Bối cảnh 

Khách hàng là một doanh nghiệp FDI hàng đầu Nhật Bản trong lĩnh vực sản xuất và phân phối đồ nội thất, hoạt động tại hơn 46 quốc gia. Doanh nghiệp mở rộng sang Việt Nam vào năm 2006, xây dựng hai nhà máy tại Hà Nội và Vũng Tàu và  nhanh chóng trở thành nhà cung cấp nội thất hàng đầu trên thị trường.

Nhà máy tại Hà Nội có diện tích khoảng 170.000 m2 với nhiều đối tượng cần quản lý khác nhau như Nguyên vật liệu (NVL), Thành phẩm (TP), Vật tư phụ tùng, Công cụ dụng cụ (CCDC) được xuất nhập, luân chuyển hàng trăm nghìn lượt mỗi ngày. Tuy nhiên khách hàng đang gặp nhiều vấn đề nan giải trong quản lý kho nội thất của mình: 

1. Hệ thống phân mảnh, thiếu liên kết giữa phần mềm và phòng ban

• Sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ (SIS, Access, ghi chép thủ công) cho từng loại đối tượng (NVL, CCDC, thành phẩm).
• Dữ liệu không đồng bộ giữa các phòng ban, gây gián đoạn quy trình làm việc.
• Tốn thời gian nhập liệu thủ công thông tin nhà cung cấp và quản lý một phần trên Access.

Hậu quả: Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát tổng thể, tăng rủi ro sai sót do thiếu tính tập trung.

2. Quy trình thủ công, lệ thuộc vào giấy tờ

• Các công đoạn quản lý kho (nhập/xuất, cất/lấy hàng) đều thực hiện thủ công, dùng thẻ kho, giấy giao nhận.
• Phải kiểm tra chéo nhiều lần để đảm bảo chính xác số liệu.
• Tốn nhiều thời gian cho việc ghi chép và kiểm kê (định kỳ 2 ngày/lần, kiểm kê chọn lọc 1 ngày/lần).

Hậu quả: Tăng áp lực cho nhân viên, dễ xảy ra sai sót, lãng phí thời gian và nguồn lực vào thao tác lặp lại.

3. Thiếu dữ liệu thời gian thực và kiểm soát tồn kho

• Dữ liệu kho không được cập nhật liên tục, dẫn đến quyết định chậm trễ/sai lệch.
• Không kiểm soát được tồn kho theo vị trí hoặc kệ, phải kiểm kê thường xuyên.

Hậu quả: Giảm khả năng cạnh tranh do thiếu linh hoạt trong sản xuất, rủi ro thiếu hụt/ứ đọng nguyên vật liệu, thành phẩm.

Yêu cầu

Nhận thức được những bất cập trong vận hành, khách hàng tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho quản lý kho nội thất nhằm:

• Thay thế các phần mềm rời rạc và tích hợp những quy trình còn thực hiện thủ công, hướng tới một nền tảng quản lý dữ liệu tập trung, liên kết toàn bộ các phòng ban liên quan.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình kho – từ nhập, xuất đến lưu trữ hàng hóa – nhằm loại bỏ giấy tờ, giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả kiểm kê.

Giải pháp

VTI Solutions triển khai hệ thống WMS-X – giải pháp quản lý kho tập trung và toàn diện giúp khách hàng đồng bộ và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống kho hàng của mình.

Đồng bộ dữ liệu và kết nối luồng thông tin với WMS-X

WMS-X đồng bộ tất cả các kho tại nhà máy, đồng thời lưu trữ toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban: Phòng mua hàng, Bộ phận kho, bộ phận Nhận hàng, phòng QC, phòng Quản lý sản xuất, từ đó thông tin được xuyên suốt từ lúc nhận NVL đầu vào cho đến khi xuất kho thành phẩm. Các đối tượng kho được quản lý tập trung tại một hệ thống, giúp thông tin được liền mạch và cập nhật theo thời gian thực.  

WMS-X tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng

Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán:

VTI Solutions không chỉ nâng cấp hệ thống quản lý kho mà còn tích hợp chặt chẽ với phần mềm kế toán sẵn có của khách hàng, giúp đồng bộ hóa toàn bộ giao dịch từ kho đến tài chính, tối ưu hóa quy trình kiểm soát và giảm thiểu rủi ro sai lệch số liệu.

Linh hoạt thao tác nhập/xuất kho:

WMS-X mang đến giải pháp linh hoạt cho cả thao tác thủ công lẫn tự động hóa: người dùng có thể tạo yêu cầu nhập/xuất kho trực tiếp từ biểu mẫu hoặc để hệ thống tự động sinh dựa trên quy trình vận hành.

Công cụ này còn hỗ trợ đa dạng hình thức kiểm kê – từ định kỳ đến đột xuất – nhằm đối soát chính xác tồn kho theo thời gian thực, loại bỏ tình trạng chồng chéo dữ liệu.

Tùy chỉnh theo đặc thù ngành nội thất:

WMS-X được thiết kế riêng cho quản lý kho nội thất với khả năng quản lý linh hoạt các thành phẩm theo bộ, chi tiết, hoặc tách/gộp tùy biến, đáp ứng đặc thù sản xuất và lưu trữ vật tư phức tạp.

 Quản lý tồn kho đa chiều:
Không dừng lại ở quản lý tồn kho theo SKU thông thường, hệ thống còn mở rộng tính năng theo dõi đa chiều: theo chi tiết, set, lô (lot), bao bì (package), thùng, pallet… giúp doanh nghiệp kiểm soát từng đơn vị lưu trữ nhỏ nhất đến tổng thể kho hàng, đảm bảo tính minh bạch và tối ưu không gian lưu trữ.

Tối ưu không gian và tự động hóa quản lý kho nội thất với công nghệ OCR và Barcode hiện đại

VTI Solutions ứng dụng AI OCR (Optical Character Recognition) – công nghệ giúp nhận diện và trích xuất dữ liệu từ chứng từ một cách tự động, thay thế hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công. Kết hợp với dữ liệu trên WMS-X, công nghệ này đã:

• Tự động quét & trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và  phiếu đóng gói, loại bỏ việc nhập liệu thủ công.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, Tiếng Anh), phù hợp với nhiều đối tác và nhà cung cấp.
• AI tự học thông minh, nhận diện nhiều mẫu hóa đơn khác nhau và cải thiện độ chính xác theo thời gian.
• Tự động đối chiếu hóa đơn với dữ liệu hệ thống, phát hiện sai lệch ngay lập tức, giúp kiểm soát tài chính và kho hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, VTI Solutions cũng triển khai thiết bị PDA (Personal Digital Assistant) giúp khách hàng  thay thế ghi chép thủ công hàng nghìn lượt xuất-nhập-kiểm mỗi ngày  bằng công nghệ quét mã QR/ barcode với những công dụng vượt trội:

• Cất hàng tối ưu: PDA chuyên dụng quét QRCode, ghi nhận tồn kho tại vị trí lưu trữ, tối ưu không gian theo đề xuất của WMS-X.
• Lấy hàng nhanh chóng: PDA hỗ trợ quét QRCode, đề xuất vị trí hàng theo FIFO/FEFO, giảm thời gian tìm kiếm vị trí hàng hóa
• Theo dõi tồn kho real-time: Nắm bắt số liệu chính xác từng giây, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

Kết luận

VTI Solutions tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp WMS-X toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho và vận hành hiệu quả. Chúng tôi không chỉ nâng cấp hệ thống hiện có mà còn tùy chỉnh các giải pháp để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng nhà máy, từ quản lý tồn kho theo thời gian thực, tự động hóa quy trình nhập – xuất – kiểm kê đến kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. Đặc biệt, hệ thống ứng dụng các công nghệ tiên tiến như AI, OCR giúp nhận diện chứng từ nhanh chóng, giảm thiểu sai sót nhập liệu và tối ưu luồng vận hành kho chính xác, linh hoạt.

Hãy liên hệ với VTI Solutions ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý kho thông minh cho doanh nghiệp của bạn!

5432100/5 - (0 bình chọn)