Không giống với những mặt hàng thông thường tại các nhà kho khác, linh kiện phụ tùng là một trong những mặt hàng đặc biệt trong sản xuất bởi sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã cũng như các kích thước nhỏ lẻ khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vật tư linh kiện thường gặp khó khăn trong khâu quản lý tổng thể cũng như giám sát, dẫn tới tình trạng không thể đảm bảo được mức độ chính xác tuyệt đối và đi cùng với đó là những vấn đề phát sinh trong quy trình sản xuất. Cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý kho hàng vật tư linh kiện, và giải pháp phần mềm quản lý kho vật tư hỗ trợ đồng hành cùng doanh nghiệp qua bài viết dưới đây

Quản lý kho hàng vật tư linh kiện, phụ tùng là gì?

Quản lý kho hàng vật tư là sự kết hợp giữa nhiều công việc khác nhau từ bố trí sắp xếp thiết bị, vật tư, bảo quản hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn kho, cho đến kiểm tra lượng hàng trong kho và tính toán đưa ra định mức tồn kho hiệu quả. Chức năng của kho phụ tùng là dự trữ tất cả các bộ phận, vật liệu và công cụ tồn kho quan trọng cần thiết để duy trì hoạt động của dây chuyền sản xuất. Việc phải quản lý hàng nghìn mặt hàng khác nhau, từ những chi tiết rất nhỏ đến các phụ tùng lớn cồng kềnh đòi hỏi nhà quản lý phải bố trí các kho hàng một cách khoa học, tiết kiệm được tối đa thời gian, kiểm tra tình hình hàng hóa còn hay hết, số lượng bao nhiêu, hàng đang được để ở kho nào. Quy mô nhà kho vật tư phụ tùng là khá lớn nên những yêu cầu hoặc điều kiện để quản lý vật tư, linh kiện phụ tùng rất phức tạp. 

Những khó khăn phổ biến trong quá trình quản lý kho vật tư linh kiện phụ tùng

Sai sót trong khâu kiểm kê số lượng, mẫu mã

Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất, kiểm kê số lượng, mẫu mã hàng hoá luôn giữ vai trò quan trọng. Từ việc kiểm kê này, doanh nghiệp mới có thể đưa ra được bản dự kiến nhập hàng cho phù hợp, đảm bảo kho lúc nào cũng trong trạng thái đầy đủ hàng hóa để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, phụ tùng có rất nhiều loại với kích thước và mẫu mã khác nhau, nếu chỉ quản lý thủ công thì sẽ rất khó. Hơn nữa, với cách kiểm kho truyền thống thì việc nhầm lẫn, sai sót trong khi tính toán là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ rất đau đầu trong việc kiểm doanh thu và lợi nhuận. Bên cạnh đó, bất kỳ một hình thức kinh doanh nào cũng sẽ phải xử lý những tình huống xấu như khách trả hàng do không tương thích. Thông thường, đối với hàng sau khi được trả về, doanh nghiệp sẽ phải nhập kho lại, sửa lại mã sản phẩm… Nếu công đoạn này được thực hiện thủ công thì rất rất khó để cập nhật chính xác. 

Khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí hàng tồn kho

Duy trì lượng hàng tồn kho của linh kiện phụ tùng là một công việc đầy thách thức. Linh kiện tồn kho có thể bao gồm nhiều cấp độ hóa đơn vật liệu BOM và có các bộ phận, vật liệu và công cụ được sử dụng trên nhiều thiết bị, máy móc khác nhau trong dây chuyền sản xuất. Doanh nghiệp sản xuất không chỉ phải tìm cách tránh để không xảy ra việc ngừng hoạt động ngoài dự kiến cho nhà máy của mình do thiếu hụt hoặc hết hàng mà còn phải cân bằng để tránh tích trữ quá nhiều thiết bị tồn kho không cần thiết dẫn tới chiếm dụng quá nhiều diện tích.

Kiểm soát chi phí liên quan đến việc sắp xếp nhiều đơn hàng (khách hàng) ưu tiên, vì vậy tính linh hoạt là rất quan trọng. Các nhà quản lý kho phụ tùng bắt buộc phải có một mạng lưới phân phối đáng tin cậy để đảm bảo cung cấp kịp thời các bộ phận thay thế và một hệ thống mô hình nhu cầu cho phép doanh nghiệp ước tính một cách đáng tin cậy các yêu cầu về hàng tồn kho và lịch trình sửa chữa.

Hạn chế về khả năng truy xuất nguồn gốc quy trình linh kiện

Khả năng truy xuất nguồn gốc sẽ đi kèm với khả năng dự đoán. Với khả năng dự đoán, doanh nghiệp có thể tạo ra các mô hình giúp người quản lý phụ tùng dự báo nhu cầu và ứng phó với các tình huống bất ngờ xảy ra. Ngày nay với xu hướng phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực sản xuất nói chung và ngành linh kiện, thiết bị nói riêng, khả năng truy xuất nguồn gốc cũng là một yêu cầu pháp lý, đặc biệt là trong ngành linh kiện y tế đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ càng khắt khe hơn. Tất cả các nhà sản xuất thiết bị y tế đều được FDA yêu cầu phát triển các quy trình bằng văn bản để theo dõi một số thiết bị y tế trong toàn bộ vòng đời của sản phẩm.

Xem thêm: Hệ thống Quản lý Truy xuất nguồn gốc TMS-X

5 chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng vật tư hiệu quả hơn 

Một hệ thống kiểm kê phụ tùng chính xác cho phép bộ phận quản lý vật tư phụ tùng chủ động và đối ứng nhanh hơn với nhu cầu của phía nhà máy sản xuất. Các công ty có thể tiết kiệm đáng kể ngân sách bằng cách không phải đầu tư thêm những thiết bị vật tư linh kiện trong khi thực tế nó đã có sẵn tại nhà kho. Dưới đây là 05 chiến lược quản lý hàng tồn kho phụ tùng giúp doanh nghiệp sản xuất quản lý một cách hiệu quả hơn:

Sử dụng và quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM)

BOM (Bill of Materials) – Định mức nguyên vật liệu là một danh sách toàn diện của tất cả các bộ phận, vật liệu, linh kiện, số lượng, và hướng dẫn cần thiết để lắp ráp và sản xuất các sản phẩm. Việc thiết lập định mức nguyên vật liệu BOM sẽ làm cho việc đặt hàng các thiết bị vật tư linh kiện trở nên đơn giản hơn nhiều. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng BOM của mình luôn được cập nhật. Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là khi bắt đầu xuất hiện sự thiếu chính xác trong kho vì một bộ phận không được thêm, thay đổi hoặc xóa khỏi BOM.

Việc thiết lập định mức nguyên vật liệu BOM chính xác cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất thực hiện bảo trì phòng ngừa theo lịch trình (PM) cần thiết đối với một thiết bị nhất định. Trong một số hệ thống, lịch trình PM sẽ tạo ra một lệnh sản xuất với ngày đã lên lịch của PM.

Xem thêm: BOM là gì? Làm thế nào để xây dựng và quản lý BOM hiệu quả?

Thiết lập và hệ thống hóa các lệnh sản xuất 

Một cách để nâng cao hiệu quả việc quản lý và sử dụng vật tư linh kiện phụ tùng là xây dựng một hệ thống lệnh sản xuất chặt chẽ nhưng đơn giản để mọi người có thể tuân theo. Các lệnh sản xuất cần phải được thiết lập cho tất cả các đợt phát hành phụ tùng để đảm bảo mỗi khâu trong dây chuyền sản xuất đều được thực hiện với 1 lệnh sản xuất đi kèm. 

Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống lệnh sản xuất dự trù cũng là điều cần thiết để đảm bảo không xảy ra tình trạng gấp gáp trong các trường hợp phát sinh. Trên thực tế, thiết lập một hệ thống các lệnh sản xuất không yêu cầu quá phức tạp nhưng phải đảm bảo rằng tất cả những thông tin cần thiết đều được chuyển đến các bộ phận phụ trách trước và chúng phải đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu của từng dây chuyền sản xuất. 

Áp dụng các biện pháp an ninh

Cần phải đảm bảo rằng các biện pháp an ninh hiệu quả đều được thực hiện trong kho phụ tùng. Các nhà quản lý nên hạn chế quyền truy cập vào hàng tồn kho của vật tư linh kiện phụ tùng bởi đây được coi là một trong những yếu tố rất quan trọng để duy trì độ chính xác của hàng tồn kho. 

Cách đầu tiên để đảm bảo điều này là áp dụng các biện pháp an ninh vật lý chẳng hạn như bộ phận giám sát nhân viên đi vào các vị trí lưu trữ hàng tồn và lấy các bộ phận cần thiết trong kho. Phương pháp thứ hai để giúp hỗ trợ mục tiêu này là lắp đặt hệ thống camera an ninh và bắt đầu sử dụng hệ thống nhận diện truy cập vào các điểm ra vào. 

| Face-X: Giải pháp chấm công thông minh nhận diện khuôn mặt

Tập trung, hợp nhất các bộ phận linh kiện phụ tùng trong kho

Các nhà kho quản lý vật tư linh kiện phụ tùng được khuyến khích nên tập trung và hợp nhất các kho phụ tùng vệ tinh vào kho phụ tùng chính của doanh nghiệp để thuận tiện cho công việc quản lý. Việc tập trung và hợp nhất tất cả các bộ phận linh kiện phụ tùng có thể giúp bảo mật dễ dàng hơn, bên cạnh đó cũng giúp dễ dàng hơn trong khâu kiểm soát và duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

Sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Bằng cách sử dụng chức năng kho của ERP hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) để quản lý kho phụ tùng của bạn sẽ đảm bảo độ chính xác và dễ dàng quản lý kho phụ tùng của bạn. Ngoài ra, việc sử dụng mã vạch và chức năng quét kết hợp với hệ thống sẽ nâng cao đáng kể hiệu quả của các quy trình trong kho phụ tùng và cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho.

| Sản xuất Just-In-Time giúp giải các bài toán hàng tồn kho như thế nào?

| ERP giải quyết bài toán tối ưu hóa năng lực sản xuất và lập kế hoạch như thế nào?

Giải pháp quản lý thông minh kho vật tư linh kiện phụ tùng WMS-X đến từ VTI Solutions 

Thấu hiểu những khó khăn thách thức mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực linh kiện vật tư đang phải đối mặt, VTI Solutions tự tin là đối tác phù hợp của bạn trên hành trình chuyển đổi số quản lý sản xuất, ứng dụng hệ thống quản lý sản xuất thông minh cùng sản phẩm WMS-X. 

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions. WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề một kho hàng vật tư linh kiện đang gặp phải, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho ngoài mong muốn hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất với 3 tiêu chí nổi bật: 

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất

| Hệ thống quản lý kho thông minh WMS-X

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất. 

Liên hệ với chúng tôi để nhận được một thay đổi toàn diện cho quy trình quản lý kho hàng vật tư linh kiện phụ tùng của mình!

Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng WMS – tương lai của nhà máy sản xuất