Không giống với những mặt hàng thông thường tại các nhà kho khác, linh kiện phụ tùng là một trong những mặt hàng đặc biệt trong sản xuất bởi sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã cũng như các kích thước nhỏ lẻ khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vật tư linh kiện thường gặp khó khăn trong khâu quản lý tổng thể cũng như giám sát, dẫn tới tình trạng không thể đảm bảo được mức độ chính xác tuyệt đối và đi cùng với đó là những vấn đề phát sinh trong quy trình sản xuất. Cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý kho hàng vật tư linh kiện, và giải pháp phần mềm quản lý kho vật tư hỗ trợ đồng hành cùng doanh nghiệp qua bài viết dưới đây

1. Phần mềm quản lý kho vật tư là gì?

Phần mềm quản lý kho vật tư là một giải pháp công nghệ được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quá trình quản lý vật tư – từ khâu nhập kho, xuất kho, tồn kho, đến lập kế hoạch và báo cáo. Nhờ vào phần mềm này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, ngăn ngừa thất thoát, kiểm soát chi phí hiệu quả và ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế.

 

2. Những khó khăn phổ biến trong quá trình quản lý kho vật tư

Quản lý kho vật tư là một trong những hoạt động cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, chi phí và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình quản lý kho, đặc biệt là với các lĩnh vực sản xuất, xây dựng hoặc thương mại kỹ thuật. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất:

2.1. Sai sót khi kiểm kê số lượng và mẫu mã vật tư

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi quản lý vật tư là kiểm kê không chính xác – dẫn đến chênh lệch số liệu giữa thực tế và báo cáo. Đặc biệt với doanh nghiệp có kho vật tư đa dạng về chủng loại, kích thước, mã hàng, việc kiểm kê thủ công bằng Excel hoặc giấy tờ rất dễ xảy ra sai sót.

Hệ lụy:

• Dự báo nhu cầu sai, nhập hàng thiếu hoặc thừa.
• Gây ách tắc sản xuất, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Tăng chi phí lưu kho hoặc đơn hàng khẩn cấp.

2.2. Khó khăn trong kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu chi phí

Duy trì mức tồn kho tối ưu là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Việc để thiếu hụt vật tư có thể khiến dây chuyền sản xuất gián đoạn, trong khi tồn kho quá nhiều lại gây lãng phí, chiếm diện tích và làm tăng chi phí lưu trữ.

Vấn đề thường gặp:

• Không có hệ thống cảnh báo khi vật tư sắp hết.
• Không dự báo được lượng sử dụng thực tế theo mùa vụ hoặc dự án.
• Vật tư linh kiện nhỏ khó kiểm soát vòng đời, dễ thất thoát.

2.3. Thiếu khả năng truy xuất nguồn gốc vật tư

Trong môi trường sản xuất hiện đại, truy xuất nguồn gốc vật tư không chỉ là yêu cầu quản lý mà còn là tiêu chuẩn pháp lý trong nhiều ngành như thiết bị y tế, thực phẩm, cơ khí chính xác…

Hệ quả khi không thể truy xuất:

• Khó khăn khi xử lý bảo hành, đổi trả vật tư.
• Không thể xác minh nguồn gốc khi kiểm toán hoặc có sự cố sản phẩm.
• Không thể dự đoán nhu cầu tương lai do thiếu dữ liệu lịch sử.

2.4. Tốn thời gian nhập liệu, lập báo cáo thủ công

Khi sử dụng sổ sách hoặc file Excel để quản lý kho, việc nhập liệu thủ công, tổng hợp báo cáo tồn kho trở nên tốn thời gian và dễ sai sót. Điều này gây chậm trễ trong việc ra quyết định nhập hàng, cảnh báo tồn kho thấp hoặc điều phối sản xuất.

Giải pháp:

• Ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư giúp tự động hóa nhập – xuất – báo cáo.
• Tích hợp hệ thống ERP/Kế toán giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.

2.5. Thiếu liên kết giữa kho – kế toán – sản xuất – mua hàng

Một hệ thống quản lý không đồng bộ khiến thông tin kho bị cập nhật chậm trễ, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng. Bộ phận mua hàng không biết chính xác vật tư tồn kho, phòng kế toán không đối soát được số liệu nhập – xuất, sản xuất thiếu vật tư dẫn đến trì hoãn.

Khuyến nghị:

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm có khả năng tích hợp hệ thống kế toán, sản xuất, ERP, để tối ưu hóa vận hành toàn diện.

Quản lý kho vật tư hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tránh tồn kho dư thừa và đảm bảo tiến độ sản xuất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do kiểm kê sai lệch, thiếu cảnh báo tồn kho và quy trình thủ công tốn thời gian. Giải pháp tối ưu là ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiện đại – giúp tự động hóa nhập xuất, kiểm kê chính xác, truy xuất nguồn gốc nhanh chóng và đồng bộ dữ liệu với kế toán, sản xuất. Đây là bước chuyển đổi số cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý kho và tối ưu vận hành doanh nghiệp.

 

3. Chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý kho vật tư hiệu quả hơn

Quản lý kho vật tư hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất liên tục và giảm thiểu chi phí. Một hệ thống kiểm kê chính xác giúp bộ phận quản lý vật tư phản ứng nhanh chóng và chủ động hơn đối với nhu cầu của nhà máy sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách giảm thiểu việc mua sắm thiết bị vật tư không cần thiết. Dưới đây là 5 chiến lược quản lý kho vật tư hiệu quả mà các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng:

3.1. Phần Mềm Quản Lý Kho Vật Tư

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình trạng vật tư phụ tùng trong kho một cách chính xác và hiệu quả. Các phần mềm này cung cấp công cụ kiểm kê tự động, giúp bộ phận quản lý kho dễ dàng đối ứng nhanh chóng với nhu cầu từ nhà máy sản xuất mà không lo lắng về tình trạng thiếu hụt hay thừa thãi vật tư.

3.2. Sử Dụng và Quản Lý Định Mức Nguyên Vật Liệu (BOM)

BOM (Bill of Materials) – Định mức nguyên vật liệu là một danh sách toàn diện của các bộ phận, linh kiện và vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm. Việc thiết lập và duy trì một BOM chính xác sẽ giúp đơn giản hóa quy trình đặt hàng vật tư linh kiện, đồng thời tránh được sự thiếu hụt do thiếu cập nhật hoặc thay đổi thông tin trong danh sách này. Một BOM chính xác cũng hỗ trợ bảo trì phòng ngừa cho các thiết bị trong dây chuyền sản xuất.

Xem thêm: BOM là gì? Làm thế nào để xây dựng và quản lý BOM hiệu quả?

3.3. Thiết Lập và Hệ Thống Hóa Các Lệnh Sản Xuất

Xây dựng một hệ thống lệnh sản xuất rõ ràng và đơn giản giúp các bộ phận trong doanh nghiệp dễ dàng tuân theo. Các lệnh sản xuất này đảm bảo mọi khâu trong dây chuyền sản xuất đều có lệnh đi kèm, giúp việc quản lý vật tư linh kiện dễ dàng hơn. Hệ thống lệnh sản xuất cũng cần được dự trù để tránh tình trạng thiếu hụt hay gấp gáp trong các tình huống phát sinh.

3.4. Áp Dụng Các Biện Pháp An Ninh

Quản lý an ninh kho là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho. Do đó, các biện pháp an ninh vật lý như giám sát và kiểm soát truy cập vào kho vật tư, cũng như lắp đặt camera an ninh và hệ thống nhận diện truy cập, sẽ giúp bảo vệ và duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

Tham khảo: Face-X – Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt thông minh

3.5. Tập Trung và Hợp Nhất Các Bộ Phận Linh Kiện Vào Kho Chính

Việc hợp nhất các kho phụ tùng vệ tinh vào kho chính sẽ giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý kho hơn, đồng thời nâng cao bảo mật và độ chính xác của hàng tồn kho. Việc này cũng giúp tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện hiệu quả trong công tác kiểm tra và xuất nhập kho.

3.6. Sử Dụng Hệ Thống Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Áp dụng phần mềm ERP hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho vật tư một cách chính xác và dễ dàng hơn. Các hệ thống này hỗ trợ chức năng quét mã vạch, giúp kiểm tra và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý và duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

|Sản xuất Just-In-Time giúp giải các bài toán hàng tồn kho như thế nào?

|ERP giải quyết bài toán tối ưu hóa năng lực sản xuất và lập kế hoạch như thế nào?

Quản lý kho vật tư hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất liên tục và tối ưu chi phí. Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý, xây dựng BOM chính xác, thiết lập lệnh sản xuất rõ ràng, tăng cường an ninh kho và hợp nhất kho phụ tùng, doanh nghiệp có thể kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ hơn. Việc áp dụng hệ thống ERP hoặc WMS cũng góp phần tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác và hiệu quả vận hành, tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững.

 

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho vật tư cho doanh nghiệp 

Việc lựa chọn phần mềm quản lý vật tư phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Dưới đây là những tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý vật tư:

4.1. Phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Phần mềm cần phải phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường cần những phần mềm đơn giản, dễ sử dụng và có chi phí phải chăng. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn yêu cầu phần mềm có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ERP hay CRM.

4.2. Tính năng đáp ứng nhu cầu

Khi chọn phần mềm quản lý vật tư, bạn cần chú ý đến các tính năng cơ bản như quản lý tồn kho, kiểm soát nhập/xuất kho, báo cáo chi tiết, và cảnh báo khi hàng hóa gần hết. Ngoài ra, khả năng tích hợp với các phần mềm khác như kế toán và ERP cũng rất quan trọng để đảm bảo sự đồng bộ trong công việc.

4.3. Dễ sử dụng và triển khai

Phần mềm quản lý vật tư cần phải dễ dàng triển khai và sử dụng, với giao diện trực quan và dễ thao tác. Ngoài ra, phần mềm nên có hướng dẫn rõ ràng và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và áp dụng vào công việc.

4.4. Chi phí hợp lý

Một tiêu chí quan trọng là phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Bạn nên lựa chọn phần mềm có mức giá hợp lý, đồng thời có chính sách linh hoạt và hỗ trợ dùng thử miễn phí để đánh giá trước khi cam kết sử dụng lâu dài.

4.5. Hỗ trợ và bảo trì

Phần mềm cần có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, với đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố. Cũng cần chú ý đến việc phần mềm được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả sử dụng lâu dài.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý vật tư phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Để đảm bảo lựa chọn đúng, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như sự phù hợp với quy mô hoạt động, tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý thực tế, giao diện dễ sử dụng, chi phí hợp lý và chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Một phần mềm phù hợp không chỉ giúp kiểm soát tồn kho chính xác mà còn hỗ trợ tích hợp đồng bộ với các hệ thống khác như ERP hay kế toán, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả lâu dài. Vì vậy, đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý vật tư sẽ là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

 

5. Giải pháp quản lý kho vật tư thông minh bằng WMS-X đến từ VTI Solutions

Đừng để các quy trình thủ công làm giảm hiệu quả và tăng chi phí trong quản lý kho. Với hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh WMS-X từ VTI Solutions, bạn sẽ giải quyết triệt để những vấn đề về tồn kho, sai sót và sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên vật liệu. WMS-X mang đến giải pháp tự động hóa, chính xác và tối ưu hoá mọi khía cạnh của quản lý kho, giúp nâng cao năng suất sản xuất và tiết kiệm chi phí.

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số với giải pháp quản lý kho linh hoạt và hiệu quả, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất. Hãy để VTI Solutions giúp bạn tạo ra sự thay đổi đột phá trong quản lý kho vật tư linh kiện!

 

5432100/5 - (0 bình chọn)