BOM là gì? Chi tiết về định mức nguyên vật liệu sản xuất

1. BOM là gì?

BOM (Bill of Materials) là Bảng định mức nguyên vật liệu dùng trong sản xuất, liệt kê toàn bộ vật tư – linh kiện – bán thành phẩm – số lượng – quy cách cần để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh.

Nói đơn giản: BOM = Công thức sản xuất của sản phẩm

Giống như công thức nấu ăn ghi rõ nguyên liệu và định lượng, BOM mô tả đầy đủ “cần gì – cần bao nhiêu – dùng để làm gì” khi sản xuất.

BOM đóng vai trò là cốt lõi của bất kỳ quy trình sản xuất nào vì nó cung cấp tất cả thông tin cần thiết để lắp ráp một bộ phận. Định mức nguyên vật liệu BOM không chỉ phác thảo những vật liệu thô và sản xuất cần thiết để chế tạo một bộ phận mà còn bao gồm các thiết bị và công cụ cần thiết để chế tạo các bộ phận đó. Một cách đơn giản hơn, BOM như là một công thức nấu ăn, trong đó bao gồm nguyên liệu (thịt, cá, số lượng, nơi mua,…) và cách chế biến đầy đủ.

Các doanh nghiệp thường bắt đầu quá trình sản xuất bằng cách xây dựng định mức nguyên vật liệu BOM. Điều tối quan trọng là tổ chức phải tạo các định mức nguyên vật liệu chính xác vì nó đảm bảo rằng quá trình lắp ráp có thể diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể bằng cách đảm bảo rằng các bộ phận hoặc thành phần luôn sẵn sàng và phù hợp trong quá trình sản xuất. Nếu một định mức nguyên vật liệu bị sai sót, nó có thể gây ra sự cố trong quá trình sản xuất – gây lãng phí cả thời gian và tiền bạc.

2. Vai trò của BOM trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp

BOM không chỉ là bảng liệt kê vật tư, mà là “bộ xương sống” của toàn bộ hoạt động sản xuất – từ lập kế hoạch, quản lý chi phí đến điều độ và tính giá thành. Một BOM chuẩn xác giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình từ đầu vào đến đầu ra, đảm bảo sản xuất ổn định, tối ưu chi phí và ra quyết định nhanh hơn.

Các vai trò quan trọng của BOM gồm:

• Tính chính xác chi phí sản phẩm (COGS): BOM là nền tảng để tính đúng – đủ chi phí nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, hỗ trợ đánh giá biên lợi nhuận và tối ưu giá bán.
• Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP): Từ BOM, hệ thống tự động tính nhu cầu mua – sản xuất – xuất kho, giúp tránh thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: BOM kết nối trực tiếp với kho để dự báo mức tiêu hao, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu tồn kho và giảm lãng phí.
• Hỗ trợ báo giá nhanh và chính xác: Khi BOM rõ ràng, bộ phận kinh doanh có thể tính giá dựa trên định mức vật tư và biến động chi phí thực tế, báo giá chuẩn ngay lập tức.
• Là cơ sở để triển khai hệ thống ERP/MES: Các module như sản xuất, mua hàng, kho, kế toán… đều dựa trên BOM để đồng bộ dữ liệu, kiểm soát quy trình và tự động hóa toàn bộ vận hành.

3. Các loại BOM trong quản lý sản xuất hiện nay

Để đáp ứng đa dạng và tốt hơn nhiều yêu cầu khác nhau của các nhà sản xuất, định mức nguyên vật liệu được chia ra thành nhiều loại, cơ bản như sau:

3.1. BOM đơn cấp (Single-level BOM)

BOM đơn cấp là dạng BOM cơ bản nhất, mô tả đầy đủ tất cả vật tư và linh kiện trực tiếp cấu thành nên một sản phẩm cuối cùng. Loại BOM này không thể hiện các tầng bán thành phẩm, vì vậy thường được sử dụng trong các mô hình sản xuất đơn giản, quy trình ít công đoạn như may mặc cơ bản, đồ gỗ đơn tầng hoặc các sản phẩm không có nhiều chi tiết nhỏ.

Ưu điểm lớn nhất của BOM đơn cấp là dễ tạo, dễ hiểu và phù hợp với các doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa định mức. Tuy nhiên, hạn chế của nó là khó mở rộng và không phản ánh chính xác các bước sản xuất của những sản phẩm phức tạp.

Chẳng hạn, một chiếc ghế gỗ có thể được mô tả bằng BOM đơn cấp gồm: mặt ghế, bốn chân ghế, ốc vít, keo và sơn.

3.2. BOM đa cấp (Multi-level BOM)

BOM đa cấp thể hiện đầy đủ cấu trúc sản phẩm theo dạng cha – con, cho phép doanh nghiệp thấy rõ mối quan hệ giữa thành phẩm, bán thành phẩm và linh kiện chi tiết. Ở tầng trên cùng là sản phẩm hoàn chỉnh, bên dưới là các bán thành phẩm, và sâu hơn nữa là các vật tư cấu thành chúng.

Chính vì vậy, BOM đa cấp là lựa chọn chuẩn trong các doanh nghiệp có quy trình sản xuất nhiều công đoạn như cơ khí, điện – điện tử, lắp ráp hoặc chế tạo theo cụm. Việc sử dụng BOM đa cấp giúp lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn, hỗ trợ MRP hiệu quả và kiểm soát thay đổi kỹ thuật tốt hơn.

Ví dụ, với một chiếc xe đạp, cấu trúc BOM sẽ gồm bộ khung, bộ bánh, bộ phanh ở tầng bán thành phẩm; còn ở tầng dưới là thép, nan hoa, săm, vỏ và các chi tiết nhỏ khác.

3.3. Engineering BOM (EBOM)

Engineering BOM là loại BOM do bộ phận kỹ thuật hoặc R&D xây dựng, dựa trên bản vẽ thiết kế sản phẩm (CAD) và thông số kỹ thuật. EBOM phản ánh cấu trúc kỹ thuật của sản phẩm ở giai đoạn thiết kế, không xét đến quy trình sản xuất thực tế.

Loại BOM này được sử dụng chủ yếu trong giai đoạn phát triển sản phẩm mới, thử nghiệm kỹ thuật hoặc khi triển khai các yêu cầu thay đổi thiết kế. EBOM đóng vai trò là cơ sở để chuyển đổi sang Manufacturing BOM phục vụ sản xuất. Ví dụ, EBOM của một chi tiết cơ khí sẽ mô tả rõ vật liệu sử dụng như thép ống 1.2mm, bulong M5x20 hoặc nhựa ABS theo đúng bản thiết kế.

3.4. Manufacturing BOM (MBOM)

Manufacturing BOM là loại BOM được chuẩn hóa cho nhu cầu sản xuất thực tế. Khác với EBOM, MBOM được liên kết chặt chẽ với routing (quy trình công đoạn), máy móc, tỷ lệ tiêu hao và mức hao hụt vật tư. MBOM là dữ liệu cốt lõi để bộ phận kế hoạch, kho, mua hàng, sản xuất và kế toán sử dụng trong suốt vòng đời sản xuất.

Việc chuẩn hóa MBOM giúp doanh nghiệp tính chính xác nhu cầu vật tư khi chạy MRP, kiểm soát tiêu hao theo công đoạn, tối ưu giá thành và hạn chế sai sót trong sản xuất. Đây cũng là loại BOM quan trọng nhất trong các hệ thống ERP/MES vì nó đảm bảo tính đồng bộ giữa kỹ thuật – sản xuất – kế toán.

3.5. Sales BOM (SBOM)

Sales BOM là loại BOM phục vụ bộ phận bán hàng, giúp mô tả cấu trúc sản phẩm theo khía cạnh thương mại. Khác với EBOM và MBOM, Sales BOM không đi sâu vào kỹ thuật hay công đoạn mà tập trung thể hiện sản phẩm chính cùng các phụ kiện đi kèm hoặc tùy chọn nâng cấp để phục vụ nhu cầu báo giá và bán hàng.

Loại BOM này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp bán sản phẩm dạng combo hoặc sản phẩm có nhiều cấu hình khác nhau. Ví dụ, một Sales BOM cho laptop có thể bao gồm laptop, bộ sạc, túi đựng và các gói bảo hành mở rộng tùy chọn.

4. Thiết lập BOM là nhiệm vụ của ai?

Thiết lập BOM không phải là việc “một mình phòng kỹ thuật lo hết”, mà là một quy trình phối hợp nhiều bộ phận. Nếu phân công không rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mỗi nơi một bản BOM, số liệu lệch nhau, MRP sai, giá thành sai và sản xuất liên tục phải “chữa cháy”. Bảng dưới đây giúp làm rõ ai chịu trách nhiệm chính, ai phối hợp trong việc xây dựng và vận hành BOM.

Bộ phận / Vai trò	Trách nhiệm chính với BOM	Vai trò phối hợp & ghi chú thực tế
Ban giám đốc / Chủ doanh nghiệp	Phê duyệt nguyên tắc xây dựng BOM, chính sách quản lý & quy trình thay đổi BOM (ECN/ECO)	Đặt yêu cầu về mức độ chi tiết, chuẩn hóa BOM cho phù hợp với chiến lược sản xuất – chi phí
Phòng Kỹ thuật / R&D	Thiết kế cấu trúc sản phẩm, lập EBOM: linh kiện, vật liệu, thông số kỹ thuật	Là đầu mối kỹ thuật khi có thay đổi thiết kế, chịu trách nhiệm về “đúng – đủ” mặt kỹ thuật
Phòng Công nghệ / IE / Kỹ thuật sản xuất	Chuyển EBOM thành MBOM: định mức tiêu hao thực tế, hao hụt, gắn với công đoạn (routing)	Đề xuất tối ưu định mức, thời gian chu kỳ, cập nhật BOM khi cải tiến quy trình
Phòng Kế hoạch sản xuất	Sử dụng BOM để lập kế hoạch MRP, cấu trúc mã hàng, phiên bản BOM theo đơn hàng / model	Phát hiện bất hợp lý (thiếu, thừa vật tư), đề xuất điều chỉnh BOM để kế hoạch khả thi
Phòng Sản xuất / Tổ trưởng chuyền	Thực hiện sản xuất theo BOM và quy trình được duyệt	Phản hồi chênh lệch thực tế so với định mức trên BOM (dư, thiếu, khó thi công, lỗi…)
Kho & Mua hàng	Kiểm tra tính khả thi về đóng gói, đơn vị tính, quy cách vật tư theo BOM	Góp ý quy đổi đơn vị, quy cách mua – nhập – xuất để BOM phù hợp với thực tế cung ứng
Phòng Kế toán / Kế toán giá thành	Sử dụng BOM để tính giá thành, phân bổ chi phí, kiểm soát COGS	Kiểm tra tính hợp lý của định mức so với chi phí thực tế, cảnh báo BOM sai lệch
IT / Quản trị hệ thống ERP/MES	Thiết lập, nhập liệu, phân quyền và quản lý version BOM trên hệ thống	Đảm bảo BOM trên phần mềm luôn đồng bộ, có nhật ký thay đổi, tránh sửa tay ngoài quy trình

5. Cách tạo định mức nguyên vật liệu BOM trong sản xuất

5.1. BOM trong sản xuất bao gồm những gì?

Một số yếu tố cơ bản có thể có trong định mức nguyên vật liệu BOM:

– Cấp BOM (BOM Level): BOM thường chứa nhiều cấp, mỗi cấp đại diện cho tổ hợp chính hoặc tổ hợp phụ. Mỗi BOM có cấu trúc riêng được phân chia và đánh dấu dựa trên các mức BOM để giúp người dùng điều hướng tài liệu và nắm được quy trình lắp ráp.

– Tham chiếu (Reference): gán cho mỗi bộ phận hoặc cụm bộ phận là một tham chiếu (định danh) để xác định dễ dàng hơn. Những định danh này thường bao gồm một chữ cái và một số. Ví dụ, các điện trở có thể được đặt tên là R1, R2, R3, v.v.

– Số lượng (Part Number): số lượng các thành phần và quy trình lắp ráp riêng lẻ được ấn định để dễ dàng tham khảo.

– Đơn vị đo (Unit of Measure):  đơn vị đo của các bộ phận và thành phần như inch, feet, kg, ounce,…

– Mô tả (Description): chẳng hạn như kích thước, điện áp, màu sắc và các thông số kỹ thuật khác, cung cấp mô tả chi tiết của từng bộ phận sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt giữa các bộ phận có nhiều điểm tương đồng và dễ dàng xác định các bộ phận cụ thể hơn. Thường thì mô tả sẽ ở dạng hình ảnh.

– Giai đoạn (Phrase): Mục đánh dấu vị trí của các bộ phận trong vòng đời của chúng. Các chỉ định trong danh mục này bao gồm sản xuất, thử nghiệm và thiết kế. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ lắp ráp của mình và tạo ra các mốc thời gian thực tế của dự án.

– Loại mua sắm (Procurement type): nêu rõ cách thức từng bộ phận được mua hoặc sản xuất (sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất theo yêu cầu) nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, lập kế hoạch và mua sắm.

– Tên nhà sản xuất (Manufacturer name): doanh nghiệp cũng nên liệt kê tên của nhà sản xuất linh kiện để giúp những người sử dụng BOM tìm được linh kiện phù hợp.

– Các chỉ số tham khảo (Reference Indicators): nếu sản phẩm có chứa các cụm bảng mạch in (PCBA), doanh nghiệp phải đưa vào định mức nguyên vật liệu BOM các chỉ số tham chiếu nêu chi tiết vị trí của bộ phận trên bảng. Việc nhập thông tin này vào định mức nguyên vật liệu có thể giúp các bên liên quan tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn sau này.

– Nhận xét và ghi chú (Note): Mặc dù đây không phải là hạng mục quan trọng, nhưng nó có thể làm tăng đáng kể hiệu quả của dự án của doanh nghiệp, đặc biệt khi phát sinh các vấn đề hoặc thay đổi bất ngờ. Đây là phần đặt bất kỳ nhận xét và ghi chú nào không phù hợp với bất kỳ danh mục nào khác. VD: các vật tư tiêu hao như đinh vít, keo dán, băng dính,…

5.2. Các bước cơ bản xây dựng một BOM trong sản xuất

Khi đã sắp xếp tất cả thông tin đó, bạn có thể bắt đầu viết danh sách BOM của mình. Quá trình này tương đối đơn giản, nhưng việc tìm kiếm thông tin có thể khó khăn. Đây là cách chuẩn bị BOM cơ bản:

Bước 1: Xác định cấu trúc sản phẩm

Công việc cần thực hiện:

• Thu thập bản vẽ kỹ thuật, mô hình CAD hoặc mẫu sản phẩm thực tế.

• Xác định thành phẩm, bán thành phẩm và linh kiện trực tiếp.

• Phân cấp cấu trúc theo dạng cây (product tree): thành phẩm → module → cụm → chi tiết.

• Quyết định những chi tiết cần tách ra thành bán thành phẩm để quản lý riêng.

• Xác định mã sản phẩm cha – con tương ứng với từng cấp.

Bước 2: Xác định danh mục vật tư và mã hóa theo chuẩn

Công việc cần thực hiện:

• Lập danh sách tất cả vật tư, chi tiết, linh kiện sử dụng cho từng cụm.

• Chuẩn hóa quy tắc mã vật tư (theo nhóm, chất liệu, thông số, kích thước).

• Ghi rõ đơn vị tính (cái, mét, kg…), quy cách, thông số kỹ thuật.

• Kiểm tra trùng mã hoặc trùng tên để tránh tạo nhiều mã cho cùng một vật tư.

• Xác nhận vật tư đang sử dụng có sẵn trong kho hay cần tạo mã mới.

Bước 3. Xác định định mức tiêu hao

Công việc cần thực hiện:

• Xác định số lượng chính xác của từng chi tiết cho 1 sản phẩm.

• Bổ sung tỷ lệ hao hụt, scrap hoặc tolerance theo thực tế công đoạn.

• Kiểm tra tính hợp lý của định mức với tổ trưởng chuyền, kỹ thuật sản xuất.

• Ghi rõ đơn vị tính tương ứng (kg, mét, cái…).

• Đối chiếu với tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo đúng thiết kế.

Bước 4: Gắn BOM với quy trình sản xuất

Công việc cần thực hiện:

• Xác định từng công đoạn: cắt – gia công – lắp ráp – kiểm tra – hoàn thiện.

• Gán vật tư và bán thành phẩm tương ứng với từng công đoạn.

• Xác định máy móc, thời gian chu kỳ (cycle time) cho mỗi công đoạn (nếu có).

• Chuẩn hóa thứ tự công đoạn để đồng bộ dữ liệu với MES/ERP.

• Rà soát với tổ sản xuất để đảm bảo cấu trúc phù hợp thực tế.

Bước 5: Kiểm tra và chuẩn hóa BOM

Công việc cần thực hiện:

• Kỹ thuật kiểm tra tính đúng – đủ của cấu trúc BOM.

• PPIC kiểm tra tính khả thi khi lập kế hoạch MRP.

• Kho kiểm tra tính hợp lệ của mã vật tư và đơn vị tính.

• Sản xuất kiểm tra khả năng thi công theo định mức.

• Kế toán giá thành kiểm tra sự phù hợp của định mức với chi phí thực tế.

Bước 6: Import BOM vào hệ thống ERP/MES và phân quyền quản lý

Công việc cần thực hiện:

• Chuẩn hóa file dữ liệu để import lên ERP/MES.

• Thiết lập version BOM (phiên bản 1, 2, 3…) để quản lý thay đổi sau này.

• Phân quyền: ai được tạo BOM, ai được sửa, ai chỉ xem.

• Liên kết BOM với routing, mã thành phẩm và danh mục vật tư trong hệ thống.

• Thiết lập quy trình ECN/ECO (thay đổi BOM) theo chuẩn doanh nghiệp.

Bước 7: Giám sát, cập nhật và cải tiến BOM

Công việc cần thực hiện:

• Theo dõi chênh lệch tiêu hao thực tế so với định mức trên BOM.

• Tiếp nhận phản hồi từ sản xuất, kho và kế hoạch để cập nhật.

• Cập nhật version BOM khi có thay đổi thiết kế hoặc quy trình.

• Tích hợp phản hồi từ QC/QC để cải tiến cấu trúc sản phẩm.

• Đảm bảo mọi thay đổi phải qua quy trình phê duyệt ECN/ECO.

6. Lựa chọn MESX của VTI Solutions cho việc quản lý Định mức nguyên vật liệu BOM

Như vậy có thể thấy, định mức nguyên vật liệu BOM trong sản xuất đóng vai trò như là một “kim chỉ nam” trong sản xuất, giúp điều hướng và quản lý tốt toàn bộ quy trình trong nhà máy, từ việc lên ý tưởng cho đến đặt nguyên vật liệu và sản xuất thành phẩm. Do đó, việc xây dựng một BOM đóng vai trò nền tảng cho một quy trình sản xuất an toàn và hiệu quả.

Đa số các doanh nghiệp thường sử dụng MS Excel để xây dựng BOM. Mặc dù phương pháp này đã chứng minh hiệu quả qua nhiều năm, nhưng nó chắc chắn không là phương án tối ưu nhất cho việc quản lý BOM hiệu quả. Những khuyết điểm có thể kể đến như:

• • Dễ mắc lỗi thủ công: nhân viên nhập sai, nhập thiếu,…không chỉ lãng phí thời gian mà còn có thể ảnh hưởng các quyết định kinh doanh quan trọng đang được đưa ra dựa trên dữ liệu không chính xác.
  • Khó thêm các biến thể: khi sản phẩm thay đổi và đa dạng hơn, gần như cách duy nhất là tạo lại một BOM mới.

• • Tạo định mức nguyên vật liệu BOM nhiều cấp rất phức tạp: việc quản lý nhiều phiên bản của một bộ phận trên các sản phẩm ở các cấp khác nhau của hệ thống phân cấp BOM có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong Excel.

Chính vì những lý do này, doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp MESX. Ngoài việc hỗ trợ nhà quản trị cập nhật thông tin và ra quyết định kịp thời, chính xác, trong quản lý BOM, MESX còn có thể cho phép bạn xây dựng và quản lý BOM tương tác với toàn bộ quy trình làm việc của mình trong thời gian thực một cách chính xác và nhanh chóng.

MESX là hệ thống điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất được phát triển bởi VTI Solutions.

MESX cho phép trao đổi thông tin tự động giữa các công đoạn sản xuất và các hệ thống khác trong nhà máy như hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition), hệ thống PDM (Product Data Management) và hệ thống QMS (Quality Management System).

• Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể hoặc theo đơn hàng. Kế hoạch sản xuất chi tiết trên từng công đoạn, máy/ dây chuyền sẽ được tạo tự động. Tự động đề xuất các xưởng, thiết bị sản xuất khi đều độ kế hoạch để tối ưu trong sản xuất, giảm thiểu lãng phí về nguồn lực trong sản xuất.
• Quản lý quy trình sản xuất: MESX giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất trên từng công đoạn. Cung cấp công cụ để định nghĩa và theo dõi các bước trong quy trình sản xuất, đảm bảo tính tuần tự, đúng thứ tự và đúng quy trình của từng công đoạn.
• Quản lý chất lượng: MESX giúp quản lý quá trình kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm tra và tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp các công cụ để ghi lại kết quả kiểm tra, theo dõi lỗi và hỗ trợ quy trình kiểm tra lại và sửa chữa khi cần thiết.
• Cập nhật, quản lý tiến độ sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất realtime (theo thời gian thực). Kiểm soát chặt chẽ và chính xác dữ liệu sản xuất giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát
• Quản lý nhân công: MESX hỗ trợ quản lý nhân công trong quy trình sản xuất. Hệ thống giúp theo dõi số lượng và kỹ năng của nhân viên, quản lý lịch làm việc, phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên trên từng công đoạn.
• Quản lý năng lực sản xuất: MESX cung cấp báo cáo so sánh năng suất (chỉ số OEE), hiệu năng giữa các phân xưởng, thiết bị sản xuất theo kế hoạch & thực tế một cách trực quan và chi tiết. Phân tích dữ liệu để đưa ra cải tiến về việc nâng cao năng suất trong sản xuất
• Quản lý tiến độ sản xuất: Hệ thống cung cấp báo cáo tiến độ sản xuất từ tổng quan theo đơn hàng đến chi tiết theo từng đơn vị sản xuất nhỏ nhất như phân xưởng, thiết bị sản xuất. Thống kê theo nhiều góc nhìn đa chiều giúp theo dõi tiến độ một cách realtime
• Quản Lý Chi Phí Sản Xuất: MESX cung cấp báo cáo chi phí sản xuất chi tiết tự động bao gồm việc tính toán và theo dõi chi phí sản xuất, từ đó giúp quản lý chi phí một cách chính xác và hiệu quả.

Liên hệ với VTI Solutions để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống MES hàng đầu Việt Nam!

Liên hệ ngay

5432104.8/5 - (6 bình chọn)