1. Giới thiệu chung về quản lý nguyên vật liệu

1.1. Định nghĩa quản lý nguyên vật liệu là gì?

Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát toàn bộ tài sản vật chất phục vụ sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện, thành phẩm và các vật tư thiết yếu khác. Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu là đảm bảo cung ứng đúng loại, số lượng, thời điểm, đồng thời duy trì điều kiện bảo quản phù hợp để tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu để tự động hóa các khâu như lập kế hoạch mua sắm, tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, phân phối và theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt, thất thoát và tối ưu chi phí tồn kho.

1.2 Tầm quan trọng của quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất và kinh doanh

Quản trị nguyên vật liệu hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất liên tục, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng gián đoạn sản xuất, tồn kho dư thừa, thất thoát nguyên liệu và chi phí tăng cao. Ngược lại, khi áp dụng phần mềm quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ chủ động kiểm soát, đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng, đúng chất lượng, tối ưu chi phí và nâng cao sức cạnh tranh.

2. Lợi ích của quản lý nguyên vật liệu hiệu quả

Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

2.1 Đảm bảo sản xuất không gián đoạn, nâng cao hiệu quả hoạt động

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn đầy đủ, đúng chủng loại và số lượng cần thiết để phục vụ sản xuất. Khi nguyên vật liệu được cung cấp kịp thời và chính xác, quy trình sản xuất sẽ không bị gián đoạn do thiếu hụt, giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ sản xuất, đáp ứng đúng hạn đơn hàng và nâng cao năng suất cũng như uy tín trên thị trường.

2.2 Giảm thời gian dừng máy, tăng năng suất và chất lượng sản phẩm

Quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bằng phần mềm giúp giảm thiểu các sự cố về thiếu nguyên liệu hoặc sử dụng nguyên liệu không đạt chuẩn. Hệ thống phần mềm hỗ trợ kiểm soát tiêu chuẩn chất lượng, kéo dài thời gian hoạt động liên tục của máy móc và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

2.3 Thúc đẩy tính bền vững và trách nhiệm xã hội doanh nghiệp

Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả thúc đẩy sử dụng tài nguyên tiết kiệm và hợp lý, giảm thiểu lãng phí và tác động tiêu cực đến môi trường. Việc kiểm soát chặt chẽ lượng nguyên liệu tiêu hao giúp giảm phát sinh rác thải và khí thải trong sản xuất, đồng thời nâng cao trách nhiệm xã hội và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp xanh, thân thiện với môi trường trong mắt khách hàng và đối tác.

Xem thêm: Sản xuất xanh bền vững cho doanh nghiệp sản xuất 

2.4 Tăng cường kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào

Nhờ phần mềm quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, từ đó giảm thiểu rủi ro sử dụng nguyên liệu kém chất lượng, bảo vệ thương hiệu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.5 Giảm chi phí tồn kho và thất thoát nguyên vật liệu

Ứng dụng hệ thống quản lý  nguyên vật liệu giúp duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt nguyên liệu, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất – bảo quản, giảm thất thoát do hư hỏng hoặc sai sót, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.

Việc quản lý nguyên vật liệu đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn nâng cao hiệu suất sản xuất và bảo vệ môi trường, góp phần tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

 

3. Các bước xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu chuẩn

Để xây dựng một quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước cơ bản sau, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từ khâu tiếp nhận đến sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất hoặc kinh doanh.

3.1 Tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

• Kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng nguyên vật liệu theo hợp đồng, tránh nhập nhầm hoặc nguyên liệu kém chất lượng.
• Xác nhận đầy đủ giấy tờ hợp pháp như hóa đơn, chứng nhận chất lượng, phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận.
• Thống nhất địa điểm giao nhận rõ ràng để thuận tiện kiểm soát và vận chuyển.

3.2 Lập kế hoạch và tổ chức quản lý kho hàng

• Phân loại nguyên vật liệu theo chủng loại, đặc tính, hạn sử dụng để dễ dàng quản lý và xuất nhập.
• Sắp xếp kho khoa học, bảo quản đúng điều kiện kỹ thuật, đảm bảo an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Trang bị thiết bị và quy trình phòng cháy chữa cháy cho kho chứa nguyên liệu dễ cháy nổ.

3.3 Kiểm soát tồn kho và theo dõi nguyên vật liệu trong kho

• Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với sổ sách để phát hiện sai lệch hoặc hư hỏng.
• Áp dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, QR code để tự động hóa kiểm kê, xuất nhập, tăng độ chính xác.
• Kiểm soát hạn sử dụng, ưu tiên sử dụng nguyên liệu theo nguyên tắc FIFO tránh lãng phí.

Xem thêm: FIFO là gì? Chi Tiết Về 2 Phương pháp FIFO và LIFO

3.4 Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc bán hàng

• Xuất kho theo kế hoạch sản xuất hoặc yêu cầu thực tế, đảm bảo đúng số lượng và chủng loại.
• Thực hiện quy trình xuất kho rõ ràng, có phiếu xuất kho và kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát.
• Ghi nhận đầy đủ thông tin xuất kho để theo dõi tiêu hao và phân tích điều chỉnh kế hoạch.

3.5 Ghi nhận và phân tích tiêu hao nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch

• Theo dõi chính xác lượng nguyên vật liệu sử dụng so với định mức hoặc kế hoạch.
• Phân tích chênh lệch tiêu hao để phát hiện lãng phí, hao hụt hoặc sai sót kỹ thuật và kịp thời khắc phục.
• Cập nhật định mức nguyên vật liệu dựa trên thực tế nhằm tối ưu kế hoạch và chi phí sản xuất.

Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện nguyên vật liệu từ nhập kho đến sử dụng, giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả sản xuất và tối ưu chi phí vận hành.

 

4. Các kỹ thuật kiểm soát nguyên vật liệu phổ biến

Để quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu, việc áp dụng các kỹ thuật kiểm soát hiện đại là rất cần thiết. Đặc biệt, việc kết hợp các phương pháp truyền thống với phần mềm quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu tồn kho, giảm thất thoát và đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng phục vụ sản xuất.

4.1. Phân tích ABC và XYZ

Phân tích ABC là kỹ thuật phân loại nguyên vật liệu theo giá trị tiêu thụ, giúp doanh nghiệp xác định đâu là nhóm nguyên liệu cần ưu tiên kiểm soát chặt chẽ:

• Nhóm A: Giá trị cao, chiếm phần lớn giá trị tồn kho nhưng số lượng ít.
• Nhóm B: Giá trị trung bình.
• Nhóm C: Giá trị thấp, số lượng nhiều.

Phân tích XYZ lại dựa trên tần suất sử dụng và mức độ ổn định của nhu cầu:

• Nhóm X: Nhu cầu ổn định, dễ dự báo.
• Nhóm Y: Nhu cầu biến động theo mùa hoặc chu kỳ.
• Nhóm Z: Nhu cầu không ổn định, khó dự báo.

Việc kết hợp hai phương pháp này cùng với phần mềm quản lý nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tồn kho phù hợp, giảm chi phí lưu kho, hạn chế rủi ro thiếu hụt và nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

4.2. Sử dụng chỉ số tồn kho

Các chỉ số tồn kho như vòng quay tồn kho, tồn kho an toàn và tồn kho tối ưu đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguyên vật liệu. Việc theo dõi sát sao các chỉ số này bằng phần mềm quản lý nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn.
• Duy trì lượng dự phòng hợp lý để tránh gián đoạn sản xuất.
• Cân bằng giữa chi phí lưu kho và rủi ro thiếu hụt nguyên liệu.

Phần mềm quản lý nguyên vật liệu sẽ tự động cập nhật, cảnh báo và phân tích các chỉ số tồn kho, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót thủ công.

4.3. Nguyên tắc 3 không trong quản lý kho

• Không thất thoát: Kiểm soát nghiêm ngặt, áp dụng công nghệ như mã vạch, RFID để giảm mất mát.
• Không tồn kho quá hạn: Theo dõi hạn sử dụng, ưu tiên sử dụng nguyên liệu cũ trước (FIFO).
• Không sai sót: Xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân viên, sử dụng phần mềm quản lý để giảm sai sót trong nhập – xuất – kiểm kê.

Áp dụng đồng bộ các kỹ thuật phân tích ABC-XYZ, theo dõi chỉ số tồn kho và tuân thủ nguyên tắc 3 không giúp doanh nghiệp kiểm soát nguyên vật liệu khoa học, giảm chi phí và đảm bảo sản xuất liên tục. Kết hợp với công nghệ hiện đại như RFID, mã vạch và phần mềm quản lý kho sẽ nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản lý nguyên vật liệu.

Xem thêm: Công nghệ RFID – Chìa khoá Track & Trace cho các nhà sản xuất

 

5. Ứng dụng công nghệ trong quản lý 

Ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý nguyên vật liệu và IoT, giúp tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác, giảm chi phí và tăng hiệu quả quản lý. Các giải pháp này đặc biệt quan trọng trong các ngành đặc thù như nhà hàng, quán ăn và sản xuất 4.0.

5.1. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu

• Lợi ích chung: Tự động hóa nhập xuất kho, cảnh báo tồn kho, lập kế hoạch, theo dõi tiêu hao, tạo đơn hàng tự động.
• Các phần mềm phổ biến:
  • Sapo FnB: Dành cho ngành F&B, quản lý tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo, tự động tạo đơn hàng, đồng bộ POS.
  • WMS-X: Quản lý kho thông minh, tối ưu quy trình nhập xuất, kiểm kê, bảo quản.
  • Viindoo Inventory: Giải pháp toàn diện, quản lý nhập xuất, tồn kho, định mức nguyên vật liệu (BOM), kiểm kê.
  • NextFarm: Quản lý vật tư nông nghiệp, theo dõi, tối ưu sản xuất, giảm thất thoát.
  • MES-X: Quản lý sản xuất thông minh, tự động hóa nhập xuất, cảnh báo tồn kho, lập kế hoạch.
  • Khác: GoSELL, Delficom mã vạch, KiotViet, Smartstock, Perfect Warehouse, 3S ERP (ITG Technology).

5.2. Ứng dụng IoT trong quản lý hàng tồn kho

• Lợi ích: Tự động hóa, chính xác, minh bạch quy trình.
• Ứng dụng cụ thể:
  • Theo dõi thời gian thực: Thiết bị IoT (cảm biến, RFID) thu thập dữ liệu về số lượng, vị trí, trạng thái.
  • Tự động hóa quy trình: Kết nối với WMS và robot để di chuyển, sắp xếp, kiểm kê.
  • Phân tích và dự đoán: AI, Big Data phân tích dữ liệu IoT để dự báo nhu cầu, tối ưu tồn kho.

Xem thêm: Ứng dụng IoT trong doanh nghiệp sản xuất

5.3. Quản lý trong sản xuất 

Sản xuất 4.0:

• Tập trung: Tích hợp công nghệ, quy trình chuẩn, tối ưu chi phí.
• Yếu tố then chốt: Tự động hóa (MES, WMS, IoT), phân tích dữ liệu, dự báo thông minh (AI, Big Data).
• Lợi ích: Giảm sai sót, tối ưu tồn kho, nâng cao hiệu quả sản xuất, ra quyết định nhanh chóng.

Xem thêm: Tự động hóa AI và IoT trong doanh nghiệp sản xuất

                    Hệ thống quản lý chất lượng QMS-X 

Ứng dụng công nghệ giúp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn, đặc biệt quan trọng trong các ngành đặc thù. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và đặc điểm ngành nghề.

 

6. Các thách thức thường gặp và cách khắc phục

Dù mang lại nhiều lợi ích, quản lý nguyên vật liệu vẫn đối mặt với nhiều thách thức như thất thoát, khó lập kế hoạch hay phụ thuộc nhà cung cấp. Dưới đây là một số thách thức thường gặp và các cách khắc phục tương ứng:

 

7. Kết luận

Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp vượt qua các thách thức về kiểm soát thất thoát, dự báo nhu cầu, vốn và chuỗi cung ứng. Để làm được điều này, việc xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu bài bản, kết hợp áp dụng công nghệ hiện đại và đào tạo nhân sự là chìa khóa giúp tối ưu nguồn lực, giảm chi phí và đảm bảo sản xuất liên tục, hiệu quả.

Để đạt hiệu quả vượt trội, doanh nghiệp cần mạnh dạn ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý kho, hệ thống tự động hóa và IoT, đồng thời chuẩn hóa quy trình quản lý nguyên vật liệu ở từng bước – từ tiếp nhận đến sử dụng. Việc thiết lập quy trình quản lý nguyên vật liệu khoa học không chỉ giúp tối ưu nguồn lực, tăng tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Việc đầu tư vào các giải pháp quản lý nguyên vật liệu thông minh và đồng bộ, cùng với việc hoàn thiện quy trình quản lý nguyên vật liệu, sẽ nâng cao năng suất, chất lượng và tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!

5432100/5 - (0 bình chọn)