Giống như mọi ngành công nghiệp khác, quản lý hàng tồn kho là một quy trình đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực sản xuất dược phẩm. Tuy vậy, do đặc thù của ngành y tế là việc đòi hỏi chất lượng sản xuất phải đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt cũng như phải liên tục đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng đã khiến việc quản lý hàng tồn kho trở thành một bài toán khó khăn cho các tổ chức.

Bài toán quản lý hàng tồn kho trong ngành sản xuất dược phẩm

Được đánh giá là một trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng nhất, sản xuất dược phẩm (Pharmaceutical Industry) cũng là ngành áp dụng nhiều tiến bộ KH-KT vào trong sản xuất để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng tăng cũng như đạt mục tiêu hướng tới sự phát triển của các hệ thống sản xuất, sản phẩm và quy trình bền vững hơn. 

Tuy vậy, do đặc thù do đặc thù của ngành y tế là việc đòi hỏi chất lượng sản xuất phải đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, sự phức tạp của các quy trình hoạt động cũng như phải liên tục đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng đã khiến việc quản lý sản xuất trở thành một bài toán khó khăn cho các tổ chức, đặc biệt là quản lý hàng tồn kho. Hơn nữa, ngày nay các yêu cầu quản lý hàng tồn kho y tế không còn chỉ ở phạm vi “nhà kho riêng của tổ chức”, mà đã mở rộng thành một chuỗi cung ứng rộng lớn, với yêu cầu có sự kết nối chặt chẽ giữa nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà phân phối cho đến đại diện bán hàng và tại các địa điểm lưu trữ của cơ sở y tế. 

Quản lý hàng tồn kho dược phẩm cũng phải xem xét các vấn đề khác như sự giao thoa giữa các công nghệ tiên tiến, tăng chi phí, chuỗi cung ứng chậm hơn và các quy định của ngành. Các nghiên cứu cho thấy trung bình các nhà sản xuất thiết bị y tế có 150 ngày hàng tồn kho, một số thậm chí lên đến 400 ngày. Tất nhiên khi số ngày tăng lên đồng nghĩa các chi phí cũng tăng, đồng thời tổ chức phải đối mặt với các rủi ro khác, bao gồm việc đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đáp ứng các tuân thủ nghiêm ngặt. 

4 thách thức phổ biến trong việc quản lý tồn kho ngành sản xuất dược phẩm

1. Nhu cầu ngày càng tăng đòi hỏi cần tăng công suất nhà kho

Chỉ tính riêng tại Hoa Kỳ, mỗi ngày có hơn 130 triệu người (67% dân số) sử dụng thuốc theo toa. Đặc biệt trong bối cảnh COVID-19, con số này trên phạm vi toàn cầu dự đoán còn lớn hơn. Nhu cầu ngày càng tăng về việc đáp ứng các đơn đặt hàng đã gây khó khăn không hề nhỏ đến việc quản lý sản xuất nói chung và quản lý kho nói riêng, đặc biệt là trong việc lưu trữ và phân phối hàng tồn kho.

Để dự trữ và lưu trữ lượng sản phẩm khổng lồ này, các công ty kho dược phẩm luôn tìm cách mở rộng. Tuy nhiên, điều này có thể khó khăn vì nhiều loại thuốc có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm khác nhau và có hướng dẫn xử lý cụ thể. Vậy các kho dược phẩm và trung tâm phân phối có thể làm gì? Để tối đa hóa không gian, nhiều tổ chức có thể cân nhắc mở rộng theo chiều dọc thay vì theo chiều ngang. Điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng các giải pháp lưu trữ tùy chỉnh bằng cách sử dụng giá đỡ pallet, giá đỡ công nghiệp và các vật liệu khác phù hợp với cách bố trí của nhà kho, nâng cao hiệu quả và khả năng lưu trữ dược phẩm.

2. Yêu cầu đáp ứng các tuân thủ nghiêm ngặt

Được biết đến là ngành công nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, điều dễ hiểu là mọi yêu cầu tuân thủ của ngành y tế đều cực kỳ nghiêm ngặt. Chất lượng của dược phẩm được định nghĩa là chất lượng “tinh khiết, được xác định chính xác, hiệu quả và an toàn khi sử dụng”. 

Để giúp đảm bảo rằng đây chính xác là điều mà khách hàng và bệnh nhân có thể tin tưởng, các yêu cầu về kiểm soát chất lượng đối với kho dược phẩm tiếp tục được thắt chặt hơn. Khi nói đến nhập kho, có nhiều quy định phải được xem xét và tuân theo như kiểm soát nhiệt độ, kiểm soát độ ẩm, mức độ ánh sáng, phòng chống ô nhiễm,…

3. Truy xuất và theo dõi sản phẩm

Ngoài các quy định về chất lượng như trên, các tiêu chuẩn quy định quản lý sản xuất dược phẩm hiện hành được xác nhận bởi FDA (cGMP) bắt buộc tổ chức dược phẩm phải theo dõi cẩn thận các vị trí mặt hàng trong kho. Kho dược phẩm yêu cầu các nhà khai thác trực tiếp lưu giữ các quy trình bằng văn bản mô tả các điều kiện bảo quản cho từng loại thuốc được cất giữ. Ngoài ra, mỗi loại thuốc phải có một mã duy nhất, có thể truy nguyên để xác định trạng thái của lô (ví dụ: được phê duyệt, cách ly hoặc bị từ chối). Các quy trình bằng văn bản mô tả quy trình phân phối cho từng loại thuốc, bao gồm cả việc thu hồi, cũng được yêu cầu. 

4. An toàn lao động

Tai nạn kho hàng gây ra 95 triệu ngày làm việc bị mất mỗi năm và tai nạn dẫn đến giảm năng suất, yêu cầu bồi thường cho công nhân, tinh thần làm việc của nhân viên giảm sút và có thể bị phạt OSHA. Để đảm bảo tai nạn ở mức tối thiểu và nhân viên kho vẫn an toàn, các công ty dược phẩm cần thường xuyên theo dõi các vấn đề bảo trì tiềm ẩn trong toàn bộ kho và xem xét việc cài đặt các tính năng an toàn như cảnh báo bến tàu, hệ thống chiếu sáng và cổng an toàn; cũng như lưới giá đỡ, tấm chắn cuối và thanh đỡ pallet.

Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần đảm bảo các thiết bị, máy móc sản xuất hoạt động tối ưu và an toàn, do đó, việc xây dựng một kế hoạch bảo trì bảo dưỡng hiệu quả là điều cần thiết.

Bước sang thời kỳ bình thường mới hậu COVID-19 vừa mở ra các cơ hội vừa đem lại những thách thức mới cho các tổ chức sản xuất dược phẩm. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho để qua đó tối ưu hoạt động sản xuất và giảm thiểu các chi phi liên quan? Hãy cùng VTI Solutions tìm kiếm câu trả lời trong phần tiếp theo.

6 phương pháp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho cho tổ chức sản xuất dược phẩm

Nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho

Để giải quyết các vấn đề liên quan với việc đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng trong ngành y tế, điều quan trọng là phải luôn có khả năng hiển thị mức hàng tồn kho chính xác và trong thời gian thực, cùng với khả năng hiểu rõ hơn về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả để đáp ứng các đơn đặt hàng hiệu quả hơn.

Khả năng hiển thị đầy đủ hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ và cung cấp thông tin dữ liệu cũng như phân tích cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, chẳng hạn như cách phân bổ hiệu quả hàng tồn kho trên mạng lưới phân phối để giảm chi phí vận chuyển và tăng tốc thời gian vận chuyển.

Để nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các giải pháp như hệ thống quản lý kho WMS, hệ thống hoạch định nhân lực ERP,…

Xây dựng các chiến lược lưu trữ và quản lý đơn hàng hiệu quả

Với các đặc thù của việc quản lý kho ngành dược phẩm đòi hỏi phải có cách lưu trữ và phân phối hàng tồn kho hiệu quả, vì nhiều loại thuốc có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm khác nhau và có hướng dẫn xử lý cụ thể. Do đó, việc xây dựng các chiến lược lưu trữ và quản lý đơn hàng hiệu quả là điều quan trọng.

Một số phương pháp có thể kể đến như FIFO – First In, First Out và LIFO – Last in, First out có thể giúp tổ chức giải quyết các bài toán này. Lựa chọn giữa FIFO và LIFO là một trong những quyết định cơ bản khi thiết kế và tổ chức nhà kho. Điều quan trọng là bạn phải quyết định một nguyên tắc lưu trữ phù hợp với các quy trình hoạt động dự kiến cũng như yêu cầu mong muốn ​​của mình. 

Nếu thời hạn lưu kho của từng hàng hóa đóng vai trò quyết định do hết hạn sử dụng hoặc có khả năng mất giá trị, thì việc áp dụng nguyên tắc FIFO được khuyến nghị trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, ngược, nguyên tắc LIFO có thể được ưu tiên hơn do tiết kiệm không gian hoặc chi phí. Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô của nhà kho, cả hai nguyên tắc lưu trữ cũng có thể được sử dụng song song.

Hiện đại hóa các tác vụ thủ công trong kho

Chuyển đổi số đã sẵn sàng để thay đổi vĩnh viễn hoạt động lưu kho, phân phối và thực hiện đơn hàng, đồng thời tự động hóa luôn đi đầu trong quá trình phát triển này. Nhiều kho dược phẩm ngày nay, với nỗ lực tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt của FDA và nâng cao hiệu quả hoạt động, đang chuyển sang các giải pháp kho hoàn toàn tự động. Tự động hóa kho hàng, bước đầu tiên hướng tới một “nhà kho thông minh” thực sự, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để kiểm soát chất lượng và giảm các lỗi thủ công.

Một số công nghệ hiện đại hóa kho mà tổ chức có thể xem xét áp dụng, có thể kể đến như giải pháp lấy hàng thông minh Pick To Light, quét mã vạch RFID, hệ thống quản lý kho hàng WMS,…

Thu thập và phân tích nguồn dữ liệu quan trọng

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh như WMS cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực một cách chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp bạn ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, hoặc gây khó khăn cho chuỗi cung ứng. 

Mặt khác, với thông tin chính xác về hiệu quả hoạt động của một số sản phẩm nhất định hiển thị trên phần mềm, các nhà hoạch định có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy cho công ty về việc điều chỉnh sản phẩm nào để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu tổn thất.

Thu thập và phân tích nguồn dữ liệu cũng cho phép các nhà sản xuất giảm thiểu rủi ro trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Bằng cách tính đến các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự tắc nghẽn của các tuyến đường vận chuyển, công ty có thể dự đoán trước khả năng giao hàng đúng hạn. Điều này sẽ cho phép nhà sản xuất chủ động xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu ảnh hưởng của các yếu tố này đến sản xuất

Xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị hiệu quả

Khác với nhiều lĩnh vực sản xuất công nghiệp, ngành y tế thường không ưu tiên việc xây dựng các chương trì bảo trì bảo dưỡng thiết bị. Tuy vậy, khi các bệnh viện, cơ sở y tế, chăm sóc sức khỏe,..ngày càng sử dụng nhiều thiết bị máy móc hiện đại, việc xây dựng các quy trình bảo trì phòng ngừa chủ động hiệu quả trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị hiệu quả, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực y tế, nơi mà ngày càng phụ thuộc vào các thiết bị máy móc hiện đại. Chỉ cần 1 sự cố nhỏ rất có thể gây nên những hệ lụy nghiêm trọng, đến cả sức khỏe con người và ảnh hưởng môi trường.

Với tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả sản xuất như trên thì có thể thấy việc xây dựng các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hiệu quả là điều cấp thiết đối với các cơ sở y tế, đặc biệt nếu nó có khả năng tự động hóa việc quản lý các nhiệm vụ bảo trì hiệu quả.

Xem thêm: 5 lợi ích đáng giá của bảo trì phòng ngừa cho ngành y tế

Chuẩn bị tốt hơn để đáp ứng việc tuân thủ quy định

Các quy định yêu cầu các nhà sản xuất y tế duy trì chất lượng chi tiết và thông tin sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Quản lý dữ liệu theo thời gian thực là cách hiệu quả nhất để mang lại tốc độ và độ chính xác cho các quy trình tuân thủ quy định. Các phương pháp thủ công, dựa trên giấy đơn giản là không thể cung cấp cùng mức độ chính xác cho lịch sử sản phẩm, khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ, quá trình kiểm toán và kiểm soát chất lượng.

Bên cạnh việc bảo đảm chất lượng sản xuất thì việc bảo đảm an toàn lao động trong kho hàng cũng cần được tổ chức chú trọng. Một cách để tối đa hóa sự an toàn trong nhà kho là việc sử dụng thiết bị xử lý vật liệu được thiết kế đặc biệt có tính đến sự an toàn và người vận hành trong kho, như đồ bảo hộ PPE, xe nâng hiện đại,..cung cấp các tính năng cần thiết để xử lý các sản phẩm xếp trên pallet và tải trọng dài một cách dễ dàng

Lựa chọn WMS-X cho giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Với tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả sản xuất thì có thể thấy việc xây dựng các kế hoạch quản lý kho hiệu quả là điều cấp thiết, đặc biệt nếu nó có khả năng tự động hóa các nhiệm vụ trong kho. Để thực hiện điều này, một cách tiếp cận hiệu quả nhất chính là việc áp dụng các hệ thống quản lý kho WMS.

Hiểu được nhu cầu tìm kiếm các giải pháp quản lý kho hiệu quả, VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời với hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X. Giải pháp của chúng tôi hỗ trợ quản lý các hoạt động kho hàng, từ xuất-nhập kho, giám sát hàng tồn kho đến thống kê và cung cấp báo cáo trực quan dữ liệu quản lý theo thời gian thực. Bên cạnh đó, VTI Solutions hỗ trợ cài đặt, quản lý cơ sở dữ liệu trong trường hợp nhà máy chưa thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý.  

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất.

Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!

5432100/5 - (0 bình chọn)