1. Kaizen là gì?

Kaizen là một khái niệm và phương pháp quản lý chất lượng & cải tiến liên tục được xuất phát từ Nhật Bản, với ý nghĩa “cải tiến liên tục”. Đây là một thuật ngữ về kinh doanh được ghép bởi từ “kai” (改) có nghĩa là thay đổi và từ “zen” (善) có nghĩa là tốt lên.

Phương pháp Kaizen tập trung vào việc tìm kiếm và thực hiện những cải tiến nhỏ, liên tục và thường xuyên trong mọi khía cạnh của một tổ chức doanh nghiệp hoặc quy trình sản xuất. Mục tiêu chính của Kaizen là tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của tổ chức thông qua việc loại bỏ lãng phí, cải thiện quy trình làm việc và tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển bền vững.

Tại Nhật Bản – cái nôi của ngành công nghiệp sản xuất thế giới, kaizen trong sản xuất đã tồn tại được hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này đó chính là Toyota, đó chính là tiền đề để hãng xe hơi này trở thành một trong những thương hiệu oto hàng đầu thế giới dẫn đầu về doanh số & chất lượng. Ngày nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ…

2. Nguyên tắc Kaizen mang lại những lợi ích gì?

Nguyên tắc Kaizen (改善) — có nghĩa là cải tiến liên tục trong tiếng Nhật — mang lại nhiều lợi ích rất thiết thực cho cá nhân, đội nhóm và doanh nghiệp. Cụ thể:

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

• Mọi quy trình đều được cải tiến từng chút một, giúp giảm lỗi, tăng độ chính xác và ổn định chất lượng.

• Đáp ứng tốt hơn nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

Giảm chi phí và lãng phí

• Tập trung loại bỏ các công đoạn không cần thiết, giảm tồn kho, tiết kiệm nguyên vật liệu.

• Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí vận hành.

Tăng năng suất và hiệu suất làm việc

• Quy trình làm việc được chuẩn hóa, gọn nhẹ hơn, giúp nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả hơn.

• Tinh thần chủ động đóng góp cải tiến từ nhân viên giúp tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo.

Tăng cường tinh thần làm việc nhóm

• Khuyến khích mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến cải tiến.

• Xây dựng văn hóa hợp tác, tôn trọng và cùng hướng đến mục tiêu chung.

Nâng cao sự hài lòng và phát triển nhân viên

• Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có cơ hội phát triển kỹ năng.

• Tăng động lực, giảm stress, giữ chân nhân tài.

Tăng khả năng cạnh tranh dài hạn

• Doanh nghiệp thích ứng nhanh với thay đổi, liên tục nâng cấp, tạo lợi thế bền vững trên thị trường.

3. Các nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Quy trình Kaizen không chỉ đơn thuần là một phương pháp cải tiến, mà đã trở thành triết lý cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Thay vì những bước đột phá lớn, Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ nhưng đều đặn mỗi ngày, khuyến khích mọi thành viên tham gia đóng góp ý tưởng và cùng nhau nâng cao giá trị. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn xây dựng được một văn hóa làm việc tích cực, sáng tạo và gắn kết. Vậy, những nguyên tắc nào đã làm nên sức mạnh đặc biệt của Kaizen?

3.1. Tập trung vào khách hàng

Khách hàng chính là động lực chính thúc đẩy mọi hoạt động và quyết định của doanh nghiệp. Để thực hiện phương pháp Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng để tối ưu hóa sản phẩm và dịch vụ.

Việc thấu hiểu sâu hơn về khách hàng giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng hơn, đồng thời tạo dựng lòng tin với khách hàng. Bên cạnh đó, việc loại bỏ các hoạt động, quy trình thừa và không mang lại giá trị cho khách hàng giúp tập trung nguồn lực vào việc cải thiện chất lượng và hiệu suất. 

3.2. Đổi mới liên tục

Tư duy cải tiến liên tục trong mọi khía cạnh là chìa khóa để duy trì sự phát triển và sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nguyên tắc này khuyến khích mọi người không ngừng tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình làm việc. Những sự thay đổi nhỏ có thể tích lũy thành cải tiến lớn hơn theo thời gian, giúp tăng hiệu suất, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Thay đổi và cải tiến liên tục giúp cho các tổ chức doanh nghiệp tăng cường sự linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng với sự biến đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng.

3.3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Thay vì truy tìm người có lỗi để quy trách nhiệm, nguyên tắc này tập trung vào việc xác định và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của sự cố. Mọi người trong tổ chức nên cảm nhận rằng việc tìm ra lỗi sai là một cơ hội học hỏi để cải tiến chứ không phải là sự đổ lỗi. Điều này là cơ sở giúp doanh nghiệp tạo dựng một môi trường cho việc chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ sai lầm để ngăn chặn lỗi tái diễn.

3.4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Trong môi trường Kaizen, việc thúc đẩy sự giao tiếp mở và chia sẻ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các bộ phận khác nhau trong tổ chức doanh nghiệp cần phải tương tác để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, đồng thời tạo ra môi trường cho sự hợp tác và hỗ trợ. Từ đó giúp doanh nghiệp tạo ra một “văn hóa mở” tích cực trong công ty, nơi mà mọi người, mọi cá nhân đều được động viên và khuyến khích phát triển, cải tiến.

3.5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

Nguyên tắc này thể hiện tầm quan trọng của làm việc nhóm trong phương pháp Kaizen. Bằng cách kết hợp ý tưởng và kỹ năng của nhiều người, các tổ chức có thể tạo ra các giải pháp đa dạng và sáng tạo hơn cho các vấn đề khó khăn. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng được xem là cơ hội giúp tạo ra sự tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức, nâng cao tinh thần đoàn kết vì lý tưởng chung cho sự phát triển & cải tiến không ngừng của tổ chức.

3.6. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nguyên tắc này khuyến khích mọi cá nhân trong tổ chức doanh nghiệp phải có ý thức tự quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Tự giác trong việc thực hiện nhiệm vụ và tuân thủ quy trình làm việc đảm bảo rằng mọi người duy trì mức độ chất lượng cao và sự tập trung. Sự tự giác cũng liên quan đến việc không ngừng học hỏi và phát triển. Người tự giác thường tìm kiếm cách cải thiện bản thân, học hỏi từ kinh nghiệm và áp dụng kiến thức mới để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc. 

3.7. Thông tin đến mọi cá nhân trong tổ chức

Việc chia sẻ thông tin đến mọi cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều có kiến thức và hiểu biết về các thay đổi, cải tiến hoặc dự án mới. Đối với mọi dự án cải tiến, việc “Thông tin đến mọi nhân viên” đảm bảo rằng tất cả các bộ phận từ sản xuất đến quản lý cùng hiểu rõ về mục tiêu, cách thức thực hiện và tầm ảnh hưởng của dự án. Điều này tạo nền tảng cho sự hợp tác và hiểu biết chung, từ đó tăng cường khả năng thực hiện dự án thành công. Ngoài ra, nguyên tắc trên sẽ giúp tạo ra sự minh bạch trong tổ chức, từ đó khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ tất cả các cấp bậc và bộ phận. Mọi người sẽ cảm thấy rằng họ có tiếng nói và ảnh hưởng đến quyết định của tổ chức, tạo sự cam kết và hứng thú đối với việc thực hiện cải tiến và phát triển.

4. Các bước ứng dụng quy trình Kaizen cho doanh nghiệp

4.1. Bước 1: Xác định vấn đề và cơ hội cải tiến

Đây là bước khởi đầu quan trọng để định hướng cải tiến. Doanh nghiệp cần tìm ra các vấn đề tồn đọng trong quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ — những “điểm nghẽn” làm giảm hiệu quả hoặc gây lãng phí.

Việc cần làm:

• Thu thập dữ liệu thực tế về quy trình, sản phẩm, dịch vụ.

• Lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan.

• Tổ chức các buổi họp, khảo sát nội bộ để ghi nhận vấn đề.

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ (có thể sử dụng công cụ 5 Why, biểu đồ xương cá…).

Lưu ý:

• Tránh vội vàng chọn những vấn đề quá lớn hoặc mơ hồ.

• Ưu tiên các vấn đề có thể cải thiện nhanh và mang lại hiệu quả rõ rệt.

4.2. Bước 2: Lập kế hoạch cải tiến (Plan)

Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực và thời gian thực hiện.

Việc cần làm:

• Đặt mục tiêu cải tiến rõ ràng (có thể sử dụng SMART).

• Xác định các bước thực hiện chi tiết.

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban.

• Dự trù nguồn lực (nhân sự, chi phí, thời gian).

Lưu ý:

• Đảm bảo kế hoạch phù hợp với năng lực thực tế của doanh nghiệp.

• Tránh kế hoạch quá phức tạp hoặc dài hạn gây mất động lực.

4.3. Bước 3: Triển khai thực hiện

Đây là giai đoạn biến kế hoạch thành hành động thực tế. Các nhóm, bộ phận sẽ thực hiện các biện pháp cải tiến đã đề ra.

Việc cần làm:

• Tiến hành đào tạo, hướng dẫn nhân viên về phương pháp mới.

• Áp dụng thay đổi vào quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Ghi nhận lại các kết quả, vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Lưu ý:

• Duy trì tinh thần khích lệ, hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn.

• Theo dõi sát để phát hiện và xử lý sai lệch ngay từ đầu.

4.4. Bước 4: Đánh giá và kiểm tra kết quả

Đánh giá xem các cải tiến có mang lại kết quả như kỳ vọng không. Giai đoạn này giúp đo lường tính hiệu quả và phát hiện điểm cần điều chỉnh.

Việc cần làm:

• So sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu.

• Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng.

• Đánh giá định lượng (năng suất, chất lượng, chi phí) và định tính (sự hài lòng, tinh thần làm việc).

Lưu ý:

• Tránh đánh giá cảm tính, cần dựa trên dữ liệu cụ thể.

• Không vội vàng kết luận khi chưa có đủ thời gian và dữ liệu theo dõi.

4.5. Bước 5: Chuẩn hóa và tiếp tục cải tiến

Nếu giải pháp hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thành quy trình chính thức và tiếp tục tìm kiếm cơ hội cải tiến mới.

Việc cần làm:

• Ban hành quy trình mới, tài liệu hóa hướng dẫn.

• Đào tạo lại toàn bộ nhân viên theo quy trình chuẩn hóa.

• Đặt mục tiêu mới cho chu kỳ Kaizen tiếp theo.

Lưu ý:

• Cải tiến là quá trình liên tục, không dừng lại ở một dự án.

• Duy trì văn hóa cải tiến để mọi người luôn sẵn sàng đóng góp.

4.6. Bước 6: Lặp lại quy trình Kaizen đã chuẩn hóa

Bước cuối cùng của quá trình thực hiện Kaizen đề cập tới việc thực hiện lại toàn bộ chu trình từ đầu, nhằm tiếp tục tối ưu hóa và cải thiện liên tục hoạt động của doanh nghiệp. Ý nghĩa của bước này là duy trì tinh thần Kaizen trong tổ chức và tạo ra môi trường thúc đẩy sự thay đổi và cải tiến liên tục. Việc lặp lại chu trình Kaizen chuẩn hóa giúp đảm bảo rằng quy trình cải tiến không bị trở nên cứng nhắc mà vẫn duy trì tính linh hoạt. Mỗi vòng lặp mới đều tập trung vào một khía cạnh cụ thể mà doanh nghiệp muốn cải thiện, và cung cấp cơ hội cho nhân viên tham gia để đóng góp ý tưởng và giải pháp mới.

Quá trình này tạo ra một vòng tuần hoàn liên tục của cải tiến và tối ưu hóa, giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và thích nghi với các biến đổi trong môi trường kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì tinh thần của toàn bộ tổ chức trong việc thúc đẩy sự cải tiến và không ngừng nâng cao. 

5. Ví dụ thực tế về áp dụng Kaizen trong sản xuất

5.1. Toyota — Câu chuyện kinh điển của Kaizen

Toyota là doanh nghiệp tiên phong áp dụng Kaizen và trở thành hình mẫu toàn cầu. Hãng xe này khuyến khích mọi nhân viên, từ quản lý cấp cao đến công nhân sản xuất, đều có thể đề xuất cải tiến dù nhỏ nhất.
Ví dụ:

• Trong dây chuyền lắp ráp, mỗi công nhân có thể kéo dây andon để dừng chuyền khi phát hiện lỗi, giúp xử lý ngay thay vì chờ đến cuối.

• Các sáng kiến nhỏ như điều chỉnh vị trí dụng cụ, thay đổi cách đặt linh kiện giúp giảm vài giây thao tác, nhưng khi nhân lên hàng nghìn lần mỗi ngày đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.

5.2. Một công ty sản xuất nước giải khát

Một doanh nghiệp sản xuất nước giải khát tại Việt Nam nhận thấy khu vực đóng gói thường xuyên bị tắc nghẽn vì nhân viên phải đi lấy thùng carton ở xa.
Nhờ áp dụng Kaizen, công ty đã:

• Bố trí lại vị trí đặt thùng carton gần khu vực đóng gói.

• Thiết kế thêm giá đỡ di động giúp lấy thùng nhanh hơn.

• Đào tạo nhân viên tự quan sát, đề xuất điều chỉnh thêm.

Kết quả:

• Giảm được 20% thời gian đóng gói mỗi ca.

• Giảm mệt mỏi cho công nhân, tăng sự hài lòng và tinh thần làm việc.

5.3. Bệnh viện – Cải tiến quy trình khám bệnh

Một bệnh viện lớn tại Nhật Bản áp dụng Kaizen để rút ngắn thời gian chờ khám bệnh:

• Nhân viên quan sát luồng bệnh nhân, phát hiện các điểm tắc nghẽn như khâu đăng ký, lấy số, chờ gọi tên.

• Đề xuất thêm nhân viên hỗ trợ tại quầy đăng ký giờ cao điểm.

• Đặt bảng chỉ dẫn chi tiết và bố trí thêm ghế ngồi hợp lý.

Kết quả:

• Thời gian chờ trung bình giảm từ 90 phút xuống còn 45 phút.

• Tăng sự hài lòng của bệnh nhân, giảm áp lực cho nhân viên.

6. Ứng dụng quy trình Kaizen và bước tiến lên sản xuất thông minh với MES-X

Triết lý Kaizen khuyến khích doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa quy trình sản xuất, loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng và tăng năng suất. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, quy mô sản xuất mở rộng và thị trường đòi hỏi tốc độ cùng mức độ chính xác cao hơn, việc quản lý thủ công hay cải tiến nhỏ lẻ sẽ dần trở nên hạn chế.

Đây chính là lúc giải pháp quản lý sản xuất thông minh toàn diện MES-X của VTI Solutions phát huy sức mạnh.

MES-X không chỉ đơn thuần giúp kiểm soát và theo dõi sản xuất, mà còn tích hợp toàn diện các yếu tố quản lý, từ kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, theo dõi thiết bị, nhân sự cho đến quản lý vật tư.

• Tự động hóa giám sát quy trình: Cho phép theo dõi mọi công đoạn sản xuất theo thời gian thực, phát hiện nhanh điểm nghẽn để cải tiến kịp thời.

• Dữ liệu minh bạch & tức thì: Các báo cáo, chỉ số được cập nhật liên tục, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác thay vì cảm tính.

• Giảm thiểu lãng phí tối đa: Kiểm soát nguyên vật liệu, năng suất máy móc và nhân công, từ đó giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất.

• Tăng khả năng đáp ứng khách hàng: Đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng đồng đều, giao hàng đúng hạn và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Nếu Kaizen mang lại những bước cải tiến liên tục từ bên trong, thì MES-X giúp doanh nghiệp “nhìn thấy” toàn bộ bức tranh sản xuất, tự động hóa các khâu kiểm soát, và sẵn sàng mở rộng quy mô. Sự kết hợp giữa triết lý Kaizen và giải pháp MES-X chính là nền tảng cho doanh nghiệp hướng đến sản xuất tinh gọn (Lean), thông minh và cạnh tranh toàn cầu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp để hiện thực hóa Kaizen ở quy mô lớn, tăng tốc chuyển đổi số sản xuất và dẫn đầu thị trường, MES-X của VTI Solutions chính là lựa chọn tối ưu.

Nhận tư vấn miễn phí

5432105/5 - (2 bình chọn)