1. Khái niệm và vai trò của quản lý số lượng hàng hóa

Quản lý số lượng hàng hóa là quá trình theo dõi, kiểm soát và điều phối lượng hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo số lượng tồn kho luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Việc này bao gồm các hoạt động như nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và báo cáo tồn kho.

Trong chuỗi cung ứng và kinh doanh, quản lý tồn kho giữ vai trò cực kỳ quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng ổn định, tránh tình trạng hết hàng gây gián đoạn bán hàng hoặc tồn kho quá nhiều làm tăng chi phí lưu kho. Quản lý tốt số lượng hàng hóa còn giúp tối ưu dòng tiền, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Ngược lại, nếu không vận dụng tối cách quản lý tốt số lượng hàng hóa, doanh nghiệp thường gặp phải các vấn đề như thất thoát hàng hóa, sai lệch số liệu tồn kho, khó khăn trong việc dự báo nhu cầu và lập kế hoạch nhập hàng. Những vấn đề này có thể dẫn đến mất khách hàng, tăng chi phí và giảm lợi nhuận.

2. 4 cách quản lý số lượng hàng hóa phổ biến

Việc áp dụng các cách quản lý số lượng hàng hóa là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả, giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí. Tùy theo quy mô và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý hàng hóa khác nhau. Dưới đây là những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

2.1 Phương pháp quản lý thủ công: sử dụng sổ sách và Excel

Phương pháp truyền thống này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu kinh doanh. Người quản lý ghi chép thủ công số lượng hàng hóa nhập – xuất và tồn kho vào sổ sách hoặc bảng tính Excel.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ thực hiện
• Chi phí thấp, không cần đầu tư phần mềm

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót do nhập liệu thủ công
• Mất nhiều thời gian khi số lượng hàng hóa lớn
• Khó kiểm soát chính xác và cập nhật kịp thời

2.2 Phương pháp quản lý kho bằng mã vạch

Sử dụng mã vạch giúp tự động hóa việc cập nhật số lượng hàng hóa khi nhập – xuất kho, giảm thiểu thất thoát và sai sót.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi tự động nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực
• Kết nối với thiết bị quét mã vạch, QR code hoặc RFID để cập nhật chính xác số lượng
• Báo cáo chi tiết giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Lợi ích:

• Giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công
• Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý
• Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu tồn kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh

2.3 Phương pháp sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa chuyên dụng

Đây là giải pháp hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tự động hóa quy trình quản lý kho.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi tự động nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực
• Kết nối với thiết bị quét mã vạch, QR code hoặc RFID
• Báo cáo chi tiết hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng

Lợi ích:

• Giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công
• Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý
• Hỗ trợ tối ưu tồn kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý kho hàng một cách thông minh, giúp tối ưu quy trình nhập – xuất, kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho và tiết kiệm thời gian, thì hệ thống quản lý kho thông minh – WMSX của VTI Solutions chính là sự lựa chọn lý tưởng cho bạn. 

Với công nghệ tự động hóa hiện đại, tích hợp QR code và báo cáo theo thời gian thực, WMSX giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa không gian lưu kho. Đặc biệt, giải pháp đã được nhiều công ty sản xuất lớn tin tưởng nhờ tính năng tùy chỉnh linh hoạt và dễ dàng kết nối với các hệ thống quản lý hiện có.

Đừng để việc quản lý hàng hóa trở thành trở ngại với doanh nghiệp của bạn! Hãy liên hệ ngay với VTI Solutions để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm bản demo của giải pháp WMSX – bước tiến mới giúp bạn quản lý kho hàng một cách thông minh và hiệu quả.

Nhận tư vấn miễn phí

2.4 Phương pháp quản lý bằng các mô hình

Đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh quy mô lớn, việc áp dụng các mô hình quản lý tồn kho giúp tối ưu chi phí và lượng hàng tồn.

• EOQ (Economic Order Quantity):
  Xác định số lượng đặt hàng tối ưu để giảm chi phí đặt hàng và lưu kho, phù hợp với nhu cầu ổn định.
• POQ (Periodic Order Quantity):
  Đặt hàng theo chu kỳ cố định, giúp duy trì tồn kho ổn định và giảm chi phí đặt hàng.
• PDM (Periodic Demand Model):
  Quản lý tồn kho dựa trên nhu cầu định kỳ, phù hợp với hàng hóa có nhu cầu biến động theo mùa hoặc chu kỳ.
• ABC (Phân loại hàng tồn kho theo giá trị):
  Phân loại hàng hóa thành nhóm A, B, C theo giá trị và tầm quan trọng để tập trung quản lý hiệu quả.

Mỗi mô hình có ưu nhược điểm riêng, doanh nghiệp cần lựa chọn phù hợp với đặc thù kinh doanh và dòng tiền.

3. Hướng dẫn chi tiết cách quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả

Quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác mà còn giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là 5 bước cơ bản bạn có thể áp dụng ngay để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm soát và theo dõi hàng hóa

Trước tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết về việc kiểm soát số lượng hàng hóa. Kế hoạch này bao gồm việc xác định các chỉ tiêu cần theo dõi như số lượng nhập – xuất, tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, và tần suất kiểm kê. Việc lập kế hoạch giúp bạn có cái nhìn tổng thể, chủ động trong việc quản lý và dự báo nhu cầu hàng hóa.

Bước 2: Thiết lập quy trình nhập – xuất hàng hóa rõ ràng

Một quy trình nhập – xuất hàng hóa chuẩn mực và minh bạch là nền tảng để kiểm soát số lượng chính xác. Quy trình này cần quy định rõ ràng các bước từ tiếp nhận hàng, kiểm tra chất lượng, ghi nhận số lượng, đến xuất kho và giao hàng. Việc này giúp tránh nhầm lẫn, thất thoát và đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn được cập nhật kịp thời.

Bước 3: Sử dụng công cụ hỗ trợ để theo dõi số lượng

Để quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả, việc ứng dụng công cụ hỗ trợ là rất cần thiết. Tùy vào quy mô doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng từ các bảng tính Excel đơn giản đến phần mềm quản lý hàng hóa chuyên dụng. Các công cụ này giúp tự động hóa việc ghi nhận, theo dõi số lượng hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.

Bước 4: Kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch tồn kho

Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách. Khi phát hiện chênh lệch, cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và xử lý, đồng thời điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo tính chính xác. Việc kiểm kê thường xuyên cũng giúp nâng cao ý thức của nhân viên trong việc bảo quản và quản lý hàng hóa.

Bước 5: Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý hàng hóa

Cuối cùng, việc đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên là yếu tố then chốt để quy trình quản lý hàng hóa được thực hiện hiệu quả. Nhân viên cần hiểu rõ quy trình, biết cách sử dụng công cụ hỗ trợ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhập – xuất – kiểm kê. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý kho.

4. FAQ và những lưu ý quan trọng khi quản lý số lượng hàng hóa

1. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu quản lý hàng hóa bằng cách nào?

Nếu bạn đang vận hành doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, phương pháp quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel là lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên, để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, bạn nên kết hợp với mã vạch hoặc phần mềm đơn giản như KiotViet, Sapo, hoặc Google Sheets nâng cao.

2. Làm thế nào để xác định khi nào cần đặt hàng lại?

Hãy áp dụng công thức 

Điểm đặt hàng lại (ROP):

ROP = (Nhu cầu tiêu thụ trung bình hàng ngày × Thời gian giao hàng) + Tồn kho an toàn

Cách tính này giúp bạn luôn duy trì lượng hàng vừa đủ, không bị hết hàng đột ngột.

3. Nên kiểm kê kho theo chu kỳ như thế nào là hợp lý?

Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh:

• Bán lẻ hoặc kho nhỏ: Kiểm kê mỗi tháng.
  Kho lớn hoặc hàng giá trị cao: Áp dụng kiểm kê liên tục theo từng khu vực.
• Nên kết hợp kiểm kê thực tế với số liệu phần mềm để phát hiện sai lệch sớm.

4. Phần mềm quản lý kho có thực sự cần thiết?

Có. Phần mềm giúp:

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
• Tự động cập nhật số lượng khi nhập – xuất.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích tồn kho chính xác.
  Nếu bạn đang tìm giải pháp phù hợp, phần mềm WMSX của VTI Solutions là lựa chọn tối ưu với khả năng tùy biến, tích hợp QR code và báo cáo thông minh.

5. Nên chọn cách quản lý số lượng hàng hóa nào giữa mã vạch và phần mềm chuyên dụng?

• Mã vạch phù hợp với doanh nghiệp đang chuyển đổi từ quản lý thủ công sang bán tự động.
• Phần mềm chuyên dụng phù hợp nếu bạn cần quản lý đồng thời nhiều kho, nhiều loại hàng và muốn có báo cáo tức thời.

6. Kết luận

Việc áp dụng các cách quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác, giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Qua các phương pháp quản lý thủ công, mã vạch, phần mềm chuyên dụng đến các mô hình quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của mình.

Việc quản lý hàng hóa không chỉ giúp duy trì nguồn hàng ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đặc biệt, áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống WMS của VTI Solutions sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tối ưu hóa hiệu quả vận hành kho hàng.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu và demo sản phẩm WMSX- hệ thống quản lý kho thông minh của VTI Solutions để nâng tầm quản lý kho, góp phần thúc đẩy sự thành công và phát triển bền vững cho doanh nghiệp bạn.

Liên hệ ngay

5432100/5 - (0 bình chọn)