1. Quản lý chất lượng là gì?

Quản lý chất lượng là một quá trình đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức đáp ứng đúng yêu cầu và mong đợi của khách hàng, đồng thời duy trì sự nhất quán, hiệu quả và cải tiến liên tục.

Nói một cách dễ hiểu thì quản lý chất lượng giống như việc bạn luôn kiểm tra, đảm bảo và cải thiện mọi thứ mình làm – từ nguyên liệu, cách làm, đến kết quả cuối cùng để khách hàng luôn hài lòng và muốn quay lại.

VTI solutions sẽ lấy một vài ví dụ để bạn hiểu hơn về quản lý chất lượng trong đời sống:

• Trong quán cà phê: Quản lý chất lượng nghĩa là đảm bảo mỗi ly cà phê pha ra đều ngon như nhau, sạch sẽ, đúng vị, phục vụ đúng giờ — hôm nay uống sao, ngày mai vẫn ngon như vậy.
• Trong công ty phần mềm: Đảm bảo phần mềm chạy ổn định, không lỗi, cập nhật nhanh, đúng nhu cầu khách hàng và luôn có đội ngũ hỗ trợ tốt.
• Trong một nhà máy sản xuất chai nước nhựa, nếu 1.000 chai xuất xưởng thì tất cả phải giống nhau về hình dáng, không bị méo, nứt hay rò rỉ. Nếu có 10 chai lỗi, bộ phận quản lý chất lượng sẽ phải kiểm tra nguyên nhân và điều chỉnh quy trình để lần sau không bị lặp lại.

Vậy là bạn đã hiểu đơn giản quản lý chất lượng là gì rồi, giờ thì cùng mình chuyển sang phần 2 để khám phá 7 nguyên tắc cốt lõi trong quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhé!

2. Nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để duy trì chất lượng và phát triển bền vững, nhiều tổ chức trên thế giới đang áp dụng những nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Những nguyên tắc này giống như kim chỉ nam giúp ban lãnh đạo định hướng hoạt động, cải thiện hiệu quả và mang lại giá trị thực sự cho khách hàng. Cùng điểm qua từng nguyên tắc nhé:

2.1. Tập trung vào khách hàng

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển lâu dài thì điều đầu tiên cần làm là hiểu và làm hài lòng khách hàng. Khi bạn phục vụ đúng nhu cầu – thậm chí vượt mong đợi của họ – thì khách hàng sẽ quay lại, giới thiệu thêm người mới và tạo ra nguồn thu bền vững. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng nhận ra những cơ hội mới từ chính tệp khách hàng đang có.

2.2. Lãnh đạo rõ ràng, dẫn dắt tốt

Một tổ chức muốn đi đúng hướng thì cần có người lãnh đạo tốt – người có thể truyền cảm hứng, tạo mục tiêu rõ ràng và kết nối mọi người cùng hướng về một tầm nhìn chung. Khi nhân viên hiểu được “mình đang làm vì điều gì”, họ sẽ làm việc tích cực hơn, chủ động hơn và cùng nhau góp sức để đạt mục tiêu chung.

2.3. Tất cả mọi người đều góp phần vào chất lượng

Chất lượng không phải là việc của riêng ai, mà là nỗ lực của toàn bộ đội ngũ, từ nhân viên chính thức đến cộng tác viên. Khi ai cũng được khuyến khích học hỏi, phát huy khả năng, được ghi nhận thành tích và được tin tưởng, họ sẽ có động lực để cống hiến nhiều hơn. Và như thế, tổ chức mới có thể tiến xa.

2.4. Quản lý công việc theo quy trình rõ ràng

Khi các công việc được sắp xếp theo quy trình bài bản, tổ chức sẽ giảm được sai sót, tiết kiệm chi phí, làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Quản lý tốt từng bước – từ đầu vào, xử lý đến đầu ra – giúp mọi thứ vận hành trơn tru và dễ cải tiến khi cần.

2.5. Luôn luôn cải tiến

Không có gì là hoàn hảo mãi mãi. Các doanh nghiệp thành công đều không ngừng cải thiện sản phẩm, dịch vụ, quy trình để thích nghi với thay đổi và đón đầu cơ hội. Cải tiến liên tục là cách để tổ chức không bị tụt lại phía sau trong thị trường đầy biến động.

2.6. Ra quyết định dựa trên dữ liệu, không theo cảm tính

Những quyết định quan trọng không nên dựa trên cảm giác hay “linh tính”, mà phải dựa trên số liệu cụ thể, có kiểm chứng. Khi có dữ liệu rõ ràng, nhà quản lý sẽ dễ dàng hiểu vấn đề, đưa ra giải pháp đúng đắn và cũng dễ dàng giải thích lý do của các quyết định đưa ra.

2.7. Xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác

Không thể làm tốt mọi thứ một mình. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đối tác, khách hàng sẽ giúp tổ chức có thêm nguồn lực, sự hỗ trợ và phát triển bền vững. Khi các bên cùng tin tưởng, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau, doanh nghiệp sẽ có cơ hội vươn xa hơn rất nhiều.

3. Các phương pháp quản lý chất lượng

3.1. Kiểm tra chất lượng (QC – Quality Control)

QC là phương pháp truyền thống, tập trung vào việc kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi đã hoàn thành, nhằm phát hiện lỗi trước khi đưa ra thị trường. Các công cụ như đo lường, kiểm tra vật lý, và thử nghiệm thường được sử dụng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Phát hiện lỗi kịp thời trước khi đến tay khách hàng Dễ áp dụng, phù hợp với quy trình sản xuất ổn định Giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn	Không ngăn ngừa lỗi từ đầu quy trình Tốn chi phí và nguồn lực nếu lỗi xảy ra nhiều Không cải thiện quy trình hoặc hiệu suất nội bộ

3.2. Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC – Total Quality Control)

TQC mở rộng phạm vi kiểm soát từ nguyên liệu đầu vào đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Phương pháp này nhấn mạnh việc theo dõi và điều chỉnh quy trình sản xuất liên tục.

Ưu điểm	Nhược điểm
Giảm lỗi trong toàn bộ chuỗi sản xuất Cải thiện năng suất và hiệu quả sản xuất Nâng cao sự ổn định và đồng đều của sản phẩm	Cần đầu tư công cụ kiểm soát và đào tạo nhân lực Quy trình thực hiện phức tạp nếu tổ chức chưa có hệ thống rõ ràng Quy trình thực hiện phức tạp nếu tổ chức chưa có hệ thống rõ ràng

3.3. Quản lý chất lượng toàn diện (TQM – Total Quality Management)

TQM là một triết lý quản lý nhấn mạnh sự tham gia của toàn bộ nhân sự và cải tiến liên tục. Mọi bộ phận, từ lãnh đạo đến nhân viên đều cùng nhau nâng cao chất lượng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tạo văn hóa chất lượng đồng nhất toàn doanh nghiệp Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và sáng tạo Cải tiến liên tục giúp thích nghi với thay đổi	Yêu cầu sự cam kết cao từ lãnh đạo và nhân viên Quá trình chuyển đổi tổ chức theo TQM có thể mất nhiều thời gian Cần áp dụng đồng bộ công cụ như Kaizen, 5S… để hiệu quả

3.4. Lean Six Sigma

Là phương pháp hiện đại kết hợp giữa Lean (loại bỏ lãng phí) và Six Sigma (giảm sai sót). Phương pháp này sử dụng quy trình DMAIC để xác định – đo lường – phân tích – cải tiến – kiểm soát quy trình.

Ưu điểm	Nhược điểm
Giúp doanh nghiệp vừa tối ưu chi phí, vừa giảm lỗi Cải thiện hiệu quả và hiệu suất vận hành Dễ đo lường, quản lý hiệu quả bằng dữ liệu	Cần đội ngũ chuyên sâu (Green Belt, Black Belt) được đào tạo bài bản Phức tạp khi triển khai lần đầu, khó áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ Tốn thời gian để thiết lập quy trình và đo lường ban đầu

4. Quy trình quản lý chất lượng tại nhà máy

Quy trình quản lý chất lượng không chỉ là công cụ kiểm soát, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, cải tiến liên tục và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Cùng tìm hiểu chi tiết từng bước trong quy trình này.

4.1. Lập kế hoạch chất lượng

Xác định mục tiêu chất lượng, tiêu chuẩn cần đạt và xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ trong nhà máy.

Những việc cần làm:

• Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn nội bộ hoặc ISO (nếu có).
• Phân tích yêu cầu khách hàng, tiêu chuẩn ngành.
• Thiết kế quy trình sản xuất có lồng ghép các điểm kiểm soát chất lượng.
• Lập kế hoạch kiểm tra và tài liệu hóa toàn bộ kế hoạch chất lượng.

Lưu ý trong bước 1 lập kế hoạch chất lượng:

• Đảm bảo có sự tham gia của các bộ phận: kỹ thuật, sản xuất, QA/QC, kho vận.
• Kế hoạch phải rõ ràng, có khả năng đo lường và thực hiện.

4.2. Kiểm soát đầu vào

Đảm bảo nguyên vật liệu, linh kiện, hàng hóa đầu vào đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất.

Những việc cần làm:

• Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra hồ sơ chứng nhận (CO, CQ nếu có).
• Lấy mẫu nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn AQL để kiểm tra.
• Kiểm tra các thông số: kích thước, màu sắc, độ bền, hóa chất,…
• Ghi nhận kết quả kiểm tra, phân loại đạt/không đạt và xử lý theo quy trình.

Tại bức này thì cần lưu ý:

• Phải có quy định rõ ràng về tần suất và tiêu chí lấy mẫu.
• Tránh bỏ qua bước này vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất nếu nguyên liệu lỗi.

4.3. Kiểm soát trong quá trình

Giám sát và kiểm tra chất lượng ngay trong quá trình sản xuất, nhằm phát hiện lỗi sớm và hạn chế việc phải sửa lại sau cùng.

Những việc cần làm:

• Đặt các điểm kiểm tra chất lượng tại từng công đoạn (IPQC).
• Thực hiện đo đạc, kiểm tra ngoại quan, kỹ thuật, chức năng định kỳ trong ca.
• Theo dõi sự ổn định của máy móc, thông số vận hành.
• Ghi lại dữ liệu kiểm tra, báo cáo lỗi và khắc phục ngay tại công đoạn.

Có 3 lưu ý quan trọng trong bước này gồm:

• Nhân viên kiểm tra cần được đào tạo về sản phẩm và tiêu chuẩn.
• Giao tiếp tốt với tổ sản xuất để ngăn lỗi lặp lại.
• Các lỗi phát hiện cần có phương án phản hồi nhanh và hành động khắc phục kịp thời.

4.4. Kiểm tra đầu ra

Đây là bước kiểm tra toàn bộ sản phẩm hoàn chỉnh trước khi xuất xưởng, đảm bảo đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật và yêu cầu khách hàng.

Những việc cần làm:

• Lấy mẫu theo tỷ lệ để kiểm tra ngoại quan, chức năng, độ an toàn…
• Kiểm tra đóng gói, tem nhãn, mã lô sản xuất.
• Đánh giá tổng thể chất lượng sản phẩm so với tiêu chuẩn ban đầu.
• Lập biên bản nghiệm thu, phân loại đạt/chưa đạt và lưu trữ hồ sơ.

Lưu ý:

• Không nên bỏ qua bước này kể cả khi đã kiểm tra trong quá trình.
• Việc kiểm tra đầu ra không thay thế cho các bước trước – nó chỉ là lớp chắn cuối cùng.
• Lưu hồ sơ để phục vụ truy xuất nguồn gốc khi có khiếu nại.

4.5. Phân tích và cải tiến

Dựa vào dữ liệu lỗi, phản hồi của khách hàng và hiệu suất quy trình, thực hiện phân tích nguyên nhân và cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng.

Những việc cần làm:

• Thu thập dữ liệu từ IQC, PQC, FQC, bảo hành, khiếu nại.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ theo mô hình (5 Why, Ishikawa…).
• Họp nhóm cải tiến chất lượng (QCC, Kaizen).
• Đề xuất hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Đánh giá lại hiệu quả sau cải tiến.

Lưu ý:

• Cần có sự tham gia của đa bộ phận (sản xuất, kỹ thuật, QA).
• Hành động cải tiến phải cụ thể, có thời hạn, người chịu trách nhiệm và chỉ số đo lường.
• Lưu trữ toàn bộ tài liệu làm bằng chứng kiểm tra sau này.

4.6. Đánh giá nội bộ và quản lý hồ sơ chất lượng

Kiểm tra định kỳ hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tài liệu – hồ sơ được quản lý bài bản, phục vụ truy xuất và cải tiến lâu dài.

Những việc cần làm:

• Lập kế hoạch đánh giá chất lượng định kỳ (ISO, nội bộ…).
• Rà soát quy trình, hồ sơ, nhật ký sản xuất, biên bản kiểm tra.
• Ghi nhận sai lệch (nếu có) và đề xuất hành động khắc phục.
• Tổ chức đào tạo định kỳ và cập nhật quy trình khi có thay đổi.

Tại bước cuối cùng này thì cần lưu ý:

• Việc đánh giá phải có bằng chứng rõ ràng, không mang tính hình thức.
• Quản lý hồ sơ điện tử hoặc giấy tờ phải đảm bảo truy xuất dễ dàng khi cần.

5. Tìm hiểu các công cụ quản lý chất lượng phổ biến

Trong quản lý chất lượng, bộ 7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) là tập hợp các phương pháp thống kê cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả, thường được áp dụng để thu thập, phân tích dữ liệu và cải thiện chất lượng trong nhiều lĩnh vực sản xuất và dịch vụ.

Đầu tiên là phiếu kiểm soát (Check Sheet), công cụ dùng để ghi chép dữ liệu một cách có hệ thống, thường được sử dụng để theo dõi các hoạt động, sự kiện hoặc đặc điểm chất lượng. Ví dụ điển hình như phiếu kiểm tra lỗi sản phẩm hoặc kiểm tra vệ sinh khu vực sản xuất, giúp thu thập thông tin chính xác và dễ dàng tổng hợp.

Biểu đồ phân lớp (Stratification) là công cụ giúp chia nhỏ dữ liệu thành các nhóm theo tiêu chí cụ thể, từ đó dễ dàng so sánh và phân tích hiệu suất chất lượng giữa các nhóm, nhằm phát hiện nguyên nhân vấn đề nằm ở đâu và cải thiện phù hợp theo từng đối tượng.

Biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram), còn gọi là sơ đồ xương cá, giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách phân tích các yếu tố ảnh hưởng. Nhờ cách trình bày trực quan, biểu đồ này giúp các nhóm cải tiến tập trung vào các nguyên nhân chính cần xử lý.

Tiếp theo là biểu đồ Pareto, công cụ dựa trên nguyên tắc 80/20 để xác định đâu là những nguyên nhân chính tạo nên phần lớn vấn đề. Điều này giúp doanh nghiệp biết nên tập trung nguồn lực vào đâu để mang lại hiệu quả cải tiến cao nhất.

Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram) lại đóng vai trò hiển thị sự phân bố của dữ liệu, giúp đánh giá tính đồng đều của quy trình và phát hiện các giá trị vượt ngoài phạm vi kiểm soát cho phép.

Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) thể hiện mối tương quan giữa hai biến số, thường được sử dụng để xác định xem liệu có mối quan hệ nào giữa nguyên nhân và kết quả, từ đó có thể dự đoán xu hướng hoặc điều chỉnh quy trình hợp lý.

Cuối cùng là biểu đồ kiểm soát (Control Chart), một công cụ quan trọng trong sản xuất giúp theo dõi sự biến động của dữ liệu theo thời gian. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ ổn định của quy trình và phát hiện kịp thời những điểm bất thường để xử lý sớm.

6. Giải pháp QMSX: Tối ưu quản lý chất lượng theo ISO cùng VTI Solutions

Chất lượng không còn là lợi thế cạnh tranh, mà là điều kiện bắt buộc. Khi thị trường ngày càng khắt khe, khách hàng đòi hỏi cao và tiêu chuẩn quốc tế trở thành “mốc chuẩn”, việc kiểm soát chất lượng theo cách thủ công truyền thống đã không còn phù hợp.

Đó là lý do QMSX ra đời – một giải pháp quản lý chất lượng toàn diện được phát triển bởi VTI Solutions, nằm trong hệ sinh thái MESX, giúp doanh nghiệp tự động hóa, trực quan hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình kiểm tra chất lượng.

QMSX không chỉ hỗ trợ quản lý đầy đủ các quy trình kiểm tra chất lượng như iQC (đầu vào), pQC (trong quá trình), oQC (đầu ra), mà còn giúp doanh nghiệp truy vết gốc rễ nguyên nhân lỗi, chủ động cảnh báo và đề xuất cải tiến chất lượng kịp thời. Toàn bộ tiến độ và kết quả kiểm tra chất lượng đều được hiển thị trực quan theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và ra quyết định nhanh chóng.

Một số tính năng nổi bật của QMSX bao gồm:

• Thiết lập master data linh hoạt theo đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch và quản lý hoạt động QC một cách hệ thống.
• Thực hiện, cập nhật và giám sát tiến độ kiểm tra trực tiếp theo thời gian thực.
• Tự động hóa quá trình phân tích dữ liệu, cảnh báo sai lệch, thúc đẩy cải tiến chất lượng.
• Cung cấp các báo cáo thống kê trực quan, thể hiện rõ mức độ hiệu quả của các hoạt động kiểm soát chất lượng.

Với QMSX, quản lý chất lượng không còn là bài toán khó, mà trở thành lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn ISO, GMP, IATF, HACCP… giảm thiểu sai sót, và tối ưu vận hành sản xuất từ gốc.

Đừng để chất lượng là rào cản tăng trưởng – liên hệ ngay VTI Solutions để được tư vấn miễn phí về giải pháp QMSX và khám phá cách tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng cho doanh nghiệp của bạn!

Nhận tư vấn miễn phí

5432100/5 - (0 bình chọn)