Trang chủ » Làm thế nào để xây dựng mô hình Nhà máy không giấy tờ một cách hiệu quả?

Làm thế nào để xây dựng mô hình Nhà máy không giấy tờ một cách hiệu quả?

nhân viên trong nhà máy không giấy tờ

Trong bài viết Tiềm năng to lớn của Nhà máy không giấy tờ trong thờI đạI 4.0, VTI Solutions đã giới thiệu khái niệm mô hình Nhà máy không giấy tờ – Paperless Factory. Vậy nếu doanh nghiệp bạn đang nghĩ đến việc chuyển đổi nhà máy của mình sang mô hình không giấy tờ kỹ thuật số thế hệ 4.0 thì đây là bài viết cực kì cần thiết cho bạn.

Các vấn đề cần xem xét về nhà máy không giấy tờ

Như chúng ta đều biết, các hệ thống dựa trên giấy tờ đều có các bất lợi khó tránh khỏi, ví dụ: dễ mắc lỗi do các hoạt động thủ công của con người, không hiệu quả và không linh hoạt, gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản lý,vv,…Đấy là còn chưa kể đến chi phí duy trì các loại tài liệu giấy tờ. Đây là một ví dụ trực quan:

  • Một kho lưu trữ giấy tờ chứa 15K-20K trang giấy
  • Chi phí $25.000 cho các hoạt động lưu trữ như xây dựng và lấp đầy
  • Chi phí $ 2.000 mỗi năm để duy trì

Đây đều là những chi phí đắt đỏ nhưng hoàn toàn có thể tránh khỏi nếu áp dụng mô hình sản xuất không giấy tờ.

Và nếu đó là lý do bạn tìm đến giải pháp Paperless Factory thì đây là những thứ nên xem xét khi lựa chọn các công cụ thích hợp:

  • Khả năng tích hợp
  • Khả năng cấu hình
  • Khả năng sử dụng
  • Tính di động

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này là cả một quá trình. Do đó, việc cần làm là bắt đầu xử lý dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng với giao diện dễ sử dụng và dễ dàng tiếp nhận các kiến thức mới về các quy trình sản xuất trong tương lai.

Việc chuyển đổi số này cũng bao gồm:

  • Tự động hóa và loại bỏ việc thu thập dữ liệu thủ công
  • Thu thập, phân tích và truyền dữ liệu
  • Cải thiện các quy trình hoàn toàn tự động.

Điều này giúp loại bỏ các quy trình thu thập dữ liệu trên các biểu mẫu dựa trên giấy, sau đó nhập hoặc quét để tạo thành một bản sao kỹ thuật số. Chính việc loại bỏ thủ tục giấy tờ này là một trong những nền tảng của quá trình số hóa.

Lợi ích khi chuyển đổi nhà máy không giấy tờ 

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi nhà máy không giấy tờ là loại bỏ hệ thống dựa trên giấy tờ, bao gồm cả việc thu thập và lưu trữ dữ liệu. Ngoài chi phí lưu trữ dựa trên tệp giấy, có những lợi ích rõ ràng cho việc chuyển sang sử dụng không cần giấy tờ:

  • Nâng cao năng lực xử lý lên gấp 3 lần ( theo Gartner)
  • Tăng năng suất lên đến 50% (IDC)
  • Ngay lập tức truy cập vào các dữ liệu quan trọng mang tính quyết định (mục tiêu chính)
  • Giảm chi phí liên quan đến không gian lưu trữ lên đến 80%.
  • Truy xuất nguồn gốc và tuân thủ các quy định chất lượng
  • Độ chính xác: nhập dữ liệu tự động cho tỷ lệ chính xác từ 99,959 đến 99,99%

Khả năng tiếp cận bền vững hơn

Với khả năng thực hiện các nhiệm vụ xử lý giấy tờ và phân tích dữ liệu ngay lập tức — số hóa các hoạt động trong nhà máy không giấy tờ cho phép tất cả dữ liệu có thể truy cập vào các ứng dụng khác tức thì, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất, bao gồm trực quan hóa, lưu trữ dữ liệu và các ứng dụng quản trị sản xuất MES.

Ví dụ: các công ty áp dụng khu vực sản xuất không giấy tờ đã giảm 75% thời gian làm thêm, giảm 90% lỗi ghi nhãn và tiết kiệm tới $ 7.500 đô la chi phí lao động mỗi công nhân.

Tăng cường khả năng đưa ra quyết định

Dựa trên vấn đề chi phí, một trong những lợi thế chính của Paperless Factory là việc hỗ trợ khả năng đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Số hóa cho phép dữ liệu được ghi lại và báo cáo gần như ngay lập tức; quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn và giảm thiểu rủi ro xảy ra do sự chậm trễ hơn khi so sánh với quy trình báo cáo thủ công.

Tránh các thủ tục thu thập dữ liệu thủ công có giá trị thấp và dễ xảy ra lỗi

Trong khu vực sản xuất, các thủ tục thủ công đòi hỏi các nhân viên phải thực hiện các nhiệm vụ như thu thập dữ liệu vào các thời điểm và giai đoạn của một hoạt động nhất định, điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc ghi chép trên giấy tờ. Sai sót này và các lỗi liên quan có thể cực kỳ tốn kém đối với một doanh nghiệp sản xuất được quản lý chặt chẽ hoặc có tính chất phức tạp cao.

Đối với các doanh nghiệp kể trên, một lỗi ghi chép đơn giản có thể dẫn đến việc thu hồi các sản phẩm không phù hợp đã được đưa ra thị trường và tạo nên tác động nghiêm trọng, đặc biệt là gây tổn thất về tài chính và uy tín thương hiệu.

Dễ dàng nghiên cứu dữ liệu tức thì như việc tra Google

Một nhược điểm rõ ràng khác của việc ghi chép dựa trên giấy là việc khó truy cập và phân tích dữ liệu lịch sử các xu hướng, cũng như kiểm soát quá trình hoặc quản lý chất lượng. Thế nên mỗi khi doanh nghiệp cần trích xuất thông tin dữ liệu cho một dữ kiện, họ có thể phải tạo ra một đống giấy tờ tài liệu phiền phức. Việc tìm kiếm một thông tin cụ thể trong thời gian dài sẽ cực kì khó khăn và tốn kém.

Áp dụng sản xuất không giấy tờ giúp doanh nghiệp dễ dàng nghiên cứu thông tin dữ liệu của một quá trình/công đoạn sản xuất bất kì, việc này đơn giản và nhanh chóng như cách chúng ta search Google!

Giảm nỗ lực tuân thủ quản lý từ góc độ hoạt động nhà máy

Cũng có một vấn đề dễ thấy là hồ sơ trên giấy không bảo đảm an toàn, vì tùy thuộc vào điều kiện bảo quản, chúng có thể bị hư hại do nhiều lý do khác nhau. Các loại giấy tờ, đặc biệt là các Giấy chứng nhận phù hợp (Document of compliance), nếu không được lưu trữ bằng kỹ thuật số có thể bị mất, dẫn đến các khiếu nại nghiêm trọng từ các cơ quan pháp lý liên quan.

nhà quản lý nhà máy không giấy tờ paperless factory
Nhà máy không những tối ưu hóa các quy trình sản xuất trong nhà máy mà còn hỗ trợ việc ra quyết định cho nhà quản lý.

Sản xuất không giấy tờ với Hệ thống điều hành sản xuất MES

Có thể thấy, các thủ tục giấy tờ làm cho các quy trình trong nhà máy chậm hơn, tốn kém hơn, mang nhiều rủi ro và kém hiệu quả hơn. Nhưng làm thế nào việc chuyển đổi sang mô hình Paperless Factory cải thiện điều này, và liệu nó loại bỏ hoàn toàn giấy ra khỏi hoạt động sản xuất?

Số hóa là tiền đề của các hoạt động sản xuất được thực hiện bởi Hệ thống điều hành sản xuất MES – một ứng dụng được thiết kế để thu thập dữ liệu quy trình và thiết bị, ghi lại và báo cáo dữ liệu đó trong thời gian thực. Trong cấu trúc hệ thống Quản lý doanh nghiệp, MES là yếu tố kết nối giữa tầng Điều hành sản xuất lấy dữ liệu trực tiếp từ máy móc và đội ngũ sản xuất với tầng Quản lý doanh nghiệp.

Tất cả các quy trình số hóa từ lập lịch kế hoạch, chuyển các yêu cầu cho đến báo cáo chất lượng, đều được MES thực thi một cách “không giấy tờ”.  Bằng hệ thống dựa trên thời gian thực được tích hợp, MES tăng cường khả năng hiển thị trực tuyến và kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả.

Các giải pháp MES hiện nay có khả năng thu thập dữ liệu trực tiếp từ thiết bị xử lý, tùy thuộc vào mức độ tự động hóa đã có trong nhà máy. Do đó trong khu vực sản xuất, nó loại bỏ quy trình nhập liệu thủ công. Điều này có nghĩa là ngay từ đầu, MES giải phóng nhân viên trong nhà máy, cho họ nhiều thời gian để thực hiện nhiều hoạt động giá trị khác hơn, và nhà quản lý nhà máy giám sát các hoạt động đó chặt chẽ hơn.

Khi các dữ kiện được ghi lại và báo cáo theo thời gian thực, độ trễ về việc ra quyết định mà VTI Solutions đã đề cập trước đó sẽ giảm đáng kể. Hệ thống MES không chỉ có thể thu thập dữ liệu mà còn có khả năng thực hiện phân tích và bổ sung giá trị ngay tại nơi dữ liệu được thu thập, nhờ đó khi có bất kỳ sự bất thường nào trong dữ liệu, chúng sẽ được cảnh báo ngay lập tức. Điều này cho phép nhà quản lý kịp thời xử lý và ngăn chặn vấn đề được báo cáo để đảm bảo tính liên tục của quy trình, ví dụ: lên lịch lô sản xuất hoặc thay đổi công thức.

Nhờ hệ thống MES, thiệt hại do dữ kiện nói trên có thể được hạn chế hoặc thậm chí loại bỏ. Các quyết định có thể được đưa ra trong thời gian thực, thay vì chờ đợi một báo cáo trên giấy tờ nộp cho nhà quản lý và sau đó được phân tích. Quá trình từ phát hiện và xác định vấn đề cho đến khi hành động được thực hiện có thể giảm 50-75% thời gian – hoàn toàn với MES.

Khả năng sử dụng và sự tiện lợi là những tiêu chí cần thiết để hỗ trợ sự tương tác giữa nhà quản lý với hệ thống.

Trọng tâm của việc hỗ trợ sự tương tác giữa nhà quản lý với hệ thống chính là các hoạt động sản xuất và mọi thứ phải được định hướng để đơn giản hóa.  

Không chỉ với những ngành sản xuất thường được xem là thiếu sự tương tác giữa con người với hệ thống, mà ở các ngành công nghiệp phức tạp, tính linh hoạt trong thiết kế là yếu tố bắt buộc để cải thiện hiệu suất của các quy trình nâng cao.

Giải pháp nhà máy không giấy tờ Paperless Factory sẽ cung cấp sự linh hoạt trong sửa đổi các giao diện người dùng (user interfaces) để đáp ứng các nhu cầu khác nhau, thậm chí cả các nhu cầu mới, cũng như dễ dàng kết hợp với kinh nghiệm tích lũy và do đó cung cấp sự tương tác hoàn hảo giữa con người và hệ thống.

Một thực tế quan trọng khác là hiệu suất tổng thể của hệ thống, nói cách khác, toàn bộ cấu trúc của giải pháp phải được thiết kế để giảm thiểu và tối ưu hóa đến từng byte và việc chuyển máy chủ mà nhờ đó giảm thời gian chờ đợi của công nhân(và thậm chí cả thiết bị). Lĩnh vực sản xuất thường có điểm yếu là khá nhạy cảm ( khả năng chịu đựng thấp) đối với bất kỳ yếu tố làm giảm tốc độ nào.

Người quản lý và  giám sát, theo cách truyền thống,  sẽ đưa ra quyết định thủ công dựa trên thông tin từ nhiều nguồn, tuy nhiên, hệ thống quản trị sản xuất MES đóng vai trò là công cụ để số hoánhững thông tin này. Với đặc thù của công việc vận hành sản xuất kể trên, chúng ta nên xem xét các giải pháp dễ cơ động và dễ phù hợp vì sự thuận tiện và nhanh chóng (theo phương châm: Thông tin ‘Đúng’, Đúng lúc ‘, Đúng nơi’, ‘Đúng cách, và Đúng người ‘).

Nếu không được xử lý kịp thời, hầu hết dữ liệu sẽ mất giá trị

Vấn đề cuối cùng quan trọng không kém, hệ thống MES thực sự sẽ “lục lại” những dữ liệu quy trình đã bị bỏ qua, đã bị lãng quên và không bao giờ được xem xét lại tồn tại trong các silo trong một ổ lưu trữ nào đó trong khu vực sản xuất.

Với công nghệ AI, MES thực sự có thể chuyển đổi dữ liệu lịch sử và dữ liệu hiện tại đang được thu thập từ các quy trình để đưa ra góc nhìn rõ ràng và mới mẻ chưa từng có về quy trình cho tất cả các bên liên quan. Những quan điểm này không chỉ hỗ trợ các nỗ lực cải tiến liên tục, mà thậm chí có thể dẫn đến sự đổi mới, điều mà các hệ thống dựa trên giấy tờ có thể không bao giờ đạt được. Đây cũng chính là nền tảng của Công nghiệp 4.0 – đổi mới liên tục.

Những ràng buộc chung cần lưu ý khi xác định chiến lược “không cần giấy tờ”

Tất nhiên trong các quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp phải tính toán những thách thức có thể gặp phải khi chuyển từ hệ thống trên giấy sang hệ thống kỹ thuật số. Dưới đây là bảng tóm tắt:

 EMPLOYEES & UNIONS Công nhân và Liên đoànCONNECTIVITY APPROACH Phương pháp tiếp cận kết nốiMIDDLE MANAGEMENT BUY-IN Quản lý trung gian Buy-In (MBI)SAFETY An toànDATA INTEGRATION Tích hợp dữ liệu
TRỞ NGẠI & KHÓ KHĂNVấn đề Big BrotherTechnology selection  Chọn lọc công nghệCác vấn đề Quản lý trung gian Buy-inDevices DistractionsXao nhãng khi sử dụng thiết Integrated Source of TruthNguồn sự thật duy nhất (SSOT)
MÔ TẢCác công nhân nhà máy lo sợ công nghệ có thể thay thế họ.Nhiều công ty trì hoãn tiến độ chuyển đổi vì phân vân các phương án công nghệ và tốc độ chuyển đổi.Ban quản lý lao động trong nhà máy thường không sẵn sàng hỗ trợ quá trình chuyển đổi.Các nhà lãnh đạo lo lắng việc sử dụng các thiết bị (điện thoại và máy tính bảng) có thể gây mất tập trung trong công việc.Nhiều công ty có dữ liệu không chính thống và nhiều nguồn SSOT.
GIẢI PHÁP GIẢM THIỂUĐể hỗ trợ việc chuyển đổi, việc thương lượng minh bạch với các Công đoàn và Người lao động là rất quan trọng. Lãnh đạo phải tạo được sự tin tưởng bằng cách sử dụng công nghệ một cách hợp lý để cải tiến (ví dụ: hỗ trợ quy trình, nâng cao an toàn cho người lao động), chứ không phải áp dụng các hình phạt cá nhân.Công ty nên dựa vào giá trị sử dụng để lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho từng trường hợp để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi.Sự tận tâm của ban quản lý lao động trong nhà máy là cực kì quan trọng cho sự thành công của giải pháp lực lượng lao động kỹ thuật số. Họ cần phải tiếp tục ủng hộ và thúc đẩy sự thay đổi.Các công ty phải thiết lập lại các chính sách về tư duy an toàn một cách liên tục giống như bất kỳ công nghệ nào khác trên trang web. Một tư duy an toàn trong suốt quá trình hoạt động là rất quan trọng.Nên có một cách tiếp cận linh hoạt với các giải pháp phù hợp với dữ liệu hiện tại và điều chỉnh khi cần thiết trong suốt quá trình chuyển đổi. Khả năng hiển thị theo thời gian thực của dữ liệu tích hợp sẽ vượt trội hơn các vấn đề về chất lượng dữ liệu.

Kết luận 

Đa số các chuyên gia sản xuất đều đồng ý rằng, trong động lực thị trường mới đang hình thành sau đại dịch, số hóa là con đường duy nhất để các nhà sản xuất tồn tại và xa hơn là phát triển. Bản thân số hóa có nghĩa là “không giấy tờ” và đối với các nhà sản xuất, giải pháp tối ưu là sử dụng MES để thay thế quy trình thu thập dữ liệu dựa trên giấy bằng quy trình kỹ thuật số.

Mức độ thay thế giấy sẽ phụ thuộc vào một số khía cạnh, và cũng là tất cả các yếu tố chính trong việc xác định mức độ số hóa cần thiết hoặc mong muốn.

  • Cách MES được sử dụng trong quy trình (giám sát / kiểm soát / hệ thống hồ sơ)
  • Vai trò của lực lượng lao động tuyến đầu (thực thi quy trình / thu thập / ghi dữ liệu)
  • Mức độ phức tạp của chính quy trình sản xuất

Thay thế các quy trình dựa trên giấy bằng hệ thống MES là bước đầu tiên để hiểu rõ hơn về các quy trình hoạt động của nhà máy, cung cấp các phân tích hữu ích cho nguồn lực sản xuất và bắt đầu quá trình tham gia vào Công nghiệp 4.0 cho doanh nghiệp bạn. Theo blog.criticalmanufacturing.com