1. Bài toán doanh nghiệp

1.1 Bối cảnh của doanh nghiệp

Vào nửa cuối năm 2024, VTI Solutions đã nhận được một bài toán khó liên quan đến tối ưu quy trình vận hành kho từ một tập đoàn công nghiệp top đầu Nhật Bản, chuyên hoạt động trong nhiều lĩnh vực sản xuất khác nhau. Dự án được triển khai cho 3 công ty thành viên FDI của tập đoàn tại Việt Nam, bao gồm:

• Công ty chuyên sản xuất và lắp ráp xe gắn máy
• Công ty chuyên sản xuất phụ tùng xe gắn máy
• Công ty chuyên sản xuất và lắp ráp các linh kiện, thiết bị điện cho xe gắn máy và nhạc cụ

Tại buổi trao đổi chi tiết, VTI Solutions có cơ hội tìm hiểu sâu về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đại diện doanh nghiệp đã thẳng thắn nêu ra những thực trạng hiện hữu trong quy trình vận hành, những thách thức đang cản trở sự phát triển bền vững của tập đoàn. Doanh nghiệp cho biết thực trạng quy trình vận hành kho hiện nay đang tồn đọng nhiều bất cập.

Thứ nhất, tập đoàn hiện đang vận hành 3 nhà máy với tình trạng quản lý kho không đồng nhất. Một nhà máy đã triển khai hệ thống WMS nhưng vẫn gặp phải những hạn chế trong quá trình thực thi; hai nhà máy còn lại vẫn chưa được trang bị bất kỳ hệ thống quản lý kho, đang hoạt động theo phương pháp truyền thống;

Thứ hai, nhân viên kho vẫn làm việc theo cách truyền thống: sử dụng bảng tính Excel để ghi chép, thẻ kho giấy để theo dõi tồn kho và thông báo qua email để xử lý các giao dịch nhập xuất hàng hóa;

Thứ ba, các sản phẩm và nguyên liệu trong kho được sắp xếp một cách ngẫu nhiên, không có tiêu chí phân loại rõ ràng theo nhóm hàng, tần suất sử dụng hay đặc tính vật lý, không có phân vùng theo loại sản phẩm hay nguyên liệu khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.

Trước những thách thức đó, việc tìm kiếm một giải pháp chuyển đổi số trở thành yêu cầu cấp thiết. Đây cũng chính là lý do tập đoàn quyết định hợp tác với VTI Solutions – đơn vị có kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý kho thông minh (WMSX) cho nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn trên thị trường Việt Nam và quốc tế.

1.2 Kỳ vọng của doanh nghiệp

Tập đoàn đặt kỳ vọng cao vào dự án hợp tác với VTI Solutions trong việc chuyển đổi số hệ thống quản lý kho. Không chỉ khắc phục những hạn chế hiện tại, doanh nghiệp mong muốn tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý kho nhằm đạt hiệu quả cao hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống quản lý kho hiện đại, linh hoạt, có khả năng mở rộng và đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi cung ứng của tập đoàn.

1.3 Vấn đề tiềm ẩn

Sau khi đã nắm rõ tình hình, các chuyên gia từ VTI Solutions đã thực hiện khảo sát và phân tích sâu trong nhiều tháng. Qua đó đội ngũ đã nhận thấy những vấn đề cốt lõi đang cản trở hiệu quả quản lý kho của doanh nghiệp như sau:

• Hệ thống quản lý kho phân mảnh và không đồng bộ: Tình trạng mỗi nhà máy vận hành theo một quy trình riêng biệt đang tạo ra hiện tượng bất đồng bộ nghiêm trọng trong dữ liệu tồn kho, báo cáo và kế hoạch sản xuất. Hậu quả là ban lãnh đạo không thể có cái nhìn tổng quan về tình hình kho bãi toàn tập đoàn, gây khó khăn trong việc ra quyết định chiến lược và phân bổ nguồn lực;
• Quản lý nhập xuất tồn hoàn toàn thủ công: Việc phụ thuộc vào phương pháp truyền thống tiềm ẩn rủi ro như: chậm trễ thông tin, sai sót, khó kiểm kê định kỳ, khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa bị hạn chế;
• Sử dụng không gian kho thiếu hiệu quả: Các sản phẩm và nguyên liệu được lưu trữ mà không có chiến lược phân loại rõ ràng khiến không gian kho chưa được sử dụng tối ưu, gây rắc rối trong việc tìm kiếm hàng hóa và làm tăng chi phí lưu kho;
• Thiếu kết nối thông tin giữa các bộ phận: Quy trình đang tồn tại những khoảng trống trong luồng thông tin, cụ thể là phòng mua hàng không thể nắm bắt kịp thời tình trạng tồn kho thực tế trong khi bộ phận kho lại không được thông báo trước về kế hoạch nhập hàng để chuẩn bị không gian và nhân lực. 

1.4 Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Thông qua quá trình phân tích sâu sắc và đánh giá toàn diện các vấn đề hiện tại, VTI Solutions đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của những khó khăn mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Điểm mấu chốt nằm ở việc thiếu vắng một hệ thống quản lý kho tổng thể, thống nhất – một nền tảng công nghệ có khả năng điều phối hoạt động trong kho, cung cấp dữ liệu quan trọng để tích hợp với các hệ thống khác bao gồm MES và ERP từ đó hỗ trợ khâu logistics trong doanh nghiệp.

• Đồng bộ hóa quy trình vận hành: Thống nhất quy trình nhập kho, cất hàng, lấy hàng, xuất kho và kiểm kê
• Chuyển đổi số hóa: Từ quản lý thủ công sang hệ thống tự động hóa
• Tối ưu hóa vị trí lưu kho: Sử dụng không gian kho hiệu quả hơn
• Kết nối thông tin: Liên kết dữ liệu giữa các phòng ban

2. Giải pháp Quản lý Kho thông minh từ VTI Solutions

Để giải quyết triệt để bài toán trên, VTI Solutions đề xuất một hướng đi toàn diện với 4 chiến lược được thiết kế đặc biệt để tạo ra sự chuyển đổi bền vững và hiệu quả.

Cụ thể, VTI Solutions đề xuất triển khai hệ thống quản lý kho (WMSX) kết hợp với hệ thống quản lý quy trình mua sắm (PMSX) để tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành kho. Hệ thống được thiết kế để tự động cập nhật khi có đơn hàng mua và khi hàng hóa nhập kho, tạo ra một “luồng thông tin minh bạch” giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng thông tin bất đối xứng giữa các phòng ban và giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác. 

2.1 Phạm vi triển khai 

Hệ thống sẽ được triển khai tại các phòng ban sau:

• Bộ phận Kho: Quản lý quy trình nhập – xuất hàng, kiểm kê và kiểm soát tồn kho theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) và FEFO (hết hạn trước – xuất trước).
• Phòng Mua hàng: Đồng bộ hóa đơn mua hàng với quy trình giao nhận thực tế, đảm bảo tính chính xác giữa dữ liệu đặt hàng và hàng hóa nhập kho.

2.2 Tính năng cụ thể 

2.2.1 Quản lý nhập – xuất kho theo từng nghiệp vụ

Hệ thống cung cấp hai phương thức xử lý yêu cầu nhập – xuất kho linh hoạt, đáp ứng mọi tình huống nghiệp vụ của doanh nghiệp. Phương thức thủ công cho phép nhân viên tạo yêu cầu thông qua giao diện trực quan, trong khi phương thức tự động sẽ sinh ra yêu cầu dựa trên các trigger từ hệ thống ERP ví dụ như kế hoạch sản xuất, đơn hàng mua, hoặc ngưỡng tồn kho tối thiểu.

Ngoài ra, điểm mạnh của giải pháp nằm ở khả năng liên kết dữ liệu thông minh giữa các phòng ban. Khi một yêu cầu được tạo ra, hệ thống sẽ tự động thông báo đến các bộ phận liên quan qua multiple channels (email, SMS, in-app notification), đồng thời kiểm tra tính khả thi và đưa ra cảnh báo sớm nếu phát hiện bất thường. Nhờ đó các yêu cầu sẽ được xử lý nhanh chóng với độ chính xác cao, loại bỏ hoàn toàn tình trạng trễ nải hay sai sót do thiếu thông tin.

2.2.2 Quản lý giao dịch kho & tồn kho

Mỗi loại giao dịch kho có những yêu cầu và quy trình riêng biệt, do đó hệ thống đã được thiết kế để xử lý linh hoạt các tình huống nghiệp vụ khác nhau một cách thông minh và hiệu quả.

Nghiệp vụ cất hàng (nhập kho)

Đối với việc cất hàng, hệ thống tự động tạo ra các phiếu nhập kho dựa trên thông tin từ đơn hàng mua, bao gồm đầy đủ thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, đơn vị tính và vị trí lưu trữ được đề xuất tối ưu. Nhân viên kho sử dụng thiết bị PDA chuyên dụng để quét QR Code, hệ thống sẽ tự động ghi nhận tồn kho trên từng vị trí cụ thể và đưa ra đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu nhất. Quá trình cất hàng trở nên nhanh chóng và chính xác khi hệ thống tự động cập nhật tồn kho và trạng thái đơn hàng ngay sau khi xác nhận.

Nghiệp vụ lấy hàng (xuất kho)

Tương tự, đối với nghiệp vụ lấy hàng, các phiếu xuất kho được tạo tự động dựa trên đơn hàng bán hoặc yêu cầu nội bộ. Hệ thống thông minh đề xuất các sản phẩm cần xuất theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out), đồng thời hiển thị vị trí chính xác của hàng hóa trong kho để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Nhân viên chỉ cần sử dụng PDA quét QR Code để ghi nhận việc lấy hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho ngay lập tức.

2.2.3 Quản lý theo thời gian thực và đặc thù ngành

Một điểm mạnh đặc biệt của hệ thống là khả năng quản lý quá trình thực thi kho theo thời gian thực (real-time), giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tồn kho khả dụng một cách chính xác và kịp thời. Đặc biệt, hệ thống được thiết kế phù hợp với đặc thù của ngành sản xuất đồ nội thất, hỗ trợ quản lý tồn kho linh hoạt theo phương thức tách/gộp set chi tiết, đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ phức tạp của ngành.

Quy trình này không chỉ tăng đáng kể tốc độ xử lý các giao dịch kho mà còn đảm bảo tính nhất quán và chính xác tuyệt đối trong toàn bộ hoạt động quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

2.2.4 Quản lý kiểm kê kho

Hệ thống hỗ trợ đa dạng các hình thức kiểm kê phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đối với kiểm kê định kỳ, hệ thống cho phép thiết lập lịch kiểm kê tự động theo chu kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) hoặc theo nhóm sản phẩm, khu vực kho cụ thể. Bên cạnh đó, tính năng kiểm kê đột xuất được tích hợp để đáp ứng các nhu cầu kiểm tra bất thường hoặc khi phát hiện dấu hiệu bất thường trong số liệu tồn kho, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc đối soát và kiểm soát hàng hóa.

Sau mỗi đợt kiểm kê, hệ thống tự động tạo ra các báo cáo chi tiết về tình trạng tồn kho, bao gồm danh sách các sản phẩm có sai lệch, mức độ chênh lệch và đề xuất các biện pháp xử lý. Ví dụ như sau một đợt kiểm kê, báo cáo hiển thị nguyên liệu X có sai lệch +50kg (thừa so với sổ sách), nguyên liệu Y thiếu -30kg, khi đó hệ thống sẽ đề xuất: điều chỉnh số liệu tồn kho trong hệ thống và kiểm tra lại quy trình xuất nhập kho của nguyên liệu Y.

3. Kết quả đạt được

 

Nâng cao hiệu quả vận hành

Hệ thống giúp tăng cường đáng kể hiệu quả quản lý tồn kho thông qua việc tự động hóa các quy trình và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Thời gian xử lý đơn hàng giảm 40-60%, trong khi năng suất nhân viên kho tăng 25-35% nhờ tự động hóa các tác vụ lặp lại và tối ưu hóa lộ trình di chuyển.

Đảm bảo độ chính xác cao

Việc sử dụng công nghệ số hóa giúp cải thiện đáng kể độ chính xác trong quản lý kho và giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Độ chính xác tồn kho đạt 99.5% thay vì 85-90% với phương pháp thủ công, giảm 70% lỗi kiểm kê và cắt giảm 80% thời gian tìm kiếm sản phẩm. Khả năng truy xuất thông tin được tăng cường mạnh mẽ, cho phép dễ dàng kiểm soát và theo dõi các sản phẩm thông qua hệ thống mã vạch/QR code thống nhất với tốc độ quét 150-200 mã/phút.

Tối ưu hóa không gian và lập kế hoạch

Hệ thống hỗ trợ quản lý không gian kho một cách hiệu quả thông qua đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu và theo dõi mức độ sử dụng diện tích. Tăng 20-30% khả năng sử dụng không gian kho thông qua tối ưu hóa bố trí và giảm 50% hàng tồn kho chết. Khả năng dự báo và lập kế hoạch hàng hóa được cải thiện nhờ dữ liệu chính xác và các báo cáo phân tích chi tiết, nâng cao 85% độ chính xác dự báo nhu cầu và giảm 15-25% chi phí lưu kho.

Tăng cường phối hợp và minh bạch

Giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận được cải thiện đáng kể thông qua việc chia sẻ thông tin thời gian thực và quy trình làm việc được chuẩn hóa. Giảm 60% thời gian họp điều phối và tăng 90% tốc độ phản hồi thông tin giữa các phòng ban. Tính minh bạch và khả năng báo cáo được nâng cao với hệ thống báo cáo đa dạng, cung cấp hơn 50 loại báo cáo tự động và cập nhật dữ liệu real-time 24/7, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về hoạt động kho bãi và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác với thời gian phản hồi dưới 3 giây.

4. Giá trị mà VTI Solutions mang lại

VTI Solutions tự hào với giải pháp WMSX tích hợp cùng PMSX đã giúp tập đoàn tối ưu hóa quản lý kho và vận hành hiệu quả, hỗ trợ hoạt động vận hành kho từ nhập hàng, kiểm kê đến xuất kho được đồng bộ hóa chính xác và tự động hóa. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thuận lợi bước lên hành trình chuyển đổi số, VTI Solutions với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng những giải pháp công nghệ tối ưu.

WMSX từ VTI Solutions là một giải pháp quản lý kho thông minh, hiện đại, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp sản xuất, giúp tối ưu hóa hoạt động kho bãi và nâng cao hiệu quả vận hành, nổi bật với các tính năng:

• Số hóa toàn diện: Thay thế quy trình thủ công bằng hệ thống tự động từ thu thập dữ liệu đến xuất nhập kho và kiểm kê.

• Độ chính xác cao: Sử dụng QR code để đảm bảo thông tin xuất nhập kho chính xác 100%.

• Hỗ trợ mô hình JIT (Just-in-Time): Giảm lãng phí, tối ưu tồn kho và duy trì mức dự trữ hợp lý.

• Giám sát thời gian thực: Theo dõi chi tiết số lượng, vị trí hàng hóa, cảnh báo hết hạn và tự động tính toán chi phí tồn kho.

• Báo cáo trực quan: Dashboard với biểu đồ sinh động, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện

Nhận tư vấn giải pháp WMSX miễn phí

Bên cạnh đó, PMSX là giải pháp quản lý thu mua toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm từ lập kế hoạch đến quản lý các hoạt động thu mua nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất. Hệ thống tích hợp các công cụ EOQ (Economic Order Quantity), Reorder Point và Lead Time để tự động đề xuất thời điểm mua sắm tối ưu.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý toàn diện từ master data, kế hoạch mua hàng, nhà cung cap, đấu thầu đến thanh toán
• Tự động cảnh báo kỳ hạn giao hàng, tồn kho an toàn và các mốc quan trọng
• Kết hợp chặt chẽ với quản lý tồn kho, tự động đề xuất kế hoạch mua sắm
• Hệ thống báo cáo và thống kê chi tiết theo dõi tiến độ, công nợ NCC
• Phù hợp cho các doanh nghiệp chưa có ERP, hỗ trợ quy trình mua hàng liền mạch “Smart in Time”

Nhận tư vấn giải pháp PMSX miễn phí

5432100/5 - (0 bình chọn)