Hàng tồn kho là gì? Vai trò, phân loại và quy trình quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Hàng tồn kho 

1.1 Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (Inventory) là tài sản của doanh nghiệp bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, và hàng hóa được giữ trong kho để bán hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. 

Chúng đóng vai trò kết nối giữa sản xuất và bán hàng, là một phần của tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp và cần được quản lý hiệu quả để tối ưu chi phí và lợi nhuận.

1.2 Vai trò quan trọng của hàng tồn kho

• Đảm bảo cung ứng liên tục: Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì nguyên liệu, vật tư và sản phẩm luôn sẵn sàng, tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất và bán hàng, từ đó không làm mất cơ hội kinh doanh và giữ uy tín với khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm chi phí lưu kho, bảo hiểm, quản lý, và giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát, tồn đọng hàng hóa. Qua đó giúp tối ưu vốn lưu động, tăng hiệu quả sử dụng vốn và cải thiện lợi nhuận.
• Đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng: Hàng tồn kho đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng sức cạnh tranh.
• Ứng phó với biến động thị trường: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để dự phòng rủi ro trong cung ứng nguyên liệu và biến động giá cả, giúp chủ động trong sản xuất và kinh doanh.
• Tăng hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng: Quản lý hàng tồn kho giúp cân đối lượng hàng giữa các khâu mua, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, góp phần nâng cao hiệu quả toàn chuỗi cung ứng.

2. Hàng tồn kho có những loại nào?

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02), hàng tồn kho bao gồm các loại sau: 

• Hàng hóa mua về để bán: Sản phẩm mà doanh nghiệp mua về để bán lại cho khách hàng. 
• Sản phẩm dở dang: Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc đã hoàn thành một phần nhưng chưa sẵn sàng để bán. 
• Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thành, sẵn sàng để bán và xuất kho. 
• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Các nguyên vật liệu, công cụ dùng cho quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. 
• Chi phí dịch vụ dở dang: Các chi phí đã thực hiện trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng chưa hoàn thành. 

Ví dụ: 

Một nhà máy sản xuất ô tô có thể có các loại tồn kho sau:

• Nguyên vật liệu thô: Thép tấm, nhựa, cao su, kính… Các bộ phận này được nhà máy mua về và chưa trải qua bất kỳ công đoạn chế biến nào.
• Bán thành phẩm: Động cơ đã được lắp ráp một phần, khung xe đã được hàn, hoặc thân xe đã được sơn. Đây là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất dở dang, chưa hoàn thiện.
• Thành phẩm: Những chiếc xe ô tô đã hoàn thiện, sẵn sàng để vận chuyển đến các đại lý và bán cho khách hàng.
• Vật tư phụ tùng: Bu lông, ốc vít, dây điện, hoặc lốp xe được dự trữ để sử dụng trong quá trình lắp ráp hoặc bảo trì.

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho 

Lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng, giá trị hàng hóa, phát hiện thất thoát và tối ưu vận hành. Dưới đây là 4 phương pháp phổ biến:

3.1. Kiểm kê định kỳ

Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ kho theo lịch (tháng, quý, năm).

• Ưu điểm: Hệ thống, dễ áp dụng, phù hợp với kho lớn.
• Nhược điểm: Không cập nhật liên tục, khó phát hiện sai sót kịp thời.

3.2. Kiểm kê thường xuyên (liên tục)

Ghi nhận tồn kho ngay khi có nhập – xuất, thường kết hợp phần mềm hoặc ERP.

• Ưu điểm: Số liệu chính xác theo thời gian thực, dễ phát hiện sai lệch.
• Nhược điểm: Chi phí cao, yêu cầu hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

3.3. Kiểm kê ngẫu nhiên

Chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng/khu vực để kiểm tra không báo trước.

• Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, hạn chế gian lận.
• Nhược điểm: Kết quả phụ thuộc mẫu chọn, cần kết hợp phương pháp khác.

3.4. Kiểm kê bằng công nghệ (Mã vạch, RFID, phần mềm)

Ứng dụng mã vạch, QR code, RFID và phần mềm quản lý kho để tự động hóa kiểm kê.

• Ưu điểm: Chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực.
• Nhược điểm: Tốn chi phí đầu tư và đào tạo ban đầu.

4. Quy trình 5 bước quản lý hàng tồn kho hiệu quả  

Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu không gian lưu trữ, kiểm soát tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát và nâng cao năng suất vận hành. Quy trình cơ bản thường gồm 5 bước:

Bước 1: Quy trình nhập kho

• Nhận hàng: Đối chiếu đơn hàng, hóa đơn và số lượng thực tế.
• Kiểm tra chất lượng (iQC): Xem xét hình thức, tính nguyên vẹn, chức năng sản phẩm.
• Ghi nhận nhập kho: Hoàn tất chứng từ và cập nhật vào hệ thống.

Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

• Phân loại: Theo chủng loại, kích thước, tính chất.
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Sắp xếp theo tiêu chuẩn FIFO/FEFO hoặc phân loại ABC.
• Đánh số & dán nhãn: Mã hóa vị trí, gắn nhãn rõ ràng để dễ truy xuất và kiểm kê.

Bước 3: Quy trình xuất kho

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Kiểm tra tính hợp lệ từ bộ phận liên quan.
• Kiểm tra số lượng tồn: Đối chiếu dữ liệu kho trước khi xuất.
• Chuẩn bị đơn hàng: Đóng gói, lập phiếu xuất, hóa đơn, phiếu giao hàng.
• Xuất kho: Lấy hàng, bàn giao đúng số lượng và tiến độ.

Bước 4: Kiểm kê kho định kỳ

• Lập kế hoạch kiểm kê: Theo tháng, quý hoặc năm.
• Đối chiếu số liệu: So sánh thực tế và dữ liệu hệ thống.
• Kiểm tra chất lượng hàng: Bao bì, hạn sử dụng, hư hỏng.
• Xử lý sai lệch: Ghi nhận nguyên nhân, đề xuất cải tiến quy trình.

Bước 5: Xử lý hàng hoàn trả và hàng lỗi

• Tiếp nhận & phân loại: Xác định lý do trả hàng, tình trạng hàng.
• Cập nhật tồn kho: Điều chỉnh số liệu trong hệ thống.
• Ra quyết định: Tái phân phối, thanh lý, tái chế hoặc hủy bỏ.

5. Thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng nó cũng đi kèm với nhiều thách thức. Việc cân bằng giữa duy trì đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tránh tồn kho quá mức là một bài toán khó. Dưới đây là những thách thức chính trong quản lý hàng tồn kho.

5.1 Dự báo nhu cầu không chính xác

Một trong những thách thức lớn nhất là dự báo nhu cầu không chính xác. Nếu dự báo cao hơn nhu cầu thực tế, doanh nghiệp sẽ bị thừa hàng tồn kho, dẫn đến chi phí lưu trữ tăng và nguy cơ lỗi thời và ngược lại. 

• Sự biến động của thị trường: Nhu cầu khách hàng có thể thay đổi đột ngột do xu hướng, yếu tố mùa vụ hoặc các sự kiện bất ngờ (ví dụ: đại dịch).
• Dữ liệu lịch sử không đầy đủ: Doanh nghiệp mới hoặc các sản phẩm mới có thể không có đủ dữ liệu để đưa ra dự báo chính xác.

5.2 Chi phí cao

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi phải cân nhắc và tối ưu hóa nhiều loại chi phí.

• Chi phí lưu trữ: Bao gồm tiền thuê kho bãi, bảo hiểm, chi phí năng lượng và nhân công. Kho càng lớn, chi phí càng cao.
• Chi phí vốn: Tiền đầu tư vào hàng tồn kho là tiền bị “đóng băng” thay vì được sử dụng cho các hoạt động khác.
• Chi phí lỗi thời và hư hỏng: Hàng tồn kho có thể bị hỏng, hết hạn hoặc lỗi thời, đặc biệt với các sản phẩm công nghệ hoặc thực phẩm.

5.3 Quản lý chuỗi cung ứng phức tạp

Một chuỗi cung ứng phức tạp với nhiều nhà cung cấp và đối tác vận chuyển có thể tạo ra những thách thức lớn trong việc quản lý hàng tồn kho.

• Thời gian vận chuyển dài: Thời gian vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho hàng có thể rất lâu, khiến việc dự báo trở nên khó khăn hơn.
• Thiếu sự phối hợp: Thiếu thông tin hoặc sự phối hợp kém giữa các bộ phận (như bán hàng, tiếp thị và sản xuất) có thể dẫn đến việc đặt hàng không chính xác.

5.4 Công nghệ và dữ liệu

Việc thiếu các công cụ và công nghệ phù hợp có thể cản trở việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

• Hệ thống quản lý lỗi thời: Sử dụng sổ sách thủ công hoặc bảng tính Excel có thể dẫn đến sai sót và không theo dõi được hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Thiếu dữ liệu chính xác: Dữ liệu về hàng tồn kho không chính xác hoặc không được cập nhật kịp thời sẽ làm giảm hiệu quả của các quyết định.
• Phức tạp trong việc sử dụng phần mềm: Một số phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể phức tạp và đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo kỹ lưỡng.

Để giải quyết những thách thức này, các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại, cải thiện quy trình dự báo và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.

Xuất phát từ chính nhu cầu của doanh nghiệp thực tế, VTI Solutions cho ra mắt giải pháp hệ thống quản lý nhà kho thông minh WMSX giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề quản lý, vận hàng kho hàng từ dự báo, kiểm soát chi phí, tối ưu chuỗi cung ứng, cho đến tự động hóa và số hóa dữ liệu.

Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

Không còn cảnh “sổ sách một đằng – thực tế một nẻo”. WMSX giúp bạn nắm chắc số liệu từng sản phẩm, từng lô hàng chỉ với một cú click.

Quét mã – Quản lý tức thì

Tích hợp QR code, Barcode, RFID giúp kiểm kê nhanh gấp nhiều lần, loại bỏ tới 90% sai sót thủ công.

Quản lý vòng đời hàng hóa thông minh

Theo dõi hạn sử dụng, quản lý lô/seri, áp dụng FIFO/FEFO để ngăn ngừa tồn kho hư hỏng, lỗi thời.

Tối ưu không gian – Tăng tốc vận hành

Sơ đồ kho trực quan, sắp xếp khoa học giúp giảm chi phí lưu kho và rút ngắn đến 40% thời gian tìm kiếm hàng hóa.

Báo cáo & dự báo chính xác

Bảng điều khiển thông minh cảnh báo tồn kho, phân tích xu hướng nhập – xuất, hỗ trợ bạn đưa ra quyết định nhanh và chuẩn.

6. Kết luận 

Hàng tồn kho không chỉ là tài sản ngắn hạn, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp cân bằng giữa sản xuất – phân phối – tiêu thụ. Một chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo dòng cung ứng liên tục, tránh gián đoạn sản xuất và bán hàng.
• Giảm thiểu chi phí lưu trữ, thất thoát, hư hỏng.
• Tối ưu vốn lưu động và nâng cao lợi nhuận.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn với việc kiểm kê thủ công, dữ liệu sai lệch hoặc không kịp thời. 

Với WMSX từ VTI Solutions, doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, quản lý vòng đời hàng hóa, tối ưu không gian lưu trữ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Điều này không chỉ giải quyết các thách thức tồn kho hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ ngay

5432100/5 - (0 bình chọn)