1. Bài toán đi kèm 

Vào giữa năm 2024, VTI Solutions đã có cơ hội hợp tác với một nhà máy có diện tích lên tới 100.000 mét vuông, nhằm đánh giá tổng thể và tư vấn các giải pháp chuyển đổi số cho cơ sở này. Đây là xí nghiệp sản xuất quy mô lớn của một doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản, vận hành liên tục 24/7 với đội ngũ 6.000 lao động, chuyên sản xuất và phân phối các thiết bị in ấn cho thị trường văn phòng trên khắp cả nước.

Tuy nhiên, trong các cuộc trao đổi với ban lãnh đạo, VTI Solutions nhận thấy những thách thức thực tế đằng sau sự phát triển của doanh nghiệp này.

Theo lời đội ngũ HR, họ phải vật lộn với hàng chục bảng tính Excel rời rạc chỉ để theo dõi thông tin cơ bản của nhân viên. Các yêu cầu, thông báo hành chính – nhân sự thất lạc trong chuỗi email dài. Và việc tính toán lương, quản lý chấm công, hay xử lý phép với vô vàn quy tắc, ca kíp phức tạp là cơn ác mộng. Quản lý hàng nghìn nhân viên đang vắt kiệt sức phòng nhân sự, khiến họ phải làm việc tới tận đêm khuya chỉ để hoàn thành những tác vụ lẽ ra có thể tự động hóa.

Kỳ vọng của doanh nghiệp

Từ bối cảnh trên, khách hàng đã xác định nhu cầu xây dựng một hệ thống HRM tập trung, bảo mật cao và phù hợp với đặc điểm vận hành của nhà máy sản xuất lớn. Cùng với đó, ưu tiên hàng đầu là loại bỏ triệt để các quy trình thủ công (như tính lương, chấm công…) đang gây ra tình trạng chậm trễ và sai sót trong công việc. 

Hệ thống được kỳ vọng rằng sẽ nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tạo ra sự kết nối xuyên suốt giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức.

Vấn đề cốt lõi

Tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp, VTI Solutions tiến hành kiểm tra, thu thập, và phân tích hiện trạng trong hơn một tháng. Kết quả cho thấy thử thách trước mắt không phải là tập hợp các vấn đề riêng lẻ, mà là các vấn đề mang tính hệ thống. Nguyên nhân gốc rễ nằm ở việc thiếu đi một nền tảng thống nhất toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự.

Cụ thể hơn, đội ngũ chuyên gia xác định được 3 vấn đề cốt lõi mà hệ thống mới cần giải quyết: 

1. Hệ thống phân mảnh: Qua nhiều năm, các giải pháp HR được triển khai một cách độc lập để giải quyết từng vấn đề cụ thể. Mỗi công cụ hiệu quả trong phạm vi riêng nhưng lại thiếu kết nối lẫn nhau. Dữ liệu chấm công ở một hệ thống, thông tin lương ở phần mềm khác, quản lý nghỉ phép lại ở nơi thứ ba; 
2. Hệ thống lỗi thời: Đa số nghiệp vụ vẫn dựa vào giấy tờ và xử lý thủ công, từ chấm công, tính lương đến nghỉ phép, đánh giá nhân viên, hay báo ăn. Cũng không có báo cáo hay phân tích hiệu suất hỗ trợ quá trình ra các quyết định kinh doanh;
3. Hạ tầng thiếu linh hoạt: Thiết kế theo mô hình khép kín, không hỗ trợ truy cập từ xa hoặc tích hợp với các nền tảng hiện đại như ứng dụng di động hay MES. Mỗi lần mở rộng/ bổ sung tính năng đều đòi hỏi can thiệp với chi phí cao và thời gian dài. 

Thay vì trở thành “bệ phóng” cho sự phát triển, hệ thống lại trở thành “rào cản” khiến doanh nghiệp giậm chân tại chỗ.

2. Giải pháp Quản lý nhân sự từ VTI Solutions: 

Đứng trước một hệ thống nhân sự đang hoạt động như những mảnh ghép rời rạc, vận hành hoàn toàn thủ công và không thể mở rộng, đội ngũ dự án của VTI solutions xác định đây không còn là tác vụ số hóa đơn thuần, mà trở thành bài toán Chuyển đổi số toàn diện. Giải pháp tổng thể được thiết kế với ba trụ cột chính, tương ứng với ba vấn đề cốt lõi đã được xác định:

1. Xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung
2. Thiết kế quy trình quản lý tự động hóa toàn diện
3. Tăng cường tính linh hoạt cho hệ thống

2.1 Tập trung toàn bộ dữ liệu với hệ thống xây dựng trên nền tảng Odoo

Cân nhắc mối quan tâm trên, VTI Solutions bắt đầu xây dựng nền móng cho dự án bằng việc thiết kế một cơ sở quản lý dữ liệu nhân sự tập trung và đồng bộ hoàn toàn giữa các phòng ban. Mọi hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm xã hội được số hóa hoàn toàn, không còn phụ thuộc vào những file Excel, Word, PDF rải rác. Tất cả các module được kết nối liền mạch theo dòng dữ liệu xuyên suốt, tạo nên một hệ sinh thái thông tin thực sự thống nhất.

Đáng chú ý, hệ thống HRM được triển khai tập trung trên nền tảng Odoo 15, hoạt động hoàn toàn trong mạng nội bộ (LAN). Việc lựa chọn Odoo một phần vì mã nguồn mở cho phép tùy chỉnh sâu, dễ dàng tích hợp các tính năng về lương, chấm công, KPI, ăn ca, với thiết bị và hệ thống nội bộ hiện có. Tất cả dữ liệu sẽ được tập trung về một nơi quản lý duy nhất.

2.2 Tự động hóa 100%, nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự

Không chỉ đơn thuần là tích hợp toàn bộ năm dòng thiết bị nhận diện khuôn mặt để theo dõi chấm công, hệ thống mới được VTI phát triển còn có thể tự động linh hoạt xử lý tính lương dựa trên những dữ liệu nghỉ phép, OT, KPI và phụ cấp. Đồng thời, tính năng này cho phép tùy chỉnh cho từng phòng ban.

Ngoài ra, quy trình phê duyệt điện tử tự động theo sơ đồ tổ chức cũng đảm bảo các thủ tục trở nên nhanh chóng và minh bạch. Đánh giá hiệu suất trực tuyến với tiêu chí tùy chỉnh cho từng vị trí. Hay hệ thống quản lý bữa ăn thông minh cho phép nhân viên đăng ký trực tuyến và tự động dự báo lượng suất ăn, giúp căng tin chuẩn bị chính xác thay vì dựa vào phỏng đoán.

2.3 Hệ thống linh hoạt nhưng vẫn duy trì bảo mật

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp chia sẻ rằng trong quá khứ, họ đã phải vận hành với những hệ thống cứng nhắc. Ví dụ như quy trình xin nghỉ phép bằng giấy tờ, hay hỏi đáp về lương thưởng chỉ có thể thực hiện tại văn phòng, hay các ràng buộc về bảo mật tạo ra những rào cản đáng kể cho việc tích hợp và nâng cấp hệ thống.

Và một trong những module mới nhất doanh nghiệp cùng VTI Solutions đã tiến hành triển khai là ứng dụng Mobile thân thiện, cho phép nhân viên thao tác dễ dàng ngay trên điện thoại:

• Theo dõi trực tiếp lương thưởng, BHXH, BHYT, hay các khoản hiếu hỷ
• Truyền thông nội bộ: giúp đẩy thông báo chính xác đến các nhóm đối tượng mục tiêu.

Bên cạnh tính linh hoạt, khả năng triển khai on-premise trong môi trường LAN thay vì chỉ phụ thuộc vào Cloud cho phép hệ thống nâng cao khả năng tùy chỉnh mà không phải đánh đổi tính bảo mật vốn có.

2.4 Giải pháp tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu riêng cho doanh nghiệp

Trong suốt giai đoạn triển khai, VTI Solutions đã tổ chức năm buổi demo thực tế nhằm vừa kiểm thử từng module, vừa tinh chỉnh dựa trên phản hồi khách hàng. Mục tiêu là đảm bảo hệ thống không chỉ đúng về mặt kỹ thuật mà còn phù hợp với đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp.

Một vài ví dụ có thể kể đến:

3. Hiệu quả vận hành nhân sự vượt trội chỉ trong thời gian ngắn

Dựa trên phân tích ban đầu, VTI Solutions dự đoán hệ thống sẽ sớm đạt được những kết quả như doanh nghiệp kỳ vọng:

Với hệ thống HRM mới, đội ngũ HR sẽ không còn bị quá tải với thủ tục hành chính, mà tập trung hơn vào phát triển chiến lược với công cụ quản lý dữ liệu nhân sự real-time.

Đây là những tín hiệu đầu tiên sau thời gian ngắn dự án đi vào hoạt động, nhưng cũng cho thấy hệ thống không chỉ hoạt động đúng kỹ thuật, mà đang thực sự tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Giá trị mà VTI solutions mang đến

VTI Solutions tự tin với giải pháp HRM toàn diện, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự và vận hành hiệu quả; từ quản lý dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, tự động hóa quy trình chấm công, tính lương đến quản lý đánh giá hiệu suất. Quan trọng, dự án không chỉ được ứng dụng công nghệ hiện đại nhất (IoT, AI, Cloud), mà còn tùy chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. 

Qua đó, khách hàng có thể sở hữu một hệ thống quản trị tân tiến, giúp phát huy tối đa nguồn lực của doanh nghiệp và đạt được những bước tiến vượt bậc trong tương lai.

Tuy nhiên, VTI Solutions hiểu rõ, sẽ không bao giờ tồn tại một bài toán đơn lẻ. Quản lý nhân sự chỉ là một trong nhiều những thử thách doanh nghiệp sản xuất phải đổi mặt. Bên cạnh đó, có thể kể đến những vấn đề khác như: quản lý kho bãi, quản lý chất lượng sản phẩm, hay tự động hóa quy trình sản xuất. Đứng trước những bài toán trên, khả năng nhanh chóng ứng dụng những công nghệ mới (AI, IoT, Cloud,…) là yếu tố then chốt quyết định liệu công ty có thể chuyển mình bứt phá, hay là tụt lại phía sau. 

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thuận lợi bước lên hành trình Chuyển đổi số, hệ thống MESX được phát triển để mang đến giải pháp thông minh cho toàn bộ quy trình sản xuất. MESX cung cấp cái nhìn tổng thể về tiến độ theo thời gian thực, phân tích năng suất (OEE) và tích hợp ERP, SCADA, QMS liền mạch. Quan trọng, doanh nghiệp không bị ràng buộc vào một sản phẩm SaaS cố định mà được cung cấp một giải pháp tùy biến theo điều kiện sản xuất đặc thù. Liên hệ ngay VTI solutions để nhận tư vấn miễn phí!

Tìm hiểu ngay