Mã vạch là gì?

Mã vạch (Barcode) là một phương tiện nhận diện tự động sử dụng các đường đen và khoảng trắng có chiều rộng khác nhau để mã hóa thông tin về sản phẩm, hàng hóa, hoặc đối tượng cụ thể. Mã vạch thường được tạo ra bằng cách sắp xếp các dải đen và trắng theo một thứ tự nhất định, mỗi dãy mã vạch chứa các thông tin như mã sản phẩm, ngày sản xuất, nơi xuất xứ, giá cả, và nhiều thông tin khác tùy thuộc vào ứng dụng trong trường hợp cụ thể.

Có hai loại mã vạch chính là 1D và 2D. Mã vạch 1D là dạng phổ biến, hiển thị thông tin theo chiều dọc, trong khi mã vạch 2D có thể chứa thông tin ở cả chiều dọc và chiều ngang, cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu lớn hơn. Mã vạch giúp tăng cường độ chính xác và hiệu quả trong quá trình bán lẻ, quản lý kho, vận chuyển, và nhiều ứng dụng khác.

Quá trình đọc mã vạch thường được thực hiện bằng máy quét mã vạch, còn được gọi là máy đọc mã vạch. Khi quét, máy sẽ chuyển đổi các dải đen và trắng thành mã số tương ứng, giúp hệ thống tự động nhận diện và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Ngày nay, mã vạch đã và đang trở thành một phần quan trọng không thể thiếu của chuỗi cung ứng và quản lý thông tin trong nhiều ngành công nghiệp trên thế giới.

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho bằng mã vạch (Barcode) là một hệ thống tự động hóa quá trình theo dõi, kiểm soát, và quản lý hàng hóa trong kho bằng mã vạch. Hệ thống này sử dụng công nghệ mã vạch để gắn thông tin nhận dạng duy nhất cho từng sản phẩm hoặc đơn vị hàng hóa, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả trong quản lý hàng hoá nói chung và hàng tồn kho nói riêng.

Trong quy trình này, mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch duy nhất, thường là mã số riêng biệt cho từng đơn vị. Khi sản phẩm di chuyển trong hệ thống, các thiết bị quét mã vạch sẽ được sử dụng để đọc thông tin từ mã vạch, và dữ liệu này sau đó được tự động nhập vào hệ thống quản lý kho. Đây được xem là một trong những giải pháp ưu việt giúp các nhà quản lý kho hàng giảm bớt lỗi nhập liệu thủ công và tăng cường độ chính xác của thông tin tồn kho. 

Xem thêm: Sử dụng Mã vạch Barcode hay QR Code để quản lý nhà kho hiệu quả?

Vì sao nên ứng dụng mã vạch cho hoạt động quản lý kho hàng?

Sử dụng mã vạch trong hoạt động quản lý kho hàng là giải pháp hàng đầu mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp tối ưu hóa hiệu suất và chính xác của quy trình quản lý kho:

• Tăng chính xác: Công nghệ mã vạch (Barcode) giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công, đảm bảo thông tin về hàng hoá bao gồm hàng tồn kho được cập nhật chính xác trong hệ thống. Từ đó làm giảm nguy cơ sai sót và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Phân loại và theo dõi hàng hóa: Thông tin trong mã vạch thường chứa các chi tiết như loại sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Nhờ đó mà các nhà quản lý kho có thể dễ dàng phân loại hàng hóa và theo dõi các thông số quan trọng, như hạn sử dụng để tránh sử dụng hàng hóa đã quá hạn.
• Nhanh chóng và hiệu quả: Quét mã vạch nhanh chóng hơn so với việc nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý kho hàng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh năng động và đòi hỏi sự linh hoạt như hiện nay.
• Theo dõi theo thời gian thực: Công nghệ mã vạch cho phép theo dõi thông tin hàng hoá theo thời gian thực về cả vị trí lẫn số lượng. Dữ liệu này giúp các nhà quản lý kho dễ dàng theo dõi xuất nhập kho, giảm thiểu rủi ro mất mát và tồn kho không cần thiết.
• Khả năng tích hợp: Hệ thống quản lý kho sử dụng mã vạch có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống thanh toán, quản lý đơn hàng, và ERP (Enterprise Resource Planning), MES (Manufacturing Execution System), WMS (Warehouse Management System). Khả năng tích hợp này tạo ra một quy trình quản lý tổng thể, giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng.

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả

Quy trình nhập kho bằng mã vạch

Đối với quy trình nhập kho, nhân viên nhận hàng quét mã vạch trên sản phẩm và nhập số lượng vào hệ thống. Thông tin này có thể bao gồm mã sản phẩm, thông tin về ngày sản xuất, hạn sử dụng, và số lượng, sau đó chúng được tự động cập nhập vào phần mềm quản lý kho giúp tạo ra phiếu nhập kho. Quy trình nhập kho bằng mã vạch không chỉ nhanh chóng mà còn chính xác, giảm bớt công đoạn thủ công và tăng tính hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.

Quy trình xuất kho bằng mã vạch

Đối với quy trình xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên thông tin từ phiếu nhập kho, và sử dụng máy quét mã vạch để xác nhận lô hàng xuất đi. Thông tin về ngày xuất, người nhận hàng, và mã đơn đặt hàng cũng được tự động ghi nhận vào hệ thống phần mềm quản lý kho. Khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu xuất kho, nhân viên sẽ quét mã vạch trên sản phẩm và nhập thông tin số lượng cần xuất vào hệ thống.

Hệ thống sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng hàng trong kho hay không. Nếu có, quy trình tiếp tục và hệ thống tự động giảm số lượng tồn kho và tạo ra các bản ghi về xuất kho. Thông tin này cũng có thể được liên kết với vận chuyển để theo dõi quá trình giao hàng.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng chỉ có số lượng hàng cần thiết được xuất kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về lịch sử xuất nhập kho.

Quy trình kiểm kho bằng mã vạch

Hoạt động kiểm kho định kỳ là một phần quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong công tác quản lý hàng tồn kho. 

Nhân viên sẽ quét mã vạch trên sản phẩm trong kho và kiểm tra với dữ liệu trong hệ thống phần mềm quản lý. Nếu phát hiện những điểm không phù hợp, hệ thống sẽ tạo ra một báo cáo về những điểm sai lệch đó. Điều này giúp các nhà quản lý nhận ra và khắc phục nhanh chóng, tránh những vấn đề nghiêm trọng như mất mát hàng hoá.

Giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS-X 

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 

Liên hệ với chúng tôi để nhận được một thay đổi toàn diện quy trình quản lý hàng kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!

Xem thêm: WMS-X: Giải pháp quản lý đồng bộ kho vật tư phụ tùng của 5 nhà máy điện