Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO – Tiêu Chuẩn ISO

Quản lý kho hàng nói chung và quản lý tồn kho nói riêng được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi mức cao về độ chính xác và sự tỉ mỉ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, hoạt động này lại càng trở nên quan trọng hơn. Chính vì vậy, việc thiết lập một quy trình quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp là điều cần thiết để giảm thiểu rủi ro về mất mát và hư hỏng hàng hóa. Quản lý kho hàng theo ISO là một phương pháp khá phổ biến được áp dụng tại nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới bởi độ hiệu quả vượt trội mà chúng mang lại. Tuy nhiên, khái niệm về tiêu chuẩn iso vẫn còn khá mới tại Việt Nam, vì vậy mà đa phần các doanh nghiệp sản xuất trong nước chưa nắm bắt để ứng dụng chúng vào quy trình quản lý kho của mình.

Tiêu chuẩn ISO là gì? 

Tiêu chuẩn ISO là viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization). Đây là một trong những tiêu chuẩn quốc tế hướng tới việc phát triển các doanh nghiệp dài hạn và bền vững bằng các tiêu chuẩn công nghiệp và thương mại dùng để đo lường và đảm bảo chất lượng, hiệu suất và an toàn của các sản phẩm và dịch vụ.

Tiêu chuẩn ISO được xây dựng bởi các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau, đại diện cho các quốc gia thành viên của tổ chức. Mục tiêu chính của ISO là tạo ra các tiêu chuẩn đồng nhất và chung cho cả thế giới, giúp cải thiện hiệu suất sản phẩm và dịch vụ, bảo vệ người tiêu dùng, và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Vậy tại sao các doanh nghiệp sản xuất lại cần đến tiêu chuẩn ISO? Sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn ISO sẽ nhận được sự công nhận toàn cầu theo các tiêu chuẩn quốc tế, từ đó, doanh nghiệp sở hữu sự đáng tin cậy hơn so với các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành kinh doanh. Thêm vào đó, tiêu chuẩn ISO cung cấp một cơ sở đáng tin cậy cho việc đánh giá chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhờ điều này, khách hàng có thêm niềm tin vững chắc khi lựa chọn mua sắm. Điều này không chỉ thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp, mà còn mở rộng cơ hội thu hút và xây dựng quan hệ với các khách hàng tiềm năng.

Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là một chuỗi hoạt động bao gồm các bước quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên những trải nghiệm thực tiễn, kinh nghiệm của những doanh nghiệp, đơn vị quản lý kho đứng top đầu trên thị trường và được nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp biết đến.

Quy trình quản lý kho theo ISO hướng đến việc tối ưu hóa quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả cao. Điều này đảm bảo rằng quá trình quản lý hàng tồn diễn ra một cách hiệu quả, với khả năng quản lý tồn kho chi tiết, từ đó cung cấp thông tin cần thiết để định rõ lượng hàng tồn và ứng dụng vào kế hoạch sản xuất và kinh doanh. Từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu được nguồn lực tài chính khi đầu tư vào hàng tồn kho và quản lý chặt chẽ việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng.

Bên cạnh đó, quy trình quản lý kho theo ISO không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo niềm tin và sự hài lòng từ phía khách hàng. Sự chính xác trong quản lý kho giúp đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần và ngăn chặn tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí không cần thiết.

Chi tiết các bước xây dựng quy trình quản lý kho theo ISO

Kiểm soát các hoạt động nhập kho đầu vào

Bước 1: Xác nhận kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất, tình trạng thiếu hoặc hết nguyên vật liệu thường xảy ra. Vì vậy, để đảm bảo nguồn cung cấp liên tục, bộ phận kế hoạch và kế toán cần phải thu thập thông tin về tình trạng này. Thông tin này sẽ được sử dụng để chuẩn bị lệnh mua thêm nguyên vật liệu kịp thời. Quy trình này đòi hỏi sự duyệt từ bộ phận lãnh đạo và thông qua các quy trình duyệt cần thiết.

Sau khi lệnh mua được duyệt, kế hoạch nhập kho sẽ chính thức được thiết lập. Bộ phận quản trị kho bắt đầu theo dõi việc giao hàng từ nhà cung cấp, đảm bảo rằng thông tin về quá trình này được cập nhật và theo dõi một cách chính xác.

Bước 2: Kiểm tra về hàng hóa được giao thực tế

Sau khi hàng hóa đến, bộ phận quản trị kho cần thực hiện kiểm tra thực tế về tình trạng hàng hóa. Thông qua việc đối chiếu với dữ liệu trong hệ thống, họ xác định xem liệu hàng hóa có thực sự thiếu hoặc hết như đã thông báo hay không. Khi hàng hóa nhập kho, cần xác nhận, đóng dấu, và cập nhật thông tin liên quan ngay trên hệ thống. Trong trường hợp gặp khó khăn trong quá trình quản lý hàng tồn kho, việc lập biên bản để báo cáo và xử lý ngay sẽ được thực hiện.

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho

Hàng hóa chỉ được coi là nhập kho khi các chứng từ liên quan hợp lệ. Bộ phận quản trị kho kiểm tra thông tin hàng hóa nhập kho để đảm bảo rằng chúng đáp ứng yêu cầu về số lượng và thông tin đã được đặt hàng. Khi thông tin được xác nhận, quản trị kho sẽ xuất chứng từ nhập kho và gửi cho bộ phận kế toán để xác nhận.

Quản lý chi tiết hàng hóa lưu trữ, xuất hàng ra khỏi kho

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Trong bước này, bộ phận quản trị kho tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận khác trong tổ chức. Yêu cầu này có thể liên quan đến việc bán hàng, lắp ráp sản phẩm, sản xuất hoặc vận chuyển đi nơi khác. Bộ phận quản trị kho kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu bằng cách xác định xem liệu các thông tin cần thiết đã được cung cấp đầy đủ và chính xác hay không.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi xác nhận tính hợp lệ của yêu cầu xuất kho, bộ phận quản trị kho thực hiện kiểm tra lại tình trạng hàng tồn kho. Hoạt động này bao gồm việc so sánh dữ liệu thực tế về mã hàng, số lượng và tình trạng hàng tồn kho với yêu cầu xuất kho. Mục tiêu là đảm bảo rằng kho còn đủ hàng để thực hiện xuất kho mà không ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Nếu hàng tồn kho đủ để thực hiện yêu cầu xuất kho, bộ phận quản trị kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu này chứa thông tin chi tiết về việc xuất kho bao gồm mã hàng, số lượng, mục đích xuất kho, và thông tin liên quan khác. Khi lập phiếu xuất kho, bộ phận này cũng thường kèm theo hóa đơn tương ứng để bộ phận kế toán thực hiện xác nhận.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin trên hệ thống

Hàng hóa được xuất kho theo thông tin trong phiếu xuất kho. Quy trình xuất kho đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói, vận chuyển và xử lý một cách an toàn và hiệu quả. Đồng thời, bộ phận quản trị kho cập nhật thông tin về việc xuất kho ngay trên hệ thống quản lý kho. Thông tin này bao gồm số lượng hàng hóa đã xuất, ngày giờ xuất, và mục đích xuất kho. Việc cập nhật này giúp đảm bảo rằng dữ liệu kho luôn được cập nhật và chính xác, hỗ trợ quá trình theo dõi tồn kho và hoạt động kinh doanh.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý kho theo ISO 

Việc xây dựng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích và tầm quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc quản lý và vận hành hệ thống quản lý hàng tồn kho. 

Tăng hiệu quả vận hành

Xây dựng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành hàng tồn kho. Quy trình được thiết kế theo các nguyên tắc cụ thể của ISO giúp đảm bảo việc nhập kho, xuất kho, lưu trữ và kiểm kê diễn ra một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa sự sắp xếp.

Đảm bảo chất lượng và tuân thủ pháp lý

Tiêu chuẩn ISO đặt ra các yêu cầu về chất lượng và tuân thủ mà doanh nghiệp cần đáp ứng. Quy trình quản lý kho theo ISO giúp đảm bảo rằng hàng tồn kho luôn đạt chuẩn chất lượng, nguyên vẹn và an toàn. Việc tuân thủ các quy định của ISO cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và quy định liên quan đến quản lý kho.

Tăng cường khả năng đáp ứng & cạnh tranh

Quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho và dự đoán nhu cầu cung ứng. Điều này giúp tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng cho yêu cầu của khách hàng và giảm nguy cơ thiếu hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế như ISO có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường quốc tế. Việc xây dựng quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình sản xuất, tối ưu hóa nguồn lực và đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của thị trường

Tiêu Chuẩn ISO tạo lòng tin cho khách hàng

Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình quản lý kho giúp tạo niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Khách hàng biết rằng doanh nghiệp đang tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và quản lý, từ đó tạo nên hình ảnh uy tín và thương hiệu tích cực.

Giải pháp quản lý kho hàng thông minh 4.0 WMS-X của VTI Solutions

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất

WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 

Liên hệ với chúng tôi để nhận được một thay đổi toàn diện quy trình quản lý hàng kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!

5432105/5 - (1 bình chọn)