1. Chi phí sản xuất là gì?

Chi phí sản xuất là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho các nguồn lực đầu vào cần thiết như: nguyên vật liệu, lực lượng lao động, trang thiết bị… phục vụ cho quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc nắm rõ được chi phí sản xuất cho phép các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, đặt mục tiêu và xác định chiến lược sản xuất một cách tối ưu nhất. 

Chi phí sản xuất có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau của doanh nghiệp. Một số loại chi phí sản xuất chính bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm giá mua, chi phí đầu vào của các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, các công cụ dùng cho hoạt động sản xuất 
• Chi phí nhân lực: những khoản chi phí về tiền lương, phúc lợi và chế độ đãi ngộ dành cho công nhân khối sản xuất và lực lượng lao động khối văn phòng.
• Chi phí các dịch vụ bên ngoài: Bao gồm mọi chi phí doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua từ bên ngoài như tiền điện, nước,  vệ sinh và các dịch vụ khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí khác: chi phí tồn kho đối với hàng dự trữ và vật tư máy móc, chi phí cho các hạng mục bảo trì bảo dưỡng định kỳ nhà máy… 
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Gồm chi phí khấu hao toàn bộ tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo. 

Xem thêm bài viết: 5 Tiêu chí lựa chọn Phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp nhất

2. Tại sao cần giảm chi phí sản xuất?

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và chi phí đầu vào không ngừng gia tăng, việc duy trì lợi nhuận ổn định là thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp. Một trong những giải pháp mang tính chiến lược và bền vững chính là tối ưu chi phí sản xuất. Không chỉ đơn thuần là cắt giảm để tiết kiệm, việc quản lý chi phí hiệu quả còn mở ra nhiều cơ hội cải thiện năng suất, nâng cao chất lượng vận hành và tạo lợi thế trên thị trường.

Vậy cụ thể, giảm chi phí sản xuất mang lại những lợi ích gì?

• Tăng lợi nhuận: Việc giảm chi phí sản xuất giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu. Khi các khoản chi phí được tối ưu hóa, phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí sẽ lớn hơn, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính và khả năng tái đầu tư.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh về giá: Chi phí sản xuất thấp cho phép doanh nghiệp định giá bán linh hoạt hơn. Trong thị trường cạnh tranh gay gắt, mức giá hấp dẫn sẽ thu hút khách hàng và mở rộng thị phần mà vẫn giữ được lợi nhuận hợp lý.
• Tối ưu nguồn lực và tiết kiệm tài nguyên: Quá trình giảm chi phí thường đi kèm với việc đánh giá lại toàn bộ hoạt động sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, tận dụng hiệu quả nguyên vật liệu, nhân sự và máy móc, từ đó nâng cao năng suất tổng thể.
• Tăng khả năng mở rộng sản xuất: Khi chi phí được kiểm soát tốt, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn lực tài chính để đầu tư vào mở rộng quy mô, nâng cấp công nghệ hoặc phát triển sản phẩm mới mà không phải lo ngại quá nhiều về rủi ro tài chính.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Chi phí sản xuất cao dễ khiến doanh nghiệp mất kiểm soát tài chính khi thị trường biến động. Ngược lại, doanh nghiệp có chi phí sản xuất thấp sẽ có khả năng chống chịu tốt hơn với các biến động như tăng giá nguyên liệu hay giảm cầu tiêu dùng.
• Tăng hiệu quả quản trị và minh bạch tài chính: Việc rà soát và giảm chi phí cũng đồng nghĩa với việc cải tiến quy trình quản lý. Điều này giúp phát hiện và loại bỏ những khoản chi không cần thiết, nâng cao tính minh bạch và kiểm soát nội bộ, từ đó tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Tặng ebook miễn phí: 5 Tiêu chí lựa chọn Phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp nhất

3. Các biện pháp giảm chi phí sản xuất hiệu quả

Trong quá trình sản xuất, chi phí không chỉ đến từ nguyên vật liệu mà còn nằm ở quy trình vận hành, nhân sự, thiết bị và cả cách quản lý. Do đó, để giảm chi phí một cách hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp cần có cách tiếp cận toàn diện, thay vì chỉ cắt giảm “trên giấy”. Dưới đây là những biện pháp giảm chi phí sản xuất thực tiễn, kèm theo các công việc cụ thể cần triển khai:

3.1. Tối ưu quy trình sản xuất

Đây là giải pháp nền tảng giúp giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất.

👉 Công việc cụ thể:

• Rà soát lại toàn bộ các bước trong quy trình sản xuất để phát hiện điểm tắc nghẽn, trùng lặp, gây lãng phí thời gian hoặc tài nguyên.

• Ứng dụng phương pháp 5S hoặc Lean (sản xuất tinh gọn) để loại bỏ các bước không cần thiết.

• Chuẩn hóa quy trình làm việc và đào tạo nhân sự vận hành đúng chuẩn.

3.2. Quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ

Nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất.

👉 Công việc cụ thể:

• Tìm kiếm nhà cung cấp có mức giá và chính sách ưu đãi tốt hơn.

• Đàm phán hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp uy tín để ổn định giá.

• Áp dụng định mức nguyên vật liệu chính xác, tránh thất thoát trong quá trình sản xuất.

• Thường xuyên kiểm kê kho, tránh tồn kho quá lâu gây hao hụt hoặc hỏng hóc.

3.3. Bảo trì và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị

Thiết bị hư hỏng, ngừng hoạt động đột ngột sẽ gây lãng phí lớn.

👉 Công việc cụ thể:

• Xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ cho toàn bộ máy móc.

• Đào tạo công nhân sử dụng thiết bị đúng cách để kéo dài tuổi thọ máy.

• Ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì (CMMS) để theo dõi tình trạng thiết bị và lên lịch bảo trì tự động.

3.4. Tối ưu nhân sự và nâng cao năng suất lao động

Nhân công dư thừa hoặc làm việc kém hiệu quả sẽ làm tăng chi phí không cần thiết.

👉 Công việc cụ thể:

• Đánh giá năng suất theo từng vị trí để điều chỉnh bố trí lao động hợp lý.

• Đào tạo đa kỹ năng để tăng tính linh hoạt của nhân viên.

• Sử dụng KPI cụ thể để theo dõi hiệu quả công việc và có chế độ thưởng – phạt rõ ràng.

3.5. Ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý sản xuất

Công nghệ là trợ thủ đắc lực giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và hạn chế sai sót.

👉 Công việc cụ thể:

• Áp dụng phần mềm quản lý sản xuất (MES), ERP để kiểm soát toàn bộ quy trình từ mua hàng, sản xuất đến xuất kho.

• Tích hợp phần mềm với bộ phận kế toán để nắm bắt chi phí theo thời gian thực.

• Tự động hóa một số khâu như đóng gói, kiểm tra chất lượng hoặc báo cáo tồn kho.

3.6. Quản lý tốt điện năng và tài nguyên phụ trợ

Chi phí điện, nước, vật tư phụ tuy nhỏ nhưng cộng dồn lại sẽ rất đáng kể.

👉 Công việc cụ thể:

• Đầu tư thiết bị tiết kiệm điện, sử dụng cảm biến tự động.

• Theo dõi định mức điện/nước theo từng dây chuyền sản xuất.

• Nâng cao ý thức tiết kiệm tài nguyên trong toàn bộ đội ngũ.

Đọc thêm: 5 Tiêu chí lựa chọn Phần mềm lập kế hoạch sản xuất phù hợp nhất

4. Tối ưu chi phí sản xuất hiệu quả với Hệ thống điều hành sản xuất thông minh MES-X 

Hệ thống điều hành sản xuất MES-X là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions.

MES-X (Manufacturing Execution System – Extended) là nền tảng quản lý sản xuất theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kết nối chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất với quá trình thực thi tại hiện trường. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát, đo lường và cải tiến hiệu quả từng khâu trong dây chuyền sản xuất – từ nguyên vật liệu, máy móc, nhân sự cho đến sản phẩm hoàn thiện.

MES-X giúp giảm chi phí sản xuất thông qua các tính năng nổi bật:

• Hệ thống cho phép theo dõi mọi hoạt động sản xuất trực tiếp trên nền tảng số, giúp phát hiện nhanh các điểm nghẽn, sự cố máy móc hoặc lãng phí trong quá trình vận hành
• MES-X hỗ trợ định mức vật tư chính xác, theo dõi tồn kho từng công đoạn và cảnh báo thất thoát nguyên vật liệu.
• Hệ thống phân tích hiệu suất sử dụng máy móc (OEE), lên kế hoạch bảo trì định kỳ, giảm thời gian chết của thiết bị và kéo dài tuổi thọ máy móc
• MES-X ghi nhận thời gian làm việc, năng suất và chất lượng đầu ra theo từng công nhân hoặc tổ sản xuất
• Hệ thống tạo báo cáo chi tiết về chi phí, năng suất, lỗi sản xuất… giúp nhà quản lý có căn cứ rõ ràng để ra quyết định điều chỉnh kịp thời

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống MES hàng đầu Việt Nam!

Nhận demo miễn phí

5. Lưu ý khi thực hiện các biện pháp giảm chi phí sản xuất

Mặc dù việc giảm chi phí sản xuất là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh, nhưng nếu không được thực hiện một cách cẩn trọng, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng. Do đó, khi triển khai các biện pháp tối ưu chi phí, cần lưu ý những yếu tố sau:

Trước hết, không được để việc giảm chi phí ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nếu cắt giảm nguyên vật liệu một cách cực đoan, thay đổi nhà cung cấp không đảm bảo, hay rút ngắn quy trình kiểm tra chất lượng, sản phẩm đầu ra có thể bị lỗi, giảm độ tin cậy và gây tổn hại đến trải nghiệm người dùng. Trong dài hạn, những tiết kiệm trước mắt có thể dẫn đến thiệt hại lớn về doanh số và uy tín thương hiệu.

Thứ hai, phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì uy tín thương hiệu. Khách hàng ngày nay không chỉ quan tâm đến giá thành mà còn rất chú trọng đến giá trị sử dụng và cảm nhận tổng thể về sản phẩm/dịch vụ. Doanh nghiệp cần cân đối giữa tối ưu chi phí và duy trì những tiêu chuẩn cốt lõi tạo nên sự khác biệt trong mắt người tiêu dùng. Giảm chi phí nhưng vẫn phải giữ vững cam kết về chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi… là điều tiên quyết.

Cuối cùng, cần đánh giá hiệu quả của từng biện pháp trước khi áp dụng trên diện rộng. Mỗi giải pháp tiết kiệm nên được triển khai thử nghiệm ở quy mô nhỏ để theo dõi các chỉ số: năng suất, chi phí tiết kiệm, tác động đến chất lượng và phản hồi từ khách hàng. Việc này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh, tránh những rủi ro không mong muốn và đảm bảo khi nhân rộng, biện pháp đó thật sự hiệu quả và phù hợp với toàn bộ hệ thống sản xuất.

Tóm lại, giảm chi phí sản xuất là cần thiết, nhưng phải được thực hiện có chiến lược, có thử nghiệm, và luôn đặt lợi ích lâu dài của doanh nghiệp và khách hàng lên hàng đầu.