1. Tổng quan về Quản lý kho bằng Excel

1.1 Vai trò của quản lý kho bằng Excel đối với doanh nghiệp sản xuất

Quản lý kho bằng Excel là quá trình sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để kiểm soát, theo dõi và tổ chức quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Đây được xem là một trong những giải pháp linh hoạt và phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 

Quản lý kho bằng Excel đóng vai trò như một công cụ đơn giản, chi phí thấp để ghi chép, theo dõi lượng hàng tồn, nhập-xuất kho và tính toán cơ bản. Không chỉ giúp doanh nghiệp nhỏ tổ chức dữ liệu, kiểm soát dòng hàng hóa và lập báo cáo nhanh chóng, quản lý kho bằng Excel còn là giải pháp phù hợp khi quy mô kho chưa quá phức tạp. 

1.2 8 bước quản lý kho bằng Excel cơ bản

Quá trình quản lý kho bằng Excel bao gồm 8 bước cơ bản như:

1. Nhập dữ liệu cơ bản: Tạo một bảng tính để quản lý kho bằng Excel với các cột để ghi chép thông tin cơ bản về sản phẩm. Các cột này bao gồm Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, Mô tả và Số lượng tồn kho hiện tại. Trong khi đó, mỗi dòng trong bảng tính sẽ tương ứng với một sản phẩm cụ thể trong kho hàng.
2. Theo dõi giao dịch nhập/xuất: Tạo các bảng tính riêng cho hoạt động Nhập và Xuất hàng hoá ra vào kho hàng. Mỗi bảng sẽ có các cột như Ngày, Mã Sản Phẩm, Số lượng, Đơn giá và Tổng giá trị. Khi có giao dịch Nhập/Xuất mới diễn ra, doanh nghiệp cần nhập thông tin vào bảng tương ứng và tự động cập nhật số lượng tồn kho trong bảng dữ liệu cơ bản ở trên.
3. Tổng hợp thông tin: Sử dụng các công thức tính tổng để tự động cập nhật Tổng số lượng tồn kho và Tổng giá trị tồn Kho trong bảng Dữ liệu cơ bản. Công thức này có thể là tổng số lượng hàng nhập vào trừ đi tổng số lượng xuất ra và sau đó nhân với đơn giá sản phẩm.
4. Tạo Báo cáo và biểu đồ: Tạo một bảng tính “Báo cáo” để tổng hợp thông tin tồn kho theo các khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như hàng tháng hoặc hàng quý. Sử dụng biểu đồ để minh họa sự thay đổi trong tồn kho theo thời gian.
5. Kiểm kê kho: Tạo một bảng tính để ghi lại kết quả sau khi thực hiện hoạt động kiểm kê kho hàng. Khi thực hiện kiểm kê cần so sánh số lượng thực tế với số lượng trong hệ thống và ghi chép cẩn thận chi tiết bất kỳ sự chênh lệch nào.
6. Quản lý nhà cung cấp và khách hàng: Tạo bảng tính bao gồm thông tin về nhà cung cấp và các khách hàng, bao gồm Tên, Địa chỉ và Liên hệ. Bên cạnh đó cần liên kết những thông tin này với các giao dịch nhập và xuất để theo dõi nguồn gốc của sản phẩm.
7. Bảo mật dữ liệu: Bảo vệ bảng tính bằng việc quản lý quyền truy cập vào bảng tính để đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể chỉnh sửa dữ liệu. Xác định cẩn thận quyền truy cập để ngăn chặn sự thay đổi không mong muốn.
8. Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ bằng cách lưu bản sao của bảng tính hoặc sử dụng các dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu quản lý kho trong trường hợp xảy ra sự cố.

1.3 So sánh ưu và nhược điểm của cách quản lý kho bằng excel

Quản lý kho bằng Excel mang lại nhiều ưu điểm cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp duy trì sự tổ chức và kiểm soát dễ dàng trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên cách quản lý này cũng tồn tại nhiều mặt hạn chế. Hãy cùng so sánh ưu và nhược điểm thông qua bảng dưới đây:

1.3.1 Ưu điểm của cách quản lý kho bằng Excel

• Linh hoạt và dễ triển khai: Không đòi hỏi sự phức tạp của việc triển khai hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, với cách quản lý kho bằng Excel, người sử dụng có thể nhanh chóng tạo và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể mà không cần đến sự hỗ trợ chuyên gia.
• Chi phí thấp: Doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào việc mua và triển khai hệ thống quản lý kho phức tạp. Excel là một phần của bộ công cụ văn phòng thông dụng, nên việc quản lý kho bằng Excel không đòi hỏi chi phí đặc biệt.
• Dễ sử dụng và đào tạo: Excel là một ứng dụng phổ biến, nên nhiều người làm việc đã có kiến thức cơ bản hoặc thậm chí nâng cao về cách sử dụng nó, giúp giảm thời gian đào tạo và dễ sử dụng.
• Tự do tạo bảng tính theo nhu cầu cụ thể: Với Excel, người quản lý có khả năng tự do tạo bảng tính theo nhu cầu cụ thể như thêm, sửa đổi và xóa các cột, hàng, hoặc bảng mà không gặp sự hạn chế từ hệ thống quản lý cố định.

1.3.2 Hạn chế của cách quản lý kho bằng excel

• Giới hạn trong việc xử lý dữ liệu lớn: Một trong những hạn chế quan trọng của quản lý kho bằng Excel nằm ở khả năng giới hạn khi xử lý lượng dữ liệu lớn. Đặc biệt khi kho có hàng nghìn sản phẩm hoặc giao dịch phức tạp Excel sẽ dễ gặp tình trạng chậm, treo ứng dụng hoặc lỗi công thức khi khối lượng dữ liệu tăng.
• Khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thay đổi: Quản lý kho bằng Excel không hỗ trợ cơ chế tự động để theo dõi lịch sử thay đổi, điều này tạo ra một thách thức đối với việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu. Người quản lý không thể dễ dàng xác định người sửa đổi, thời điểm thay đổi, hoặc nội dung cụ thể của sự biến động. 
• Khả năng lỗi và thiếu tính nhất quán: Việc quản lý kho bằng Excel đặt ra thách thức về tính nhất quán bởi dữ liệu về các hoạt động trong kho vẫn phải được nhập và xử lý thủ công. Sự phụ thuộc vào con người có thể dẫn đến sai sót nhập liệu và khả năng xuất hiện thông tin không chính xác về tồn kho và giao dịch nhập/xuất hàng hoá. 
• Thiếu tính tự động hóa: Bảng tính Excel không cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ như các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Những chức năng quan trọng như tự động gửi cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau trở nên khó khăn và tốn nhiều công sức hơn. 
• Khó khăn trong việc mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác: Khi doanh nghiệp mở rộng và muốn tích hợp thông tin kho hàng với các hệ thống khác thì việc quản lý kho bằng Excel có thể gặp khó khăn. Việc nhập và xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể đòi hỏi nhiều công việc thủ công, từ đó tạo ra khả năng thiếu nhất quán trong quá trình duy trì và cập nhật thông tin. 
• Bảo mật và quyền truy cập hạn chế: Tính bảo mật trong Excel có thể không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu an toàn cần thiết, đặc biệt là khi có nhiều người sử dụng. Việc cấu hình quyền truy cập và kiểm soát đôi khi không đảm bảo độ chính xác và tính an toàn của dữ liệu. 

Nhìn chung, cách quản lý kho bằng Excel sẽ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ, chưa có số lượng dữ liệu lớn. Nếu các doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý để mở rộng quy mô, các phần mềm quản lý kho hàng sẽ là sự lựa chọn hợp lý hơn.

Xem thêm: “Quy trình Quản lý kho chuẩn – Hiệu quả hàng đầu 2025”

2. Tối ưu hóa bằng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp

2.1 Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý kho hàng 

Quản lý kho bằng Excel tuy tiết kiệm nhưng không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp sản xuất trong năm 2025. Các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp (WMS) đang dẫn đầu xu hướng nhờ khả năng tự động hóa, theo dõi tồn kho tức thời và tích hợp với dây chuyền sản xuất. Những giải pháp này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và dễ dàng mở rộng, giải quyết triệt để vấn đề tắc nghẽn quy trình và chi phí phát sinh mà việc quản lý kho bằng Excel không thể xử lý.

Xem thêm: “WMS Là Gì? 5 Phút hiểu rõ về Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Thông Minh 4.0”

2.2 Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro, cụ thể như:

• Tự động hóa quy trình: Các tác vụ như nhập – xuất kho, cập nhật tồn kho được thực hiện tự động, giảm lỗi thủ công. 
• Quản lý thời gian thực: Theo dõi số lượng hàng hóa mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo thông tin luôn chính xác.
• Tích hợp đa nền tảng: Kết nối với hệ thống bán hàng, kế toán hoặc thương mại điện tử giúp đồng bộ dữ liệu hiệu quả.
• Báo cáo thông minh: Tạo biểu đồ, dự báo tồn kho và phân tích xu hướng tiêu thụ chỉ với vài cú nhấp chuột, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
• Bảo mật và sao lưu: Dữ liệu được mã hóa, phân quyền truy cập và sao lưu tự động trên đám mây, giảm rủi ro mất mát so với Excel.

2.3 Hướng dẫn chuyển đổi từ excel sang phần mềm quản lý kho hàng

Chuyển đổi từ Excel sang phần mềm quản lý kho hàng là bước tiến quan trọng để tối ưu hóa quy trình. Dưới đây là các bước triển khai hiệu quả:

1. Đánh giá nhu cầu: Xác định quy mô kho, số lượng sản phẩm, và các tính năng cần thiết.
2. Xuất dữ liệu Excel: Chuyển bảng tính kho thành định dạng CSV hoặc XML để nhập vào phần mềm. Đảm bảo dữ liệu sạch, không có lỗi.
3. Chọn phần mềm phù hợp: Thử nghiệm các giải pháp như Odoo hoặc KiotViet thông qua bản dùng thử miễn phí để đánh giá tính năng.
4. Nhập dữ liệu và kiểm tra: Tải dữ liệu từ Excel lên phần mềm, đối chiếu để đảm bảo không có sai lệch.
5. Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm, tập trung vào các tính năng như quét mã vạch, tạo báo cáo, và quản lý tồn kho.
6. Triển khai và tối ưu: Bắt đầu sử dụng phần mềm, theo dõi hiệu suất và điều chỉnh quy trình nếu cần.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng với giải pháp WMS-X của VTI Solutions

WMSX là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..

Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code

Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác. Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh mới nhất 2025!

5432105/5 - (7 bình chọn)