1. Kho vật tư là gì?

Kho vật tư không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ, mà còn đóng vai trò tổ chức, phân loại và kiểm soát số lượng vật tư – đảm bảo cung ứng đúng lúc cho sản xuất hoặc phân phối hàng hóa. Khi được quản lý bài bản, hệ thống kho giúp doanh nghiệp tối ưu dòng vật tư, giảm thiểu chi phí tồn kho, tránh thất thoát và tăng hiệu quả vận hành.

Theo Warehousing Research, các doanh nghiệp biết cách áp dụng hiệu quả kinh nghiệm quản lý kho vật tư có thể tiết kiệm tới 20% chi phí vận hành. Ngược lại, nếu không có phương pháp phù hợp, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thất thoát từ 5–10% giá trị hàng, sai sót khi nhập – xuất và quá tải kho bãi, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ sản xuất.

Thực tế, một công ty nội thất lớn tại Việt Nam từng rơi vào tình trạng thiếu vật tư liên tục và chậm giao hàng do quản lý kém. Tuy nhiên, sau khi áp dụng phần mềm quản lý kho và các kinh nghiệm thực tế, họ đã rút ngắn 30% thời gian xử lý đơn hàng và tiết kiệm 15% chi phí lưu kho – cho thấy hiệu quả rõ rệt của việc đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại.

2. Quy định và quy trình quản lý kho vật tư

2.1 Quy định quản lý kho vật tư

Quy định quản lý kho vật tư là những hướng dẫn và quy tắc cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản và sử dụng vật tư diễn ra hiệu quả. Một số quy định quan trọng bao gồm:

• Phân loại vật tư: Tất cả vật tư cần được phân loại rõ ràng theo nhóm, loại, và mục đích sử dụng để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Ghi chép và cập nhật thông tin: Mọi giao dịch nhập/xuất kho phải được ghi chép đầy đủ và kịp thời để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho định kỳ (hàng tháng, hàng quý) để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề như thất thoát hoặc sai sót trong quản lý.
• Bảo trì và bảo quản: Thiết lập quy trình bảo trì cho các vật tư dễ hư hỏng, đồng thời đảm bảo kho luôn sạch sẽ và ngăn nắp.

2.2 Quy trình quản lý kho vật tư

Để đảm bảo việc quản lý kho vật tư diễn ra hiệu quả và chính xác, cần thiết phải thiết lập một quy trình rõ ràng và chi tiết. Việc này không chỉ dựa trên các cách quản lý kho hàng hiệu quả đã được chứng minh trong thực tiễn, mà còn tích lũy từ các kinh nghiệm quản lý kho vật tư để hạn chế tối đa sai sót và thất thoát. Cụ thể, quy trình được chia thành các phần như sau:

2.2.1 Nhập kho

• Kiểm tra chất lượng và số lượng: Khi nhận hàng, cần kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư để đảm bảo đúng theo đơn hàng.
• Ghi nhận thông tin: Thông tin về hàng hóa phải được ghi chép vào hệ thống quản lý kho ngay lập tức.
• Lưu trữ vật tư: Vật tư cần được lưu trữ tại vị trí đã quy định để dễ dàng truy xuất và quản lý.

2.2.2. Quản lý tồn kho

• Theo dõi số lượng tồn kho: Cần thường xuyên theo dõi số lượng tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Áp dụng các công cụ phần mềm để tự động hóa quá trình theo dõi, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

2.2.3 Xuất kho

• Xác nhận đơn hàng: Trước khi xuất kho, cần xác nhận đơn hàng và kiểm tra thông tin để đảm bảo chính xác.
• Ghi chép thông tin xuất kho: Cần ghi lại thông tin xuất kho vào hệ thống, bao gồm ngày, số lượng và người nhận hàng.

2.2.4 Kiểm kê

• Thực hiện kiểm kê định kỳ: Kiểm kê kho định kỳ để so sánh số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống.
• Điều chỉnh sai lệch: Nếu phát hiện sai lệch, cần điều chỉnh và xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác.

2.2.5 Báo cáo

• Lập báo cáo định kỳ: Cần lập báo cáo về tình hình tồn kho, tình trạng vật tư và các vấn đề phát sinh.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để phân tích và đưa ra quyết định cải thiện quy trình quản lý kho.

Việc xây dựng quy định và quy trình quản lý kho vật tư rõ ràng không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn cho kho hàng. Các bước từ nhập kho đến báo cáo giúp cải thiện việc kiểm soát hoạt động vật tư. Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể tham khảo kinh nghiệm quản lý kho vật tư từ thực tế và kết hợp cùng công nghệ hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả toàn diện.

3. Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả

Để quản lý kho vật tư hiệu quả, doanh nghiệp không thể chỉ dừng lại ở việc ghi chép hàng tồn hay kiểm kê thủ công. Một hệ thống quản lý kho hiện đại đòi hỏi sự kết hợp giữa quy trình chặt chẽ, phân loại thông minh, công nghệ hỗ trợ và đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản.

3.1 Phân tích và cải tiến quy trình

Thu thập dữ liệu vận hành:

• Thiết lập các chỉ số KPI cụ thể như:

  • Thời gian từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi hoàn thành xuất kho (Order Cycle Time).

  • Tỷ lệ sai lệch kiểm kê thể hiện % chênh lệch giữa số liệu thực tế và phần mềm.

  • Tần suất và số lượng nhập xuất kho mỗi ngày/tháng.

  • Đánh giá mức độ tận dụng không gian kho (warehouse space utilization).

  • Số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Rate).

• Áp dụng phần mềm kho để tự động thu thập, tổng hợp số liệu liên tục, tạo báo cáo trực quan giúp phát hiện điểm yếu nhanh hơn.

Phân tích nguyên nhân lãng phí:

• Sử dụng phương pháp phân tích 5 Whys để đào sâu nguyên nhân gốc rễ gây trễ hoặc sai sót.

• Ví dụ: nếu tốn nhiều thời gian nhập kho, tìm xem nguyên nhân do nhân viên chưa thuần thục, máy móc chậm hay quy trình phức tạp.

• Đánh giá các thao tác thừa hoặc không cần thiết trong quy trình, ví dụ nhập liệu trùng lặp, di chuyển hàng không hiệu quả.

Áp dụng cải tiến liên tục (Kaizen):

• Tạo kênh giao tiếp mở để nhân viên dễ dàng gửi phản hồi và đóng góp ý tưởng.

• Định kỳ tổ chức các buổi workshop Kaizen, sử dụng công cụ như brainstorming, nhóm nhỏ để phát triển giải pháp.

• Triển khai bảng theo dõi cải tiến (kaizen board) để giám sát tiến độ và kết quả áp dụng các cải tiến.

Thử nghiệm cải tiến nhỏ (Pilot Test):

• Chọn một khu vực hoặc nhóm hàng cụ thể làm thử nghiệm.

• Đặt mục tiêu đo lường rõ ràng (ví dụ rút ngắn thời gian nhập kho 20%, giảm sai sót 10%).

• Theo dõi kỹ các chỉ số trong giai đoạn pilot, thu thập phản hồi nhân viên và đánh giá tác động trước khi nhân rộng.

3.2 Phân loại vật tư hợp lý

Nhóm vật tư theo đặc tính:

• Xây dựng bảng phân loại tổng thể chứa các tiêu chí chi tiết như: loại vật tư, vật liệu, tính chất an toàn, yêu cầu bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), hạn sử dụng.

• Gắn nhãn theo chuẩn quốc tế nếu có (ví dụ tiêu chuẩn UN/ISO đối với hàng nguy hiểm).

Phương pháp ABC/XYZ:

• ABC dựa trên giá trị tiêu thụ theo tháng, quý hay năm: nhóm A chiếm 70-80% giá trị, nhóm B 15-25%, nhóm C phần còn lại.

• XYZ dựa trên tính ổn định nhu cầu: nhóm X ít biến động, nhóm Z biến động cao và khó dự đoán.

• Kết hợp 2 tiêu chí để thiết lập mức kiểm soát phù hợp: nhóm AX kiểm soát chặt chẽ nhất.

Gắn nhãn và mã hóa vật tư:

• Chuẩn bị nhãn QR hoặc RFID với thông tin chi tiết: mã vật tư, tên, nhóm, hạn sử dụng, vị trí kho.

• Sử dụng màu sắc (ví dụ đỏ cho hàng nguy hiểm, xanh cho vật tư tiêu hao) giúp nhận biết nhanh ngay cả khi nhân viên không cần đọc kỹ.

Rà soát định kỳ:

• Thiết lập lịch rà soát vật tư định kỳ (vài tháng/lần).

• Phối hợp với bộ phận mua hàng để điều chỉnh kế hoạch mua dựa trên hiệu quả sử dụng, tránh tồn kho lâu ngày.

Kho phân khu theo dòng chảy:

• Thiết kế đặt kho gần khu vực nhận hàng để giảm thời gian di chuyển khi nhập kho.

• Khu kiểm tra chất lượng tách biệt, có thiết bị cân đo, kiểm tra nhanh.

• Khu lưu trữ được sắp xếp theo nhóm và luồng xuất hàng rõ ràng, tránh lộn xộn.

3.3 Kiểm kê định kỳ

Kế hoạch kiểm kê thông minh:

• Xác định tần suất kiểm kê theo nhóm vật tư: nhóm A/X kiểm kê hàng tháng, nhóm B/Y hàng quý, nhóm C/Z hàng năm.

• Lập lịch kiểm kê xen kẽ để không ảnh hưởng đến hoạt động kho.

Chuẩn bị kỹ trước kiểm kê:

• Rà soát lại dữ liệu trên phần mềm, chuẩn hóa dữ liệu để tránh nhầm lẫn.

• Chuẩn bị danh sách kiểm kê và in sẵn biên bản, biểu mẫu điện tử.

• Treo bảng cảnh báo khu vực đang kiểm kê, cấm di chuyển hàng hóa.

Kiểm đếm chéo và luân phiên nhân sự:

• Tổ chức 2 nhóm kiểm kê độc lập, nhóm kiểm đếm và nhóm đối chiếu.

• Thay đổi luân phiên nhân viên kiểm kê để tránh sai sót hoặc thiên vị.

Phân tích sai lệch và xử lý nguyên nhân:

• Lập bảng báo cáo sai số chi tiết theo từng vật tư, vị trí.

• Áp dụng nguyên tắc Pareto để tập trung xử lý các nguyên nhân chính.

• Triển khai CAPA với lịch trình cụ thể, theo dõi kết quả khắc phục.

3.4 Đào tạo nhân viên

Chương trình đào tạo định kỳ:

• Xây dựng lộ trình đào tạo phân theo vị trí như nhân viên kho, thủ kho, đội kiểm kê, giao nhận, bảo trì. Nội dung bao gồm nghiệp vụ quản lý kho, quy trình vận hành và an toàn trong kho.

• Đào tạo về kỹ năng mềm như làm việc nhóm, giao tiếp, xử lý công việc áp lực, nâng cao trách nhiệm cá nhân.

Hướng dẫn sử dụng công nghệ:

• Tổ chức các buổi tập huấn thực hành cài đặt, thao tác trên phần mềm quản lý kho (WMS), sử dụng máy quét mã vạch, thiết bị đầu đọc RFID, máy tính bảng hoặc điện thoại di động cầm tay.

• Cập nhật thường xuyên phiên bản phần mềm mới và các tính năng công nghệ để nhân viên luôn nắm bắt được công nghệ hiện đại.

Thúc đẩy cải tiến nội bộ:

• Khởi xướng chương trình “sáng kiến nhỏ – lợi ích lớn” để động viên nhân viên đề xuất các cải tiến quy trình hoặc sáng kiến giảm thiểu sai sót.

• Xây dựng chế độ ghi nhận, khen thưởng công bằng, minh bạch cho các sáng kiến có hiệu quả thực tế trong kho.

Truyền thông nội bộ:

• Phát hành định kỳ bản tin, email hoặc poster hướng dẫn quy trình, nhắc nhở tránh lỗi phổ biến.

• Sử dụng các kênh thông tin nhóm (như ứng dụng chat nội bộ) để cập nhật kịp thời các thay đổi quy trình hoặc thông báo quan trọng.

3.5 Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng

Quy trình hóa các thao tác kho:

• Sử dụng lưu đồ quy trình (workflow chart) mô tả rõ các bước từ khi vật tư đến kho, kiểm tra chất lượng, nhập dữ liệu, lưu trữ, đến khi xuất kho, giao nhận hoặc kiểm kê.

• Mỗi bước cần có biểu mẫu chuẩn và chuẩn mực kiểm tra (ví dụ: kiểm tra số lượng, chất lượng, ngày tháng).

Chuẩn hóa biểu mẫu và số hóa:

• Tất cả các biểu mẫu giấy nên được chuyển đổi thành biểu mẫu điện tử tích hợp vào phần mềm quản lý.

• Giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công, tăng độ nhanh chóng và chính xác trong ghi nhận thông tin.

Phân quyền và giám sát:

• Mỗi nhân viên được cấp quyền truy cập hệ thống theo chức năng, tránh thao tác ngoài phạm vi trách nhiệm.

• Hệ thống lưu nhật ký (log) các hoạt động để người quản lý theo dõi, giám sát và điều chỉnh phù hợp khi có sai lệch.

Chính sách xử lý tình huống:

• Cập nhật kịch bản phản ứng đối với các tình huống phổ biến như: thiếu hàng, hư hỏng hàng, sai sót nhập liệu hoặc tranh chấp khi giao nhận.

• Đào tạo nhân viên hiểu và thực hành đúng các bước xử lý theo kịch bản chuẩn nhằm hạn chế thiệt hại và tranh cãi.

Ghi nhận dữ liệu điện tử:

• Toàn bộ thao tác nhập, xuất kho được cập nhật thời gian thực qua máy quét mã vạch hoặc thiết bị RFID, giảm thiểu sai lệch do nhập thủ công.

• Dữ liệu được đồng bộ tức thời lên hệ thống, dễ dàng truy xuất báo cáo.

3.6 Tối ưu hóa không gian kho

Thiết kế luồng di chuyển khoa học:

• Sắp xếp vật tư theo nguyên tắc FIFO (First In First Out – nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (Last In First Out) tùy tính chất hàng hóa nhằm đảm bảo hàng hóa không bị lỗi thời hoặc hư hỏng.

• Giảm thiểu khoảng cách di chuyển giữa các khu vực nhập – lưu – xuất bằng cách phân chia rõ ràng và bố trí hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

Tận dụng chiều cao và cấu trúc kho:

• Lắp đặt giá kệ nhiều tầng, sàn mezzanine giúp tăng diện tích lưu trữ mà không mở rộng mặt bằng.

• Đảm bảo an toàn bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về tải trọng và khoảng cách phòng cháy chữa cháy.

Phân khu hàng theo tần suất sử dụng:

• Hàng hoá có tần suất luân chuyển nhanh được đặt xung quanh khu vực dễ dàng tiếp cận.

• Hàng ít sử dụng hoặc lưu kho dài hạn được xếp ở tầng trên hoặc khu vực xa hơn.

Ứng dụng công nghệ hỗ trợ bố trí:

• Sử dụng phần mềm thiết kế kho 3D để mô phỏng sơ đồ, tối ưu luồng hàng hoá và giảm điểm nghẽn lưu chuyển.

• Theo dõi và điều chỉnh thiết kế dựa trên dữ liệu vận hành thực tế.

Đảm bảo an toàn kho:

• Lắp đặt hệ thống cảm biến va chạm, chữa cháy tự động, camera giám sát và có kế hoạch phòng cháy chữa cháy rõ ràng.

• Đào tạo nhân viên về an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

3.7 Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho

Quản lý theo thời gian thực:

• Hệ thống phần mềm cho phép cập nhật tức thời các hoạt động nhập, xuất, kiểm kê, thay đổi tồn kho giúp kiểm soát chính xác và kịp thời.

• Dữ liệu được đồng bộ liên tục giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công hoặc trễ thông tin.

Hệ thống phần mềm WMS:

• Tự động hóa các bước như nhận hàng, lưu trữ, xuất kho, kiểm kê, báo cáo tồn kho và cảnh báo tồn kho thấp hoặc hết hạn.

• Tích hợp chặt chẽ với các hệ thống ERP, kế toán, giúp đồng bộ dữ liệu tài chính và sản xuất.

Tích hợp thiết bị IoT:

• Sử dụng cảm biến môi trường (nhiệt độ, độ ẩm) để giám sát điều kiện bảo quản hàng hóa nhạy cảm.

• Ứng dụng RFID và các thiết bị IoT giúp theo dõi chính xác vị trí, trạng thái hàng hóa trong kho.

Cảnh báo thông minh:

• Thiết lập hệ thống cảnh báo tự động khi tồn kho đạt ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa, phát hiện hàng lỗi mã, hàng hết hạn… để kịp thời xử lý.

Truy cập di động:

• Giao diện phần mềm thân thiện với thiết bị di động giúp quản lý và nhân viên kho có thể truy cập dữ liệu, cập nhật trạng thái kho từ điện thoại, máy tính bảng mọi lúc mọi nơi.

Kiểm kê định kỳ và đào tạo nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý kho. Những kinh nghiệm quản lý kho vật tư này, nếu được áp dụng một cách đồng bộ và hiệu quả, sẽ tạo ra nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp kiểm soát kho tốt hơn và phát triển bền vững.

4. Các giải pháp hỗ trợ quản lý kho hiệu quả

4.1 Quản lý kho hiệu quả bằng Excel 

4.1.1 Lợi ích của quản lý kho bằng Excel

• Chi phí thấp, dễ sử dụng: Excel là công cụ phổ biến, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có điều kiện đầu tư phần mềm chuyên dụng.
• Tính linh hoạt cao: Người dùng có thể tự tạo bảng, lập công thức và tùy chỉnh dễ dàng theo đặc thù kho hàng và quy trình riêng của doanh nghiệp.

Tặng biểu mẫu

4.1.2 Những lưu ý khi quản lý kho bằng Excel

• Cập nhật dữ liệu kịp thời, chính xác: Mọi giao dịch nhập – xuất cần được ghi chép ngay để tránh sai sót, mất dữ liệu. Kết hợp kiểm kê định kỳ giúp đối chiếu và điều chỉnh số liệu.
• Đặt tên cột, dòng rõ ràng, phân loại khoa học: Tiêu đề, định dạng màu sắc nên thể hiện rõ trạng thái hàng hóa (hàng tồn, hàng đã bán, hàng hết hạn) giúp người dùng dễ nhận diện.
• Sao lưu và phân quyền file: Đảm bảo file luôn được sao lưu thường xuyên và giới hạn quyền chỉnh sửa nhằm tránh mất dữ liệu và lỗi do thao tác sai.

4.1.3 Hạn chế và khi nào nên nâng cấp

• Giới hạn với kho lớn, đa dạng vật tư: Khi quy mô kho mở rộng, việc quản lý bằng Excel dễ trở nên phức tạp, rắc rối do không tự động hóa theo dõi nhiều mặt hàng và vị trí lưu trữ.
• Thiếu báo cáo tự động và cảnh báo: Excel không hỗ trợ cảnh báo tồn kho thấp hay phân tích dữ liệu nâng cao, gây khó khăn trong ra quyết định nhanh.
• Nên chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên dụng: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và cần quản lý chặt chẽ hơn, việc sử dụng phần mềm WMS sẽ tối ưu hiệu quả, giảm rủi ro và tiết kiệm nhân lực.

4.2 Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho vật tư

4.2.1 Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho

5432100/5 - (0 bình chọn)