Đại dịch COVID-19 đã làm gián đoạn công việc của nhiều người và hoạt động của các doanh nghiệp. Đối mặt với khó khăn này, nhiều công ty buộc phải tạm dừng các hoạt động trực tiếp và chuyển sang hình thức làm việc từ xa. Liệu hình thức trực tuyến này có thực sự hiệu quả và làm thế nào để tổ chức quản lý và tối ưu hóa các công việc làm tại nhà của nhân viên? 

Gần nửa lực lượng lao động đang làm việc từ xa trong đại dịch

Từ tháng 3 năm 2020, hàng loạt tổ chức trên toàn cầu buộc phải đóng cửa các văn phòng hoặc các hoạt động trực tiếp do lo ngại ảnh hưởng từ biến chủng mới của virus Corona. Các hoạt động làm việc được chuyển sang hình thức trực tuyến tại nhà. Không ai biết “tình trạng mới” này sẽ kéo dài bao lâu, nhưng đến tận hôm nay, hàng chục triệu người lao động trên thế giới vẫn đang làm việc từ xa.

Xu hướng làm việc từ xa (làm việc tại nhà – Work From Home/Remote Work) mặc dù đã xuất hiện từ lâu nhưng thực sự bùng nổ và trở thành xu hướng từ đầu năm 2020 khi đại dịch COVID-19 bùng phát trên toàn thế giới. Dưới đây là các số liệu thống kê tổng quan từ Gartner

• Gần một nửa (48%) số nhân viên đã làm việc từ xa toàn thời gian trong đại dịch. Khi vaccine được bao phủ, con số trên đã giảm khá nhiều so với 53% đầu năm 2021 và khoảng 69% đầu năm 2020.
• Số lượng nhân viên làm việc từ xa trước đại dịch là 30%, so với 48% hiện nay
• 48% nhân viên sẽ tiếp tục làm việc từ xa ít nhất một thời gian sau COVID-19
• Trong bình thường mới, nhân viên trung bình dự tính dành 40% thời gian của mình để làm việc tại nhà
• 62% nhân viên hiện kỳ ​​vọng công ty sẽ cho phép họ làm việc từ xa trong tương lai

Tại Việt Nam, xu hướng làm việc tại nhà cũng bắt đầu bùng nổ khi đại dịch bùng phát. Cùng với sự thắt chặt đi lại và giãn cách của chính phủ, ngay cả chính bản thân các doanh nghiệp cũng đã có những chính sách linh hoạt để đối mặt với thách thức. Nhiều doanh nghiệp chọn cách làm việc tại nhà toàn thời gian, như MoMo từng cho phép 95%, nhân viên hoạt động từ xa.

Các tổ chức khác thì chọn cách lấy ý kiến của người lao động, hoặc đôi khi kết hợp giữa làm online và offline, thậm chí sau đại dịch COVID-19. Theo BusinessWeek, 52% người lao động chấp nhận giảm lương để được làm việc từ xa, trong khi 49% chấp nhận nghỉ việc nếu môi trường làm việc không bảo đảm an toàn và hiệu quả trong đại dịch. Điều này góp phần tạo nên các xu hướng Work From Home trên cả nước.

3 xu hướng làm việc từ xa trong năm 2021

Mô hình kết hợp – Hybrid Work Model

Từ năm 2021, việc bao phủ vaccine cùng sự nới lỏng ở một số nơi, sự kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại chỗ sẽ bắt đầu trở thành tiêu chuẩn. Với một số người, việc đi lại có thể gây khó khăn cũng như vẫn lo ngại về an toàn sức khỏe khiến họ xem việc làm việc tại nhà là sự lựa chọn ưu tiên. Đồng thời, một số khác muốn quay trở lại làm việc trực tiếp do sự tương tác hiệu quả hơn và dễ xử lý các tình huống hơn.

Do đó, nhiều tổ chức sẽ bắt đầu áp dụng mô hình hybrid kết hợp. Tại Việt Nam, trong đợt lịch từ tháng 6/2021, đa phần các tổ chức đã sử dụng mô hình kết hợp này, ví dụ các trường đại học, ngành ngân hàng,…

Áp dụng nhiều hơn công nghệ nhân sự dựa trên đám mây

Các công nghệ nhân sự dựa trên đám mây sẽ được áp dụng rộng rãi khi các công ty cố gắng cung cấp trải nghiệm liền mạch cho tất cả nhân viên làm việc từ xa, giúp họ luôn gắn bó và làm việc hiệu quả. Theo báo cáo của Digital Thoughts, 90% nhân viên cảm thấy rằng làm việc từ xa giúp nâng cao tinh thần của họ. Điều quan trọng là công nghệ nhân sự phải đáp ứng yêu cầu của cả công ty và nhân viên. Các công cụ nhân sự mới, sau đại dịch sẽ có hỗ trợ tích hợp như tuyển dụng ảo, giới thiệu nhân viên, đào tạo nhân viên online…

Thời gian làm việc và đánh giá hiệu suất linh hoạt hơn

Trong khi các công ty đang làm việc từ xa, lịch trình làm việc vẫn như trước đây. Điều này có thể hạn chế đối với nhân viên, vì nhiều người phải sắp xếp các công việc liên quan đến việc nhà và chăm sóc con cái. Do đó, nhiều công ty sẽ bắt đầu đánh giá xem họ có thực sự cần thời gian làm việc truyền thống hay không và một số sẽ bắt đầu cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên của họ miễn là công việc được hoàn thành.

Ngoài ra, làm việc từ xa đã thay đổi mạnh mẽ quản lý hiệu suất. Ngày nay, các công ty ngày càng tập trung vào công việc đã hoàn thành thay vì hàng giờ làm việc. Điều quan trọng là bảo đảm nhân viên luôn hoàn thành công việc trong thời hạn nhất định, cũng như quản lý tốt hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Lợi ích của làm việc từ xa

Năng suất ổn định và chi phí được giảm thiểu

Nghiên cứu cho thấy rằng các doanh nghiệp mất 600 tỷ đô la mỗi năm vì sự xao nhãng tại nơi làm việc và những người làm việc từ xa có năng suất cao hơn 35-40% so với những người làm việc tại văn phòng của họ .

Trong số các thống kê về công việc từ xa dựa trên hiệu suất vào năm 2020, 94% người sử dụng lao động được khảo sát báo cáo rằng năng suất của công ty đã giữ nguyên (67%) hoặc cao hơn (27%) kể từ khi nhân viên bắt đầu làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch.

Trong khi có nhiều lý do khiến hiệu suất được cải thiện (bất chấp những căng thẳng của đại dịch), một số lý do hàng đầu khiến các nhân viên làm việc hiệu quả tại nhà:

• Ít gián đoạn hơn (68%)
• Thời gian tập trung hơn (63%)
• Môi trường làm việc yên tĩnh hơn (68%)
• Nơi làm việc thoải mái hơn (66%)
• Tránh được các căng thẳng tại văn phòng (55%)

Điều này không những đem lại lợi ích cho các nhân viên mà ngay cả các công ty cũng được hưởng lợi. Việc làm việc linh hoạt và hiệu quả góp phần vừa bảo đảm năng suất vừa giúp các tổ chức tiết kiệm được đáng kể một số chi phí nhất định

Làm việc linh hoạt hơn

Với cách làm việc truyền thống thì nhân viên thông thường dành từ 5-9 tiếng tại nơi làm việc. Một số báo cáo tiết lộ, thời gian chết (nhân viên rảnh tay) trung bình là 2-3 tiếng/ngày. Do đó, khi làm việc từ xa, nhân viên có thể linh hoạt sắp xếp các thời gian rảnh đó để làm việc riêng, ví dụ, chat với bạn bè, xem tivi, nghe nhạc… Các quãng nghỉ ngắn tùy ý này làm cho nhân viên thoải mái hơn và nâng cao năng suất khi bắt đầu làm việc lại. 

Khảo sát cho biết, 48% nhân viên cho rằng cho rằng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mang lại cho họ cảm giác tuyệt vời, và 54% nhân viên cho rằng các quãng nghỉ giữa chừng giúp họ làm việc hiệu quả hơn một khi quay lại.

Tinh thần thoải mái hơn

Dù tốt hay xấu, môi trường làm việc đều có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tinh thần và cảm xúc của nhân viên. Một cuộc khảo sát cho thấy 70% số người được hỏi cho biết một công việc thường xuyên từ xa sẽ có tác động cải thiện đáng kể hoặc tích cực đến sức khỏe tinh thần của họ. Ngoài ra, gần 1/5 (18%) cho biết một trong những sai lầm lớn nhất mà công ty của họ mắc phải trong đại dịch là không cung cấp hỗ trợ sức khỏe tâm thần, điều này dẫn đến tình trạng stress tại nơi làm việc

Trong một cuộc khảo sát với Mental Health America , FlexJobs nhận thấy rằng những người được hỏi với các lựa chọn công việc linh hoạt (bao gồm cả làm việc từ xa) cho biết sức khỏe tâm thần tốt hơn. Trên thực tế, những nhân viên không được tiếp cận với công việc linh hoạt có nguy cơ sức khỏe tâm thần kém hoặc rất kém cao hơn gần hai lần.

Việc thoải mái sắp xếp thời gian làm việc tại nhà giúp nhân viên ngoài cải thiện tinh thần còn giúp họ nâng cao năng suất làm việc, cũng như gián tiếp nâng cao “lòng trung thành” của một số người. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện một số event giải trí trực tuyến, vừa giúp nhân viên xả stress, vừa góp phần cải thiện tính gắn bó của công ty.

Duy trì hiệu quả làm việc từ xa với hệ thống quản lý Telework

Mặc dù có nhiều lợi ích từ việc Work From Home, có người cho rằng nó vẫn có một số nhược điểm đáng chú ý:

• Môi trường làm việc thiếu tương tác: giao tiếp với người quản lý và đồng nghiệp đóng vai trò quan trọng trong công việc. Nếu không sử dụng hiệu quả các cách làm việc từ xa, rất dễ xảy ra các sự cố, ví dụ, việc chấm công thủ công có thể bị sai nếu nhân viên không kịp phản hồi với người quản lý.
• Sự bất tiện với các công cụ làm việc: một số công việc đòi hỏi một số thiết bị/công cụ hỗ trợ nhất định, do đó Work From Home đôi khi gây khó khăn cho nhân viên khi họ không thể tiếp cận các công cụ đó. Một sự bất tiện khác chính là tốc độ Internet tại nhà, một số không đảm bảo đường truyền ổn định, do đó dễ ảnh hưởng đến công việc
• Vấn đề bảo mật: việc trao đổi thông tin qua mạng Internet có thể gây ra một số vấn đề bảo mật. Các công ty thường bày tỏ quan ngại khi các tài liệu mật rất dễ rơi vào tay hacker, qua đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty.

Do đó, điều này cũng tạo nên một cuộc tranh luận về vai trò của việc Work From Home. Thực ra, làm việc từ xa hoàn toàn có thể trở nên hiệu quả nếu tổ chức áp dụng các giải pháp phần mềm công nghệ quản lý hiện đại. Do đó, Telework của VTI Solutions chính là một sự lựa chọn tuyệt vời.

Telework là một tính năng mở rộng của ứng dụng quản lý chấm công FaceX, giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị nhân sự. Telework là một Giải pháp chấm công & quản lý hiệu quả làm việc từ xa để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả công việc từ xa cũng như theo dõi thời gian làm việc theo cách thức “phi truyền thống”.

Hiện tại, Telework đáp ứng được nhu cầu quản lý từ xa của doanh nghiệp với các tính năng chính, cụ thể:

• Hỗ trợ Check-in/out hàng ngày, thu thập dữ liệu chấm công và tích hợp lên hệ thống quản lý chấm công FaceX. Đồng thời, định kỳ theo dõi các chương trình đang chạy trên máy tính (CPU, Memory, Program Name…) theo thời gian tùy chỉnh.
• Quản lý quá trình làm việc ở máy tính đã đăng ký trong khoảng thời gian chấm công
• Hỗ trợ hoạt động Offline: Trong trường hợp bị ngắt kết nối mạng, Telework vẫn hỗ trợ làm việc offline và sẽ gửi dữ liệu lên server ngay khi có mạng trở lại.
• Hỗ trợ lập báo cáo, thống kê thời gian làm việc, phân loại và đánh giá hiệu quả công việc.

Xem thêm: Duy trì hiệu quả làm việc từ xa với hệ thống quản lý Telework

Lựa chọn VTI Solutions cho giải pháp Telework

Qua bài viết có thể thấy, làm việc từ xa có tiềm năng rất lớn trong bối cảnh hiện nay, hứa hẹn sẽ trở thành một xu thế làm việc mới mẻ trong tương lai. Tuy vậy, để phương thức Work From Home hoạt động hiệu quả, các tổ chức nên xem xét lựa chọn các giải pháp quản lý làm việc từ xa một cách hiệu quả.

Telework tự tin trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành nhân sự làm việc từ xa hiệu quả hơn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để thu hẹp khoảng cách làm việc từ xa, duy trì kết nối với nhân sự và hoạt động ổn định!

5432100/5 - (0 bình chọn)