng bao bì, niêm phong (nếu có) và số lượng lô. 

Nếu hàng được vận chuyển theo pallet/lô, ghi mã lô/lot, số seri hoặc mã lệnh sản xuất rõ ràng trên giấy tờ đi kèm để thuận tiện truy xuất nguồn gốc sau này. Việc tập kết đúng vị trí tạm thời, có biển báo/nhãn giúp rút ngắn thời gian kiểm tra và giảm rủi ro lẫn lộn mặt hàng.

Bước 2 – Kiểm đếm, kiểm tra chất lượng (QC) và biên bản giao nhận

Thủ kho và bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm đếm chính xác theo lô: đối chiếu số lượng thực tế với lệnh sản xuất (hoặc phiếu xuất phân xưởng), đồng thời QC kiểm tra các tiêu chí chất lượng (kiểu mẫu, kích thước, chức năng, ngoại quan, nhãn mác/hạn dùng nếu có). 

Mọi sai lệch (thừa/thiếu/hư hỏng) phải lập biên bản kiểm tra/biên bản bàn giao, nêu rõ nguyên nhân tạm thời nếu biết và người chịu trách nhiệm. Nếu phát hiện lỗi chất lượng, quyết định xử lý (bảo hành, tái chế, loại bỏ, trả lại phân xưởng) phải được thông báo và lưu hồ sơ. Việc kiểm tra này là bước điều phối quan trọng giữa sản xuất – QC – kho trước khi lập chứng từ chính thức.

Bước 3 – Lập phiếu nhập kho (phiếu/ chứng từ nhập kho)

Sau khi kiểm đếm và QC đồng ý, kế toán kho hoặc thủ kho lập Phiếu nhập kho thành phẩm – chứng từ gốc của nghiệp vụ. Phiếu cần tối thiểu: mã/ tên sản phẩm, mã lô (nếu có), số lượng, đơn vị tính, ngày giờ nhập, nguồn (lệnh sản xuất/số lô), đơn giá (nếu doanh nghiệp hạch toán theo đơn giá nhập kho ngay), tổng trị giá, chữ ký của thủ kho, người giao nhận, và người lập phiếu (và ký duyệt của kế toán trưởng/kho trưởng nếu quy định). Phiếu nhập kho là cơ sở để cập nhật thẻ kho/ERP và để kế toán hạch toán sau đó.

Bước 4 – Phê duyệt & kiểm soát (ký duyệt, xác nhận liên phòng ban)

Phiếu nhập kho sau khi lập phải được trình theo sơ đồ phân quyền (ví dụ: thủ kho → kế toán kho → kế toán trưởng/kho trưởng) để ký duyệt. Việc phân quyền và chữ ký đảm bảo kiểm soát nội bộ, tránh tình trạng người lập vừa ghi vừa đối chiếu gây rủi ro. 

Trong doanh nghiệp áp dụng ERP/WMS, quy trình phê duyệt có thể chạy trên hệ thống (workflow) để lưu vết điện tử; với doanh nghiệp thủ công thì cần lưu chữ ký, con dấu theo quy định. Nếu phiếu không có phê duyệt hợp lệ thì không được đưa vào hồ sơ hạch toán.

Bước 5 – Cập nhật thẻ kho / hệ thống quản lý kho (WMS/ERP) và sắp xếp lưu trữ

Sau khi phiếu được ký duyệt, thủ kho cập nhật số liệu vào thẻ kho (sổ chi tiết vật tư) và/hoặc nhập liệu vào hệ thống WMS/ERP: cập nhật vị trí lưu (kệ, hàng, slot), mã lô/batch, ngày sản xuất/hạn dùng (nếu có), số lượng khả dụng và số lượng tồn thực tế. 

Đồng thời sắp xếp hàng vào vị trí lưu trữ cố định hoặc theo slotting để tối ưu thao tác xuất sau này. Việc ghi rõ vị trí và mã lô trên hệ thống giúp đảm bảo FIFO/FEFO (nếu áp dụng) và dễ truy xuất khi có khiếu nại hoặc audit.

Bước 6 – Hạch toán kế toán, kiểm kê và lưu trữ chứng từ

Dựa trên phiếu nhập kho đã phê duyệt, kế toán thực hiện bút toán nhập kho theo phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng:

• Trường hợp 1 – Phương pháp kê khai thường xuyên (Perpetual)

Khi nhập kho thành phẩm từ sản xuất:

Ghi Nợ TK 155 – Thành phẩm / Có TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang (ghi nhận chuyển chi phí dở dang thành giá trị thành phẩm).

• Trường hợp 2 – Phương pháp kiểm kê định kỳ (Periodic)

Các kết chuyển đầu kỳ/cuối kỳ giữa TK 632 (Giá vốn hàng bán) và TK 155:

• • Đầu kỳ: kết chuyển giá vốn đầu kỳ
  • Cuối kỳ: căn cứ kiểm kê xác định tồn kho để ghi Nợ TK 155 / Có TK 632
• Trường hợp đặc biệt – Phát hiện thừa/thiếu khi kiểm kê

Lập biên bản kiểm kê, tạm ghi nhận và xử lý theo quyết định:

• • Thừa: Nợ TK155 / Có TK338
  • Thiếu: Nợ TK138 / Có TK155

Sau khi xác định nguyên nhân có thể điều chỉnh sang các tài khoản liên quan.

3. Cách hạch toán nhập kho thành phẩm 

3.1 Tài khoản sử dụng trong hạch toán nhập kho thành phẩm

• TK 155 – Thành phẩm: Phản ánh giá trị thành phẩm nhập, xuất và tồn kho.
• TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Tập hợp chi phí để kết chuyển sang thành phẩm.
• TK 632 – Giá vốn hàng bán: Dùng để xác định giá vốn theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
• Một số tài khoản khác khi phát sinh chênh lệch:
  • TK 138 – Phải thu khác
  • TK 338 – Phải trả khác
  • TK 157 – Hàng gửi đi bán
  • TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

3.2 Phương pháp hạch toán nhập kho thành phẩm

Cách hạch toán nhập kho thành phẩm phụ thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng. Hiện nay có 2 phương pháp phổ biến: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.

3.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp phổ biến nhất, được nhiều doanh nghiệp sản xuất áp dụng. Với phương pháp này, mọi sự biến động về thành phẩm (nhập – xuất – tồn) đều được ghi nhận liên tục trên sổ kế toán ngay khi phát sinh.

Cách ghi nhận khi nhập kho thành phẩm:

• Nợ TK 155 – Thành phẩm (theo giá trị thành phẩm nhập kho)  
• Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (giá trị chi phí sản xuất đã kết chuyển)  

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp hoàn thành 100 sản phẩm, tổng chi phí sản xuất là 50.000.000 VNĐ. Khi nhập kho, kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 155: 50.000.000  
• Có TK 154: 50.000.000  

Nhờ phương pháp này, nhà quản lý có thể biết ngay số lượng và giá trị thành phẩm tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào.

3.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ

Với phương pháp này, doanh nghiệp không ghi nhận liên tục các nghiệp vụ nhập – xuất thành phẩm. Thay vào đó, cuối kỳ kế toán sẽ thực hiện kiểm kê thực tế để xác định số lượng tồn kho và giá trị.

Bút toán đầu kỳ:

Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ sang TK 632 – Giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán  
• Có TK 155 – Thành phẩm  

Bút toán cuối kỳ:

Căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định giá trị thành phẩm còn tồn cuối kỳ để kết chuyển ngược lại:

• Nợ TK 155 – Thành phẩm  
• Có TK 632 – Giá vốn hàng bán  

Phương pháp này thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, quy trình quản lý kho đơn giản.

3.3 Các bút toán khác liên quan

Ngoài nhập kho từ sản xuất, kế toán thành phẩm còn gặp một số tình huống đặc biệt sau:

• Trường hợp phát hiện thành phẩm thừa khi kiểm kê:

Nếu chưa rõ nguyên nhân:

• Nợ TK 155 (giá trị hợp lý của thành phẩm thừa) 
• Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý  

Khi có quyết định xử lý (ví dụ: xác định thuộc về doanh nghiệp hoặc phải trả lại): kế toán sẽ ghi nhận tiếp theo quyết định đó.

• Trường hợp nhập kho thành phẩm thuê gia công ngoài:
  • Nợ TK 155 – Thành phẩm (giá trị thành phẩm nhập kho)  
  • Có TK 154 – Chi phí sản xuất, gia công (bao gồm chi phí NVL đưa đi gia công + chi phí gia công thuê ngoài)  
  • Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)  

4. Ví dụ cách hạch toán nhập kho thành phẩm

4.1 Phương pháp 1: Kê khai thường xuyên

Phương pháp này ghi nhận mọi sự biến động (nhập, xuất) của thành phẩm một cách liên tục. Kế toán sử dụng Tài khoản 155 để theo dõi giá trị thành phẩm.

Ví dụ: Công ty A sản xuất 1.000 chiếc ghế gỗ trong tháng 9. Tổng chi phí sản xuất (tập hợp ở Tài khoản 154) là 150.000.000 VNĐ.

• Bước 1: Nhập kho thành phẩm
  • Sau khi sản xuất xong và nhập kho, kế toán ghi nhận giá trị thành phẩm từ Tài khoản 154 sang Tài khoản 155.
  • Nợ TK 155: 150.000.000 VNĐ
  • Có TK 154: 150.000.000 VNĐ
• Bước 2: Xuất kho thành phẩm để bán
  • Trong tháng 9, công ty A bán được 800 chiếc ghế. Giá vốn của mỗi chiếc ghế là 150.000 VNĐ (150.000.000 / 1.000).
  • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 120.000.000 VNĐ (800 x 150.000)
  • Có TK 155: 120.000.000 VNĐ
• Kết quả cuối kỳ
  • Tồn kho cuối kỳ: 200 chiếc ghế (1.000 – 800)
  • Giá trị tồn kho trên sổ sách: 30.000.000 VNĐ (150.000.000 – 120.000.000)

4.2 Phương pháp 2: Kiểm kê định kỳ

Phương pháp này không ghi nhận các giao dịch nhập xuất trong kỳ. Thay vào đó, kế toán chỉ xác định giá trị tồn kho vào đầu và cuối kỳ. Tài khoản 155 không có số phát sinh trong kỳ mà chỉ được sử dụng vào cuối kỳ để tổng hợp.

Ví dụ: Công ty B cũng sản xuất 1.000 chiếc ghế gỗ trong tháng 9 với tổng chi phí sản xuất 150.000.000 VNĐ.

• Bước 1: Đầu kỳ
  • Giả sử tồn kho đầu kỳ là 0. Kế toán không thực hiện bút toán nào để kết chuyển tồn kho.
• Bước 2: Nhập sản phẩm và chi phí trong kỳ
  • Toàn bộ chi phí sản xuất 150.000.000 VNĐ được ghi vào Tài khoản 154.
• Bước 3: Cuối kỳ – Tính giá vốn và tồn kho
  • Công ty B thực hiện kiểm kê và xác định số lượng tồn kho cuối kỳ là 200 chiếc.
  • Giá trị tồn kho cuối kỳ là 30.000.000 VNĐ (200 chiếc x 150.000 VNĐ/chiếc)
  • Giá vốn hàng bán là 120.000.000 VNĐ (1.000 chiếc nhập kho – 200 chiếc tồn kho cuối kỳ = 800 chiếc đã bán x 150.000 VNĐ/chiếc).
  • Kế toán thực hiện bút toán kết chuyển:
    • Kết chuyển chi phí phát sinh trong kỳ vào giá vốn:
      • Nợ TK 632: 150.000.000 VNĐ
      • Có TK 154: 150.000.000 VNĐ
    • Kết chuyển giá trị tồn kho cuối kỳ vào Tài khoản 155:
      • Nợ TK 155: 30.000.000 VNĐ
      • Có TK 632: 30.000.000 VNĐ

5. WMSX – Giải pháp quản lý kho thông minh, chuẩn hóa hạch toán nhập kho thành phẩm

Quản lý và hạch toán nhập kho thành phẩm là nghiệp vụ cốt lõi trong kế toán sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của giá vốn và hiệu quả điều hành doanh nghiệp. Dù áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, mục tiêu cuối cùng vẫn là kiểm soát chặt chẽ số lượng – chất lượng – giá trị của kho thành phẩm, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác cho báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, trong thực tế, nếu vẫn quản lý thủ công bằng Excel hoặc chứng từ giấy, kế toán dễ gặp rủi ro sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa, khó truy xuất thông tin khi cần kiểm toán hoặc phân tích hiệu quả sản xuất. Đây cũng chính là điểm nghẽn lớn khiến nhiều doanh nghiệp khó mở rộng quy mô.

Để tối ưu toàn bộ quy trình hạch toán kho và quản lý nhập kho thành phẩm, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp WMSX – Hệ thống quản lý kho thông minh từ VTI Solutions.

• Tự động hóa nhập kho thành phẩm: Kết nối trực tiếp với hệ thống sản xuất (MES/ERP), cập nhật số liệu ngay khi sản phẩm hoàn tất.
• Quản lý tồn kho realtime: Theo dõi chi tiết số lượng, lô, hạn dùng của từng thành phẩm trên hệ thống.
• Chuẩn hóa hạch toán kho: Kết nối dữ liệu với kế toán, giảm tối đa sai lệch giữa thực tế và sổ sách.
• Truy xuất nhanh & minh bạch: Dễ dàng đáp ứng yêu cầu kiểm toán, báo cáo quản trị hay phân tích chi phí.
• Tối ưu không gian lưu trữ: Ứng dụng slotting & sơ đồ kho thông minh để giảm tồn đọng và tăng hiệu quả xuất – nhập.

👉 Với WMSX, doanh nghiệp không chỉ quản lý kho thành phẩm chính xác, mà còn rút ngắn thời gian hạch toán, đảm bảo số liệu realtime và minh bạch cho mọi quyết định.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn và bản demo danh cho doanh nghiệp của mình.

Liên hệ ngay

5432100/5 - (0 bình chọn)