1. 5S trong sản xuất là gì? 

5S là một phương pháp quản lý công việc và cải tiến sản xuất, được phát triển ở Nhật Bản, giúp tối ưu hóa môi trường làm việc và tăng năng suất. 5S bao gồm năm bước cơ bản, mỗi bước bắt đầu bằng chữ “S” trong tiếng Nhật:

1. Seiri – Sort (Sàng lọc): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc. Mục tiêu là chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết, giúp tiết kiệm không gian và giảm sự lộn xộn.

2. Seiton – Set in order (Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo cách hợp lý, dễ dàng sử dụng và dễ dàng truy tìm. Điều này giúp tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.

3. Seiso – Shine (Sạch sẽ): Dọn dẹp và vệ sinh nơi làm việc thường xuyên. Môi trường làm việc sạch sẽ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo an toàn.

4. Seiketsu – Standardize (Săn sóc): Tiêu chuẩn hóa các quy trình dọn dẹp và duy trì các điều kiện làm việc sạch sẽ. Cần có các quy định cụ thể để đảm bảo mọi thứ luôn gọn gàng, sạch sẽ.

5. Shitsuke – Sustain (Sẵn sàng): Tạo thói quen duy trì các quy trình và chuẩn mực đã được thiết lập. Điều này đòi hỏi sự cam kết của tất cả các thành viên trong tổ chức để thực hiện đúng theo các bước đã đặt ra.

Phương pháp 5S không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

2. Nguồn gốc của phương pháp 5S

Phương pháp 5S trong sản xuất bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980. Đầu tiên ở Toyota, sau đó mở rộng ra các công ty khác ở Nhật Bản. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sản xuất sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn. Hiện nay, rất nhiều công ty trên thế giới áp dụng tiêu chuẩn này và thành công. 

5S là một phần quan trọng của triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) của Toyota. Kaizen khuyến khích các nhân viên đưa ra những cải tiến nhỏ và đều đặn trong quy trình làm việc, từ đó tạo ra sự thay đổi lớn theo thời gian. 5S giúp chuẩn hóa và duy trì những cải tiến này.

3. Lợi ích của việc áp dụng 5S trong sản xuất

Việc áp dụng phương pháp 5S trong sản xuất mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hiệu quả công việc, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

• Giảm thời gian tìm kiếm: Việc sắp xếp các vật dụng và tài nguyên một cách có hệ thống giúp công nhân dễ dàng tìm thấy những gì họ cần, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
• Giảm lãng phí: Phương pháp 5S giúp loại bỏ những vật dụng không cần thiết và tối ưu hóa không gian làm việc, giúp giảm bớt sự lộn xộn và lãng phí không gian.
• Môi trường làm việc sạch sẽ: Việc duy trì không gian làm việc sạch sẽ giúp giảm thiểu các yếu tố gây ô nhiễm, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Giảm thiểu sự cố và hỏng hóc thiết bị: Việc vệ sinh và bảo trì thiết bị thường xuyên giúp phát hiện sớm các sự cố, từ đó tránh được việc phải sửa chữa tốn kém hoặc ngừng sản xuất do thiết bị hư hỏng.
• Giảm rủi ro tai nạn lao động: Môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức giúp giảm thiểu các mối nguy hiểm tiềm ẩn, như trơn trượt, vấp ngã hoặc các tình huống gây tai nạn.
• Dễ dàng kiểm soát: Việc sắp xếp rõ ràng các công cụ và vật dụng giúp công nhân dễ dàng nhận diện các mối nguy hiểm, đồng thời dễ dàng tìm thấy thiết bị bảo hộ cần thiết.

4. Quy trình 5S trong sản xuất

Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình sau đây:

4.1. Seiri – Sort (Sàng lọc)

Đây là bước đầu tiên của phương pháp 5S. Công việc của tiêu chuẩn này đó là phân loại, tổ chức lại các vật dụng, hồ sơ, máy móc hay thiết bị. Thống kê tần suất sử dụng để đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả:

• Loại bỏ những thứ không còn giá trị sử dụng ra khỏi không gian làm việc/sản xuất.
• Thanh lý những đồ vật còn giá trị sử dụng nhưng không sử dụng đến nữa.
• Tái chế những vật dụng không còn giá trị, nhưng phải tốn công sức và tiền bạc để loại bỏ chúng.

4.2. Seiton – Set in order (Sắp xếp)

Sau khi thực hiện sàng lọc những thứ không cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành sắp xếp bố trí lại vị trí của những vật dụng, hồ sơ, máy móc, thiết bị còn giá trị sử dụng. Đặt chúng theo một nguyên tắc dựa vào tần suất sử dụng:

• Đặt những đồ dùng thường xuyên sử dụng phục vụ mục đích sản xuất gần với nơi làm việc nhất nhằm tối thiểu thời gian đi lấy dụng cụ, đồ đạc.
• Những đồ vật ít sử dụng hơn thì đặt xa nơi làm việc hơn để dành chỗ đặt những đồ vật thường xuyên sử dụng phục vụ cho mục đích sản xuất. 
• Đặt những đồ dùng còn giá trị chưa dùng tới vào kho lưu trữ, đồng thời có một hình thức nhận diện nào đó cho những đồ vật trên để dễ dàng nhận diện khi có nhu cầu cần dùng đến. 

4.3. Seiso – Shine (Sạch sẽ)

Sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là việc thường xuyên tổ chức vệ sinh nơi làm việc để tạo một môi trường làm việc thoáng mát, nâng cao năng suất làm việc:

• Phân chia từng khu vực như nhà ăn, nhà vệ sinh, hành lang,… cho từng nhóm vệ sinh và quản lý. 
• Cấp trên phải làm gương cho nhân viên, tất cả các cấp bậc đều tham gia phong trào tổng vệ sinh.
• Từng cá nhân trong tổ chức phải có trách nhiệm tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình, sắp xếp gọn gàng những vật dụng cá nhân.
• Có biện pháp xử lý đối với những cá nhân hay tổ chức có hành vi gây mất vệ sinh nơi làm việc, đặc biệt là khu vực sản xuất.

4.4. Seiketsu – Standardize (Săn sóc)

Săn sóc trong nội dung 5S là việc tạo nên sự nhất quán để duy trì 3S đầu tiên. Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống duy trì sự sạch sẽ, gọn gàng và kiểm soát các vật dụng tại nơi làm việc.

• Tạo thói quen kiểm tra tình trạng thực hiện, hiệu quả và đánh giá các mức độ của việc duy trì mô hình 5S.

• Thiết kế nhãn mác rõ ràng, Xây dựng tiêu chí đánh giá nhãn mác.
• Quy định trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban, bộ phận một cách cụ thể trong việc thực hiện 3S đầu tiên.
• Tổ chức thi đua, khen thưởng cũng như hình phạt đối với từng cá nhân để không lãng phí công sức thực hiện 5S của mọi người.

4.5. Shitsuke – Sustain (Sẵn sàng)

Sẵn sàng trong việc hình thành thói quen thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là một trong những tiêu chuẩn khá khó thực hiện. Doanh nghiệp cần phải có những hoạt động đào tạo, những hình thức khen thưởng và kỷ luật để thúc đẩy hành động của từng cá nhân. Làm cho từng cá nhân đều có tinh thần và trách nhiệm, tự giác thực hiện tiêu chuẩn 5S trong sản xuất.  

5. Cách triển khai 5S trong sản xuất

Bước 1: Đào tạo nhân viên về khái niệm và lợi ích của 5S

Trước khi bắt đầu triển khai 5S, điều quan trọng là phải đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ về phương pháp này, từ khái niệm cơ bản đến lợi ích mà nó mang lại cho công ty. Đào tạo nhân viên không chỉ giúp họ làm quen với quy trình mà còn giúp tăng cường sự cam kết và tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Các hành động cụ thể:

• Tổ chức buổi đào tạo: Giới thiệu khái niệm và lợi ích của 5S cho tất cả nhân viên.

• Chia sẻ tài liệu: Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết về từng bước trong 5S.

• Trình bày lợi ích rõ ràng: Giải thích về cách 5S giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và nâng cao sự an toàn trong công việc.

• Khuyến khích sự tham gia: Tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý tưởng và câu hỏi trong quá trình đào tạo.

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai (xác định khu vực, phân công nhiệm vụ)

Sau khi đào tạo, bước tiếp theo là lập kế hoạch triển khai chi tiết. Cần xác định các khu vực sẽ áp dụng 5S, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và nhóm nhân viên, cũng như lập lịch trình thực hiện.

Các hành động cụ thể:

• Xác định khu vực triển khai: Chọn khu vực hoặc dây chuyền sản xuất cụ thể để áp dụng 5S, thường bắt đầu từ các khu vực nhỏ.

• Phân công nhiệm vụ: Phân công trách nhiệm cho từng nhóm nhân viên để thực hiện các bước trong 5S.

• Lập lịch trình: Đặt ra thời gian cụ thể để thực hiện từng bước của 5S và duy trì tính liên tục trong quá trình triển khai.

• Sử dụng công cụ quản lý: Sử dụng phần mềm hoặc bảng kế hoạch để theo dõi tiến độ và cập nhật tình trạng triển khai.

Bước 3: Thực hiện từng bước 5S theo thứ tự

Trong bước này, các nhân viên sẽ thực hiện từng bước của phương pháp 5S theo thứ tự để tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Mỗi bước sẽ có những nhiệm vụ cụ thể và cần được thực hiện một cách nghiêm túc.

Bước 4: Giám sát, đánh giá và cải tiến liên tục

Sau khi triển khai xong các bước 5S, bước tiếp theo là giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo các quy trình được tuân thủ. Ngoài ra, cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của việc triển khai và cải tiến liên tục để duy trì môi trường làm việc đạt chuẩn.

Các hành động cụ thể:

• Giám sát thực hiện: Cử nhóm giám sát kiểm tra việc thực hiện 5S theo các tiêu chuẩn đã đề ra.

• Đánh giá hiệu quả: So sánh các chỉ số năng suất và chất lượng sản phẩm trước và sau khi áp dụng 5S để đánh giá kết quả.

• Cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả đánh giá, đưa ra các cải tiến và điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả triển khai.

• Khuyến khích sự tham gia: Tạo các cuộc thi hoặc chương trình thưởng để duy trì động lực và cam kết của nhân viên trong việc duy trì 5S.

Việc triển khai phương pháp 5S không chỉ là một quy trình đơn giản mà là một chiến lược dài hạn giúp cải thiện hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm. Bằng cách thực hiện các bước một cách cẩn thận, giám sát và đánh giá thường xuyên, doanh nghiệp có thể duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, có tổ chức và hiệu quả.

6. Vì sao phương pháp 5S được áp dụng phổ biến tại đa phần các nhà máy sản xuất

Dù là ai, dù là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì cũng sẽ ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại không gian làm việc/sản xuất. Đó chính là lý do vì sao phương pháp 5S đang ngày càng trở nên phổ biến. Hiện nay tại một số doanh nghiệp ở Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên. Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Một số vấn đề phổ biến thường gặp phải như: 

• Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. 
• Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng, khi cần dùng đến thì không tìm thấy, phải đi mua mới mặc dù có sẵn dẫn tới lãng phí
• Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ… 
• Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được do không được vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên.
• Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố

Với phạm vi doanh nghiệp không bị giới hạn, phương pháp 5S có thể áp dụng được với mọi loại hình tổ chức, phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề trong việc đi tìm kiếm những phương hướng xử lý công việc một cách khoa học, hiệu quả nhất, hoặc năng suất công việc chưa đạt được hiệu suất như kỳ vọng, tốn nhiều thời gian để hoàn thành thì phương pháp 5S chính là lời giải tối ưu nhất cho bài toán trên.

Mục tiêu của phương pháp 5S trong sản xuất là xây dựng ý thức cải tiến ở nơi làm việc cho từng cá nhân, nâng cao tinh thần đoàn kết – tình đồng đội giữa các cá nhân với nhau hay phát triển vai trò lãnh đạo của cấp trên thông qua các hoạt động thực tế. Chính vì vậy mà phương pháp 5S đang ngày càng được áp dụng phổ biến và rộng rãi ở các công ty sản xuất trên thế giới bởi nó rất có ý nghĩa và mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp:

• Cải thiện môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, tạo không gian thoải mái phục vụ cho các công đoạn trong quy trình sản xuất
• Nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả
• Tiết kiệm thời gian trong khâu tìm kiếm đồ dùng phục vụ cho mục đích công việc
• Quá trình hoạt động – sản xuất trong doanh nghiệp được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn
• Hạn chế tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và tạo thói quen nề nếp cho nhân sự trong toàn bộ máy của tổ chức
• Xây dựng hình ảnh lành mạnh, thân thiện và tốt đẹp cho các doanh nghiệp sản xuất trong mắt khách hàng. 

Bên cạnh nguồn lực chính là con người để thực hiện các quy trình 5S trong sản xuất, xu hướng áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý thông minh đang ngày càng xuất hiện phổ biến tại hầu hết các nhà máy sản xuất. Giải pháp quản lý sản xuất toàn diện đang trở thành xu hướng đồng hành cùng các doanh nghiệp sản xuất trong việc thực hiện quy trình thực hiện phương pháp 5S.

Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc giám sát theo dõi toàn diện mà còn giúp cho doanh nghiệp tối ưu được chi phí cũng như nguồn nhân lực không cần thiết. 

7. Lựa chọn Hệ thống điều hành sản xuất MES-X cho giải pháp tối ưu hiệu quả quy trình 5S trong sản xuất  

Với xu hướng áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý sản xuất ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp, đặc biệt là với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất muốn sử dụng phương pháp 5S vào bộ máy của mình thì MES-X chính là một trong những lựa chọn lý tưởng cho nhu cầu trên với những lợi ích đáng giá mà hệ thống này mang lại.

Để tối ưu hóa quy trình quản lý sản xuất cho doanh nghiệp, để bắt kịp với xu thế 4.0 của thị trường đang không ngừng thay đổi, việc tận dụng những lợi ích của hệ thống MES trong Quản lý nhà máy gần như là một điều tất yếu. Vậy tại sao không là người tiên phong ứng dụng MES và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình?

Thấu hiểu về những băn khoăn và vấn đề mà các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất đang gặp phải, VTI Solutions tự tin là đối tác phù hợp của bạn trong cuộc chiến ứng dụng hệ thống quản lý sản xuất thông minh cùng sản phẩm MES-X. Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất.

Lợi ích khi lựa chọn MES-X để tối ưu hóa quy trình 5S

• Tăng cường giám sát và theo dõi: Theo dõi tình trạng thiết bị và quy trình làm việc theo thời gian thực, giúp phát hiện sự cố sớm và duy trì môi trường sản xuất sạch sẽ.

• Tự động hóa phân loại và tổ chức: Hệ thống giúp phân loại và tối ưu hóa không gian lưu trữ, hỗ trợ việc sàng lọc và sắp xếp tài nguyên.

• Quản lý bảo trì và vệ sinh thiết bị: Lập lịch bảo trì tự động, giúp duy trì thiết bị sạch sẽ và phát hiện sớm sự cố kỹ thuật.

• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Hệ thống giúp tạo và duy trì quy trình sản xuất đồng nhất, dễ thực hiện và kiểm soát.

• Báo cáo và phân tích hiệu quả: Cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu quả của việc thực hiện 5S, giúp cải tiến liên tục quy trình.

Liên hệ với chúng tôi, và bạn sẽ nhận được một thay đổi toàn diện và tối ưu nhất trong việc quản lý nhà máy thông minh của mình!

Nhận tư vấn miễn phí

Kết luận

Phương pháp 5S không phải là một giải pháp tức thì mà là một hành trình dài hạn đòi hỏi sự cam kết và kiên trì từ toàn thể tổ chức. Thành công của 5S phụ thuộc vào việc thay đổi tư duy, xây dựng thói quen tích cực và duy trì sự nhất quán trong thực hiện.

Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, 5S vẫn giữ nguyên giá trị cốt lõi và tiếp tục là bước khởi đầu quan trọng cho mọi doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống sản xuất hiệu quả, bền vững và cạnh tranh. Hãy bắt đầu từ những bước đơn giản nhất, bởi thành công lớn luôn bắt nguồn từ những thay đổi nhỏ nhưng kiên định.

5432105/5 - (1 bình chọn)