Chi phí sản xuất chung Manufacturing overhead cost là một chi phí quan trọng nhưng thường không được xem trong và có xu hướng bỏ qua. Tuy vậy, bằng cách xây dựng một kế hoạch theo dõi bảo trì bảo dưỡng hiệu quả, tổ chức có thể giảm thiểu đáng kể các chi phí này, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà máy.

Chi phí sản xuất chung Manufacturing overhead costs là gì?

Chi phí sản xuất chung (Manufacturing overhead costs) – viết tắt là chi phí MOC – còn được gọi là gánh nặng của nhà máy hoặc chi phí hỗ trợ sản xuất là một loại chi phí quan trọng có xu hướng bị bỏ qua, nhưng lại là chi phí gây tiêu hao nguồn lực nhất, khó kiểm soát nhất của các doanh nghiệp Chi phí này đề cập tổng của tất cả các chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình sản xuất một sản phẩm. Thông thường chi phí sản xuất chung bao gồm khấu hao thiết bị, tiền lương và tiền công trả cho nhân viên nhà máy, năng lượng sử dụng để vận hành thiết bị, chi phí bảo trì bảo dưỡng,…

Có rất nhiều giải pháp cho bài toán Manufacturing overhead costs này, ở mỗi phòng ban / lĩnh vực sẽ có các cách giải quyết riêng. Ví dụ, ban quản lý kho có thể sử dụng phương pháp phân tích ABC giúp định giá tốt hơn, quản lý các chi phí tồn kho hợp lý, phân bổ nguồn lực kịp thời,…Bên cạnh đó, một số phần mềm quản lý sản xuất khác như CRM, ERP, MES,..cũng có các chức năng báo cáo chi phí sản xuất chung.

Nói riêng về việc bảo trì bảo dưỡng, quy trình thường gây ra các chi phí chung nhiều nhất, các tổ chức có thể sử dụng hệ thống quản trị tài sản & bảo trì bảo dưỡng thông minh CMMS. Hệ thống này cung cấp cho các tổ chức cách tiếp cận hiệu quả hơn trong việc tự động lên kế hoạch bảo trì, quản lý tài sản, cảnh báo sự cố,…Những phần mềm như vậy đặc biệt hữu dụng trong thị trường 4.0 hiện tại, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất và giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thị trường một cách tốt hơn.

Xem thêm: CMMS Là Gì? 5 Lợi Ích Thực Tiễn Của Hệ Thống CMMS Trong Sản Xuất

Xác định chi phí sản xuất chung Manufacturing overhead cost bằng tính năng theo dõi bảo trì thiết bị với giải pháp CMMS

Các giải pháp CMMS mạnh mẽ có thể giúp tổ chức tính toán chính xác các chi phí sản xuất chung xuất phát từ thiết bị, máy móc sản xuất qua các quy trình sau đây:

1. Theo dõi các hoạt động bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc sản xuất

Chức năng quản lý thông tin thiết bị của CMMS cho phép tạo và quản lý hồ sơ của thiết bị sản xuất như thông số kỹ thuật, năng suất, thời gian bảo hành,… giúp nhà quản trị có một cái nhìn tổng quan về nguồn lực thiết bị sẵn có của nhà máy, từ đó lập kế hoạch sử dụng tối ưu hoặc lập kế hoạch thay đổi, bổ sung khi cần thiết.

Bên cạnh đó, MMS cũng cho phép giám sát, theo dõi trạng thái thiết bị, qua việc thiết lập quy trình để theo dõi trạng thái của thiết bị sản xuất ở từng dây chuyền sản xuất, từng nhà máy về hoạt động của máy móc, bảo trì thiết bị, lỗi thiết bị,…

Vậy điều này có ý nghĩa gì trong việc xác định chi phí sản xuất chung? 

Sau khi thiết lập hệ thống này, tổ chức sẽ có quyền truy cập vào vô số công cụ giúp giữ cho thiết bị của mình hoạt động ở mức tối ưu và kéo dài tuổi thọ của tài sản thiết bị có giá trị trong nhà máy. Bao gồm trong đó là các cảnh báo bảo trì theo lịch trình, có thể giúp tính toán dữ liệu chi phí chính xác hơn cho sau này, chẳng hạn như chi phí khấu hao, bảo trì và sửa chữa cũng như các dữ liệu khác như chi phí thời gian ngừng hoạt động của thiết bị (downtime).

2. Sử dụng dữ liệu theo dõi bảo trì để xác định các phương án giải quyết

Một trong những chi phí MOC thường bị bỏ qua nhất khi tính toán trong quy trình bảo trì là việc đưa ra quyết định giải quyết các sự cố. Giữa việc cân nhắc giữa sửa chửa hay thay thế, sau đó là việc thực hiện các hành động, cũng tốn một khoản chi phí đáng kể. Ví dụ, việc thay thế một trạm máy bị ngưng hoạt động thay vì sửa chửa có thể gây nên một khoản tốn kém không đáng có.

Sử dụng các dữ liệu thu thập được từ CMMS, tổ chức có thể sử dụng đó để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. Khi thiết bị bị hỏng, một số sửa chữa có thể tốn kém và tùy thuộc vào tuổi thọ dự kiến ​​của tài sản, việc thay thế thiết bị có thể hợp lý hơn về mặt tài chính thay vì sửa chữa. 

Ví dụ: nếu một thiết bị có tuổi thọ được đảm bảo, chẳng hạn như 5 năm trong điều kiện sử dụng bình thường, bạn có thể phân tích dữ liệu sử dụng để xem liệu việc thay thế thiết bị đó có ít tốn kém hơn so với việc sửa chửa hay không. Trong trường hợp thiết bị đã được sử dụng nhiều hơn bình thường – một yếu tố khiến tuổi thọ trung bình giảm xuống còn khoảng ba năm rưỡi. Trong trường hợp này, thay thế hoàn toàn sau bốn năm có thể rẻ hơn thay vì đầu tư một số tiền lớn vào việc sửa chữa hoặc thay thế các bộ phận sẽ không hiệu quả trong thời gian dài.

Ngoài ra, nếu dữ liệu cho thấy thiết bị không được sử dụng thường xuyên như mức được coi là “bình thường”, thì bạn có thể thay đổi quy trình và cảnh báo bảo trì/sửa chữa/thay thế thiết bị dựa trên dữ liệu này. Dù bằng cách nào, bạn đang sử dụng hệ thống MMS để đảm bảo rằng bạn đang duy trì tài sản của mình theo cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất có thể.

3. Phân tích dữ liệu để đo lường và dự đoán chi phí sản xuất chung trong tương lai

Tùy thuộc vào các tùy chọn tùy chỉnh của CMMS, doanh nghiệp có thể dự đoán chi phí sản xuất chung MOC trong tương lai dựa trên dữ liệu được tạo thông qua chương trình theo dõi tài sản trong nhà máy. Với tính năng này, tổ chức sẽ có thể hiểu rõ hơn về chi phí sản xuất chung so với trước khi triển khai chương trình theo dõi tài sản. Một số hoạt động có thể quyết định các chi phí này hàng quý, trong quá trình kiểm tra/kiểm đếm hàng tháng hoặc theo lịch trình mua hàng đã lên kế hoạch.

Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí bảo trì thiết bị, cũng như nhân công để hoàn thành việc sửa chữa, các bộ phận thay thế cần thiết và chi phí thay thế thiết bị khi việc sửa chữa sẽ được tạo thành một bản báo cáo hoàn chỉnh. Các chi phí khác được tính vào chi phí sản xuất chung bao gồm:

• Khấu hao thiết bị
• Thuế tài sản cho cơ sở
• Tiền thuê cơ sở
• Lương cho cấp quản lý, nhân viên bảo trì, nhân viên kiểm tra chất lượng, nhân viên quản lý nguyên vật liệu, nhân viên tạp vụ
• Thuế lương cho nhân viên trên
• Nguồn cung cấp phụ trợ không liên quan trực tiếp đến sản xuất, chẳng hạn như biểu mẫu bảo trì
• Chi phí tiện ích (điện, nước, năng lượng,..)

Ngoài ra nếu được tích hợp với phần mềm kế toán, việc tính toán chi phí sản xuất chung trước đây của doanh nghiệp có thể đơn giản như tạo một báo cáo tùy chỉnh cho năm tài chính thông thường. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dữ liệu từ nhiều năm để hình thành chi phí sản xuất chung MOC trung bình. Con số này sau đó có thể được sử dụng làm chuẩn để dự báo. Nếu muốn dự đoán chi phí sản xuất chung cho năm tới, tổ chức cũng có thể phân tích dữ liệu hoặc tạo báo cáo tùy chỉnh bao gồm các thông tin sau:

• Lịch bảo trì dự đoán cho từng tài sản
• Chi phí thay thế các bộ phận cần thiết để bảo trì dự đoán (cũng như chi phí lao động)
• Chi phí thay thế tài sản gần hết tuổi thọ dự kiến
• Chi phí tiền lương và thuế lương dự kiến ​​cho bảo trì, QA và nhân viên khác dựa trên thông tin tiền lương hiện tại
• Chi phí tiện ích hiện tại, có tính đến bất kỳ mức tăng giá dự kiến ​​nào
• Chi phí thuê cơ sở hiện tại hoặc thuế bất động sản, cũng như tiền lãi cho các khoản vay vốn

Bất kể phương pháp tận dụng nào, dữ liệu sẽ cho bạn biết tần suất nhà máy sử dụng thiết bị, mục đích sử dụng, tần suất bảo trì thiết bị, tần suất thay thế thiết bị, v.v. Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn dữ liệu này để xây dựng các chiến lược bảo trì bảo dưỡng phù hợp, qua đó tối ưu hóa hiệu quả thiết bị, góp phần nâng cao năng suất nhà máy.

Lựa chọn VTI Solutions cho giải pháp quản lý bảo trì bảo dưỡng MMS-X cho nhà máy của bạn

Việc thu thập và phân tích dữ liệu để xác định chi phí sản xuất chung Manufacturing overhead cost không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tốt hơn, mà qua đó còn nâng cao hiệu quả sản xuất. Bằng cách xây dựng một kế hoạch theo dõi bảo trì bảo dưỡng hiệu quả, tổ chức có thể giảm thiểu đáng kể các chi phí này, đặc biệt nếu nó có khả năng tự động hóa việc quản lý các nhiệm vụ bảo trì hiệu quả. Hiểu được điều này, VTI Solutions tự tin là sự lựa chọn tuyệt vời cho yêu cầu này với giải pháp 𝐐𝐮𝐚̉𝐧 𝐥𝐲́ 𝐭𝐡𝐢𝐞̂́𝐭 𝐛𝐢̣ 𝐯𝐚̀ 𝐁𝐚̉𝐨 𝐭𝐫𝐢̀ 𝐛𝐚̉𝐨 𝐝𝐮̛𝐨̛̃𝐧𝐠 𝐌𝐌𝐒-𝐗:

• Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng khoa học: Cho phép lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cho từng thiết bị, nhằm tối ưu hiệu quả các thiết bị vận hành đem lại so với chi phí tiêu thụ, đảm bảo hiệu quả hoạt động và lợi nhuận lâu dài.
• Quản lý thông tin – trạng thái thiết bị theo thời gian thực: Kiểm soát thông tin hoạt động, trạng thái bảo trì, bảo dưỡng của thiết bị và đảm bảo hiệu quả công việc bảo trì bảo dưỡng, quản lý thông tin về vật tư, phụ tùng cần thiết
• Cảnh báo lỗi tự động: Thu thập dữ liệu, cho phép thiết lập và đưa ra các cảnh báo về xử lý sự cố khi các thông số đạt ngưỡng hoặc vượt quá ngưỡng đã được cài đặt từ trước, giúp các nhà quản trị xử lý sự cố kịp thời, giảm thiểu tối đa thời gian chết sản xuất
• Đánh giá hiệu suất & Bảo trì dự đoán: Đánh giá hiệu suất thiết bị thông qua chỉ số OEE và trạng thái bảo trì như trạng thái hoạt động, tình trạng dừng – gián đoạn, thiết bị gặp sự cố, thiết bị cần bảo trì, hiệu suất của từng máy,… Bên cạnh đó, MMS-X Bảo trì dự đoán chủ động thông qua các chỉ số bảo trì bảo dưỡng: MTBF, MTTR, MTTA, MTTF,…

Kết nối ngay với chúng tôi cho một giải pháp quản lý và bảo trì bảo dưỡng thiết bị, máy móc hiệu quả để gia tăng hiệu quả sản xuất và đảm bảo chất lượng trong từng sản phẩm!

VTI Group