Giới thiệu

Trong môi trường sản xuất ngày càng cạnh tranh, hệ thống MES (Manufacturing Execution System) đã trở thành một công cụ thiết yếu để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Việc trì hoãn triển khai MES không chỉ làm mất đi cơ hội phát triển mà còn dẫn đến nhiều chi phí ẩn tiềm tàng. Để giúp các doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về chi phí ẩn và tối ưu hóa quy trình sản xuất, bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích từng giai đoạn của quy trình sản xuất thông qua 8 bước, đồng thời minh họa các chi phí ẩn và cách tính toán chúng.

Chi phí ẩn khi trì hoãn triển khai MES theo từng công đoạn sản xuất

Chi phí ẩn (Implicit cost) là những khoản chi phí mà doanh nghiệp không dễ dàng nhận thấy hoặc không tính đến trong ngân sách hàng ngày, nhưng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Khi không được quản lý tốt, chi phí ẩn có thể dẫn đến việc mất cơ hội tăng trưởng và ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong các phần tiếp theo, VTI Solutions sẽ phân tích các chi phí ẩn theo quy trình sản xuất 8 bước được nhiều doanh nghiệp sử dụng, bao gồm:

Bước 1: Hoạch định sản xuất

Bước 2: Yêu cầu sản xuất

Bước 3: Lệnh sản xuất

Bước 4: Duyệt lệnh sản xuất

Bước 5: Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Bước 6: Tiến hành sản xuất, gia công

Bước 7: Nhận hàng và kiểm định chất lượng

Bước 8: Hoàn thành quá trình sản xuất và bàn giao sản phẩm

Hoạch định sản xuất

Hoạch định sản xuất là bước đầu tiên và rất quan trọng trong bất kỳ quy trình sản xuất nào. Nó đòi hỏi việc lên kế hoạch sản xuất dựa trên các yếu tố như nhu cầu thị trường, nguồn lực sẵn có, và thời gian cần thiết để hoàn thành các đơn hàng. Trong quy trình hoạch định sản xuất truyền thống, doanh nghiệp thường phụ thuộc vào kinh nghiệm và dự đoán nhu cầu mà không có dữ liệu chính xác. Kết quả là, họ có thể dễ dàng đưa ra các quyết định sai lầm về số lượng sản phẩm cần sản xuất, dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng. Đối với dự đoán nhu cầu quá cao, doanh nghiệp có thể tích trữ một lượng lớn nguyên vật liệu hoặc sản phẩm chưa bán được, gây ra chi phí lưu kho, hư hỏng, hoặc phải thanh lý với giá thấp.

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp sản xuất dự đoán sai nhu cầu, dẫn đến việc tồn kho dư 1,000 đơn vị sản phẩm. Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị là $2/tháng. Chi phí lưu kho tiềm ẩn sẽ là:

Chi phí lưu kho = 1000 x 2 = 2000 USD

Ngoài ra, tồn kho quá mức cũng có thể làm giảm khả năng sử dụng dòng tiền một cách hiệu quả, gây ra các chi phí cơ hội không thấy rõ ngay lập tức nhưng rất quan trọng về lâu dài.

Yêu cầu sản xuất

Sau khi đã có kế hoạch, bước tiếp theo là thiết lập yêu cầu sản xuất. Đây là khâu lập kế hoạch chi tiết cho từng loại sản phẩm dựa trên đơn hàng thực tế hoặc dự báo. Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý sản xuất MES, hệ thống sẽ tự động thu thập và phân tích dữ liệu thời gian thực từ các đơn hàng và dự báo, giúp thiết lập yêu cầu sản xuất một cách chính xác và nhất quán. Tuy nhiên với quản lý truyền thống, yêu cầu sản xuất thường được lập dựa trên bảng tính hoặc hồ sơ giấy tờ, với thông tin không tập trung và dễ sai sót, dẫn đến việc sản xuất không đạt chuẩn, phát sinh hàng lỗi hoặc lãng phí nguyên vật liệu.

Ví dụ: Một doanh nghiệp đã thiết lập sai yêu cầu sản xuất, dẫn đến việc tạo ra 100 sản phẩm lỗi. Chi phí sửa chữa cho mỗi sản phẩm lỗi là $5. Chi phí ẩn phát sinh sẽ là:

Chi phí sản phẩm lỗi  = 100 x 5 = 500 USD

Điều này có thể kéo dài thời gian sản xuất và làm giảm năng suất lao động, gây ra thêm chi phí cơ hội do không đáp ứng được nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng.

Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất là quá trình chỉ định cho nhà máy hoặc các dây chuyền sản xuất cụ thể bắt đầu quá trình chế tạo sản phẩm. Trong quản lý truyền thống, việc sử dụng giấy tờ hoặc các hệ thống không đồng bộ dễ dẫn đến chậm trễ trong việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận. Lệnh sản xuất thường bị phê duyệt muộn gây ra sản xuất không đồng bộ hoặc trì hoãn. Kết quả là lãng phí thời gian, năng lượng, và nhân công, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả sản xuất.

Ví dụ: Nếu việc ra lệnh sản xuất bị trì hoãn, khiến 50 giờ làm việc của công nhân bị lãng phí, với mức chi phí lao động là $10/giờ, chi phí ẩn sẽ là:

Chi phí lãng phí giờ làm việc = 50 x 10 = 500 USD

Ngoài ra, việc này có thể làm chậm tiến độ hoàn thành đơn hàng và ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng, đặc biệt trong các ngành đòi hỏi tính chính xác và kịp thời cao như sản xuất linh kiện điện tử.

Duyệt lệnh sản xuất

Việc duyệt lệnh sản xuất thường liên quan đến các quyết định chiến lược như khi nào bắt đầu sản xuất, sản xuất bao nhiêu, và ưu tiên đơn hàng nào. Nếu doanh nghiệp chưa triển khai phần mềm quản lý sản xuất MES, doanh nghiệp dễ gặp phải vấn đề là duyệt lệnh chậm trễ do bộ máy vận hành cồng kềnh, thông tin chưa đến kịp với các nhân sự quan trọng. Điều này có thể dẫn đến chi phí cơ hội trong việc đáp ứng đơn hàng, đồng thời làm chậm toàn bộ quy trình sản xuất.

Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp bị chậm 10 ngày trong việc duyệt lệnh sản xuất, dẫn đến việc mất đi một đơn hàng có thể đem lại lợi nhuận $100/ngày. Chi phí cơ hội là:

Chi phí cơ hội mất đơn hàng = 100 x 10 = 1000 USD

Ngoài chi phí cơ hội, sự chậm trễ còn có thể gây ra việc phải tăng ca hoặc sản xuất gấp để bắt kịp tiến độ, làm tăng thêm chi phí vận hành.

Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Việc thu mua nguyên vật liệu là một phần quan trọng của sản xuất. Phần mềm quản lý sản xuất MES giúp doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu hiệu quả hơn nhờ vào dữ liệu thời gian thực và khả năng dự báo giá cả biến động, cho phép tối ưu hóa thời điểm thu mua và kiểm soát chi phí. Ngược lại, quản lý truyền thống dựa vào báo cáo thủ công và dữ liệu không kịp thời, khiến doanh nghiệp không dự báo được biến động giá cả, dẫn đến chi phí tăng cao, thiếu nguyên liệu hoặc trì hoãn sản xuất, gây lãng phí nguồn lực và làm giảm hiệu quả sản xuất.

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp thu mua 1,000 đơn vị nguyên vật liệu nhưng do thiếu kiểm soát giá cả, chi phí mỗi đơn vị tăng thêm $0.50 so với dự tính. Chi phí ẩn sẽ là:

Chi phí nguyên vật liệu tăng = 1000 x 0,5 = 500 USD

Việc không thu mua đúng lúc không chỉ làm tăng chi phí trực tiếp mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng, gây ra sự chậm trễ hoặc tăng chi phí trong các khâu tiếp theo của quy trình.

Tiến hành sản xuất, gia công

Trong sản xuất, việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của máy móc là yếu tố quan trọng hàng đầu. Với MES-X hoặc MMS-X, doanh nghiệp có sự chủ động trong phát hiện sớm lỗi kỹ thuật và kiểm soát chất lượng máy móc ngay khi có vấn đề, tránh được những gián đoạn không đáng có. Ngược lại, quản lý truyền thống khiến doanh nghiệp chậm trễ trong phản ứng, phải đối mặt với rủi ro lớn hơn, gia tăng lỗi sản phẩm và tiêu tốn nhiều chi phí khắc phục. Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng.

Ví dụ: Trong một tháng, doanh nghiệp sản xuất ra 500 sản phẩm, nhưng đột nhiên máy móc hỏng và không kịp khắc phục, dẫn đến 5% trong số đó là sản phẩm lỗi, phải làm lại với chi phí $20 mỗi sản phẩm. Chi phí ẩn là:

Chi phí sửa sản phẩm lỗi = 500 x 0,05 x 20 = 500 USD

Việc phát sinh sản phẩm lỗi không chỉ gây lãng phí nguyên vật liệu mà còn tiêu tốn thêm thời gian và công sức của nhân công, dẫn đến tăng thêm chi phí không lường trước.

Nhận hàng và kiểm định chất lượng

Đây là bước cuối cùng trước khi sản phẩm được chuyển đến tay khách hàng. Nếu khâu kiểm định chất lượng không chặt chẽ, sản phẩm lỗi có thể đến tay khách hàng, gây ra sự trả hàng, thay thế hoặc hủy đơn hàng, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí phát sinh từ các sự cố này.

Ví dụ: Nếu có 50 sản phẩm bị khách hàng trả lại vì lỗi kỹ thuật, và chi phí thay thế mỗi sản phẩm là $10, chi phí ẩn sẽ là:

Chi phí đổi trả sản phẩm = 50 x 10 = 500 USD

Hoàn thành quá trình sản xuất và bàn giao sản phẩm

Trong giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc chậm trễ trong hoàn thành và bàn giao sản phẩm chính là việc kiểm tra chất lượng không kịp thời. Với khối lượng sản phẩm lớn, nếu doanh nghiệp không áp dụng công nghệ AI và IIoT để phát hiện lỗi tự động, tỷ lệ sản phẩm lỗi có thể gia tăng một cách đáng kể, kéo theo thời gian giao hàng bị trì hoãn. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không đảm bảo thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng bị tụt lại và thậm chí bị loại bỏ trên thị trường.

Ví dụ: Nếu một lô hàng bị giao chậm 3 ngày, và doanh nghiệp phải trả thêm $100 mỗi ngày để vận chuyển gấp nhằm giữ đơn hàng, chi phí ẩn sẽ là:

Chi phí giao chậm = 100 x 3 = 300 USD

Tổng chi phí ẩn 

Sau khi tính toán chi phí ẩn cho từng giai đoạn, chúng ta có tổng chi phí ẩn của 1 tháng như sau:

Chi phí ẩn 1 tháng	Thành tiền
Chi phí lưu kho	2000
Chi phí sản phẩm lỗi	500
Chi phí lãng phí giờ làm việc	500
Chi phí cơ hội mất đơn hàng	1000
Chi phí nguyên vật liệu tăng	500
Chi phí sửa sản phẩm lỗi	500
Chi phí đổi trả sản phẩm	500
Chi phí giao hàng chậm	300
Tổng chi phí	5800

Giả sử doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về các chi phí ẩn phát sinh từ việc trì hoãn triển khai phần mềm quản lý sản xuất MES, dẫn đến việc kéo dài quá trình thực thi công nghệ trong nhiều khoảng thời gian khác nhau, từ 3 tháng đến 2 năm. Với giả định rằng mỗi tháng, doanh nghiệp phải chịu chi phí ẩn như nhau là 5800 đô la, chúng ta có thể áp dụng công thức tính giá trị tương lai của dòng tiền để ước lượng tổng chi phí ẩn theo thời gian và chi phí tích lũy nếu doanh nghiệp không thực hiện chuyển đổi số. Công thức tính giá trị tương lai của dòng tiền là:

Trong đó:

FV là giá trị tương lai

PV là giá trị hiện tại (chi phí ẩn hàng tháng)

r là tỷ lệ lãi suất (với giả sử r = 3.5%)

n là số tháng

 Ta có bảng chi phí ẩn theo thời gian và chi phí tích lũy nếu doanh nghiệp không chuyển đổi số như sau:

Thời gian (tháng)	Chi phí ẩn theo thời kì (USD)	Giá trị tương lai (USD)	Chi phí tích lũy (USD)
1	5.800	5.817	5.817
3	17.400	17.484	17.484
6	34.800	35.104	35.104
12	69.600	71.036	71.036
24	139.200	145.201	145.201

Hệ thống MES giúp doanh nghiệp giải quyết chi phí ẩn

Việc nhận diện và xử lý kịp thời những chi phí ẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, cải thiện hiệu suất, và tăng trưởng bền vững, và phần mềm quản lý sản xuất MES-X là một trợ thủ đắc lực đồng hành cùng doanh nghiệp trong giải quyết vấn đề này. MES-X không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là công cụ giúp bạn chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình, loại bỏ các chi phí phát sinh không cần thiết.

Triển khai hệ thống MES-X giúp doanh nghiệp loại bỏ các chi phí ẩn bằng cách:

Tăng cường hiệu suất sản xuất: MES-X giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu thời gian dừng máy và lãng phí nguyên vật liệu.

Cải thiện chất lượng sản phẩm: Tích hợp công nghệ giám sát và kiểm tra chất lượng tự động giúp phát hiện sớm lỗi sản phẩm, từ đó giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi.

Quản lý thông tin hiệu quả: MES-X cung cấp thông tin thời gian thực, giúp tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, giảm thiểu nhầm lẫn trong quy trình.

Dự báo nhu cầu chính xác: Phân tích dữ liệu lịch sử giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu nguyên liệu và sản phẩm, từ đó hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí vận hành: Tối ưu hóa quy trình thu mua và sử dụng nguyên liệu giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho.

Nâng cao khả năng ra quyết định: Dữ liệu phân tích sâu sắc từ MES-X hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác.

Tăng tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình sản xuất để đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi từ thị trường.

Để tìm hiểu thêm về sản phẩm MES-X, doanh nghiệp vui lòng truy cập tại đây.

Nếu còn bất kì thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về sản phẩm và triển khai MES-X cho doanh nghiệp của bạn!

5432105/5 - (1 bình chọn)