Trong thời đại 4.0, công nghệ trí tuệ nhân tạo được ứng dụng rộng rãi ở rất nhiều lĩnh vực từ sản xuất, tiêu dùng, y tế khoa học,… thậm chí cả trong văn phòng, khối back office. Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office) hay Văn phòng điện tử là mô hình làm việc áp dụng các công nghệ tiên tiến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy văn phòng không giấy tờ ứng dụng công nghệ thông minh nào? Hãy cùng VTI Solutions tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hoá đơn điện tử (e-Billing) – Bước đầu tiếp cận văn phòng không giấy tờ

Hoá đơn điện tử (Electronic Billing hay e-Billing) là hình thức thanh toán hóa đơn thông qua các thiết bị điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. 

Doanh nghiệp có thể nhận và xuất hóa đơn bằng nhiều hình thức khác nhau: qua email, tin nhắn điện thoại hoặc các ứng dụng điện tử khác. Hoá đơn điện tử có thể được gửi bằng nhiều hình thức khác nhau, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể thực hiện thanh toán một cách vô cùng đơn giản và nhanh chóng thông qua e-Banking (ngân hàng điện tử), ví điện tử, thẻ ngân hàng, các cổng thanh toán trực tuyến,… 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phương thức thanh toán thông qua hoá đơn điện tử bởi những lợi ích sau

• Giảm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí xuất hóa đơn giấy, tăng tốc độ giao dịch và tối ưu hóa dòng tiền. Theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn – Tổng cục Thuế, có đến 2,5 tỷ hoá đơn mỗi năm trong cả nước và chi phí trung bình cho 1 hóa đơn bằng giấy là 1.000 đồng. Đây là một chi phí khổng lồ chỉ tính riêng cho việc thanh toán tại các doanh nghiệp.
• Thuận tiện khi sử dụng & góp phần hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả công tác quản lý: Ứng dụng công nghệ thông tin rút ngắn thời gian thanh toán, đơn giản hóa quy trình quản lý và đối chiếu hoá đơn. Hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý một cách minh bạch, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Ngoài ra, e-billing thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đổi mới về công nghệ, thích nghi với sự thay đổi và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghiệp 4.0.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm 70% quy trình phát hành, 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 89% chi phí cho mỗi hóa đơn.

Chữ ký điện tử (e-Signature)

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là một dạng chữ kí được số hóa, có thể tạo lập dưới dạng chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử thường được sử dụng để xác thực, xác nhận cho các giao dịch điện tử trong nhiều lĩnh vực bao gồm tài chính ngân hàng, thương mại, sản xuất,…

E-Signature ra đời dựa trên sự kết hợp giữa các thuật toán mã hóa phức tạp và các đơn vị chứng thực có thẩm quyền (CAs – Certification Authorities và TSPs – Trust Service Providers).  Sự kết hợp của hai yếu tố trên đảm bảo tính hợp pháp và toàn vẹn của văn bản, mọi sửa đổi trái phép sẽ bị phát hiện và thông báo đến các bên liên quan. 

Trong mô hình Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office), chữ ký điện tử sẽ là giải pháp thay thế hoàn hảo cho chữ ký viết tay truyền thống với những ưu điểm như 

✔ Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn chi phí thời gian cho các quy trình phê duyệt, xác nhận văn bản, hợp đồng, đặc biệt là ở bộ phận Nhân sự.

✔ Tiết kiệm giấy tờ: Hạn chế in ấn văn bản, từ đó giảm số lượng cây xanh dùng trong công nghiệp sản xuất giấy.

✔ Độ tin cậy và tính bảo mật cao: Những văn bản được ký bằng chữ ký số sẽ đảm bảo được khả năng xác định nguồn gốc, 100% tính toàn vẹn và không thể tẩy xoá, tránh bị giả mạo.

✔ Ứng dụng đa ngành: Chữ ký điện tử có thể được tạo và dùng ở bất kỳ lĩnh vực nào từ Ngân hàng & Tài chính, Viễn thông, Nhân sự & Tuyển dụng, …

✔ Tạo trải nghiệm tốt hơn: Tăng độ hài lòng của khách hàng, đối tác và các nhân viên nhờ vào tính năng dễ dàng quản lý chữ ký và tài liệu liên quan từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Lễ tân ảo & Trợ lý ảo cho văn phòng không giấy tờ

Lễ tân ảo (Virtual Receptionist) là phần mềm dựa trên công nghệ Trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong mô hình Văn phòng không giấy tờ. Trong đó bao gồm một hệ thống tự động xử lý dữ liệu hình ảnh, văn bản, tiếng nói, để tương tác với người dùng qua một giao diện được cài đặt sẵn. Lễ tân ảo thay thế nhân viên lễ tân, hoạt động như “người thật” thông qua màn hình LCD, tablet, robot… Người dùng có thể dễ dàng tương tác với phần mềm thông qua giọng nói và được ghi nhớ tự động theo thời gian thực. Ngoài ra, các công nghệ khác cũng có thể được ứng dụng vào trong Lễ tân ảo tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp như: e-Signature, ID capture (OCR), Đa ngôn ngữ,…

Tương tự như Lễ tân ảo, Trợ lý ảo cũng được phát triển dựa trên nền tảng Trí thông minh nhân tạo (AI) hỗ trợ nhân viên thực hiện các tác vụ văn phòng và tra cứu thông tin bằng nhiều phương thức khác nhau thức khác nhau (văn bản, giọng nói, hình ảnh,…)

• Văn bản: Đây là phương thức tương tác cơ bản nhất giữa nhân viên và Trợ lý ảo, ví dụ điển hình cho kiểu tương tác này là các Chatbots đang xuất hiện ngày càng nhiều trong văn phòng số. Nhân viên thực hiện trao đổi với Chatbot giống như trao đổi với người, Chatbot sẽ trả lời các câu hỏi, giải quyết các vấn đề nhờ vào các thuật toán được lập trình sẵn hoặc thông qua học máy (Machine Learning).

• Giọng nói: Để tiết kiệm thời gian và hạn chế thao tác nhập từ bàn phím, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ Voice to Text – chuyển đổi  giữa giọng nói và văn bản. Các yêu cầu của nhân viên được chuyển từ dạng âm thanh sang dạng ký tự thông qua phần mềm kỹ thuật số và các thuật toán biến đổi giúp Trợ lý ảo hiểu được ngôn ngữ con người. 
• Hình ảnh: Trợ lý ảo còn có thể hỗ trợ tìm kiếm và khai thác thông tin qua hình ảnh được cung cấp, tuy nhiên phương thức này chưa thực sự phổ biến như 2 phương thức trên.

Tìm hiểu thêm: Hệ thống lễ tân ảo kiểm soát ra vào thông minh của VTI Solutions

Chấm công thông minh bằng trí tuệ nhân tạo

Các quy trình chấm công phức tạp, truyền thống đang dần được thay thế bởi các giải pháp công nghệ tân tiến hơn. Chấm công ngày nay có thể thông qua các app check-in, thẻ từ, vân tay,… Trong đó công nghệ chấm công bằng nhận diện khuôn mặt đang trở thành xu hướng.

• Chấm công nhanh, đảm bảo chính xác tuyệt tối với dữ liệu gương mặt là dữ liệu chấm công 
• Tăng cường an ninh bảo mật khi tự động kiểm soát ra vào trong văn phòng
• Theo dõi dữ liệu chấm công, thông tin ra vào theo thời gian thực

Hiện nay, các thiết bị chấm công còn có khả năng tích hợp với hệ thống quản trị nội bộ hoặc có thể phát triển thành một phần mềm HRM tổng thể. 

FaceX – phần mềm quản lý chấm công thông minh cũng là một trong những giải pháp công nghệ chấm công bằng khuôn mặt mà có thể tích hợp với phần mềm tính lương và các phần mềm quản lý của bên thứ 3 như HRM, ERP… 

Nhận dạng ký tự quang học OCR

OCR (Optical Character Recognition) – nhận dạng ký tự quang học là công nghệ chuyển đổi văn bản đánh máy hoặc viết tay sang tài liệu số. Với cách thức hoạt động tương tự như một chiếc máy scan, OCR trích xuất văn bản từ các file hình ảnh, tài liệu cứng và chuyển đổi sang file mềm. 

Hơn thế nữa, hiện nay công nghệ AI đã được ứng dụng vào trong OCR giúp nhận dạng, lọc thông tin cần thiết từ các loại giấy tờ tùy thân như CCCD, Giấy phép lái xe, Thẻ sinh viên/nhân viên,… OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc đánh máy văn bản, hỗ trợ phân loại và trích xuất thông tin từ email. 

Các doanh nghiệp còn sử dụng OCR trong công tác số hóa dữ liệu, chuyển đổi các văn bản, tài liệu cứng thành các file mềm dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và quản lý, hướng đến mô hình Văn phòng không giấy tờ. 

Sự phát triển nhanh chóng của các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo AI; Robot văn phòng; Internet vạn vật và Dữ liệu lớn được ứng dụng vào thực tiễn văn phòng làm việc không những xây dựng mô hình văn phòng không giấy tờ (Paperless Office) mà còn giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi HR 4.0

Tìm hiểu thêm: 5 yếu tố then chốt để bắt kịp xu thế HR 4.0