1. Giới thiệu chung về sơ đồ quản lý kho

1.1 Sơ đồ quản lý kho là gì?

Sơ đồ quản lý kho là mô hình trực quan mô tả toàn bộ quy trình nhập, lưu trữ, xuất và kiểm kê hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp nhân viên kho, kế toán và quản lý dễ dàng theo dõi luồng di chuyển hàng hóa, giảm sai sót và tối ưu hiệu suất làm việc.

Các giai đoạn chính trong sơ đồ quản lý kho: 

• Nhập kho: Tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hàng hóa.
• Xuất kho: Xử lý đơn, lấy hàng, đóng gói và giao hàng.
• Kiểm kê: Đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu hệ thống.
  Báo cáo: Tổng hợp số liệu tồn kho, lập báo cáo điều hành.

Sơ đồ quản lý kho giúp tiêu chuẩn hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý và hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho chính xác hơn.

1.2 Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ quản lý kho đối với doanh nghiệp

Sơ đồ quản lý kho không chỉ là một bản vẽ đơn thuần mà là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt được hiệu quả vượt trội. 

Dưới đây là những lợi ích then chốt khi triển khai sơ đồ quản lý kho một cách hiệu quả:

Vai trò của sơ đồ quản lý kho

1.2.1 Tối ưu hóa không gian kho hàng

Sơ đồ quản lý kho giúp sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tận dụng tối đa diện tích kho. Nhờ đó, không gian lưu trữ được bố trí hợp lý, tránh lãng phí diện tích và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển, tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng.

1.2.2 Cải thiện quy trình làm việc

Với sơ đồ kho hàng rõ ràng, nhân viên kho dễ dàng thực hiện các thao tác nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa theo đúng vị trí quy định. Điều này giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu thời gian thao tác và nâng cao hiệu suất làm việc.

1.2.3. Giảm thiểu sai sót và thất lạc hàng hóa

Sơ đồ quản lý kho giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và xuất nhập hàng. Việc quản lý vị trí hàng hóa cụ thể giúp giảm thiểu thất lạc, mất mát và đảm bảo tính chính xác trong kiểm soát số lượng hàng tồn.

1.2.4. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Nhờ việc tối ưu không gian và quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu kho và vận hành. Song hành với đó, thời gian tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa được rút ngắn đáng kể, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể của kho hàng.

1.2.5. Kiểm soát hàng hóa chính xác

Sơ đồ quản lý kho giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt số lượng, tình trạng và vị trí của từng mặt hàng trong kho. Việc này hỗ trợ kiểm soát tồn kho chặt chẽ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa không cần thiết.

1.2.6. Tăng tính minh bạch trong quản lý

Khi doanh nghiệp có sơ đồ kho hàng cụ thể sẽ tạo điều kiện cho việc theo dõi và giám sát toàn bộ quy trình quản lý kho một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động và nhanh chóng phát hiện các vấn đề phát sinh để xử lý kịp thời.

Một sơ đồ quản lý kho bài bản không chỉ giúp vận hành trơn tru mà còn là nền tảng để ứng dụng công nghệ như hệ thống WMS, mã vạch hay RFID trong quản lý kho hiện đại.

2. 5 nguyên tắc quản lý kho hàng hiệu quả 

Để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quản lý cơ bản. Những nguyên tắc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên

2.1 Kiểm soát toàn diện

Quản lý kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận khác nhau. Chính vì thế, nhà quản lý cần theo dõi sát sao từng bước trong quy trình từ khâu nhập hàng, lưu trữ đến xuất hàng. Mọi vấn đề phát sinh cần được xử lý kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

2.2 Theo dõi chỉ số hiệu suất (KPI)

Việc thiết lập và giám sát các chỉ số KPI là vô cùng quan trọng. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của kho, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện quy trình quản lý một cách phù hợp.

2.3 Quản lý linh hoạt

Trong quá trình vận hành kho, doanh nghiệp có thể gặp phải những tình huống bất ngờ như hàng hóa bị hư hỏng hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. Vì vậy, nhà quản lý cần có khả năng thích nghi và điều chỉnh quy trình linh hoạt để ứng phó kịp thời với những thay đổi này.

2.4 Lấy khách hàng làm trọng tâm

Sự hài lòng của khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo giao hàng đúng hạn và duy trì chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá và tối ưu hóa các bước trong quy trình xử lý đơn hàng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

2.5 Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Cuối cùng, việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế là rất cần thiết. Dù quy trình quản lý kho có vận hành trơn tru, không có nghĩa là nó đã đạt hiệu quả tối ưu. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện và khắc phục những điểm yếu trong quy trình.

Bên cạnh việc nắm vững 5 nguyên tắc trên thì việc xây dựng và áp dụng một quy trình quản lý kho chuẩn, hiệu quả là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành. Quy trình này không chỉ giúp chuẩn hóa các bước vận hành mà còn tối ưu hóa mọi khâu từ nhập – lưu – xuất hàng, đảm bảo kho hàng hoạt động trơn tru và đáp ứng tốt nhất yêu cầu kinh doanh.

.

3. Các mô hình quản lý kho phổ biến hiện nay 

Mô hình quản lý kho là các phương pháp và chiến lược mà doanh nghiệp áp dụng để đáp ứng các nguyên tắc quản lý kho giúp kiểm soát lượng hàng tồn, đảm bảo cung ứng liên tục và giảm thiểu chi phí lưu trữ. Tùy theo đặc điểm sản phẩm, nhu cầu và ngành nghề, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình phù hợp như EOQ, JIT, FIFO, ABC…

3.1.1 Mô hình EOQ (Economic Order Quantity)

Mô hình EOQ giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho. 

Phương pháp này dựa trên giả định rằng nhu cầu hàng hóa ổn định và có thể dự báo được, từ đó cân bằng chi phí giữa việc đặt hàng và chi phí lưu trữ hiệu quả.

3.1.2 Mô hình POQ (Periodic Order Quantity)

Khác với EOQ, mô hình POQ đặt hàng theo chu kỳ cố định thay vì dựa vào mức tồn kho tối thiểu. Doanh nghiệp sẽ thực hiện đặt hàng vào cuối mỗi chu kỳ đã định, giúp dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát hàng hóa trong kho một cách chủ động.

3.1.3 Mô hình ABC (Activity-Based Costing)

Mô hình ABC phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm dựa trên mức độ quan trọng và giá trị đối với doanh nghiệp:

• Nhóm A: Hàng hóa quan trọng nhất, đóng góp phần lớn doanh thu.
• Nhóm B: Hàng hóa có mức độ quan trọng trung bình.
• Nhóm C: Hàng hóa ít quan trọng nhất.
  Phân loại này giúp doanh nghiệp tập trung quản lý chặt chẽ các mặt hàng có giá trị cao, tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí tồn kho.

3.1.4 Mô hình FIFO (First-In, First-Out)

FIFO ưu tiên xuất kho hàng hóa theo thứ tự nhập trước xuất trước, giúp tránh tồn kho lâu ngày và phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ hỏng.

3.1.5 Mô hình LIFO (Last-In, First-Out)

Ngược lại với FIFO, mô hình LIFO xuất kho hàng mới nhập trước, thích hợp với những ngành đặc thù như nông nghiệp, nơi hàng hóa có thể bị hỏng nhanh.

3.1.6 Mô hình JIT (Just-In-Time)

JIT tập trung vào việc giảm thiểu tồn kho bằng cách cung cấp hàng hóa đúng lúc, đúng số lượng cần thiết, giúp giảm chi phí lưu kho và tăng tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

3.1.7 Mô hình Pipeline Distribution Model (PDM)

PDM quản lý dòng chảy hàng hóa liên tục trong chuỗi cung ứng, đảm bảo việc phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng diễn ra hiệu quả và không gián đoạn.

Việc lựa chọn mô hình quản lý kho phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm sản phẩm, biến động nhu cầu, chi phí vận hành và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng đúng mô hình sẽ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.

4. Các thành phần chính trong sơ đồ quản lý kho và cách thiết kế sơ đồ kho hiệu quả

4.1 Sơ đồ quản lý nhập kho

4.1.1 Quy trình nhập kho là gì?

Nhập kho là giai đoạn đầu tiên trong chuỗi quản lý kho, bao gồm tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hàng hóa theo sơ đồ định sẵn. Một sơ đồ nhập kho hiệu quả sẽ giúp hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý hàng hóa.

4.1.2 Các bước chính trong nhập kho:

Bước 1: Yêu cầu nhập kho

• Người phụ trách mua hàng hoặc bộ phận liên quan sẽ gửi yêu cầu nhập kho (bằng văn bản hoặc lời nói) khi có hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc thành phẩm cần nhập vào kho.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

• Bộ phận kế toán hoặc thủ kho nhận yêu cầu và tiến hành lập phiếu nhập kho.
• Phiếu nhập kho thường được lập thành nhiều liên, trong đó có liên lưu sổ sách, liên giao cho nhân viên mua hàng và các bộ phận liên quan.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm đếm hàng hóa

• Nhân viên mua hàng bàn giao hàng hóa cho thủ kho.
• Thủ kho phối hợp với bộ phận kho và giám sát tiến hành kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng hàng hóa thực tế.
• Nếu phát hiện sai lệch hoặc hư hỏng, lập biên bản và báo cáo để xử lý kịp thời.

Bước 4: Nhập hàng vào kho và sắp xếp

• Hàng hóa được nhập vào kho, sắp xếp theo vị trí và quy định trong sơ đồ kho.
• Thủ kho cập nhật thông tin nhập kho vào hệ thống quản lý (phần mềm, thẻ kho hoặc Excel).

Bước 5: Phê duyệt phiếu nhập kho

• Phiếu nhập kho được trình lên các cấp quản lý có thẩm quyền (ban giám đốc, kế toán trưởng) để xem xét và phê duyệt.

Bước 6: Cập nhật và lưu trữ chứng từ

• Sau khi phê duyệt, thủ kho cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho.
• Các giấy tờ liên quan được lưu trữ đầy đủ và chuyển cho bộ phận kế toán để hoàn tất thủ tục nhập kho.

4.1.3 Lưu ý khi thiết kế sơ đồ nhập kho:

• Khu vực nhập kho nên được bố trí gần cửa ra vào để thuận tiện cho việc tiếp nhận.
• Có không gian đủ rộng để kiểm tra và xử lý hàng hóa nhanh chóng.
• Phân chia khu vực rõ ràng để tránh nhầm lẫn và mất thời gian tìm kiếm.

Việc thiết kế sơ đồ nhập kho khoa học giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý hàng và đảm bảo tính chính xác trong quản lý.

4.2 Sơ đồ quản lý xuất kho

4.2.1 Xuất kho là gì?

Xuất kho là bước đưa hàng ra khỏi kho theo đơn đặt hàng hoặc yêu cầu nội bộ. Một sơ đồ xuất kho rõ ràng giúp rút ngắn thời gian tìm hàng, nâng cao tốc độ giao hàng và giảm sai sót.

4.2.2 Các bước chính trong xuất kho:

Bước 1: Nhận yêu cầu xuất kho

• Bộ phận bán hàng hoặc quản lý gửi yêu cầu xuất kho dựa trên đơn hàng hoặc nhu cầu sản xuất.
• Yêu cầu này thường được lập thành văn bản hoặc nhập trực tiếp vào hệ thống quản lý kho.

Bước 2: Kiểm tra tồn kho và xác nhận hàng hóa

• Thủ kho kiểm tra số lượng và chất lượng hàng tồn kho để đảm bảo đủ điều kiện xuất.
• Nếu hàng hóa không đủ hoặc có vấn đề về chất lượng, thủ kho báo cáo để xử lý kịp thời.

Bước 3: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa

• Hàng hóa được lấy ra từ vị trí lưu trữ theo sơ đồ kho.
• Tiến hành đóng gói, ghi nhãn và chuẩn bị các giấy tờ liên quan cho việc xuất kho.
• Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý để theo dõi chính xác.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa

• Hàng hóa được vận chuyển đến nơi tiêu thụ hoặc giao trực tiếp cho khách hàng.
• Bộ phận vận chuyển phối hợp với thủ kho để đảm bảo giao hàng đúng thời gian và địa điểm.

Quy trình xuất kho được thực hiện bài bản giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác lượng hàng xuất, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành kho.

4.2.3 Phương pháp tối ưu xuất kho:

• Áp dụng nguyên tắc xuất kho theo FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO tùy theo loại hàng hóa.
• Sử dụng công nghệ mã vạch để kiểm tra và đối chiếu hàng hóa nhanh chóng.
• Tối ưu hóa lộ trình di chuyển trong kho để giảm thời gian tìm kiếm và lấy hàng.
• Thiết kế khu vực xuất kho gần lối ra để tiết kiệm thời gian vận chuyển.

Một sơ đồ quản lý kho xuất kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.3 Sơ đồ quản lý kiểm kê

4.3.1 Kiểm kê kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình so sánh giữa số lượng hàng hóa thực tế và dữ liệu hệ thống, giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh tồn kho kịp thời.

4.3.2 Vai trò của kiểm kê trong quản lý kho:

• Đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho khớp với dữ liệu quản lý.
• Phát hiện kịp thời các trường hợp mất mát, hư hỏng hoặc sai sót trong nhập xuất.
• Hỗ trợ việc lập báo cáo tồn kho chính xác và đưa ra quyết định quản lý phù hợp.

4.3.3 Các bước kiểm kê kho:

Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê

• Lập kế hoạch kiểm kê: xác định thời gian, phạm vi, phương pháp và nhân sự tham gia.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan, đảm bảo tạm dừng các hoạt động xuất nhập kho trong thời gian kiểm kê.
• Chuẩn bị dụng cụ, tài liệu kiểm kê và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên.
• Khóa sổ dữ liệu tồn kho tại thời điểm kiểm kê để làm cơ sở so sánh.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê

• Sử dụng bảng kê hàng tồn kho được lập sẵn, phân chia khu vực kiểm kê cụ thể.
• Các nhóm kiểm kê (ít nhất 2 người) tiến hành kiểm tra, đếm số lượng và ghi chép độc lập kết quả kiểm kê.
• Dán nhãn hoặc đánh dấu hàng hóa đã kiểm kê để tránh nhầm lẫn.

Bước 3: Tổng hợp và đối chiếu kết quả

• So sánh kết quả kiểm kê giữa các nhóm để phát hiện sai lệch.
• Nếu có chênh lệch, tiến hành kiểm đếm lại để xác định số liệu chính xác.
• Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, báo cáo tồn kho.

Bước 4: Xử lý chênh lệch và điều chỉnh

• Giải trình nguyên nhân chênh lệch (mất mát, hư hỏng, sai sót nhập liệu…).
• Ghi chú và điều chỉnh số liệu tồn kho trên hệ thống quản lý phù hợp với thực tế.
• Lập biên bản kiểm kê, báo cáo kết quả và đề xuất phương án xử lý hàng tồn kho kém chất lượng, chậm luân chuyển.

Bước 5: Báo cáo và phê duyệt

• Tổng hợp báo cáo kiểm kê gửi các cấp quản lý (kế toán trưởng, ban giám đốc) để phê duyệt.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến kiểm kê.

Việc xây dựng sơ đồ kiểm kê kho khoa học giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát tồn kho chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý kho tổng thể.

Tải ngay mẫu biểu quản lý kho miễn phí để đơn giản hóa việc kiểm soát nhập – xuất – tồn kho và nâng cao hiệu suất vận hành kho hàng của bạn!

5. Ví dụ thực tế về việc áp dụng sơ đồ quản lý kho  

5.1. Câu chuyện thành công từ Deha Việt Nam 

Theo kinh nghiệm từ Deha Việt Nam, việc tối ưu hóa sơ đồ quản lý kho có thể giúp doanh nghiệp sản xuất giảm đến 30% thời gian xử lý đơn hàng nhờ vào quy trình nhập và xuất hàng hóa được chuẩn hóa và trực quan. 

Nhờ đó mà nhân viên kho dễ dàng xác định vị trí hàng hóa, rút ngắn thời gian tìm kiếm và đóng gói, từ đó nâng cao tốc độ giao hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

5.2 Kho thông minh giúp Vinamilk tăng tốc độ phản ứng thị trường

Vinamilk, với việc triển khai mô hình quản lý kho thông minh đầu tiên ở Việt Nam, đã ứng dụng hệ thống WMS kết hợp công nghệ RFID để theo dõi tình trạng tồn kho theo thời gian thực. Nhờ vậy, công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, ngăn ngừa tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, từ đó đáp ứng kịp thời những biến động của nhu cầu thị trường.

Sơ đồ quản lý kho là công cụ quan trọng giúp tối ưu quy trình lưu trữ, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Kết hợp sơ đồ quản lý kho với công nghệ hiện đại như WMS, mã vạch và RFID sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác hàng hóa, rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng thích ứng với thị trường, từ đó nâng cao năng suất và lợi thế cạnh tranh.

6. Giải pháp giúp tối ưu quản lý kho hàng đến từ VTI Solutions 

Trong thời đại công nghệ số, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống quản lý kho thông minh (Warehouse Management System – WMSX) nhằm tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý kho. Nắm bắt xu hướng này, VTI Solutions đã phát triển hệ thống WMS hiện đại, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tình và giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn 

Tư vấn ngay

5432100/5 - (0 bình chọn)