1. Công việc quản lý hàng tồn kho làm gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát số lượng hàng hóa, vật tư, hoặc sản phẩm có sẵn trong kho của một doanh nghiệp. Mục tiêu của công việc này là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gặp phải tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức, gây lãng phí.

Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho bao gồm:

• Dự báo nhu cầu: Dự đoán lượng hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Theo dõi và kiểm soát mức tồn kho: Đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu mà không bị dư thừa.
• Điều chỉnh tồn kho: Thực hiện các điều chỉnh nếu có sự chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu trong hệ thống quản lý.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Phối hợp với các nhà cung cấp và đối tác để duy trì nguồn cung ổn định và kịp thời.
• Lưu trữ và bảo quản: Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và bảo quản đúng cách để tránh hư hỏng, mất mát.
• Xử lý đơn hàng và phân phối: Điều phối việc xuất nhập hàng từ kho đến các bộ phận khác của doanh nghiệp hoặc đến tay khách hàng.

2. Mục tiêu của việc sử dụng KPI trong quản lý hàng tồn kho

Mục tiêu của việc sử dụng KPI (Chỉ số hiệu suất chính) trong quản lý hàng tồn kho là giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kho bãi, từ đó cải thiện các quyết định chiến lược và giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Cụ thể, các mục tiêu bao gồm:

• Tối ưu hóa mức tồn kho: KPI giúp đo lường và duy trì mức tồn kho ở mức tối ưu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho và rủi ro mất mát.
• Cải thiện hiệu quả cung ứng: Đo lường khả năng đáp ứng đơn hàng đúng hạn và chính xác, từ đó giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và cải thiện hiệu suất vận hành.
• Tăng cường khả năng dự báo: Sử dụng các KPI để theo dõi xu hướng tiêu thụ hàng hóa, giúp dự báo nhu cầu tốt hơn và giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hay tồn kho dư thừa.
• Giảm chi phí lưu kho: KPI giúp xác định các sản phẩm có chu kỳ quay vòng chậm hoặc tồn kho lâu dài, từ đó có biện pháp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc duy trì kho bãi.
• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên kho: Đánh giá năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên quản lý kho, từ đó đưa ra các cải tiến trong quy trình làm việc hoặc đào tạo.
• Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả: KPI giúp đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp và quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến tồn kho được thực hiện một cách suôn sẻ và không gặp phải sự gián đoạn.
• Giám sát mức độ hư hỏng và mất mát: Đo lường và kiểm soát tỷ lệ hư hỏng, mất mát hàng hóa trong kho, từ đó giúp có các biện pháp phòng ngừa và cải tiến quy trình bảo quản hàng hóa.

Bằng cách sử dụng KPI trong quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng quản lý, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

3. Các loại KPI trong quản lý hàng tồn kho

Trong công việc quản lý hàng tồn kho, việc xác định các KPI rõ ràng và chi tiết là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kho bãi và tối ưu hóa quy trình. Cùng xem xét các loại KPI quan trọng thường được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho, kèm theo các đầu mục cụ thể để xét KPI:

3.1. KPI về hiệu quả vận hành

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio) được tính theo công thức:

Ý nghĩa:

• Đây là chỉ số đo lường tần suất mà hàng tồn kho được bán ra và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này càng cao chứng tỏ hàng hóa bán nhanh và doanh nghiệp quản lý tốt hàng tồn kho.
• Ứng dụng thực tế: Giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả trong việc duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý. Tỷ lệ thấp có thể chỉ ra rằng hàng tồn kho không được tiêu thụ nhanh chóng, trong khi tỷ lệ quá cao có thể cho thấy thiếu hàng để phục vụ nhu cầu khách hàng.

Thời gian lưu kho trung bình:

Ý nghĩa:

• Chỉ số này đo lường số ngày trung bình mà một sản phẩm cần để bán hết. Giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng di chuyển hàng hóa từ kho ra ngoài thị trường.
• Ứng dụng thực tế: Chỉ số càng thấp thì thời gian lưu kho càng ngắn, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và rủi ro hư hỏng hàng hóa.

3.2. KPI về chi phí

Chi phí lưu kho (Chi phí kho bãi, bảo hiểm, hư hỏng, mất mát…)

Ý nghĩa:

• Đây là tổng chi phí phát sinh khi lưu trữ hàng hóa trong kho. Quản lý chi phí lưu kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.
• Ứng dụng thực tế: Doanh nghiệp cần theo dõi chi phí lưu kho để xác định các biện pháp tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như giảm diện tích kho, tăng hiệu quả sử dụng kho, hoặc cải thiện quy trình bảo quản hàng hóa.

Tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu:

Ý nghĩa:

• Chỉ số này đo lường tỷ trọng chi phí tồn kho trong tổng doanh thu. Nó giúp doanh nghiệp hiểu được chi phí tồn kho chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng doanh thu.
• Ứng dụng thực tế: Nếu tỷ lệ này quá cao, doanh nghiệp cần tìm cách tối ưu hóa quy trình tồn kho và giảm chi phí lưu kho để không ảnh hưởng đến lợi nhuận.

3.3. KPI về độ chính xác

Tỷ lệ chính xác hàng tồn kho:

Ý nghĩa:

• Đo lường độ chính xác của hệ thống quản lý kho trong việc ghi nhận số lượng hàng hóa. Tỷ lệ này cho thấy mức độ tin cậy của thông tin về hàng tồn kho trong hệ thống.
• Ứng dụng thực tế: Tỷ lệ cao cho thấy hệ thống kho hoạt động hiệu quả và chính xác. Nếu tỷ lệ này thấp, doanh nghiệp cần phải cải tiến hệ thống kiểm soát kho hoặc quy trình kiểm tra hàng hóa.

Tỷ lệ sai sót trong đơn hàng:

Ý nghĩa:

• Chỉ số này đo lường tỷ lệ lỗi trong quá trình xử lý đơn hàng (ví dụ: sai sản phẩm, sai số lượng, hoặc giao hàng muộn).
• Ứng dụng thực tế: Nếu tỷ lệ sai sót cao, doanh nghiệp cần cải thiện quy trình kiểm tra đơn hàng và tăng cường đào tạo nhân viên để giảm thiểu sai sót.

3.4. KPI về khả năng đáp ứng

Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng:

Ý nghĩa:

• Đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng đơn hàng của khách hàng với số lượng và sản phẩm đúng yêu cầu.
• Ứng dụng thực tế: Chỉ số này giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tỷ lệ thấp có thể cho thấy tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc vấn đề trong chuỗi cung ứng.

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn:

Ý nghĩa:

• Chỉ số này đo lường hiệu quả của quy trình logistics và giao hàng. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
• Ứng dụng thực tế: Tỷ lệ cao cho thấy quy trình giao hàng được tối ưu và đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng. Nếu tỷ lệ thấp, cần xem xét lại các yếu tố trong quy trình giao hàng, từ kho đến vận chuyển.

4. Cách xây dựng và triển khai KPI quản lý hàng tồn kho

Việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI (Chỉ số hiệu suất chính) trong quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các quy trình kho bãi, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Một hệ thống KPI được xây dựng chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giám sát hiệu suất mà còn đưa ra các biện pháp cải tiến kịp thời.

4.1. Xác định mục tiêu cụ thể

Trước khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược và ngắn hạn trong việc quản lý kho. Mục tiêu này sẽ là cơ sở để lựa chọn và đánh giá các KPI phù hợp.

Mục tiêu chiến lược:

• Giảm chi phí: Tối ưu hóa chi phí lưu kho, giảm thiểu mất mát và hư hỏng hàng hóa.
• Tăng doanh thu: Đảm bảo hàng tồn kho luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Tăng cường khả năng cung cấp hàng hóa đúng hạn và chính xác, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Mục tiêu ngắn hạn:

• Tối ưu hóa tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho.
• Giảm thời gian lưu kho và giảm tỷ lệ sai sót trong đơn hàng.

4.2. Liên kết KPI với chiến lược kinh doanh

Mỗi KPI cần phải có sự liên kết chặt chẽ với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn.

• Giảm chi phí: KPI như chi phí lưu kho và tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu giúp theo dõi và tối ưu hóa chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
• Tăng doanh thu: KPI như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ hoàn thành đơn hàng giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: KPI như tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tỷ lệ chính xác hàng tồn kho giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu sai sót.

4.3. Lựa chọn KPI phù hợp

KPI cần phải được lựa chọn dựa trên đặc thù ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và tính chất kho hàng để đảm bảo tính chính xác và khả thi trong việc đo lường hiệu suất.

Ngành nghề:

• Các ngành khác nhau yêu cầu các KPI khác nhau. Ví dụ, trong ngành bán lẻ, KPI như tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tỷ lệ hoàn thành đơn hàng là ưu tiên, trong khi trong ngành sản xuất, KPI như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho và chi phí lưu kho quan trọng hơn.

Quy mô doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp lớn có thể cần sử dụng các KPI phức tạp như tỷ lệ sai sót trong đơn hàng và tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu, trong khi doanh nghiệp nhỏ có thể tập trung vào các KPI cơ bản như tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho.

Đặc thù kho hàng:

• Loại hàng hóa và dung tích kho ảnh hưởng đến lựa chọn KPI. Ví dụ, nếu kho chứa nhiều hàng hóa dễ hư hỏng, KPI như tỷ lệ hư hỏng và mất mát sẽ cần được theo dõi chặt chẽ.

4.4. Thu thập và phân tích dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu chính xác và phân tích chúng định kỳ là bước quan trọng để đảm bảo rằng các KPI được tính toán chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế của kho.

• Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS): Các phần mềm quản lý kho giúp thu thập và theo dõi dữ liệu về hàng tồn kho một cách chính xác. Dữ liệu này là cơ sở để tính toán các KPI như tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và chi phí lưu kho.
• Phân tích dữ liệu định kỳ: Việc phân tích dữ liệu định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kho bãi và kịp thời điều chỉnh chiến lược quản lý kho nếu cần thiết.

4.5. Đặt ngưỡng KPI (Benchmark)

Để các KPI có giá trị, doanh nghiệp cần phải thiết lập ngưỡng chuẩn (benchmark) để so sánh và đánh giá hiệu quả.

• So sánh với tiêu chuẩn ngành: Đặt ra các tiêu chuẩn ngành làm cơ sở để đánh giá KPI của doanh nghiệp. Ví dụ, tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho tiêu chuẩn trong ngành bán lẻ có thể là 5 lần/năm.
• So sánh với dữ liệu lịch sử: Sử dụng dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp để thiết lập mục tiêu KPI và so sánh với kết quả thực tế qua từng kỳ báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện các xu hướng và cải tiến quy trình kho bãi.

4.6. Theo dõi và cải tiến

KPI cần được theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược được thực hiện đúng hướng. Điều chỉnh quy trình sẽ cần thiết nếu các KPI không đạt mục tiêu đề ra.

Đánh giá KPI định kỳ:

• Hàng tuần: Đánh giá các chỉ số cơ bản như tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, chi phí lưu kho để kiểm soát hiệu quả kho bãi.
• Hàng tháng: Phân tích sâu hơn các KPI như tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho, tỷ lệ sai sót trong đơn hàng để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn.
• Hàng quý: Đánh giá các KPI dài hạn như tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu và tỷ lệ chính xác hàng tồn kho để đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Điều chỉnh quy trình nếu KPI không đạt mục tiêu: Nếu KPI không đạt yêu cầu, cần phải điều chỉnh quy trình hoặc chiến lược. Ví dụ, tăng cường đào tạo nhân viên để giảm tỷ lệ sai sót trong đơn hàng hoặc điều chỉnh mức tồn kho và chiến lược cung ứng để giảm chi phí lưu kho.

5. Giải quyết bài toán quản lý hàng tồn kho dễ dàng và hiệu quả với giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS-X

Hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

Nhận demo miễn phí

5432100/5 - (0 bình chọn)