Trong thời đại công nghệ số ngày nay, nơi mọi tổ chức đang mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn cầu, phần mềm quản lý mua hàng thông minh (PMS) trở nên cần thiết trong trường hợp các tổ chức phải đối mặt với các vấn đề chính như quản lý nhà cung cấp hay mua sắm và chi phí hậu cần  kém dẫn đến các hậu quả khác như trì hoãn mua sắm, giao hàng chậm trễ… Vậy phần mềm quản lý mua hàng là gì? Nó hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng?

Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

PMS, viết tắt của Purchase Management System – phần mềm quản lý mua hàng, là một giải pháp hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phần mềm này cho phép các tổ chức, doanh nghiệp hợp lý hóa và tự động hóa quy trình mua hàng của họ. 

Ngoài ra, PMS còn cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ quá trình mua hàng, từ đặt hàng đến giao hàng. Bằng cách tự động hóa quy trình mua hàng, các tổ chức có thể tối ưu hóa hoạt động mua hàng bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất của nhà cung cấp. Phần mềm này cho phép các tổ chức quản lý đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho và đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được mua theo đúng tiến độ đồng thời giúp tiết kiệm chi phí. 

Vai trò của phần mềm quản lý mua hàng 

Hệ thống quản lý mua hàng PMS đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều phối mua sắm của một doanh nghiệp, tổ chức.

• Quản lý nhà cung cấp: Phần mềm PMS cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, và các thông tin khác liên quan đến việc mua sắm. Dựa vào các dữ liệu thu thập, phần mềm quản lý mua hàng có thể đưa ra đánh giá về nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và hiệu suất. 
• Dự báo và lập kế hoạch: Hệ thống có thể sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng để dự báo nhu cầu tương lai, hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng tổng thể với số lượng hàng cần mua, thời gian cần mua thêm hàng, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng và tồn kho một cách hiệu quả. 
• Quản lý tồn kho: Theo dõi lượng tồn kho của nguyên liệu và sản phẩm, từ đó tính toán và cập nhật các thông số kho hàng, đưa ra cảnh báo thông minh về thời điểm cần mua thêm hàng giúp tránh thiếu hụt hoặc lãng phí, đảm bảo mức tồn kho an toàn theo thời gian thực.
• Hệ thống hoá quy trình mua hàng: Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ mua sắm, từ việc chọn nhà cung cấp, đặt hàng, đến theo dõi giao hàng và thanh toán, xuất hoá đơn… Điều này giúp giảm chi phí và thời gian liên quan đến mua hàng. 

Các chỉ số quan trọng trong quản lý mua hàng

Những chỉ số quan trọng trong hệ một hệ thống PMS tiêu chuẩn có thể kể đến:

Economic order quantity EOQ

Economic order quantity (EOQ) – Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho bằng cách tính toán số lượng đơn vị mà công ty nên mua cho hàng tồn kho của mình với mỗi đơn hàng theo đợt để giảm tổng chi phí hàng tồn kho. Mô hình EOQ giả định rằng nhu cầu hàng hóa là ổn định và có thể dự đoán được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu của mô hình là tìm ra sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng (ordering cost) và chi phí lưu kho (holding cost).

Mô hình EOQ tìm cách đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho phù hợp được đặt hàng cho mỗi đợt để công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có quá nhiều hàng tồn kho. Nó giả định rằng có sự cân bằng giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho, và tổng chi phí hàng tồn kho được giảm thiểu khi cả chi phí thiết lập và chi phí lưu giữ đều được giảm thiểu.

Reorder Point

Reorder point – thời gian tái đặt hàng là một khái niệm quan trọng trong quản lý mua hàng và tồn kho. Chỉ số này đề cập đến mức tồn kho tối thiểu mà doanh nghiệp cần duy trì để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ luôn có sẵn khi cần thiết, mà không gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hoá. 

Quản lý mua hàng thông thường sẽ cập nhật Reorder Point đều đặn dựa trên dữ liệu thời gian thực để đảm bảo rằng doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về mức tồn kho cần duy trì. Điều này giúp họ tránh được tình trạng thiếu hụt hàng và giữ cho chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ.

Lead Time 

Lead time – Chỉ số thời gian chờ đợi, là một trong những chỉ số quan trọng trong hệ thống quản lý mua hàng, đo lường thời gian mà hệ thống cung ứng mất để xử lý một đơn đặt hàng từ khi được đặt đến khi được giao. Chỉ số này quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng nhanh chóng của doanh nghiệp đối với yêu cầu của khách hàng. 

Đối với các doanh nghiệp, việc đánh giá và theo dõi chỉ số Lead Time giúp họ điều chỉnh quy trình cung ứng, tối ưu hóa tồn kho và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng.

Dựa trên nhu cầu khách hàng sử dụng thực tế, nhu cầu nguyên vật liệu theo từng mùa/thời điểm, đồng thời áp dụng công nghệ AI, doanh nghiệp có thể dự báo đúng số lượng mua đủ, đúng và phù hợp.

Ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng cho một số ngành sản xuất 

Phần mềm quản lý mua hàng trong ngành sản xuất, đặc biệt là trong lĩnh vực dược và sản xuất thiết bị linh kiện, cần phải đáp ứng nhiều yêu cầu đặc biệt như tuân thủ nghiêm ngặt về chất lượng, quản lý nguyên liệu và thành phẩm, theo dõi nguồn cung, và giảm rủi ro. 

Đối với ngành dược

• Quản lý nhà cung cấp: Phần mềm quản lý mua hàng cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí chất lượng, độ tin cậy và thời gian giao hàng. Việc này giúp đảm bảo sự ổn định và chất lượng của nguồn cung, giảm nguy cơ về sự cố và giữ cho chuỗi cung ứng linh hoạt.
• Quản lý chất lượng và an toàn: Theo dõi và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng của nguyên liệu và sản phẩm nhằm đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu an toàn và chất lượng cao nhất.
• Theo dõi thời hạn sử dụng và quản lý tồn kho: Tính năng của phần mềm giúp tự động hóa việc theo dõi và quản lý thời hạn sử dụng của nguyên liệu và sản phẩm. Doanh nghiệp có thể giảm rủi ro liên quan đến sử dụng nguyên liệu hết hạn và giữ cho tồn kho luôn mới mẻ và chất lượng.
• Bảo mật thông tin và tuân thủ quy định: Bảo vệ thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch mua sắm và đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và chất lượng, từ đó ngăn chặn rủi ro về mất mát dữ liệu và đảm bảo rằng toàn bộ quy trình tuân thủ các yêu cầu pháp luật và ngành.
• Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Các tính năng của phần mềm này giúp đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến nhà cung cấp và nguồn cung hỗ trợ giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt nguồn cung, sự cố chất lượng và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất.

Đối với ngành thiết bị linh kiện

• Quản lý nguyên vật liệu và linh kiện: Tính năng tự động hóa quy trình đặt hàng và theo dõi nguyên vật liệu và linh kiện từ đầu vào đến sản phẩm cuối cùng giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thời gian tồn kho.
• Phân tích chi phí và hiệu suất nhà cung cấp: Việc phân tích chi phí và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp để lựa chọn đối tác có chi phí hiệu quả và đáng tin cậy hỗ trợ trong việc giảm chi phí và đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung ứng linh kiện chất lượng cao.
• Quản lý chuỗi cung ứng từ đầu đến cuối: Phần mềm quản lý bán hàng giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng để đảm bảo nguồn cung liên tục và chất lượng. Điều này giúp đảm bảo sự linh hoạt trong sản xuất và giảm rủi ro thiếu hụt linh kiện.
• Bảo mật thông tin và tuân thủ quy định: Tính năng bảo vệ thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch mua sắm và đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn và chất lượng, từ đó ngăn chặn rủi ro về mất mát dữ liệu và đảm bảo rằng toàn bộ quy trình tuân thủ các yêu cầu pháp luật và ngành.

Phần mềm quản lý mua sắm trong ngành sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm nên dựa trên nhu cầu cụ thể của mình và đặc điểm của ngành sản xuất.

VTI Group