1.Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là công cụ quản lý kho thiết yếu, thường được lập vào cuối mỗi ngày, nhằm theo dõi đầy đủ các giao dịch liên quan đến hàng hóa như:

• Tồn kho đầu ngày: số lượng hàng sẵn có đầu buổi
• Lượng hàng nhập trong ngày
• Lượng hàng xuất trong ngày
• Tồn kho cuối ngày: = Tồn đầu ngày + Nhập – Xuất

Thông qua sổ theo dõi hàng tồn kho này, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ tình trạng kho hàng, nắm rõ biến động trong ngày và phát hiện kịp thời sai lệch hoặc thiếu hụt.

Vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp

1.1 Kiểm soát tồn kho, hạn chế thất thoát

Báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày cung cấp sự minh bạch về lượng tồn thực tế so với sổ nhập kho xuất kho, giúp phát hiện nhanh sai sót như nhầm lẫn, ghi chép thiếu hoặc gian lận, từ đó giảm rủi ro thất thoát hàng hóa.

1.2 Hỗ trợ dự báo nhập hàng và tối ưu tồn kho

Dữ liệu hàng ngày giúp xác định mức tồn tối ưu, hỗ trợ quyết định nhập hàng hợp lý để tránh tồn dư chậm tiêu hoặc thiếu hụt nguồn hàng.

1.3 Nâng cao hiệu quả vận hành và dòng tiền

Kiểm soát tồn kho bằng bảng xuất nhập tồn hàng ngày giúp doanh nghiệp quản lý vốn lưu động hiệu quả hơn, giảm chi phí lưu kho và tối ưu dòng tiền.

1.4 Cơ sở lập báo cáo kế toán và tài chính

Các thông tin trong báo cáo xuất nhập tồn là dữ liệu đầu vào quan trọng để tính giá vốn hàng bán (COGS), phân tích lợi nhuận và lập báo cáo tài chính chính xác.

1.5 Phản ứng nhanh với thay đổi trong hoạt động kinh doanh

Với dữ liệu theo dõi hàng ngày, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các biến động bất thường trong lưu chuyển hàng hóa (như tồn tăng đột biến hoặc thiếu hụt), từ đó điều chỉnh kịp thời kế hoạch sản xuất, phân phối.

1.6 Là bước nền tảng cho chuyển đổi số và áp dụng công nghệ

Các báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày là tiền đề để doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMS), mã vạch, RFID hoặc giải pháp AI nhằm tự động hóa, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực và nâng cao độ chính xác.

Xem thêm bài viết: Tổng hợp các phần mềm quản lý xuất - nhập kho tốt nhất hiện nay

2. Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

2.1 Cấu trúc của bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Một bảng xuất nhập tồn hàng ngày thường bao gồm các thành phần sau:

• Sổ kho: Số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng tồn đầu ngày, số lượng nhập – xuất trong ngày, số lượng tồn cuối ngày.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Mã hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn đầu ngày, tồn cuối ngày.
• Sổ kho để in: Ngày, số chứng từ, diễn giải, số lượng nhập – xuất – tồn, giá trị tiền tệ.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Số chứng từ, tài khoản đối ứng, số lượng nhập -xuất – tồn, đơn giá, thành tiền, diễn giải chi tiết.

Ngoài ra, để lập bảng chính xác, kế toán cần chuẩn bị 4 thông tin cơ bản:

• Kiểm kê đầu ngày: Số liệu hàng tồn kho thực tế từ ngày trước.
• Hàng nhập trong ngày: Toàn bộ số lượng hàng hóa được nhập kho.
• Hàng xuất trong ngày: Tổng số lượng hàng đã xuất ra khỏi kho.
• Tồn cuối ngày: = Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày – Xuất trong ngày.

2.2 Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

Dưới đây là mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày dưới dạng file Excel. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hàng hóa, thành phẩm và nhu cầu quản lý, bảng tính Excel để quản lý xuất nhập tồn kho có thể được điều chỉnh và mở rộng với nhiều trường thông tin hơn.

Nhận biểu mẫu

3. Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giản

3.1 Tạo sheet thông tin doanh nghiệp

• Ghi thông tin về doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Đặt các tên vùng (Name box) cho các ngày, ví dụ: “ngay1” cho ngày bắt đầu, “ngay2” cho ngày kết thúc.
• Thêm ghi chú công thức phục vụ cho công việc tính toán sau này.

3.2 Tạo sheet nhập xuất và lập công thức

• Cập nhật chi tiết các giao dịch nhập, xuất hàng hóa vào sheet này.
• Dùng hàm nối chuỗi (&) để kết hợp thông tin công ty như tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Tạo tên vùng cho các cột như số phiếu (SOPHIEU), số lượng nhập (SLN), số lượng xuất (SLX), thành tiền nhập (TTN), thành tiền xuất (TTX)… để dễ thao tác với công thức.

3.3 Tạo sheet danh mục người sử dụng

• Tạo danh sách khách hàng, mã khách hàng với tên vùng MKH.
• Sử dụng Data Validation để tạo danh sách chọn mã khách hàng khi nhập liệu.
• Dùng hàm VLOOKUP để lấy thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế tự động theo mã khách hàng.

3.4 Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn

• Tổng hợp vật tư nhập, xuất trong ngày, kỳ kế toán.
• Mỗi mã vật tư mới đều tạo tại sheet này, đồng thời là bảng danh mục vật tư.
• Sử dụng hàm VLOOKUP để tự động hiển thị tên vật tư, đơn vị tính khi chọn mã vật tư.

3.5 Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

• Số lượng nhập và thành tiền nhập nhập thủ công, không có công thức.
• Đơn giá nhập = Thành tiền nhập / Số lượng nhập.
• Số lượng xuất nhập thủ công, thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá.
• Đơn giá xuất dùng hàm VLOOKUP dò tìm ở bảng tổng hợp.
• Tạo cột kiểm tra tồn kho để tránh xuất âm kho, dùng hàm VLOOKUP để dò tìm tồn kho thực tế.

Mặc dù file Excel nhập – xuất – tồn đơn giản và dễ triển khai, nhưng khi số lượng hàng hóa tăng lên, quy trình phức tạp hơn, việc quản lý bằng Excel sẽ dễ phát sinh sai sót, mất nhiều thời gian cập nhật và khó kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực. 

Giải pháp hiệu quả hơn cho doanh nghiệp chính là ứng dụng phần mềm quản lý kho. Với hệ thống quản lý kho thông minh WMSX của VTI Solutions, toàn bộ quy trình nhập – xuất – tồn được số hóa, đồng bộ dữ liệu tức thì, giúp tối ưu vận hành kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

4. Kết luận 

Việc quản lý nhập xuất tồn bằng Excel đem lại sự đơn giản và linh hoạt trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, Excel bộc lộ nhiều hạn chế khi số lượng hàng hóa tăng lên, dữ liệu phức tạp và cần kết nối nhiều bộ phận. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp trở thành lựa chọn tất yếu để nâng cao hiệu quả quản trị.

Trong bối cảnh đó, việc chuyển sang hệ thống quản lý kho hiện đại (WMS) là giải pháp chiến lược để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành. Hệ thống quản lý kho thông minh WMSX  của VTI Solutions giúp doanh nghiệp:

• Quản lý kho theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn, tối ưu hiệu suất vận hành.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Đừng để hạn chế của Excel kìm hãm sự phát triển. Liên hệ ngày với chúng tôi để trải nghiệm giải pháp quản lý kho thông minh, chuẩn hóa và tối ưu toàn diện.