Quản lý nhân sự trong môi trường sản xuất quy mô lớn luôn là bài toán nhiều thách thức: ca kíp phức tạp, dữ liệu phân tán, thủ tục rườm rà, và yêu cầu bảo mật cao. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu, VTI Solutions sẽ phân tích một trường hợp điển hình về cách một doanh nghiệp sản xuất đã triển khai hệ thống HRM tích hợp để giải quyết triệt để các vấn đề này – từ tự động hóa chấm công, tính lương đến chuẩn hóa quy trình vận hành và truyền thông nội bộ.

1. Bối cảnh

Theo khảo sát từ Vietnam Insider, năm 2025 chứng kiến sự bứt phá của ngành sản xuất tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, đóng góp lớn cho tăng trưởng kinh tế và tiếp tục được kỳ vọng trở thành trung tâm sản xuất toàn cầu nhờ ứng dụng công nghệ và phát triển cơ sở hạ tầng mới. 

Tuy nhiên, đi kèm với sự phát triển, các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn phải đối mặt với những thách thức lớn về quản lý nhân sự: lịch ca kíp sản xuất phức tạp, công tác chấm công và tính lương nhiều sai sót, quy trình thủ công… làm giảm hiệu quả quản trị. Trong bối cảnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp bắt đầu hướng tới đẩy mạnh chuyển đổi số nội bộ. 

Một trong những ví dụ điển hình cho làn sóng này là một nhà máy sản xuất thiết bị in ấn quy mô lớn tại Việt Nam, nơi bài toán nhân sự không còn có thể giải quyết hiệu quả bằng các phương thức truyền thống.

Khách hàng là một công ty sản xuất đa quốc gia (100% vốn Nhật Bản), thành lập năm 2011. Với hơn 6.000 nhân sự tại nhà máy 100.000 m², gồm nhiều nhóm lao động khác nhau. 

Tuy nhiên, công ty lại đang sử dụng các phần mềm độc lập, thiếu tính liên kết, khó tùy chỉnh và mở rộng. Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ thủ công theo dạng PDF, Word, Excel cản trở khả năng quản lý tập trung và đồng bộ. Những trở ngại trên đã dẫn đến những vấn đề trong quản lý và vận hành đội ngũ nhân sự:

Khó khăn trong quản lý chấm công và ca kíp:

• Nhiều ca làm việc (sáng, chiều, đêm) luân phiên hoặc cố định;
• Bài toán tích hợp với máy chấm công nhận dạng khuôn mặt,…
• Khó ghi nhận các biến động như tăng ca, nghỉ phép, nghỉ lễ theo thời gian thực.

Phương pháp tính lương phức tạp, khó có thể làm thủ công: 

• Lương tính dựa trên nhiều chỉ số (OT, thưởng phạt, KPI…) nên xử lý thủ công dễ sai sót, cần liên kết dữ liệu từ nhiều bộ phận.

Quy trình phê duyệt giấy tờ tốn thời gian: 

• Quy trình phê duyệt (nghỉ phép, tăng ca, đi muộn…) được thực hiện qua nhiều cấp, nhưng lại xử lý với giấy tờ thủ công, khiến chậm trễ.

Đánh giá nhân sự thủ công: 

• Bảng khảo sát, báo cáo, đánh giá hiệu suất do quản lý tự thực hiện, vừa tốn thời gian, vừa khó tổng hợp.

Truyền thông nội bộ kém hiệu quả: 

• Thông tin chủ yếu truyền tải qua họp, SMS, bảng thông báo giấy, email nội bộ; 
• Truyền tải thiếu tính liên kết khiến nhân viên dễ bỏ sót hoặc hiểu sai thông báo quan trọng.

Yêu cầu bảo mật nhưng vẫn cần đảm bảo khả năng kết nối: 

• Hệ thống phải hoạt động trong mạng LAN nội bộ, không cho phép truy cập từ bên ngoài, nhưng vẫn cần khả năng kết nối dữ liệu thông suốt giữa các phòng ban.

Quản lý ca ăn thủ công, khó kiểm soát: 

• Dự báo suất ăn, phân phối và tổng hợp dữ liệu ăn ca vẫn làm thủ công, dẫn đến lãng phí và khó điều phối.

Hậu quả: Những bất cập trên làm suy giảm năng suất, tăng rủi ro sai sót và khiến bộ phận nhân sự mất rất nhiều thời gian cho công tác hành chính, thay vì tập trung vào chiến lược phát triển nhân lực.

2. Yêu cầu đối với dự án

Để giải quyết vấn đề, yêu cầu chính của dự án là phát triển hệ thống phần mềm HRM giải quyết triệt để các vướng mắc, bao quát đầy đủ nghiệp vụ của phòng nhân sự, và có khả năng tùy chỉnh – mở rộng cao, đáp ứng những mục tiêu:

• Quản lý hiệu quả số lượng nhân sự lớn;
• Tích hợp máy chấm công nhận diện khuôn mặt tự động ghi nhận tăng ca, nghỉ phép, đi muộn/về sớm theo thời gian thực.
• Tự động hóa tính lương cũng như đánh giá nhân sự;
• Chuẩn hóa quy trình phê duyệt, loại bỏ giấy tờ thủ công
• Cải thiện truyền thông nội bộ tập trung, kịp thời, và đa nền tảng;
• Tính bảo mật cao nhưng vẫn đảm bảo tính kết nối trong hệ thống;
• Tối ưu quản lý ăn ca để giảm lãng phí;

3. Giải pháp phần mềm từ VTI Solutions

Sau thời gian tiến hành khảo sát kỹ lưỡng và cân nhắc các yêu cầu phức tạp dựa trên đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp, VTI Solutions đề xuất một hệ thống HRM vừa ổn định, vừa linh hoạt và đồng bộ.

Theo đó, việc xây dựng giải pháp được quyết định triển khai trên nền tảng Odoo 15 – một hệ thống mã nguồn mở nổi tiếng về tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao. 

Hệ thống được thiết kế với hai thành phần chính: Web HRM (quản lý trên máy tính) và Mobile App (ứng dụng trên điện thoại), đảm bảo mọi nhân viên – từ quản lý đến công nhân – đều có thể sử dụng dễ dàng trên đa nền tảng. 

3.1 Sơ đồ cấu hình hệ thống quản lý nhân sự

Toàn bộ hệ thống được đặt trong mạng LAN nội bộ (NHRM), đảm bảo bảo mật, không cho phép truy cập từ Internet. Dữ liệu nhân sự sẽ được lưu tập trung trong MySQL 8 DB. Tuy nhiên, vẫn có backup định kỳ và khôi phục từ xa qua AWS Site-to-Site khi cần. Điều này đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn cho hệ thống trong mọi tình huống.

Ngoài ra, sử dụng Access Control Server để phân quyền linh hoạt nhiều vai trò: HR, quản lý cấp phòng ban, quản lý cấp cao, nhân viên.

Điều quan trọng là hệ thống có thể tương tác với các thiết bị như máy chấm công nhận diện khuôn mặt (Hikvision), LDAP/DNS nội bộ (Active Directory) và các nền tảng ứng dụng Web/Mobile thông qua Load Balancer để đảm bảo hiệu suất và độ ổn định cao.

 

Kiến trúc này giúp hệ thống vừa đảm bảo bảo mật nội bộ, vừa đủ linh hoạt để mở rộng, nâng cấp hoặc khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

3.2 Chức năng chính của Web HRM

3.2.1 Quản lý dữ liệu người dùng & hồ sơ nhân sự toàn diện

Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: 

Toàn bộ thông tin nhân sự (hồ sơ cá nhân, hợp đồng, bảo hiểm,…) được lưu trữ tập trung trong hệ thống và phân quyền truy cập theo vai trò người dùng. Thêm vào đó, tính năng quản lý danh sách hợp đồng và phiếu lương theo từng kỳ, cũng như tự động nhắc các hạn mốc quan trọng giúp HR dễ dàng tra cứu, đối chiếu, theo dõi và báo cáo.

Tích hợp liền mạch các module: 

Để đảm bảo khả năng quản lý nhân sự tổng thể với thông tin thống nhất và xuyên suốt, tất cả dữ liệu được kết nối đồng bộ với các module: chấm công, tính lương, đánh giá, đến nghỉ phép, bảo hiểm,…

Quản lý hợp đồng lao động: 

Ngoài ra, phần mềm dữ liệu quản lý dữ liệu nhân sự hỗ trợ đa dạng loại hợp đồng, liên kết chặt chẽ với thỏa thuận lương; cũng như cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời, từ thử việc đến chấm dứt. Đồng thời, hệ thống có chức năng tự động cảnh báo hết hạn. 

Đặc biệt, nhân viên và quản lý có thể ký biểu mẫu, hợp đồng trực tiếp trên hệ thống hoặc upload chữ ký scan – đơn giản hóa quy trình phê duyệt, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính.

Quản lý đánh giá nhân sự: 

Hệ thống tự tổng hợp đánh giá đa cấp, đa chiều (quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, bản thân và phòng nhân sự) theo chu kỳ thiết lập hoặc khi kết thúc hợp đồng. Dữ liệu lưu trữ sẽ được dùng làm căn cứ cho quyết định lương, thưởng, thăng chức sau này.

3.2.2 Quản lý lương, phúc lợi tự động, nhanh chóng và chính xác

Quản lý ca làm việc: 

Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch phân ca linh hoạt theo nhân sự và vị trí. Khi đến ca làm việc, sẽ có thông báo nhanh chóng qua website và app. Đặc biệt, dữ liệu sẽ được cập nhật tức thời với phần mềm chấm công, đảm bảo quyền lợi của người lao động, cũng như tính chính xác trong quản lý.

Quản lý chấm công: 

Hệ thống quản lý nhân sự tự động ghi nhận đi muộn, về sớm, nghỉ phép theo dữ liệu từ máy chấm công và lịch làm việc. Dẫu vậy, người dùng vẫn dễ dàng điều chỉnh và cập nhật thông tin chấm công thông qua tính năng import/export. Đồng thời, cho phép tổng hợp dữ liệu bất kỳ lúc nào với khả năng lọc và phân tích linh hoạt.

Quản lý đăng ký chế độ và nghỉ phép: 

Nhân viên và quản lý có thể gửi và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi qua web hoặc điện thoại. Số ngày phép sau đó sẽ tự động trừ và đồng bộ với bảng chấm công – lương.

Thêm vào đó, hệ thống hỗ trợ cấu hình nhiều cấp phê duyệt, theo sơ đồ tổ chức hoặc phân xưởng, giúp quy trình minh bạch và nhanh chóng.

Quản lý bảo hiểm: 

Phòng HR có thể theo dõi BHXH, BHYT, BHTN với mức đóng tự cập nhật theo phép, lương và quy định mới. Đồng thời, toàn bộ lịch sử biến động đều được lưu trữ, giúp dễ dàng đối chiếu với các bên liên quan.

Quản lý làm thêm giờ (OT): 

Nhờ chức năng duyệt OT tự động theo quy trình minh bạch, tính chính xác tiền lương và kiểm soát chi phí theo bộ phận cũng được tăng lên. Đồng thời, hệ thống được thiết lập để cảnh báo khi vượt giới hạn theo pháp luật.

Quản lý lương: 

Nhờ tính kết nối giữa các module, hệ thống có thể tự động tính lương dựa trên công, OT, nghỉ phép, KPI, chế độ, hay phụ cấp. Ngoài ra, tùy theo hợp đồng/phòng ban với phân quyền chặt chẽ, công thức có thể tùy biến linh hoạt.

3.2.3 Quản lý nhà ăn Tối ưu và Hiệu quả

Ngoài những tính năng về quản lý nhân sự, VTI Solutions còn phát triển thêm module giúp kiểm soát chi phí và vận hành của nhà ăn.

Đăng ký suất ăn linh hoạt: Nhân viên chủ động đăng ký suất ăn cá nhân và tiếp khách theo ca làm việc trên web/mobile.

Dự báo và tối ưu hóa: Hệ thống dự báo nhu cầu suất ăn dựa trên đăng ký, giúp tối ưu nguồn lực và giảm lãng phí thực phẩm.

Phân loại định mức: Quản lý đa dạng loại suất ăn (văn phòng, quốc tế, tiếp khách…) với khả năng tùy biến giá và định mức riêng.

Báo cáo tổng hợp: Xuất báo cáo suất ăn theo nhân viên, so sánh số lượng dự kiến và thực tế để quản lý hiệu quả.

3.2.4 Quản lý truyền thông

Chức năng cuối cùng của hệ thống quản lý nhân sự giúp năng cao chất lượng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

• Đăng bài truyền thông nhanh chóng: HR và ban lãnh đạo đăng bài trực tiếp với phân loại theo chủ đề: thông báo khẩn, văn hóa doanh nghiệp, khen thưởng, sự kiện, sức khỏe – an toàn. 
• Thông báo tức thời: Gửi push notification qua điện thoại giúp nhân viên nhận thông tin kịp thời dù không ở workplace.

Nhờ đó, mỗi nhóm nhân sự sẽ nhận đúng nội dung phù hợp, tránh tình trạng bỏ sót hoặc nhiễu thông tin. Nhân viên cũng có thể truy cập lại lịch sử truyền thông bất cứ lúc nào.

3.3 Chức năng chính của Mobile App

Bên cạnh hệ thống web HRM toàn diện dành cho quản lý, VTI Solutions cũng cung cấp ứng dụng di động thân thiện cho nhân viên.

Ứng dụng mobile cho phép nhân viên thực hiện các thao tác thiết yếu mọi lúc, mọi nơi. Từ chấm công, xin nghỉ phép đến theo dõi lương thưởng, tạo nên trải nghiệm làm việc linh hoạt và hiện đại:

• Đăng ký đi muộn/về sớm Gửi yêu cầu với luồng duyệt minh bạch, liên kết trực tiếp với chấm công chính.
• Quản lý hợp đồng Xem hợp đồng, nhận thông báo hết hạn, kích hoạt đánh giá tái ký, lưu trữ lịch sử.
• Xin nghỉ phép Gửi đơn nghỉ phép với phê duyệt tự động, cập nhật ngày phép và kết nối chấm công-lương.
• Chấm công & Khai báo Xem dữ liệu chấm công cá nhân theo ngày/tháng, gửi yêu cầu điều chỉnh khi có sai sót.
• Kiểm tra lương & thưởng Nhận phiếu lương chi tiết các khoản thu-chi-khấu trừ với lưu trữ lịch sử theo kỳ.
• Đăng ký chế độ phúc lợi Đăng ký chế độ ưu đãi, BHXH, BHYT trên mobile, kết nối với chấm công-lương-bảo hiểm.
• Sổ tay nhân viên Truy cập sổ tay chứa hướng dẫn, chính sách, quy định với tra cứu theo từ khóa.
• Đăng ký suất ăn Đăng ký suất ăn theo ca/ngày/tuần, xem menu với giới hạn thời gian, tự động gửi hậu cần.
• Thông báo – Truyền thông Nhận push notification tức thời về thông báo khẩn, văn hóa doanh nghiệp, khen thưởng, sự kiện.

4. Tổng kết

Bằng việc triển khai hệ thống HRM dựa trên Odoo (VMS) với đầy đủ các module từ chấm công, tính lương đến quản lý hợp đồng và truyền thông nội bộ, doanh nghiệp đã giải quyết triệt để các vấn đề cốt lõi về Tăng Hiệu Suất & Tiết Kiệm Thời Gian. Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể:

• Tự động hóa toàn diện: Loại bỏ thủ tục giấy tờ, giảm sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian xử lý cho HR.
• Chấm công & tính lương chính xác: Dữ liệu realtime từ máy chấm công nhận diện khuôn mặt, tính lương tự động với nhiều biến động.
• Quy trình phê duyệt chuẩn hóa: Xử lý đơn nghỉ phép, OT điện tử minh bạch, tăng trải nghiệm người dùng.
• Quản lý hợp đồng & đánh giá hiệu quả: Cảnh báo hết hạn, đánh giá đa chiều, hỗ trợ quyết định lương thưởng kịp thời.
• Truyền thông tập trung: Nhân viên nắm bắt thông tin quan trọng, tăng gắn kết và trách nhiệm.
• Quản lý nhà ăn thông minh: Dự báo suất ăn, giảm lãng phí.
• Bảo mật cao & đồng bộ: Hoạt động an toàn trong LAN, dữ liệu đồng bộ giữa các module.

VTI Solutions tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp HRM toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự và vận hành hiệu quả. 

Đơn vị không chỉ triển khai hệ thống hiện đại mà còn tùy chỉnh các giải pháp để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, từ quản lý chấm công theo thời gian thực, tự động hóa quy trình nghỉ phép, OT, tính lương đến kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. 

Đặc biệt, hệ thống ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Giải pháp FaceX nhận diện khuôn mặt, push notification di động giúp nhân viên tương tác linh hoạt, giảm thiểu thao tác thủ công và tối ưu luồng quản lý nhân sự chính xác, hiệu quả.

Tuy nhiên, VTI Solutions hiểu rõ sẽ không bao giờ tồn tại một bài toán đơn lẻ. Sau quản lý nhân sự, nhiều doanh nghiệp sản phải xuất tiếp tục đối mặt với một thách thức không kém phần quan trọng: quản lý kho hàng hiệu quả trong môi trường sản xuất liên tục và biến động nhanh. 

Thấu hiểu điều đó, VTI Solutions đã phát triển WMS-X – giải pháp quản lý kho toàn diện, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tự động hóa toàn bộ quy trình nhập, xuất, kiểm kê, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm sai sót mà còn nâng cao hiệu suất vận hành một cách rõ rệt. Nếu đang tìm lời giải cho bài toán khó này, hãy tìm hiểu về WMS-X ngay hôm nay!

Liên hệ ngay

Hoặc liên hệ hotline: 1900 6333 48 để được hỗ trợ trực tiếp!

5432100/5 - (0 bình chọn)