Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là gì? Chúng được diễn ra như thế nào và đâu là các phương pháp giúp cho doanh nghiệp sản xuất kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất? Nếu bạn đang phân vân về những vấn đề liên quan đến quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp của mình thì hãy cùng VTI Solutions đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định số lượng và giá trị thực tế của hàng hóa đang còn trong kho tại một thời điểm cụ thể. Mục tiêu của kiểm kê là:

• So sánh giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý.
• Phát hiện chênh lệch (thừa, thiếu, hư hỏng, mất mát).
• Đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và quản lý hàng hóa hiệu quả.

Khi nào cần kiểm kê hàng tồn kho?

• Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm).
• Khi có biến động lớn về hàng hóa (nhập hàng lớn, chuyển kho…).
• Trước/sau khi có thay đổi nhân sự quản lý kho.
• Khi nghi ngờ thất thoát, sai lệch số liệu.
• Theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý.

2. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến hiện nay

2.1. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Tuỳ theo loại mặt hàng, số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách thức này nên áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như doanh nghiệp sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng…

Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những sai lệch và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp cần chi trả tiền công cho nhân lực kiểm tra hàng hoá cao hơn và bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng sẽ tốn thời gian với số lượng công việc lớn hơn.

2.2. Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ có thể thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo chu kỳ riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này hiện được áp dụng phổ biến trên thị trường, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có sản phẩm số lượng lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.

Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực cho kế toán hơn so với hình thức kiểm kho kể trên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của cách thức kiểm hàng này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hoá vì thời gian kiểm kê mỗi đợt khá xa nhau.

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

3.1. Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Mục tiêu: Xác định thời điểm, phạm vi và phương pháp kiểm kê để đảm bảo công việc diễn ra có tổ chức, không ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.

Các đầu việc:

• Chọn thời điểm kiểm kê (cuối kỳ, định kỳ, đột xuất…).
• Xác định phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho, một khu vực, một nhóm hàng…).
• Lựa chọn phương pháp kiểm kê: định kỳ, thường xuyên hay luân phiên.
• Thành lập tổ kiểm kê gồm: kế toán, thủ kho, giám sát (nếu cần có đại diện bên thứ ba).
• Thông báo kế hoạch kiểm kê đến các bộ phận liên quan (bán hàng, vận hành, kho…).
• Chuẩn bị các mẫu biểu: phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê, danh sách hàng hóa.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị kho và tài liệu trước khi kiểm kê

Mục tiêu: Đảm bảo điều kiện kiểm kê thuận lợi và số liệu minh bạch, không bị sai lệch trong quá trình thực hiện.

Các đầu việc:

• Dừng toàn bộ hoạt động nhập – xuất kho trong thời gian kiểm kê.
• Dán nhãn, sắp xếp hàng hóa đúng vị trí, nhóm hàng.
• In danh sách hàng hóa theo sổ sách/phần mềm làm cơ sở so sánh.
• Chuẩn bị dụng cụ hỗ trợ kiểm kê: máy quét mã vạch, máy tính bảng, cân, thước đo, v.v.
• Kiểm tra thiết bị, hệ thống điện – ánh sáng tại khu vực kiểm kê.

3.3. Bước 3: Tiến hành kiểm kê thực tế

Mục tiêu: Ghi nhận chính xác số lượng và tình trạng thực tế của từng mặt hàng trong kho.

Các đầu việc:

• Chia nhóm kiểm kê theo khu vực/kệ/sản phẩm.
• Đếm số lượng thực tế từng mã hàng, kiểm tra tình trạng (mới, hư, lỗi…).
• Đối chiếu với số lượng trên danh sách từ sổ sách/phần mềm.
• Ghi nhận chênh lệch vào phiếu kiểm kê (nếu có).
• Chụp ảnh, ghi chú chi tiết với các trường hợp hàng lỗi, hư hỏng, khó xác định.
• Ký xác nhận của các thành viên kiểm kê tại mỗi khu vực.

3.4. Bước 4: Tổng hợp – Đối chiếu – Xử lý chênh lệch

Mục tiêu: Tổng hợp kết quả và phân tích nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế và số liệu trên hệ thống.

Các đầu việc:

• Nhập liệu kết quả kiểm kê vào phần mềm hoặc bảng tổng hợp.
• So sánh số lượng thực tế và số liệu kế toán để xác định thừa/thiếu.
• Phân tích nguyên nhân chênh lệch: do nhầm lẫn, mất mát, hàng lỗi, sai nghiệp vụ, v.v.
• Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho (theo mẫu quy định).
• Đề xuất phương án xử lý hàng thừa, hàng thiếu, hàng hư hỏng (ghi giảm/ghi tăng, hủy bỏ…).
• Trình phê duyệt biên bản và phương án xử lý chênh lệch.

3.5. Bước 5: Ghi sổ kế toán – Cập nhật phần mềm – Lưu trữ hồ sơ

Mục tiêu: Cập nhật kết quả kiểm kê vào hệ thống quản lý và kế toán để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Các đầu việc:

• Ghi nhận điều chỉnh tăng/giảm hàng tồn trong phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.
• Ghi nhận hủy hàng, xuất trả, xuất điều chuyển nếu cần thiết.
• Lưu trữ biên bản kiểm kê, phiếu kiểm kê, chứng từ xử lý chênh lệch đầy đủ.
• Rút kinh nghiệm cho các kỳ kiểm kê sau (về quy trình, tổ chức, lỗi hệ thống…).

4. Những sai lầm dễ gặp phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù kiểm kê hàng tồn kho là một bước không thể thiếu trong quản lý tài chính và vận hành kho bãi, nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – từ nhỏ lẻ đến quy mô lớn – vẫn gặp phải những sai sót đáng tiếc trong quá trình này. Những sai lầm tưởng chừng nhỏ nhặt như ghi nhận nhầm đơn vị, kiểm kê khi chưa dừng nhập – xuất kho hay không xử lý chênh lệch kịp thời… lại có thể dẫn đến hậu quả lớn: báo cáo tài chính sai lệch, thất thoát hàng hóa, thậm chí mất kiểm soát dòng tiền.

Để giúp bạn tránh được những “cái bẫy” thường gặp khi kiểm kê, dưới đây là danh sách các sai lầm phổ biến mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên nhận diện sớm và chủ động khắc phục.

4.1. Chuẩn bị không gian lưu trữ và quy trình kiểm kê không đầy đủ

Nhìn chung, đây là sai lầm phổ biến nhất của tất cả các kho hàng, cho dù là mô hình doanh nghiệp nào. Một dấu hiệu cơ bản của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho, trong đó thể hiện các phần có thể kiểm kê được và vị trí của chúng. Điều này sẽ dẫn tới những khó khăn và bất cập trong việc sắp xếp không gian kho, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng tồn kho khác nhau. Mặc dù có vẻ cơ bản, nhưng sự chuẩn bị nhỏ nhặt này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều giờ đau đầu khi tìm kiếm hàng hóa.

Đi cùng với việc chuẩn bị không gian lưu trữ đầy đủ là chuẩn bị quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những nhiệm vụ kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, thì quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ dễ xảy ra đứt gãy.

4.2. Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những doanh nghiệp bán lẻ, để thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho họ cần thiết lập một kế hoạch rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được lưu trữ cẩn thận, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

4.3. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả khi chúng có vẻ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn chi phí để mua thêm hàng tồn kho, v.v…

4.4. Kiểm kê theo đầu mục lớn thay kiểm soát nhỏ lẻ

Thông thường, việc kiểm kê hàng tồn kho thường chỉ tập trung vào những hạng mục lớn của sản phẩm mà không đi vào chi tiết mẫu mã từng loại dễ dẫn tới những thiếu sót trong kết quả cuối cùng. Ví dụ: để tiết kiệm thời gian, thường người phụ trách sẽ chỉ kiểm kê theo từng kệ đỡ thay vì kiểm kê chi tiết từng chiếc áo trong kệ đỡ đó. Cụ thể hơn, trong kết quả kiểm kê theo kệ sẽ chỉ cho thấy có 20 chiếc áo, còn việc kiểm kê chi tiết lại cho thấy từ kệ đỡ đó có 10 chiếc áo cỡ M, 5 chiếc cỡ L và 5 chiếc cỡ XL. Điều này khiến cho doanh nghiệp khó nắm bắt được thông tin chi tiết của các mặt hàng nhỏ lẻ và không tận dụng tối ưu các hàng tồn có sẵn.

4.5. Chưa có kế hoạch giải quyết những mặt hàng tồn kho không rõ ràng

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê và thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện của họ. 3 mặt hàng tồn kho không rõ ràng phổ biến nhất hiện nay trong các doanh nghiệp bao gồm:

• Hàng tồn kho không rõ xuất xứ: những mặt hàng không rõ nguồn gốc hay không có các tài liệu lưu trữ trong quá trình xuất nhập về nhà kho
• Hàng tồn kho lưu trữ quá lâu: những mặt hàng được lưu trữ trong kho trong một thời gian dài vì một số tiêu chí như chưa phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp hay chất lượng hàng cần phải kiểm chứng lại
• Hàng tồn kho còn sót lại sau quá trình sản xuất: những mặt hàng dư thừa còn sót lại sau quá trình sản xuất cũng sẽ cần được tiếp tục  lưu trữ để dùng cho lần sản xuất sau cũng như giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường không có kế hoạch cụ thể cho việc lưu kho chúng trước khi tái sử dụng vào những dự án sau.

Chính vì vậy, doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng một khu riêng biệt để làm kho lưu trữ cho những mặt hàng tồn kho không rõ ràng này và cử người chịu trách nhiệm riêng.

5. Một vài lưu ý kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác

Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng giúp kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác, áp dụng hiệu quả cho cả doanh nghiệp thương mại, sản xuất lẫn bán lẻ:

5.1. Chuẩn hóa mã hàng và đơn vị tính

• Mỗi sản phẩm nên có mã định danh duy nhất (SKU), không trùng lặp.
• Ghi rõ đơn vị tính (cái, hộp, thùng…) để tránh đếm sai hoặc nhầm lẫn quy đổi.
• Nếu có sản phẩm bán lẻ và bán sỉ, nên quy đổi quy ước rõ ràng (VD: 1 thùng = 12 hộp).

5.2. Sắp xếp kho gọn gàng trước khi kiểm kê

• Phân loại hàng hóa theo khu vực, kệ, nhóm mặt hàng.
• Hạn chế để hàng hóa chồng chéo, lộn xộn gây khó kiểm đếm.
• Gắn nhãn tên hàng, mã hàng rõ ràng tại vị trí đặt.

5.3. Tạm dừng mọi giao dịch nhập – xuất kho

• Kho phải “đóng băng” tạm thời trong quá trình kiểm kê để đảm bảo không biến động.
• Giao tiếp với các bộ phận bán hàng, giao nhận để tránh nhập – xuất nhầm trong lúc đang kiểm kê.

5.4. Chia nhóm kiểm kê rõ ràng và phân quyền cụ thể

• Mỗi nhóm phụ trách một khu vực cụ thể để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
• Có người ghi chép, người đếm, người giám sát độc lập (để đảm bảo minh bạch).
• Sử dụng biểu mẫu chuẩn (phiếu kiểm kê) hoặc phần mềm hỗ trợ để nhập liệu tại chỗ.

5.5. Ưu tiên sử dụng công nghệ hỗ trợ

• Sử dụng máy quét mã vạch, điện thoại hoặc máy tính bảng có phần mềm kiểm kê tích hợp.
• Đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý kho (ERP, phần mềm kế toán…).
• Áp dụng phần mềm quản lý kho (WMS) nếu có khối lượng hàng hóa lớn.

5.6. Ghi nhận rõ hàng lỗi, hư hỏng, hết hạn

• Không chỉ đếm số lượng mà cần ghi chú tình trạng hàng (hư, vỡ, hết date, khó bán…).
• Có thể gắn mã trạng thái (ví dụ: A = tốt, B = hư nhẹ, C = cần hủy) để dễ lọc sau này.

6. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cùng giải pháp WMS-X

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

Nhận demo miễn phí

5432103/5 - (2 bình chọn)