1. Kaizen là gì?

Kaizen là một khái niệm và phương pháp quản lý chất lượng & cải tiến liên tục được xuất phát từ Nhật Bản, với ý nghĩa “cải tiến liên tục”. Đây là một thuật ngữ về kinh doanh được ghép bởi từ “kai” (改) có nghĩa là thay đổi và từ “zen” (善) có nghĩa là tốt lên. 

Phương pháp Kaizen là chiến lược cải tiến liên tục tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ, đều đặn và thường xuyên trong mọi hoạt động của doanh nghiệp hoặc quy trình sản xuất. Mục tiêu cốt lõi của Kaizen là nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa hiệu quả vận hành bằng cách loại bỏ lãng phí, cải tiến quy trình và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Xuất phát từ Nhật Bản – trung tâm của ngành công nghiệp sản xuất toàn cầu, triết lý Kaizen đã được áp dụng hơn 50 năm. Và Toyota là doanh nghiệp tiên phong triển khai thành công Kaizen, giúp hãng trở thành thương hiệu ô tô hàng đầu thế giới với doanh số và chất lượng vượt trội. 

Hiện nay, Kaizen không chỉ phổ biến trong sản xuất mà còn được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ và quản lý doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý và vận hành quy trình sản xuất một cách toàn diện nhất?

Đó chính là lúc hệ thống điều hành sản xuất MES-X của VTI Solutions trở thành giải pháp không thể thiếu. MESX không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý sản xuất, mà là một nền tảng điều hành toàn diện, cung cấp cái nhìn tổng thể và theo thời gian thực về mọi công đoạn trong quy trình sản xuất.

Với khả năng lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ và phân tích hiệu suất chi tiết, MESX giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và xử lý các điểm nghẽn, từ đó tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu lãng phí – đúng với tinh thần Kaizen “cải tiến nhỏ, liên tục”.

Hãy để MESX giúp bạn biến những cải tiến nhỏ thành bước tiến lớn cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nhận tư vấn miễn phí

2. 7 bước cơ bản trong chu trình Kaizen 

Chu kỳ Kaizen là một quy trình hệ thống gồm nhiều bước nhằm thúc đẩy sự cải tiến nhỏ, liên tục và bền vững trong mọi hoạt động của doanh nghiệp hoặc quy trình sản xuất. Mục tiêu của chu kỳ này là không ngừng nâng cao hiệu suất, cải thiện chất lượng và loại bỏ lãng phí, từ đó tạo ra giá trị lâu dài cho tổ chức.

7 bước cơ bản trong chu trình Kaizen

Bước 1: Xác định vấn đề hoặc cơ hội để cải tiến

Bước đầu tiên là nhận ra các vấn đề hiện tại hoặc những khía cạnh có thể được cải thiện trong quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.

Bước 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Sử dụng các công cụ như phương pháp “5 Why” (hỏi tại sao 5 lần) hoặc sơ đồ nguyên nhân – kết quả để tìm ra nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề.

Bước 3: Đề xuất giải pháp tối ưu

Phát triển các giải pháp cải tiến nhỏ, khả thi và hiệu quả dựa trên kết quả phân tích, ưu tiên những thay đổi dễ thực hiện và mang lại tác động tích cực lớn.

Bước 4: Thực hiện giải pháp cải tiến

Áp dụng các cải tiến đã được đề xuất trong phạm vi nhỏ nhằm kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của chúng.

Bước 5: Đánh giá và theo dõi kết quả

Giám sát, đo lường và phân tích kết quả sau khi triển khai giải pháp để xác định mức độ cải tiến và những điểm cần điều chỉnh thêm.

Bước 6: Chuẩn hóa quy trình mới

Khi giải pháp được chứng minh hiệu quả, tiến hành chuẩn hóa quy trình mới để áp dụng rộng rãi và duy trì sự cải tiến lâu dài.

Bước 7: Lặp lại chu trình cải tiến liên tục

Sau khi hoàn thành một chu trình, tiếp tục tìm kiếm các vấn đề mới hoặc cơ hội cải tiến khác để duy trì vòng lặp cải tiến không ngừng.

3. Ưu và nhược điểm của Kaizen

Kaizen – triết lý cải tiến liên tục đã trở thành công cụ đắc lực giúp nhiều doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, như bất kỳ phương pháp quản lý nào, Kaizen cũng có những điểm mạnh và hạn chế riêng. Việc hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, từ đó lựa chọn cách áp dụng phù hợp nhất với đặc thù và mục tiêu phát triển của mình.

3.1 Ưu điểm của Kaizen 

Cải tiến liên tục và bền vững

Kaizen tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ, đều đặn và lâu dài thay vì những thay đổi lớn đột ngột. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển một cách bền vững theo thời gian.

Giảm thiểu sai sót và lãng phí

Phương pháp Kaizen khuyến khích việc rà soát kỹ lưỡng các quy trình để phát hiện và loại bỏ các sai sót cũng như lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và công sức. Qua đó, doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giảm thiểu chi phí sản xuất.

Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

Nhờ áp dụng cải tiến liên tục, các quy trình vận hành trở nên hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất lao động và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Kaizen giúp nhanh chóng phát hiện và khắc phục các lỗi, nâng cao độ chính xác và chất lượng sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.

Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự tham gia của nhân viên

Phương pháp Kaizen khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả thành viên trong tổ chức, tạo ra môi trường làm việc hợp tác, nâng cao tinh thần trách nhiệm và giúp nhân viên cảm thấy có giá trị trong công việc.

Giảm bớt nhu cầu kiểm tra và giám sát

Khi các sai sót được hạn chế, nhu cầu kiểm tra và giám sát cũng giảm theo, giúp tiết kiệm nguồn lực quản lý và tăng hiệu quả vận hành.

Tập trung vào nhu cầu khách hàng

Kaizen nâng cao nhận thức của toàn bộ tổ chức về tầm quan trọng của khách hàng, đảm bảo mọi cải tiến đều hướng đến việc tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng.

3.2 Nhược điểm của Kaizen 

Thời gian triển khai kéo dài và đòi hỏi sự kiên trì

Vì Kaizen tập trung vào các cải tiến nhỏ, nên kết quả thường không thể nhìn thấy ngay lập tức. Do đó, cả lãnh đạo và nhân viên cần có tầm nhìn dài hạn cùng sự kiên nhẫn để duy trì quá trình cải tiến liên tục.

Phụ thuộc lớn vào sự cam kết của lãnh đạo

Nếu ban lãnh đạo không tích cực hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa Kaizen, các sáng kiến cải tiến rất dễ bị bỏ qua hoặc không duy trì hiệu quả lâu dài trong tổ chức.

Không phù hợp với môi trường thay đổi nhanh

Trong những ngành công nghiệp đòi hỏi sự đổi mới nhanh chóng, phương pháp Kaizen với cách tiếp cận cải tiến từng bước có thể khiến doanh nghiệp chậm trễ trong việc bắt kịp xu hướng và cơ hội thị trường.

Phụ thuộc vào sự tham gia tích cực của nhân viên

Kaizen yêu cầu sự đóng góp liên tục từ toàn bộ nhân viên. Nếu thiếu động lực hoặc sự tham gia tích cực, quá trình cải tiến sẽ bị trì hoãn, đặc biệt là trong các tổ chức quy mô lớn.

Khó khăn trong việc thay đổi thói quen và quy trình làm việc

Việc thay đổi các thói quen cũ và quy trình đã quen thuộc thường gặp phải sự kháng cự từ nhân viên. Để vượt qua, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo và truyền thông hiệu quả nhằm tạo sự đồng thuận.

Cần đội ngũ chuyên gia và đào tạo bài bản

Để triển khai Kaizen thành công, doanh nghiệp cần có nhân sự am hiểu sâu sắc về phương pháp này và tổ chức các chương trình đào tạo bài bản cho nhân viên nhằm đảm bảo hiệu quả thực hiện.

4. Các ví dụ về Kaizen

4.1 Toyota – Biểu tượng hàng đầu của Kaizen trong ngành sản xuất ô tô

Khi nhắc đến Kaizen, không thể không nói đến Toyota – cái tên gắn liền với triết lý cải tiến không ngừng của người Nhật. Toyota không chỉ là một nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới mà còn là hình mẫu điển hình cho việc áp dụng Kaizen một cách bài bản. 

Với Toyota, Kaizen không chỉ là một phương pháp mà đã trở thành một phần DNA của công ty. Mỗi công nhân, từ những người làm việc trên dây chuyền đến quản lý đều được khuyến khích đóng góp ý tưởng cải tiến, dù là nhỏ nhất. Chính điều này tạo nên sức mạnh tập thể giúp Toyota nâng cao năng suất, giảm thiểu lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm vượt trội.

Quy trình Kaizen tại Toyota bao gồm:

• Phát hiện các vấn đề nhỏ trong quy trình sản xuất
• Khuyến khích nhân viên đề xuất và thực hiện các giải pháp cải tiến
• Thử nghiệm và áp dụng các cải tiến nhỏ liên tục
• Chuẩn hóa quy trình mới sau khi cải tiến thành công
• Lặp lại chu trình cải tiến để duy trì sự phát triển bền vững

Một ví dụ cụ thể là cách Toyota sử dụng giỏ nhựa để phân loại phụ tùng theo từng mẫu xe, giúp công nhân thao tác nhanh hơn và dễ dàng hơn. Hay việc tự chế tạo các xe chở hàng nội bộ từ các bộ phận có sẵn, giúp tiết kiệm gần 3.000 USD mỗi chiếc so với việc mua mới. Những cải tiến nhỏ như vậy, cộng lại, đã tạo nên sự khác biệt lớn cho Toyota.

4.2 Công ty Lọc Hóa dầu Bình Sơn (BSR) – Ứng dụng Kaizen trong ngành dầu khí

BSR là minh chứng cho thấy Kaizen không chỉ dành cho ngành sản xuất ô tô hay công nghiệp nặng mà còn phát huy hiệu quả trong ngành dầu khí đầy thách thức.

Từ năm 2013, BSR đã áp dụng Kaizen một cách mạnh mẽ với gần 600 sáng kiến cải tiến trong vòng 8 năm, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành tại nhà máy lọc dầu Dung Quất.Những cải tiến nhỏ, liên tục này đã mang lại lợi ích kinh tế hàng triệu USD, đồng thời giúp công ty vận hành an toàn và hiệu quả hơn. 

Các bước thực hiện Kaizen tại BSR:

• Xác định các điểm lãng phí và bất cập trong hoạt động vận hành
• Đề xuất và triển khai các cải tiến nhỏ liên tục
• Đánh giá hiệu quả kinh tế và vận hành sau mỗi cải tiến
• Mở rộng áp dụng các giải pháp thành công trên toàn công ty
• Duy trì văn hóa cải tiến liên tục trong toàn tổ chức

4.3 Công ty CP Phong Phú và Dệt may Phú Vĩnh Hưng – Kaizen trong ngành dệt may Việt Nam

Ngành dệt may vốn không được xem là ngành công nghiệp có nhiều đổi mới đột phá, nhưng tại Phong Phú và Phú Vĩnh Hưng, Kaizen lại trở thành câu chuyện về sự kiên trì và đổi mới từng ngày. Ở đây, Kaizen không chỉ là cải tiến máy móc mà còn là sự thay đổi trong tư duy và thói quen làm việc của từng nhân viên. 

Quy trình Kaizen tại các công ty dệt may:

• Đánh giá và phát hiện điểm yếu trong quy trình sản xuất hiện tại
• Thực hiện cải tiến nhỏ từng bước trong sản xuất và quản lý
• Đào tạo nhân viên về triết lý Kaizen và các công cụ cải tiến
• Chuẩn hóa quy trình mới và áp dụng rộng rãi
• Xây dựng văn hóa đổi mới sáng tạo trong toàn công ty

Việc tái cấu trúc quy trình, tối ưu hóa lao động không phải chuyện một sớm một chiều, mà là hành trình dài với sự đồng lòng và quyết tâm của cả tập thể. Những bước cải tiến nhỏ nhưng liên tục đã giúp các công ty này giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất và giữ vững vị thế trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.

4.4 Amazon và General Electric – Kaizen trong dịch vụ và bán lẻ

Khi nói đến Kaizen, nhiều người thường nghĩ ngay đến sản xuất, nhưng Amazon và General Electric lại chứng minh điều ngược lại. Amazon, với quy mô khổng lồ trong thương mại điện tử, đã áp dụng Kaizen để tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao hàng, giúp khách hàng nhận hàng nhanh hơn và trải nghiệm tốt hơn. 

General Electric cũng không đứng ngoài cuộc chơi khi sử dụng Kaizen để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí vận hành và tăng sức cạnh tranh. Trong môi trường dịch vụ và bán lẻ đầy biến động, Kaizen trở thành thách thức cũng là cơ hội để con người trong tổ chức luôn linh hoạt, sáng tạo và không ngừng hoàn thiện.

Qua những câu chuyện này, chúng ta thấy Kaizen không chỉ là một phương pháp hay công cụ kỹ thuật mà là hành trình của con người – từ những công nhân bình thường đến các nhà lãnh đạo, cùng nhau tạo nên sự khác biệt bằng những cải tiến nhỏ nhưng có sức mạnh lớn. Liệu doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng để bước vào hành trình ấy chưa

5.Kết luận 

Có thể thấy, Kaizen không chỉ là một triết lý quản lý nổi tiếng của Nhật Bản mà còn là kim chỉ nam giúp hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới nâng cao năng suất, tối ưu hóa quy trình và phát triển bền vững. 

Tuy nhiên, để Kaizen thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và khuyến khích sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các công cụ quản trị hiện đại như hệ thống điều hành sản xuất MES-X của VTI Solutions sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hiện thực hóa các nguyên tắc Kaizen, kiểm soát quy trình và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

5432100/5 - (0 bình chọn)