Trang chủ » 5 giải pháp nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn mà tổ chức có thể thực hiện ngay hôm nay

5 giải pháp nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn mà tổ chức có thể thực hiện ngay hôm nay

giao hàng đúng hạn

Giao hàng đúng hạn là một trong những mục tiêu quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự hài lòng từ khách hàng mà còn là khẳng định cho hiệu quả trong hoạt động kinh doanh & sản xuất, cũng như nâng cao uy tín trên thị trường. 

Đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu về thời gian giao hàng, dưới đây là 5 giải pháp giao hàng đúng hạn mà bạn có thể thực hiện ngay hôm nay.

Tại sao thời gian giao hàng lại quan trọng?

Giao hàng đúng hạn đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống hiện nay, đặc biệt các tổ chức logistics, thương mại điện tử, bán lẻ, sản xuất…rất cần ưu tiên việc tối ưu thời gian giao hàng để đáp ứng thị trường tốt hơn. Trong thời đại 4.0 công nghệ được áp dụng rộng rãi, khách hàng ngày càng kỳ vọng đơn hàng được giao nhanh hơn cũng như sẵn sàng cân nhắc chuyển đổi sang lựa chọn khác đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.

Trong một số lĩnh vực có các quy trình quản lý kho như sản xuất, logistics, bán lẻ,… việc đảm đảm thời gian giao hàng còn giúp tổ chức xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng của mình, cũng như giúp tránh các vấn đề tiềm ẩn như phí trả chậm hoặc các khoản phạt bồi thường khác. Cuối cùng, giao hàng đúng hạn có thể giúp cải thiện lợi nhuận của công ty bằng cách giảm chi phí hàng tồn kho và các chi phí liên quan khác.

Tuy vậy, trước khi nghiên cứu các giải pháp tối ưu thời gian giao hàng, tổ chức cần biết rõ nguyên nhân thường dẫn đến việc trễ hẹn khi giao hàng để từ đó tìm ra các cách khắc phục hiệu quả hơn.

Nguyên nhân thường dẫn đến việc giao hàng trễ

1. Vấn đề quản lý hàng tồn kho

Nếu quản lý hàng tồn kho không hiệu quả thì khả năng cao có thể gây ra việc giao hàng trễ. Lý do là nếu tổ không có cái nhìn bao quát và khả năng quản lý end-to-end hàng tồn kho thì dễ dẫn đến đặt hàng thừa hoặc thiếu NVL / bán thành phẩm. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc nhận đúng sản phẩm và cuối cùng là giao hàng trễ cho khách hàng.

Để tránh vấn đề này, điều quan trọng là các công ty phải có kế hoạch quản lý tốt mức tồn kho của mình. Cách tốt nhất chính là áp dụng các hệ thống quản lý kho thông minh như WMS, trong đó có các tính năng theo dõi hàng tồn kho và đưa ra các cảnh báo / đề xuất khi mức tồn kho thấp, cũng như gợi ý thời điểm cần bổ sung hàng tồn kho để tránh các sự cố bất ngờ có thể xảy ra.

Xem thêm: Hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X

34% doanh nghiệp giao hàng trễ vì sản phẩm được bán không thực sự có trong kho

2. Thiếu nguồn lực

Thiếu nguồn lực thường có thể dẫn đến việc giao hàng trễ. Khi một công ty không có các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án đúng hạn, điều đó thường có thể dẫn đến việc chậm tiến độ các công việc. Điều này có thể do một số yếu tố, chẳng hạn như không đủ kinh phí, thiếu nhân viên hoặc các vấn đề với nhà cung cấp.

Nếu một công ty liên tục phải đối mặt với sự chậm trễ do thiếu nguồn lực, điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt. Có một số cách để làm điều này, chẳng hạn như tăng kinh phí, thuê thêm nhân viên hoặc làm việc với các nhà cung cấp khác nhau. Bằng cách thực hiện các bước để giải quyết vấn đề, tổ chức có thể tránh được sự chậm trễ trong tương lai và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng hạn.

Xem thêm: Quản lý sản xuất như thế nào khi thiếu hụt lao động? Tìm kiếm lời giải từ giải pháp MES

3. Các vấn đề về thực hiện đơn hàng

Có một số loại vấn đề thực hiện đơn hàng khác nhau có thể gây ra việc trì hoãn giao hàng. Lý do có thể đến từ việc không có sẵn nguyên vật liệu để sản xuất, downtime xảy ra bất ngờ, đại dịch, giãn cách,…hoặc nhà cung cấp hết hàng hoặc đơn đặt hàng không được xử lý chính xác.

Một nguyên nhân phổ biến khác của các vấn đề thực hiện đơn hàng là khi đơn hàng không được đóng gói và vận chuyển kịp thời. Điều này có thể là do vấn đề với vật liệu đóng gói, địa chỉ giao hàng không chính xác hoặc các vấn đề khác. Cuối cùng, có thể có sự chậm trễ trong việc giao hàng do các vấn đề về vận chuyển, chẳng hạn như điều kiện thời tiết hoặc tắc nghẽn giao thông.

4. Sự chậm trễ của nhà cung cấp

Sự chậm trễ của nhà cung cấp thường có thể gây ra việc giao hàng trễ, vì các nhà sản xuất có thể phụ thuộc vào các thành phần từ một nhà cung cấp duy nhất. Điều này có thể gây ra sự gián đoạn đáng kể cho lịch trình sản xuất và dẫn đến sự chậm trễ của khách hàng. Trong một số trường hợp, sự chậm trễ của nhà cung cấp thậm chí có thể gây ra sự ngừng sản xuất hoàn toàn.

Có một số cách để giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự chậm trễ của nhà cung cấp. Đầu tiên, các công ty nên cố gắng tìm nguồn nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp bất cứ khi nào có thể. Bằng cách này, nếu một nhà cung cấp bị chậm trễ, công ty vẫn có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp khác. Thứ hai, các công ty nên xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp của mình và duy trì giao tiếp tốt. Bằng cách này, nếu có khả năng xảy ra chậm trễ, nhà cung cấp có thể đưa ra cảnh báo sớm và cho phép công ty thực hiện các thỏa thuận thay thế. Cuối cùng, các công ty nên có các kế hoạch dự phòng hiệu quả để khách hàng không phải chờ đợi quá lâu.

nhan-vien-kiem-tra-hang-hoa-giao-hang-dung-han
Việc quản lý kho không hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến việc chậm trễ trong giao hàng

5 giải pháp nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn cho tổ chức

1. Lên kế hoạch quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Việc trước tiên cần làm chính là lập một kế hoạch chi tiết về quản lý đơn hàng nói riêng và quản lý sản xuất nói chung. Tùy vào quy mô, mục tiêu cũng như nguồn lực các tổ chức có thể xây dựng các chiến lược quản lý riêng. Tuy vậy, dưới đây là 3 yếu tố cơ bản cần thiết cho kế hoạch quản lý đơn hàng hiệu quả:

  • Xác định mục tiêu rõ ràng 
  • Đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hiệu quả để đáp ứng thời hạn
  • Lên các “kế hoạch B” cho những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc trễ thời hạn, cho phép thực hiện các bước để giảm thiểu những rủi ro đó.

2. Linh hoạt với nguồn lực sẵn có

Một trong những lý do dẫn đến sự chậm trễ trong sản xuất và bỏ lỡ thời hạn lại đến từ việc tổ chức không có đủ nguồn lực để đáp ứng các nhu cầu. Tuy nhiên, nếu có các cách tiếp cận linh hoạt với các nguồn lực của công ty, các công ty có thể tránh được những vấn đề này và đảm bảo rằng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tổ chức có thể điều chỉnh và sử dụng tốt hơn các nguồn lực của mình cũng như tận dụng tối đa những gì sẵn có, để trong ngắn hạn cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn của mình. Tuy vậy, cách này chỉ thích hợp một cách tạm thời, do đó doanh nghiệp cần đồng thời xây dựng các kế hoạch phân phối nguồn lực hiệu quả hơn trong dài hạn

3. Xây dựng quy trình lấy hàng chính xác & tiết kiệm thời gian

Lấy hàng trong kho có thể là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng đó là do tổ chức không có quy trình lấy hàng hợp lý. Bằng cách thực hiện một vài thay đổi đơn giản, doanh nghiệp có thể làm cho quy trình hiệu quả hơn nhiều và cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Một hệ thống tự động như WMS có thể giúp hợp lý hóa việc chọn đơn hàng. Điều này có thể giúp tăng tốc quá trình và giảm sai sót thủ công. Ngoài ra, các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID để theo dõi hàng tồn kho. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các mặt hàng được lấy và giao đến đúng địa điểm.

Ngoài ra, đối với các nhà kho đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp hợp lý các quy trình lấy hàng, Pick to light là giải pháp vô cùng phù hợp khi bảo đảm tính hiệu quả cao. Trên thực tế, đây là hệ thống lấy hàng dựa trên người vận hành đơn giản và nhanh chóng đang tồn tại, vì vậy nếu mục tiêu của doanh nghiệp là cải thiện năng suất thì Pick to light là một lựa chọn hợp lý.

4. Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh như WMS cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực một cách chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp bạn ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, hoặc gây khó khăn cho chuỗi cung ứng. 

Mặt khác, với thông tin chính xác về hiệu quả hoạt động của một số sản phẩm nhất định hiển thị trên phần mềm, các nhà hoạch định có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy cho công ty về việc điều chỉnh sản phẩm nào để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu tổn thất.

5. Sử dụng phần mềm quản lý lộ trình

Phần mềm quản lý tuyến đường là một công cụ có thể được sử dụng để tối ưu hóa các tuyến đường mà các công ty sử dụng để tối ưu việc giao hàng. Loại phần mềm này tính đến những thứ như kiểu giao thông, điều kiện thời tiết và khu vực xây dựng để tìm ra tuyến đường tốt nhất có thể cho mỗi lần giao hàng. 

Bên cạnh đó, ngoài việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ của kho, WMS có thể mở rộng sang chuỗi cung ứng rộng lớn hơn. Trong nhà kho, một WMS hợp lý hóa toàn bộ quy trình kho hàng từ biên nhận trong nước đến giao hàng đi, cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Nhân viên kho kiểm soát các lô hàng nhanh chóng và chính xác bằng cách cắt giảm hoặc loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những khoản tiết kiệm về thời gian và chi phí này cùng với các quy trình và thông tin được cải tiến sau đó có thể được chuyển cho các đối tác bên trong và bên ngoài để cải thiện hoạt động của chính mình.

Lựa chọn WMS-X cho giải pháp nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn

Việc đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn không chỉ giúp tổ chức duy trì mối quan hệ với khách hàng mà còn đảm bảo hiệu quả các hoạt động kinh doanh & sản xuất, cũng như khẳng định vị thế trên thị trường. Để thực hiện điều này, một cách tiếp cận hiệu quả nhất chính là việc áp dụng các hệ thống quản lý kho WMS.

Hiểu được nhu cầu tìm kiếm các giải pháp quản lý kho hiệu quả, VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời với hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X. Giải pháp của chúng tôi hỗ trợ quản lý các hoạt động kho hàng, từ xuất-nhập kho, giám sát hàng tồn kho đến thống kê và cung cấp báo cáo trực quan dữ liệu quản lý theo thời gian thực. Bên cạnh đó, VTI Solutions hỗ trợ cài đặt, quản lý cơ sở dữ liệu trong trường hợp nhà máy chưa thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý.  

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất.

Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!