Cycle Count Inventory là gì? Bí quyết kiểm kê kho liên tục, nâng cao hiệu quả quản lý

1. Cycle count inventory là gì?

1.1 Định nghĩa

Cycle count hay Cycle count inventory (kiểm kê định kỳ tồn kho) là phương pháp kiểm tra và đếm hàng tồn kho theo từng phần nhỏ, được thực hiện liên tục, thay vì kiểm kê toàn bộ kho một hoặc hai lần mỗi năm như cách truyền thống.

Thay vì dừng hoạt động để kiểm kê toàn bộ kho, doanh nghiệp sẽ chia hàng hóa thành từng nhóm, từng danh mục hoặc từng khu vực và kiểm kê theo lịch trình cố định: hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Phương pháp này cho phép doanh nghiệp:

• Duy trì độ chính xác tồn kho theo thời gian thực
• Phát hiện sớm sai lệch để kịp thời điều chỉnh
• Giảm gián đoạn vận hành kho
• Hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và sai sót trong suốt quá trình quản lý hàng hóa

Nhờ kiểm kê thường xuyên từng nhóm nhỏ, Cycle count inventory giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả hơn, cập nhật dữ liệu nhanh và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục mà không bị ảnh hưởng như khi kiểm kê toàn kho truyền thống.

1.2 Lợi ích của việc ứng dụng Cycle Count đối với doanh nghiệp 

Lợi ích chính của cycle count cho doanh nghiệp bao gồm:

• Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho: Việc kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện và điều chỉnh sai lệch kịp thời, đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác.
• Giảm sự gián đoạn hoạt động: Không cần đóng kho để kiểm kê toàn bộ, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh bình thường.
• Tiết kiệm chi phí: Tránh được tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt, giảm chi phí lưu trữ và chi phí phát sinh do thiếu hàng.
• Tăng hiệu quả quản lý: Quy trình kiểm kê diễn ra liên tục, tốn ít thời gian và nguồn lực hơn so với kiểm kê truyền thống, giúp doanh nghiệp tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Tăng tỷ lệ thực hiện đơn hàng thành công: Khi tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và đúng hẹn, nâng cao dịch vụ khách hàng.

Cycle count là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho tốt hơn, giảm rủi ro và tối ưu hóa chi phí vận hành

2. Các phương pháp Cycle Count phổ biến trong quản lý kho

Các phương pháp Cycle Count phổ biến trong quản lý kho bao gồm:

2.1 Phương pháp ABC Classification

• Hàng hóa được phân loại theo mức độ quan trọng: nhóm A (giá trị cao, quan trọng nhất), nhóm B (trung bình), nhóm C (giá trị thấp, ít quan trọng).
• Tần suất kiểm kê: Nhóm A thường xuyên (hàng tuần/tháng), nhóm B ít hơn (hàng tháng/quý), nhóm C ít nhất (hàng quý/năm).

2.2 Phương pháp theo vị trí (Location-Based)

• Kiểm kê theo từng khu vực, vị trí trong kho (ví dụ: kệ A, kệ B, khu vực xuất nhập…).
• Mỗi ngày kiểm một khu vực, giúp kiểm soát toàn bộ kho theo chu kỳ.

2.3 Phương pháp theo thời gian (Time-Based)

• Lập lịch kiểm kê theo thời gian cố định (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) cho từng nhóm hàng hoặc khu vực.

2.4 Phương pháp theo số lượng (Count Quantity-Based)

• Kiểm kê những mặt hàng có số lượng lớn hoặc thường xuyên biến động trước.
• Giúp phát hiện sai lệch nhanh chóng với những mặt hàng dễ bị sai sót.

2.5 Phương pháp ngẫu nhiên (Random Selection)

• Mỗi lần kiểm kê chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng để đếm.
• Giúp phát hiện sai sót không theo quy luật và tăng tính khách quan.

2.6 Phương pháp theo sự kiện (Event-Based)

• Kiểm kê khi có sự kiện đặc biệt như: thay đổi nhân sự, thay đổi hệ thống quản lý, phát hiện sai lệch lớn, hoặc sau khi xảy ra sự cố.

Mỗi phương pháp có ưu điểm riêng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp nhiều phương pháp tùy theo quy mô, đặc điểm hàng hóa và mục tiêu quản lý.

3. Quy trình Cycle Count Inventory chi tiết theo chuẩn doanh nghiệp

Để đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và vận hành kho mượt mà, doanh nghiệp cần triển khai quy trình Cycle Count Inventory theo các bước chuẩn dưới đây:

Bước 1: Phân loại hàng hóa (ABC Classification)

Trước khi bắt đầu kiểm kê, doanh nghiệp cần phân nhóm hàng hóa theo mức độ quan trọng và giá trị để tối ưu tần suất kiểm đếm.

• Nhóm A:
  Sản phẩm có giá trị cao, quay vòng nhanh hoặc ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Nhóm này cần được kiểm kê thường xuyên (hàng ngày hoặc hàng tuần).
• Nhóm B:
  Hàng hóa có giá trị và tần suất biến động trung bình, được kiểm kê theo tuần hoặc tháng.
• Nhóm C:
  Mặt hàng có giá trị thấp hoặc ít biến động, chỉ cần kiểm kê định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

Phân loại ABC giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những mặt hàng quan trọng nhất, tăng độ chính xác dữ liệu tồn kho.

Bước 2: Lập lịch Cycle Count

Sau khi phân loại, cần xây dựng lịch kiểm kê cụ thể:

• Lịch có thể theo ngày – tuần – tháng, tùy vào mức độ ưu tiên của từng nhóm A/B/C hoặc từng khu vực kho.
• Lịch cần được thông báo rõ ràng cho nhân sự kho để đảm bảo tuân thủ và tránh trùng thời điểm nhập/xuất hàng.

Lập lịch khoa học giúp quy trình kiểm kê diễn ra liên tục mà không ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

Bước 3: Chuẩn bị danh sách kiểm kê

Trước ngày kiểm, hệ thống hoặc nhân viên kho cần chuẩn bị danh sách mặt hàng sẽ kiểm đếm, bao gồm:

• Mã sản phẩm (SKU)
• Tên sản phẩm
• Vị trí lưu trữ (kệ, bin, zone)
• Số lượng tồn theo hệ thống (on-hand)

Danh sách này có thể in ra giấy hoặc gửi lên thiết bị di động nếu sử dụng WMS, giúp nhân viên kiểm đếm nhanh chóng và chính xác hơn.

Bước 4: Tiến hành kiểm đếm thực tế (Physical Count)

Nhân viên kho đến từng vị trí được phân công để đếm thực tế số lượng hàng hóa.

• Kiểm đếm đúng vị trí, đúng SKU theo danh sách.
• Ghi nhận số lượng thực tế một cách cẩn thận, tránh bỏ sót hoặc nhầm mã hàng.
• Với doanh nghiệp sử dụng barcode/RFID, thao tác kiểm đếm được rút ngắn và giảm sai sót.

Đây là bước quan trọng nhất trong Cycle Count Inventory để đánh giá độ chính xác của dữ liệu tồn kho.

Bước 5: Đối chiếu số liệu với hệ thống

Sau khi có số liệu thực tế, tiến hành so sánh với số tồn trên hệ thống WMS/ERP:

• Phát hiện chênh lệch thừa/thiếu
• Xác định hàng sai vị trí, hàng hư hỏng, hoặc hàng chưa cập nhật giao dịch
• Ghi nhận tình trạng tồn kho bất thường để xử lý

Bước này giúp nhanh chóng nhận diện các vấn đề trong vận hành kho.

Bước 6: Ghi nhận – Điều chỉnh tồn kho – Phân tích nguyên nhân

Nếu có chênh lệch, cần:

1. Ghi nhận vào biên bản kiểm kê (cycle count report)
2. Điều chỉnh số tồn kho trên hệ thống theo số lượng chính xác
3. Phân tích lý do chênh lệch, ví dụ:
   • Sai thao tác nhập/xuất
   • Hàng đặt sai vị trí
   • Hao hụt tự nhiên
   • Hư hỏng hoặc mất mát
   • Quy trình cập nhật dữ liệu chưa chuẩn

Việc phân tích nguyên nhân giúp doanh nghiệp ngăn chặn lỗi lặp lại.

Bước 7: Báo cáo kết quả và cải tiến quy trình

Sau cùng, lập báo cáo Cycle Count tổng hợp:

• Tổng số SKU đã kiểm
• Tỷ lệ chính xác tồn kho
• Các chênh lệch phát hiện
• Nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng
• Biện pháp cải tiến quy trình quản lý kho

Báo cáo này giúp ban quản lý đánh giá hiệu quả Cycle Count và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao độ chính xác tồn kho trong tương lai.

4. Các lỗi thường gặp khi thực hiện Cycle Count

Các lỗi thường gặp khi thực hiện Cycle Count bao gồm:

• Bỏ sót hàng hóa ở các vị trí khác:

Cycle count thường chỉ tập trung vào một khu vực hoặc vị trí cụ thể, dẫn đến việc bỏ sót hàng hóa được lưu trữ ở các vị trí khác trong kho.

• Không phân tích nguyên nhân sai lệch:

Nhiều doanh nghiệp chỉ điều chỉnh số liệu tồn kho mà không tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sai lệch, khiến lỗi tiếp tục xảy ra trong tương lai.

• Nhập liệu sai hoặc không cập nhật kịp thời:

Nhân viên có thể nhập sai số lượng hoặc không cập nhật ngay sau khi kiểm kê, dẫn đến sai số trong hệ thống quản lý kho.

• Không kiểm tra toàn bộ các lô, batch hàng hóa:

Trong kho, cùng một mặt hàng có thể có nhiều lô hoặc batch khác nhau, nếu chỉ kiểm kê một phần sẽ dẫn đến sai lệch về số lượng thực tế.

• Không thực hiện kiểm kê toàn bộ kho định kỳ:

Cycle count không thể thay thế cho kiểm kê toàn bộ kho (full physical inventory). Nếu chỉ dựa vào cycle count, có thể bỏ sót các sai lệch lớn hoặc tồn khoản.

• Quy trình kiểm kê không nhất quán:

Mỗi nhân viên có thể thực hiện kiểm kê theo cách riêng, thiếu quy trình chuẩn hóa và đào tạo, dẫn đến độ chính xác không đồng đều.

• Không xử lý kịp thời các sai lệch:

Việc chậm trễ trong việc ghi nhận và xử lý các sai lệch sẽ làm tăng rủi ro về tồn kho và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Những lỗi này nếu không được khắc phục sẽ làm giảm độ chính xác của hệ thống quản lý kho và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.

Quản lý tồn kho chính xác là thách thức lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt khi áp dụng phương pháp Cycle Count Inventory. Sai sót trong kiểm kê, dữ liệu không đồng bộ hay hàng hóa bỏ sót tại các vị trí ít dùng đều có thể gây ra chênh lệch tồn kho và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Để giải quyết những khó khăn này, việc ứng dụng phần mềm Hệ thống quản lý kho thông minh WMSX đến từ VTI Solutions trở thành giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa kiểm kê, giảm lỗi thủ công và nâng cao độ chính xác của dữ liệu tồn kho. Các tính năng nổi bật của Hệ thống quản lý kho thông minh WMSX giúp tối ưu:

Tự động hóa và ghi nhận dữ liệu chính xác

• Hỗ trợ QR code, Barcode, RFID, Pick-to-Light.
• Tự động cập nhật các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê theo thời gian thực, giảm sai sót và rút ngắn thời gian kiểm đếm.

Quản lý tồn kho theo vị trí & cảnh báo rủi ro

• Theo dõi tồn kho theo kệ, bin, cell, với cảnh báo tồn kho thấp hoặc vượt mức tối đa.
• Giúp doanh nghiệp tránh thiếu hàng, tồn dư và thất thoát.

Tích hợp thiết bị di động và “paperless”

• Nhân viên kiểm kê dùng điện thoại, tablet hoặc thiết bị cầm tay để cập nhật dữ liệu trực tiếp.
• Loại bỏ giấy tờ thủ công, giảm sai sót và tăng tốc quy trình cycle count.

Báo cáo, audit trail và phân tích nguyên nhân

• Lưu trữ lịch sử kiểm kê, chênh lệch tồn kho và nhật ký kiểm kê.
• Hỗ trợ quản lý phân tích sai lệch, cải tiến quy trình và ra quyết định chính xác.

Tối ưu kho, chiến lược kiểm kê & mở rộng linh hoạt

• Thiết kế layout kho trực quan, đề xuất phân vùng và sắp xếp lô hàng hợp lý.
• Hỗ trợ nhiều chiến lược kiểm kê (định kỳ, sự kiện, theo lô/batch, FIFO/FEFO) và có khả năng mở rộng cho nhiều kho, nhiều mô hình vận hành.

Tìm hiểu giải pháp

5. Kết luận

Việc áp dụng Cycle Count Inventory là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì độ chính xác tồn kho, phát hiện sớm sai lệch và tối ưu hiệu quả quản lý kho. Thay vì kiểm kê toàn bộ kho một lần, cycle count cho phép kiểm tra từng nhóm hàng theo lịch định kỳ, giảm gián đoạn vận hành và hạn chế rủi ro thất thoát.

Tuy nhiên, để triển khai cycle count hiệu quả, doanh nghiệp cần ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm hệ thống quản lý kho thông minh WMSX đến từ VTI Solutions, giúp tự động hóa kiểm kê, ghi nhận dữ liệu chính xác theo thời gian thực, quản lý tồn kho theo vị trí, cảnh báo rủi ro, tích hợp thiết bị di động, lưu trữ audit trail và tối ưu layout kho. Nhờ đó, cycle count không chỉ đảm bảo số liệu tồn kho chính xác mà còn nâng cao năng suất, giảm chi phí và hỗ trợ ra quyết định thông minh cho doanh nghiệp.

Thực hiện cycle count một cách bài bản cùng WMSX là bước đi chiến lược để biến quản lý tồn kho từ thử thách thành lợi thế cạnh tranh.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận demo và tư vấn sớm nhất dành cho doanh nghiệp của bạn!

Nhận demo miễn phí

5432100/5 - (0 bình chọn)